wrm
Vallen en opstaan
Gebruik van DSP-metadata in eendocument Management Systeem
II
Gareth vertelt dat binnen de gemeente
Heerhugowaard het digitaliseringsproject is
gestart als organisatieproject en niet als een pro
ject van het cluster Informatiebeheer (IB). Hierbij
is goed nagedacht over de rol van het cluster IB.
Dit cluster speelt in het project geen trekkers-
rol maar een adviserende rol. Wat in 2005 ook
meespeelde en niet onbelangrijk was, was dat
de gemeente Heerhugowaard het concept van
flexwerkplekken wilde invoeren. Hierbij vond
men het essentieel dat iedere medewerker vanaf
iedere werkplek het (digitale) archief zou moeten
kunnen raadplegen.
Toen in 2005 het besluit genomen was om
te gaan starten met het digitaliseringsproject is
men bij IB begonnen met het opbouwen van
het digitale archief door alle documenten te
gaan scannen. Hierbij was de keuze gemaakt dat
de processen uit het model-DSP als ordenings
structuur gebruikt zouden worden. Het DSP is
de plaats waar alle gegevens over werkproces
sen, de daarbij behorende documenten en docu
mentstromen worden vastgelegd en vanwaar-
uit andere applicaties informatie (metadata)
kunnen halen. Gareth heeft destijds op basis
van zijn kennis van de organisatie vastgesteld
welke processen in gebruik waren en welke niet.
Vervolgens is het cluster IB in het diepe gespron
gen, want de medewerkers die de post registreer
den waren niet voorbereid op de omslag. "Van de
ene op de andere dag moesten de medewerkers
procesgericht gaan registreren," vertelt Gareth.
Dat bleek geen sinecure. "Bij het registreren kwam
naar voren dat het voor hen moeilijk was docu
menten te koppelen aan processen. De registratie
nam daardoor de eerste 3 a 4 maanden meer tijd
in beslag dan voorheen," aldus Gareth. Als voor
beeld van de moeilijkheden die men ondervond
bij het koppelen van documenten aan proces
sen noemt Gareth offertes met betrekking tot de
aankoop van speeltoestellen. Die moeten in de
huidige systematiek geplaatst worden onder het
werkproces 'Inkoop van producten en diensten'
en niet, zoals men dat voorheen deed, bij het
onderwerp 'Onderhoud van speeltuinen'. Toen
bleek dat de IB-medewerkers moeilijkheden
ondervonden bij het registreren op werkproces,
heeft men ervoor gekozen om de te registreren
documenten over 'aandachtsgebieden' (afdelin
gen) te verdelen. Zo krijgt de IB-er alleen met die
documenten/werkprocessen te maken die bij zijn
aandachtgebied horen en wordt zijn kennis van
die werkprocessen steeds groter.
Nu we 1,5 jaar verder zijn, levert het regi
streren met behulp van de metadata uit het DSP
veel voordelen op. De registratie en archivering
- want dat laatste gebeurt nu al gedeeltelijk bij
de registratie - gaat een stuk sneller en precie
zer. Hebben jullie dan nooit meer een probleem
met het procesgericht registreren? "Natuurlijk
wel, maar daarvoor roepen wij de hulp in van
de helpdesk van SdU/VHIC. Bovendien hebben
we een algemeen proces in het leven geroepen
waar we documenten in plaatsen die niet in een
specifiek proces te plaatsen zijn. Daarvan bepa
len we per document de vernietigingstermijn.
Op die wijze behalen we een score van 100%."
Zo heeft IB een groot bestand aan gescande docu
menten opgebouwd. In oktober 2006 is men dan
ook overgegaan tot beschikbaarstelling van dit
bestand aan de organisatie: iedere medewerker
kan nu vanaf zijn werkplek Corsa raadplegen.
"Op dit moment," geeft Gareth aan, "zijn we
bezig om afdeling voor afdeling, proces voor pro
ces, de mogelijkheid te scheppen om medewer
kers ook zelf (uitgaande en interne documenten)
te laten registreren. De rol die IB hierbij speelt
is dus steeds meer een adviserende. Vaak weten
vakafdelingen wel welke documenten ze willen
registreren, maar niet hoe dit efficiënt te doen.
Hierbij adviseert IB door onder andere aan te
geven hoe vakafdelingen in Corsa kunnen regi
streren en wat ze moeten registreren."
Op de vraag of, wanneer het nog een keer
over gedaan mocht worden, zijn aanpak dezelfde
zou zijn, antwoordt Gareth met een stellig nee.
Dit brengt hem direct op een tip voor organisa
ties die nog moeten starten met het importeren
van metadata uit het DSP in hun DMS: "Bereid
het goed voor en zorg ervoor dat je DSP hele
maal op maat is, voordat je daadwerkelijk begint
met importeren van de metadata en procesge
richt registreren. Raadpleeg dus de afdelingen,
het betreft immers hun processen."
Hoe zie jij de positie van de DSP ten opzichte
van het DMS? "We zijn door schade en schande
wijs geworden. In de praktijk kwamen we erach
ter dat we gegevens op twee plekken aan het
bijhouden waren. Dat is natuurlijk niet aan te
bevelen, daarom hebben we er nu heel duidelijk
voor gekozen dat ons DSP, dat wij onderhouden
in de i-Navigator, een basisregistratie is. In het
DSP houden we alle metadata bij met betrekking
tot de processen en de documenttypen die bij die
processen horen. Dit heeft als voordeel dat we
alles op één plaats onderhouden."
Wat doen jullie eigenlijk met het papier?
"Het papier wordt sinds 1 januari van dit jaar niet
meer de organisatie in gestuurd. Dat plaatsen wij
in een tweetal numerieke reeksen. Een numerie
ke reeks voor vernietigbare documenten en een
numerieke reeks voor te bewaren documenten."
Mag dat wel van jullie archiefdienst? "Wij heb
ben hierover overleg gehad en onze archiefdienst
ziet ook dat dit proces niet is tegen te houden,
dus hebben zij besloten hieraan
mee te werken. Sinds 1 januari
van dit jaar hebben wij toestem
ming van onze zorgdrager om
de vernietigbare documenten
ook daadwerkelijk direct te ver
nietigen. Dat wij dit nog niet
doën, heeft met voorzichtigheid
te maken. Vooralsnog bewaren
we de vernietigbare documen
ten een halfjaar. De volgende
stap is om Gedeputeerde Staten
toestemming te vragen tot ver
vanging van de te bewaren
documenten. Zo ver zijn we
alleen nog niet, dus die docu
menten blijven voorlopig nume
riek geordend met ons DMS als
toegang. De senior medewerkers
IB controleren dagelijks de documenten die in de
numerieke reeks worden geplaatst."
Hoe is de samenwerking met ICT binnen
dit project? ICT valt onder dezelfde afdeling
(Facilitair) als IB; daardoor heeft Gareth de samen
werking altijd als goed ervaren. Inmiddels is aan
Corsa de status van bedrijfskritische applicatie
toegekend. Daarmee is de applicatie ook opgeno
men in de uitwijkovereenkomst die de gemeente
heeft met het uitwijkcentrum in Lelystad.
Uit het hele project komt naar voren dat datge
ne wat je overal hoort ook werkelijkheid wordt:
de positie van IB verandert. Waar vroeger het
archief zich achteraan in het proces bevond,
bevindt IB zich nu vooraan in het proces. Het
cluster IB heeft daar volgens Gareth een grote rol
in gespeeld door op bezoek te gaan in werkover-
leggen, medewerkers op te leiden in het gebruik
van Corsa en Corsa zo gebruikersvriendelijk
mogelijk in te richten. Dat het werkt, blijkt in
de praktijk: medewerkers komen zelf naar IB om
te vragen documenten te scannen die voorheen
in hun schaduw- of werkarchief terechtkwamen.
Gareth is dan ook de mening toegedaan dat het
huidige digitale archief completer is dan het
papieren archief.
jOUlü^ lIXKTiU. j ll.l IJ
Ti'li lïiTTffiinMBMwllMi
digitaliseringen informatisering
gitaliseringen informatisering
i|
22
Door Marieke de Vreede
In 2005 is de gemeente Heerhugowaard gestart met
het scannen en procesgericht registreren van de
inkomende en uitgaande post op basis van de struc
tuur uit het model-DSP van VHIC. Over de wijze waar
op dit project is aangepakt, is Gareth Jenkins geïnter
viewd. Hij is senior medewerker Informatiebeheer/
applicatiebeheerder Corsa en DSP bij de gemeente
Heerhugowaard. Andere organisaties kunnen van de
ervaringen van Heerhugowaard leren.
HEERHUC30 W AARD
In het diepe gesprongen
De huidige praktijk
Het gemeentehuis van Heerhugowaard met op de voorgrond het
nieuwe trouwplein.
Gareth Jenkins, senior medewerker Informatiebeheer/applicatiebe
heerder Corsa en DSP bij de gemeente Heerhugowaard.
Geleerde lessen
Papier?
Samenwerking
Marieke de Vreede is ais senior-adviseur, projectleider en trai
ner werkzaam bij VHIC te Rijswijk.
archievenblad
november 2007
archievenblad
november 2007
