1
dienstverlening
dienstverlening
Eind 2005, na een traject van vier jaar, bleek
een fusie van het Stads- en Streekarchief Zutphen
met de Stedelijke Musea Zutphen, niet haalbaar.
De vorming van een regionaal centrum was zo
complex dat temporisering en heroverweging
nodig waren. Beide organisaties dienden eerst op
zichzelf sterker te worden voordat zij concreet
samengevoegd konden worden. Voortschrijdend
inzicht maakte bovendien duidelijk dat fusies
van kunst- en cultuurinstellingen op inhoude
lijke basis meer kans op succes bieden dan een
samenvoeging op organisatorische basis.
Beide gemeentelijke diensten zijn per 1 januari
2006 weer als zelfstandige organisaties verder
gegaan. Vier jaar had het werk van de archief
dienst echter wel in het teken gestaan van de
fusie. Bovendien werden vacatures niet opgevuld
en waren bouwwerkzaamheden opgeschort. Toen
bleek dat een fusie niet mogelijk was, moest de
archiefdienst haar organisatie weer op orde bren
gen. Onder leiding van interim-stadsarchivaris
Noor Erkelens gingen de medewerkers op zoek
naar een eigen identiteit voor de archiefdienst.
Daarnaast gingen zij op zoek naar een nieuwe
stads- en streekarchivaris en archiefmedewerkers,
haalden ze banden met de gemeenten aan en
maakten zij een begin met het wegwerken van
(inventarisatie-)achterstanden. De organisatie
was hierdoor vooral intern gericht.
In januari 2007 was het personeelstekort opge
lost en onder leiding van de nieuwe stads- en
streekarchivaris Femia Siero ging de middelgrote
archiefdienst zich op de toekomst richten.
Belangrijk onderdeel van het opnieuw op
de kaart zetten van de archiefdienst is het ver
beteren van de publieksdienstverlening. Met een
toegankelijke website en een nieuwe studiezaal
wil het Regionaal Archief Zutphen - de nieuwe
naam van het Stads- en Streekarchief Zutphen
- niet alleen de potentiële interesse van men
sen voeden, maar ze ook als bezoeker houden.
De studiezaal was aan een opfrisbeurt toe en was
niet berekend op het digitale tijdperk. In juli
2007 is na een grondige verbouwing de studie
zaal in een middeleeuws pand in de Zutphense
binnenstad weer open gegaan. De ruimte is open,
licht, overzichtelijk en
laagdrempelig. De stu
diezaalmedewerker zit
voortaan in dezelfde
ruimte als de bezoe
kers. Het glazen hok
van de medewerker
is verdwenen. Nieuw
zijn computers waar
de bezoeker via de
website kan zoeken in
bestanden. Deze com
puters worden steeds
belangrijker, omdat
het Regionaal Archief
Zutphen steeds meer
digitaal aanbiedt.
Het RAZ steekt veel
tijd en geld in digitali
seringprojecten. Deze
projecten zijn alle
maal gekoppeld aan de website. Langzaam ver
andert de site van een elektronische folder in een
dynamische site met diverse databases. De web
site wordt stap voor stap uitgebreid. Zo bewerken
de archivarissen steeds meer inventarissen om ze
geschikt te maken voor publicatie op internet.
De inventarissen hebben een uniforme opmaak
en zijn gemakkelijk te raadplegen voor onerva
ren onderzoekers. Bezoekers van de website die
nu nog via drie pdf-bestanden boeken moeten
zoeken, kunnen binnenkort in een digitale cata
logus gemakkelijk het gewenste boek vinden.
De catalogus bevat alle 22.000 boeken van het
archief, oud en recent.
Om geïnteresseerden nog beter van dienst te
kunnen zijn, wil het RAZ graag nog een element
toevoegen aan de website: een zoeksy
steem waarbij je in alle databases tegelijk
kunt zoeken. Als iemand zoekt op het
trefwoord 'molen', moeten documenten,
tekeningen en foto's tegelijk gevonden
worden. Stads- en streekarchivaris Femia
Siero is ervan overtuigd dat de gelaagd
heid in rubrieken de leek niet boeit.
Mensen willen gemakkelijk alles kunnen
vinden, zoals ze thuis surfen op het web.
Kennis van het archief hebben ze bij het
zoeksysteem dat het RAZ wil niet nodig.
Zo haalt het RAZ weer een drempel weg.
Een bijzonder project dit jaar is de
afronding van Metamorfoze. Van de
verfilmde Hanze-documenten komt een
digitale versie beschikbaar via de website.
Daarnaast zijn binnenkort de Zutphense
gezinskaarten ook via de website te raad
plegen. Dit jaar wordt er ook nog een
begin gemaakt met het creëren van een
digitale toegang op de bouwvergunnin
gen en een beeldbank voor de fotocollec
tie.
Al deze projecten en bijbehorende webap
plicaties leggen een flinke basis om de
komende jaren andere projecten uit te
voeren. Ideeën hebben de medewerkers
van het RAZ genoeg. Ze liggen alleen nog
even op de plank, want de projecten van
het RAZ zijn klein. Zo zijn ze overzichte
lijk en goed behapbaar voor de tien mede
werkers (6 fte). Dat deze projecten uitge
voerd kunnen worden, is alleen mogelijk
omdat de archiefdienst effectief met het
budget omgaat. Daarnaast nemen vrijwil
ligers veel werk uit handen van de mede
werkers. Bij de projecten betrekt het RAZ
zoveel mogelijk de gemeentebesturen van
Brummen, Lochem en Zutphen. Door
de meerwaarde van de projecten aan te
geven, probeert het RAZ haar budget te
vergroten. Het RAZ is onderdeel van de
gemeente Zutphen. De gemeente heeft
een dienstverleningsovereenkomst voor
het archiefbeheer met de gemeenten
Brummen en Lochem.
Via activiteiten trekt het RAZ men
sen aan die anders nooit een voet over de
drempel van het archief zouden zetten.
Zo krijgt elk kalenderjaar voortaan een
thema waaraan de activiteiten worden
gekoppeld. Hierdoor wordt het archief
en de activiteiten herkenbaarder naar
buiten. Omdat activiteiten en projecten
op elkaar inhaken, is dit efficiënt voor
de voorbereiding. Het jaar 2008 staat bij
het archief in Zutphen in het teken van
charters. Dit onderwerp was snel gevon
den. Zutphen heeft immers een bijzonder
grote collectie charters. Bovendien is dan
het Metamorfozeproject afgerond. Hiertoe
behoorde het verfilmen van Hanze-docu
menten, zoals verschillende charters.
Het RAZ zoekt voor deze activiteiten
samenwerking met historische verenigin
gen en culturele instellingen. Ook probe
ren de instellingen via overleg de zaken
meer op elkaar af te stemmen, zodat er
een zo breed mogelijk gedragen beleid
kan worden gemaakt. Van organisato
risch samengaan is geen
sprake. Bij de samenwer
king wordt gefocust op
datgene wat de instellin
gen gemeen hebben. Waar
kunnen projecten geza
menlijk worden opgepakt
en waar kunnen we elkaar
aanvullen en ondersteu
nen? Zo geeft het RAZ
samen met de Graafschap
bibliotheken (onder ande
re de Zutphense biblio
theek) en Stedelijke Musea
Zutphen drie keer per jaar
een blad uit met nieuws
over de instellingen. Het
StedelijkMuseumZutphen
i.1
heeft onlangs een dvd uitgebracht, waar
voor het RAZ veel archiefmateriaal over
de Tweede Wereldoorlog heeft geleverd.
Samen met de grote Zutphense culturele
instellingen (theater, bibliotheek, musea)
is het RAZ nauw betrokken bij het ont
wikkelen van een cultuurbeleid voor de
gemeente Zutphen.
Om de regionale functie meer te bena
drukken heeft het Stads- en Streekarchief
Zutphen per 1 oktober 2007 een nieuwe
naam: Regionaal Archief Zutphen. Deze
nieuwe naam geeft de Zutphense archief
dienst een frisse en professionele uit
straling. Met deze nieuwe naam wil de
archiefdienst zich zelfstandig profileren.
De nieuwe naam geeft ook de bereidheid
en ambitie weer van de archiefdienst:
samenwerken met andere cultuurinstel
lingen in de regio.
Bij de nieuwe naam hoort een eigen
gezicht, een eigen huisstijl. Met deze
huisstijl wil de archiefdienst haar her
kenbaarheid vergroten (het Stads- en
Streekarchief Zutphen had geen eigen
REGIONAAL
ARCHIEFZUTPHEN
huisstijl). Voortaan gebruikt het RAZ de
kleuren rood en grijs. Het logo straalt de
identiteit van het RAZ uit: toekomstge
richt, van papieren dossier naar digitale
bestanden en pixels. De nieuwe naam en
huisstijl worden vanaf oktober gefaseerd
ingevoerd.
10
11
Een open, levendige en laag
drempelige studiezaal in een
middeleeuws pand in Zutphen
(foto Regionaal Archief
Zutphen).
Regionaal Archie! Zutphen
zet zich op dekaart
Door Sandra Oosterholt
De moeizame jaren zijn achter de rug. Dit jaar zet het
Stads- en Streekarchief Zutphen, archiefbeheerder
voor de gemeenten Brummen, Lochem en Zutphen,
zichzelf opnieuw op de kaart. Belangrijke middelen
hierbij zijn een nieuwe studiezaal, digitaliserings
projecten, een eigen huisstijl en een nieuwe naam:
Regionaal Archief Zutphen.
Dienstverlening
Flinke basis
De website van het RAZ verandert van een elektronische
folder in een dynamische site met diverse databases.
eoo
Regionaal Archief Zutphen - zoeken In archieven
0
V* j* EFhnD/r
*w«.reg>onaalarchlefrutpheri.nl/component/opBon.com_rutphen_arch>eve
nl - |Q kunststof bad
Q,
Beginnen lult» mtunt Radio irM
Alle podcaiu op Rad..
(R. Regionaal Archief Zutphen - z.O
Hotel Be Boerenkamer De O»... O IKEA 1 Keukens apparao
url... O
REGIONAAL M
ARCHIEFZUTPHEN
Archieven ven de gemeenten Brummen, Lochem en Zutphen
Publieksbereik
Profilering
Sandra Oosterholt is medewerker pr en educatie van
het Regionaal Archief Zutphen.
archievenblad
oktober 2007
oktober 2007
archievenblad
