MAG IK VAN JOU?
Een compleet kwartet aan beschrijvingsstandaarden
ISDF en ISIAH zijn aanvullingen op
de bestaande beschrijvingsstandaarden
ISAD(G) en ISAAR(CPF).1 ISAD(G) is de
oudste van de vier standaarden. Deze
standaard bestaat al sinds 1994 en is
sinds 2004 in een Nederlandstalige ver
sie beschikbaar. ISAD(G) geeft richtlij
nen voor het beschrijven van archieven
of archiefblokken. Vrij snel na de eerste
publicatie van ISAD(G) werd ISAAR(CPF)
gepubliceerd. ISAAR(CPF) benoemt de
elementen voor het beschrijven van
archiefvormers. ISAAR(CPF) definieert de
archiefvormer als 'een organisatie, fami
lie of persoon die archiefstukken heeft
gevormd, bijeengebracht en beheerd bij
de uitoefening van persoonlijke of orga
nisatiegebonden activiteiten1.2
beschrijven van de
functies van archief
vormende organisa
ties. Een functie (func
tion) is in de stan
daard gedefinieerd
als "any high level
purpose, responsibi
lity of task assigned
to the accountability
agenda of a corporate
body by legislation,
policy or mandate."4
Een functie kan vol
gens ISDF verder
worden verdeeld in
sub-functies, werk
processen, activitei
ten, taken, transacties, etcetera. In de
Nederlandse context vallen de begrippen
'Handeling' en 'Proces' hieronder.
Door het opstellen van deze beschrij
vingen wordt zichtbaar gemaakt hoe
een bepaalde functie werd uitgevoerd
door een organisatie, waarom de functie
werd uitgevoerd en wie verantwoorde
lijk is/was voor de uitvoering. Daarmee
De beide nieuwe standaarden geven richt
lijnen voor het beschrijven van de func
ties van de archiefvormer (ISDF) en voor
de beschrijving van de beheerder van het
archief (ISIAH). Ze zijn ontwikkeld door
de 'Committee on Best Practices and
Professional Standards' van de ICA (ICA/
CBPS). Gezamenlijk zorgen de vier stan
daarden ervoor dat de basisvragen 'Wat
is het voor een archief?' (ISAD(G)), 'Wie
heeft archief het gevormd?' (ISAAR(CPF)),
'Waarom is het archief ontstaan?' (ISDF)
en 'Waar wordt het archief beheerd?'
(ISIAH) te beantwoorden zijn.
De conceptversie van de 'Internatio
nal Standard for Describing Functions'
(ISDF)3 werd in het begin van 2007
gepubliceerd via de website van de ICA.
De standaard geeft richtlijnen voor het
is een deel van de ontstaanscontext van
archieven inzichtelijk voor toekomstige
onderzoekers. ISDF levert dus de verbin
dende schakel tussen de beschrijving
van de archiefvormer en de beschrijving
van het archief. Of tussen ISAD(G) en
ISAAR(CPF).
De conceptversie van de ISDF-standaard
bestaat uit vier velden:
1. Het veld 'Identiteit'. Dit veld bevat
een aantal gegevenselementen die als
doel hebben om een bepaalde functie
uniek te beschrijven. In dit veld hoort
onder andere het element 'Authorised
name'. Dit element geeft aan dat aan
de functie een naam gegeven moet
worden, zoals de functie 'studentenre
gistratie', 'verzorgen van dieren' of 'het
beheren van de zoölogische collectie'.
2. Het veld 'Beschrijving'. Hierin zijn ele
menten opgenomen die zorgen voor
een inhoudelijke beschrijving van de
betreffende functie. Dus informatie
over de functie, over de periode waarin
de functie door de organisatie werd
uitgeoefend, de juridische basis voor
de functie, etcetera.
3. Het veld 'Relaties' geeft aan wat de rela
tie is tussen de beschreven functie en
andere functies van de organisatie.
Maar ook wat de relatie is tussen een
functie en onderliggende werkproces
sen, transacties, etcetera.
4. Ten slotte is er een veld 'Beheer'. Dit is
vooral een administratief veld. De ver
schillende elementen hebben betrek
king op de beschrijving zelf: datum
van ontstaan van de beschrijving, de
status van de beschrijving, auteur,
etcetera.
Ieder veld bestaat uit een aantal beschrij
vingselementen. Voor een beschrijving
zijn in de toekomst waarschijnlijk drie
elementen5 verplicht, namelijk een type
ring van het niveau van de functie (func
tie, activiteit, etcetera), de vastgestelde
naam van de functie en een identificatie
van de beschrijving. Naast de richtlijnen
voor het opstellen geeft ISDF ook richt
lijnen voor het leggen van de relatie tus
sen deze beschrijving van de functie en
de beschrijving van het archief zelf en de
archiefvormer.
De tweede nieuwe standaard beschrijft
een heel ander subject: de archiefinste-
ling die archieven beheert. De concept
versie van de 'International Standard
for Institutions with Archival Holdings'
(ISIAH) werd in juli 2007 gepubliceerd
via de website van de ICA. Het is nog tot
31 oktober mogelijk om commentaar op
de opzet en inhoud van deze standaard
te geven.6 Volgens de ICA/CBPS is infor
matie over de instelling die archieven
beheert essentieel voor de toegankelijk
heid van archieven. Dit speelt vooral bij
de ontwikkeling van de digitale studie
zalen, als onderzoekers in eerste instan
tie informatie over een onderwerp zul
len zoeken via internet. ISIAH geeft dan
ook richtlijnen voor het beschrijven van
instellingen die archieven beheren. ICA/
CBPS beperkt dit niet tot archiefdiensten,
maar richt de beschrijvingsstandaard op
alle organisaties die archieven beheren
en beschikbaar stellen aan het publiek.
ISIAH is ook opgezet in een aantal vel
den. In dit geval zes:
1. Identity: veld met gegevens die de
bepaalde instelling uniek identifice
ren.
2. Contact: veld waarin is aangegeven
hoe een onderzoeker met de archiefin
stelling in contact kan komen.
3. Description: dit veld bevat informatie
over de structuur van de organisatie,
het beleid, de institutionele geschiede
nis van de organisatie, etcetera.
4. Acces: hierin wordt informatie gege
ven over de toegang tot de instelling
en de archieven, zoals openingstijden,
kosten, etcetera.
5. Services: veld met informatie over de
dienstverlening die de betreffende
instelling kan leveren.
6. Control: het administratieve veld,
zoals dat ook in de andere standaar
den is opgenomen.
De conceptstandaard stelt op dit moment
drie elementen verplicht: identifier (unie
ke identificatie van de instelling), geau
toriseerde naam en tot slot het adres.
Ik verwacht dat de commentaarronde
minimaal nog als aanvullend element de
identificatiecode van de beschrijving zal
opleveren. Verder lijkt me een verplichte
verwijzing naar een telefoonummer of
URL van de website ook relevant. Naast
de richtlijn voor het opstellen van de
beschrijving geeft de standaard ook aan
wijzingen voor het leggen van de relatie
tussen de beschrijving van de archiefbe
heerder en het beheerde archief.
De huidige praktijk is vooral gericht op
het beschrijven van het archief, zowel het
geheel als de samenstellende delen, in één
(digitale) toegang. Er is beperkt aandacht
voor het beschrijven van de archiefvor
mer en de taken. Implementatie van de
vier beschrijvingsstandaarden leidt ertoe
dat de beschrijving van het archief, van
de archiefvormer, van de activiteiten
waarbij het archief is ontstaan en tot slot
van de beheerder van het archief, worden
losgekoppeld. Vervolgens worden relaties
gelegd tussen verschillende sets beschrij
vingen. Niet alleen de relatie tussen een
archiefvormer en het archief, maar ook
naar andere collecties. En vanuit collec
ties ook weer naar andere organisaties. En
in alle gevallen naar de beheerder van die
collectie.
Huidige inventarisatieprogramma's zijn
grotendeels in overeenstemming met
ISAD(G), maar nog niet in overeenstem
ming met ISAAR(CPF). Dat houdt in, dat
vooral op de lagere beschrijvingsniveaus
de beschrijvingen in overeenstemming
zijn met de verplichte ISAD(G) elemen
ten. Een aantal Vlaamse instellingen
heeft beschrijvingen van archiefvormers
opgesteld conform ISAAR(CPF)7, maar
Een volledige beschrijving van een
archief, zoals van het Archief van de
Vereeniging Rotterdamsche Diergaarde,
levert dus vier sets beschrijvingen op:
een beschrijving van het archief zelf;
een beschrijving van de archiefvormer
Diergaarde Blijdorp; een beschrijving
van de functies die de dierentuin uitoe
fent en een beschrijving van de beheer
der van het archief, het gemeentearchief
Rotterdam. Tussen de verschillende sets
beschrijvingen liggen relaties.
Het implementeren van de vier beschrij
vingsstandaarden verandert dan ook
de bestaande inventarisatiepraktijk.
het afzonderlijk beschrijven van archief
vormers is eerder uitzondering dan regel.
De handelingenbank van de CAS zou
als een eerste voorbeeld kunnen dienen
voor een beschrijving van functies van
archiefvormers. De Taskforce Archieven is
in juni 2007 met een vergelijkend onder
zoek naar archiefsoftware gestart.8 Het
verdient mijns inziens de aanbeveling,
dat in dit project ook de implementatie
van beschrijvingsstandaarden wordt mee
genomen in de analyse van de verschil
lende applicaties.
Lees verder op pagina 15
12
oktober 2007
13
digitalisering en informatisering
Door Erika Hokke
De ICA publiceerde onlangs op haar website
twee nieuwe beschrijvingsstandaarden: een
standaard voor het beschrijven van functies
(ISDF) en een standaard voor het beschrij
ven van archiefinstellingen (ISIAH). Met de
publicatie van de twee nieuwe standaarden
is het kwartet aan beschrijvingsstandaarden
compleet.
Beschrijving van archief volgens ISAD(G)
Titel archief
Archief van de Vereeniging Rotterdamsche Diergaarde
Archiefvormer
Vereeniging Rotterdamsche Diergaarde
Datering
1854-1943
Omvang
3,35 meter
Beschrijvingsniveau
Archief
Referentie identificatie
Voorbeeld archiefbeschrijving 1
Functies beschrijven met ISDF
Historische foto's van Diergaarde Blijdorp (coll.
Gemeentearchief Rotterdam).
De beheerder beschreven
Beschrijving van een functie volgens concept ISDF
Type (1.1)
Vastgestelde naam (1.2)
Identificatiecode
functiebeschrijving (4.1)
Relaties
Functie
Het beheren van de zoölogische collectie van de dierentuin
Voorbeeld functiebeschrijving 1
Gerelateerde organisatie
Gerelateerd archief
Vereeniging Rotterdamsche
Diergaarde
Voorbeeld Archiefvormer
beschrijving 1
Archief van de Vereeniging
Rotterdamsche Diergaarde
Voorbeeld archiefbeschrijving
Beschrijving van de beheerder volgens concept ISIAH
Identifier
GAR
Authorized form
Gemeentearchief Rotterdam
of name
Address
Hofdijk 651
3032 CG Rotterdam
tel. 010 24 34 567 0800-1545
Relatie
Archief Archief van de Vereeniging Rotterdamsche
Diergaarde
Voorbeeld archiefbeschrijving 1
Implementatie
archievenblad
oktober 2007
archievenblad
