Substitutie van archiefbescheiden
onderwijs en onderzoek
onderwijs en onderzoek
Een erg voor de hand liggend ant
woord op die probleemstelling is te ver
wijzen naar de algemene eisen die door
de wet gesteld worden aan de repro
ducties van archiefbescheiden. In mijn
scriptie heb ik het verder uitgewerkt aan
de hand van de thema's 'authenticiteit',
'duurzaamheid' en 'toegankelijkheid'.
Deze thema's behoeven naar mijn idee de
meeste aandacht bij vervanging. Het gaat
bij vervanging om een onomkeerbaar
proces, na afloop waarvan geen toevlucht
meer gezocht kan worden in de oor
spronkelijke archiefbescheiden. Daarom
is het belangrijk dat het proces niets
afdoet aan de authenticiteit, duurzaam
heid en toegankelijkheid van het mate
riaal, zoals die ook in de oorspronkelijke
situatie goed geregeld behoorden te zijn.
Authenticiteit, duurzaamheid en toegan
kelijkheid zijn kwaliteitseisen die elkaar
noodzakelijkerwijs moeten complemen
teren. Substituten, en archiefbescheiden
in het algemeen, zijn waardeloos wan
neer de duurzaamheid niet gegarandeerd
kan worden en de stukken op termijn
niet meer leesbaar zijn, ook al voldoen
ze wél aan de eisen die authenticiteit en
toegankelijkheid waarborgen. Andersom
zijn authenticiteit en toegankelijkheid
weinig betekenisvol als de archiefbeschei
den door verval van de drager niet meer
geraadpleegd kunnen worden.
Archiefbescheiden onderscheiden
zich van andere documenten door het feit
dat zij bestemd zijn om verantwoording
af te leggen over het handelen van een
organisatie of individu. David Bearman
noemt die eigenschap recordness, door
Peter Horsman vertaald als 'de eigenschap
die een document tot archiefstuk maakt'.1
In dat kader zijn authenticiteit, integri
teit, betrouwbaarheid en bewijskracht
belangrijke kwaliteitsattributen van
archiefbescheiden. Hoe kan in een digi
tale omgeving het behoud van authenti
citeit worden gegarandeerd? De belang
rijkste methode hiervoor is het gebruik
van metadata, waarin contextgegevens
worden vastgelegd over bijvoorbeeld de
archiefbescheiden, de archiefvormende
instantie, de relatie met andere docu
menten, de beveiliging van de toegang
tot de archiefbescheiden en het gebruik
ervan. Terwijl in een papieren omgeving
veel van die informatie al uit het docu
ment zelf te herleiden is, is dat niet het
geval bij archiefbescheiden in een digitale
omgeving. Daarom is het vastleggen van
die contextgegevens en het documente
ren van het digitaliseringsproces en ande
re relevante procedures erg belangrijk.
Programma's en standaarden als DoD,
InterPARES, MoReq en ReMaNo stellen
concrete metadata voor die noodzakelijke
te raadplegen zijn. Voor digitale dragers
heeft de ervaring nog niet kunnen uit
wijzen dat dat een haalbare termijn is.
Bovendien heeft men er weinig vertrou
wen in dat zowel magnetische als opti
sche dragers voor digitale gegevens een
lange levensduur hebben. Om dat pro
bleem te ondervangen en om de duur
zaamheid van de archiefbescheiden toch
te kunnen garanderen, is het tijdig over
zetten van de gegevens naar een andere
drager op periodieke basis een oplossing.
Bij het vervangingsproces moet de zorg
drager daarin dan ook voorzien in haar
beleid.
Ten derde moet de geordende en toe
gankelijke staat van de archiefbescheiden
gedurende hun bewaartermijn worden
elementen van authentieke digitale docu
menten vastleggen.
Een tweede belangrijke eis die gesteld
wordt aan blijvend te bewaren archief
bescheiden is de duurzaamheid ervan.
Omdat bewaring voor de eeuwigheid
nauwelijks te realiseren is, geeft de wet
gever als richtlijn dat deze archiefbeschei
den gedurende ten minste honderd jaar
zonder noemenswaardige achteruitgang
behouden. Met andere woorden: de duur
zame toegankelijkheid moet gegarandeerd
kunnen worden. Daarbij is vooral het
gebruik van opslagformaten voor digitale
archiefbescheiden van belang. Terwijl in
de huidige archiefwetgeving hiervoor een
aantal standaard opslagformaten wordt
voorgeschreven zoals TIFF en PDF, zou
het zinvoller zijn om eisen aan de opslag
formaten te stellen. Op die manier kan
ook rekening gehouden worden met toe
komstige ontwikkelingen op dat gebied
en dus het probleem dat opslagforma
ten in onbruik raken worden vermeden.
Dergelijke eisen hebben betrekking op
bijvoorbeeld uitwisselbaarheid, platform
onafhankelijkheid, gestructureerde
opslag van informatie en gebruiksvrien
delijkheid. Ook hier moet de zorgdrager
rekening houden met het tijdig overzet
ten naar een ander opslagformaat, wan
neer het huidige formaat niet meer aan
die eisen dreigt te kunnen voldoen.
In beginsel gelden bovenstaande
randvoorwaarden uiteraard voor alle
digitale archiefbescheiden, of het nu gaat
om digital born documenten of digitale
reproducties van analoge bestanden. Het
mooie aan onze archiefwetgeving is dat
die laatste categorie niet meer als kopie
maar als origineel wordt beschouwd wan
neer de formele procedure voor substitu
tie is gevolgd - waarbij in het geval van
blijvend te bewaren archiefbescheiden
een machtiging van OCW (rijksoverheid)
of Gedeputeerde Staten (lagere overhe
den) vereist is.
Maar wat is dan de status van de oorspron
kelijke stukken na vervanging? Op basis
van de wettelijke definitie van archiefbe
scheiden kunnen deze stukken nog steeds
worden aangemerkt als archiefbescheiden.
Het betreft immers nog steeds bescheiden
die, ongeacht hun vorm, door overheids
organen zijn ontvangen of opgemaakt en
naar hun aard bestemd zijn daar te berus
ten. Of heeft substitutie zelfs invloed op
de aard van die oorspronkelijke stukken?
Op het moment dat deze stukken niet
meer naar hun aard bestemd zijn bij een
overheidsorgaan te berusten, verliezen
ze de status van archiefbescheiden. Het
reproduceren op zich kan echter niets aan
de aard van de oorspronkelijke archiefbe
scheiden veranderen, simpelweg omdat
er helemaal niets aan die stukken veran
dert. Maar goed, substitutie is uiteraard
pas echt substitutie als de reproducties de
plek van de oorspronkelijke bescheiden
innemen en het proces is dan ook pas
voltooid als die oorspronkelijke stukken
niet meer bestaan. Vernietigen dus.
Hoewel in de Archiefwet een machtiging
voor substitutie tevens een machtiging
voor vernietiging van de oorspronkelijke
archiefbescheiden is, bestaat er geen wet
telijke verplichting om die oorspronkelijke
bestanden na reproductie te vernietigen.
Zonder vernietiging is er echter geen spra
ke van vervanging, dus die vernietiging
zou toch een verplichting moeten worden.
De selectielijst kan hier een belangrijke
rol spelen. De zorgdrager is verplicht om
stukken die op een selectielijst als te ver
nietigen worden aangemerkt na het ver
strijken van de bewaartermijn ook daad
werkelijk te vernietigen. Om binnen de
bestaande archiefwetgeving de vernieti
ging van gesubstitueerde archiefbeschei
den (die in de letterlijke zin der wet na
reproductie dus nog steeds archiefbeschei
den zijn) toch te kunnen verplichten, is
het dus noodzakelijk om ze als 'te ver
nietigen' in de selectielijst op te nemen.
In dat geval dienen ze ook daadwerkelijk
vernietigd te worden na vervanging.
Veel vakgenoten zijn terughoudend
als het gaat om substitutie door middel
van digitalisering. Sommigen zijn van
mening dat we ons voorlopig nog maar
even niet aan substitutie moeten wagen,
uit angst om gegevens te verliezen. Andere
collega's suggereren om, als er dan toch
gesubstitueerd moet worden, te kiezen
voor microverfilming - omdat dat al een
vertrouwde techniek is. Maar ondertussen
worden er bij de Nederlandse overheid al
op grote schaal digitaliseringsprojecten
uitgevoerd, waarbij de workflow en docu-
mentstroom digitaal worden en er steeds
meer digital born documenten ontstaan.
Deze ontwikkeling is al zover gevorderd,
dat het mij zinloos lijkt om het overzet
ten van analoge archiefbescheiden naar
een digitale drager in beginsel nog tegen
te gaan. De rest van het archief wordt
immers ook steeds 'digitaler'. Een verge
lijkbare opvatting is al 25 jaar geleden
geformuleerd door de Commissie Nota
Archiefbeleid: "Het maakt in princi
pieel opzicht geen verschil, wanneer een
overheidsorgaan zijn administratie met
moderne hulpmiddelen opzet, dan wel
later een traditioneel gevormd archief
omzet in een systeem van geautomati
seerde gegevensbeheersing."2
Overigens wordt binnen vrijwel alle digi
taliseringsprojecten de inkomende post
gescand en digitaal de organisatie inge
stuurd, zonder dat er sprake is van substi
tutie. Dat resulteert erin, dat er naast het
digitaal gevormde archief ook nog steeds
een papieren origineel archief bestaat,
dat aan de archiefwettelijke eisen moet
voldoen. Door te substitueren wordt het
bestaan van twee archieven waarin origi
neel en kopie door elkaar lopen beperkt
en wordt vermeden dat de aandacht
voor een van de twee verslapt. Uiteraard
alleen onder de voorwaarde, dat de eisen
omtrent authenticiteit, duurzaamheid en
toegankelijkheid in de digitale omgeving
in acht worden genomen.
l6
17
Door Jorien Weterings
In het kader van de master Archiefweten
schappen aan de UvA schreef Jorien
Weterings in 2006 een scriptie over substitu
tie van archiefbescheiden. De belangrijkste
vraag die ze wilde beantwoorden is onder
welke voorwaarden substitutie door middel
van digitalisering een oplossing zou kunnen
bieden voor de problematiek van de groei van
archieven, ruimtegebrek en toegankelijkheid.
Authenticiteit
Toegankelijkheid
Het scannen en digitaliseren van archiefstukken: een
vorm van substitutie (foto Karmac Informatie&lnnovatie,
Lelystad).
Duurzaamheid
Het originele archief
Koudwatervrees?
Scanner voor tekeningen op groot formaat (foto Karmac
Informatie&lnnovatie, Lelystad).
Jorien Weterings is archiefinspecteur en publieksad-
viseur bij het Gelders Archief. Zie: Jorien Weterings,
Substitutie van archiefbescheiden. Een onderzoek naar
de randvoorwaarden voor substitutie door middel van
digitalisering. Masterscriptie Archiefwetenschappen UvA
(Amsterdam, 2006).
Noten
1. Peter Horsman, 'Engelstalige archieftermen
in het Nederlands verklaard', in: Paradigma.
Naar een nieuw paradigma in de archivistiek.
Jaarboek 1999 (Den Haag 1999) 240.
2. Discussienota Archiefbeleid, uitgebracht door
de Commissie Nota Archiefbeleid (Den Haag
e.a. 1982) 32.
archievenblad
oktober 2007
oktober 2007
archievenblad
