HISTORISCH CENTRUM OVERIJSSEL, ZWOLLE
management
ARCHIEVEN EN MODERNE MONUMENTEN
den gemeenten rekening mee moeten
houden, als ze hun taak ten aanzien van
openbare archieven serieus willen oppak-
ken? De al genoemde instrumenten voor
archiefdiensten zijn daarvoor onbruik
baar, omdat in die sector eigen normen
zijn ontwikkeld als verlengstuk op de
archiefwetgeving. Een voorbeeld daarvan
is bijvoorbeeld het aantal uren openstel
ling van de archieven voor onderzoekers.
Wanneer dat één van je kerntaken is, zul
je tot heel andere normen komen dan
wanneer medewerkers van een afdeling
het als deeltaak moeten uitvoeren.
Om tot een set van hanteerbare uitgangs
punten te komen, heeft de archiefinspec
tie in 2006 een nulmeting bij alle vijfen
twintig gemeenten in Groningen gedaan.
Naast een aantal wettelijk voorgeschreven
zaken is daarbij ook gekeken aan welke
additionele eisen al werd voldaan door de
gemeenten. In drie clusterbijeenkomsten
voor de gemeenten, georganiseerd door
de provincie en Groninger Archieven, was
vooraf gesproken over de mogelijkheden
van gezamenlijke projecten en het even
tuele nut van het vastleggen van normen
voor het beheer van openbare archieven.
Nadat de resultaten van de nulmeting
waren teruggekoppeld met de gemeenten,
is er een concepttekst opgesteld waarin
normen zijn verwoord. De opzet was, dat
deze ter goedkeuring aan alle gemeen
tebesturen zouden worden voorgelegd
en dat ook de provincie van haar kant
zou aangeven daarmee in te stemmen.
De provinciale archiefinspectie in
Groningen heeft al een lange geschie
denis als het gaat om het stimuleren
van kwaliteitsverbetering van openbare
archieven die bij gemeenten in beheer
zijn. Behalve in de provinciehoofdstad,
waar RHC Groninger Archieven als
archiefdienst publieksdiensten op niveau
kan aanbieden, is er nergens in de pro
vincie een archivaris benoemd om die
taak op te pakken. Ondanks de inzet van
de provincie kozen de gemeenten mas
saal ervoor om het beheer van openbare
archieven zonder een archivaris vorm te
geven. Een gemeentelijke herindeling in
1990 veranderde daar niets aan.
Het ontbreken van archiefdiensten bete
kent echter niet dat er geen inspannin-
gen worden gedaan om het publiek bij de
archieven te betrekken. Integendeel: ver
uit de meeste gemeenten hechten grote
waarde aan hun eigen
geschiedenis, zoals
die vastgelegd is in
het gemeentearchief.
Onderzoekers worden
graag geholpen bij
het opdiepen van fei
ten uit het verleden.
De herindelingen
hebben dat nog ver
sterkt. Immers, alleen
de archieven kunnen
nog licht werpen op
oude structuren waar
mensen meer van wil
len weten. Historische
kennis zit in afne
mende mate bij de medewerkers van
de overheden zelf, want de sporen van
mobiliteit, vervroegd stoppen en gouden
handdrukken eisen hun tol.
Door het enthousiasme bij veel
gemeenten en het toezicht van de pro
vincie ontstond ais vanzelf de vraag naar
hanteerbare uitgangspunten. Waar zou-
management
Dit laatste is van groot belang, omdat dit
voor alle partijen mogelijkheden schept
om beleid op te bouwen.
Hoewel er veel vragen over het concept
waren, is dat uiteindelijk toch onge
schonden overeind gebleven. Daarmee
was er overeenstemming over de uit
gangspunten voor het beheer van open
baar archief door gemeenten zonder een
archiefdienst in de provincie Groningen.
de niveau als andere publieksdien
sten gepresenteerd, zowel monde
ling, schriftelijk als digitaal.
14. Bij de beantwoording van vragen
per brief, fax of e-mail die betrek
king hebben op het archief gelden
dezelfde termijnen als bij de overige
correspondentie.
Hoewel met name archivarissen in
onderdelen van het convenant een 'open
deur' zullen zien, is het voor gemeen
ten toch van belang dat alle punten
expliciet zijn benoemd. Sommige ervan
kennen impliciet weer andere normen.
Punt 8 veronderstelt bijvoorbeeld een
bezoekersreglement, iets wat noodzake
lijk is als er archieven ter inzage worden
gegeven. Voor gemeenten die er geen
hadden, heeft de provinciale archiefin
spectie een model verstrekt. Onder punt
12 is sprake van Groninger Archiefnet,
een provinciale site waar gemeenten
hun archieven en toegangen op kunnen
publiceren. Daarvoor zal binnenkort een
conversie naar EAD worden uitgevoerd
door de provincie, zodat de gemeenten
hun materiaal tegelijk via deze standaard
ontsloten hebben.
Op 26 juni 2007 is in de Statenzaal
van de provincie Groningen officieel
het startsein voor het convenant gege
ven. Tevoren had al een ruime meerder
heid van de gemeentebesturen besloten
om het convenant te ondertekenen.
Tijdens de bijeenkomst tekende gedepu
teerde J.C. Gerritsen, in het bijzijn van
afgevaardigden van de gemeentebestu
ren, namens het provinciebestuur het
convenant. Burgemeester J. Stam van
De Marne en wethouder K. van Leeuwen
van Scheemda tekenden het stuk even
eens, als symbool voor de gemeentelijke
inzet. Na afloop van dit officiële deel
werden er verschillende presentaties ver
zorgd over projecten, die het publieksbe
reik van de gemeentelijke archieven kun
nen vergroten. Directeur E. de Jonge van
Groninger Archieven hield daarbij een
warm pleidooi voor de erfgoedsite www.
hetverhaalvangroningen.nl.
Het convenant krijgt nu een ver
volg in gerichte acties om de kwaliteit
van het archiefbeheer te controleren en
het publiek te wijzen op het bestaan van
de richtlijnen. De provinciale archiefin
spectie zal haar thema-inspecties inzet
ten om de gemeentelijke inzet te toetsen
en gerichte provinciale ondersteuning
mogelijk te maken. Verschillende projec
ten van Groninger Archieven bieden de
gemeenten een kans om relatief eenvou
dig de digitale presentatie van hun col
lectie vorm te geven.
Gezamenlijk zullen de ondertekenaars uit
dragen dat zij het openbaar maken van de
archieven serieus nemen en dat de burgers
mogen rekenen op goede raadpleegbaar
heid van historische informatie. Het con
venant is in opzet duidelijk een groeimo
del: wanneer er lokaal archiefbeleid wordt
ontwikkeld om aan de normen te (blijven)
voldoen, kan er uiteindelijk toch ruimte
ontstaan om gezamenlijk een archivaris te
benoemen. Zolang die stap nog te groot
is, zijn er in elk geval duidelijke regels
voor beheerders en gebruikers.
Het Convenant openbaarheid archieven
provincie Groningen kent een veertiental
punten:
1. Er is maar één raadpleegpunt voor
alle openbare archieven.
2. Er is een vastgestelde openstelling
voor publiek waarop na afspraak
minimaal twee bezoekers gedurende
één dag per werkweek terecht kun
nen.
3. Er is een vaste studieplek voor bezoe
kers tijdens de openstelling.
4De digitale beschikbaarheid van loka
le bronnen is tenminste gelijkwaar
dig aan wat bezoekers op Internet
kunnen vinden.
5. Alle aanwezige archieven zijn
voorzien van toegangen voor het
publiek.
6. Er is een compleet archievenover
zicht aanwezig, waarin ook de plaats
van de archieven in de bewaarplaats
is aangegeven.
7. Tijdens de openstelling is er iemand
beschikbaar om vragen te beantwoor
den, stukken binnen een kwartier na
aanvraag te halen en na gebruik weer
op te bergen.
8. Bezoekers dienen voor akkoord het
bezoekersreglement te tekenen en
zich daarbij officieel te legitimeren.
9. Bezoekers worden bij ieder bezoek
geregistreerd.
10. Er bestaat de mogelijkheid om tij
dens een bezoek kopieën te laten
maken van archiefstukken.
11. Alle archiefbescheiden ouder dan 20
jaar zijn officieel en met bepalingen
omtrent de openbaarheid overgedra
gen, behoudens ontheffingen.
12. Alle aanwezige archieven en toe
gangen zijn ook gepubliceerd op
Groninger Archiefnet.
13. Het raadplegen van archieven wordt
door de eigen organisatie op hetzelf-
Groninger
Het
Door Dick Bunskoeke
convenant
archievenblad
september 2007
Deelnemers aan de bijeenkomst in de Statenzaal van de
provincie Groningen ter ondertekening van het Convenant
openbaarheid archieven provincie Groningen, 26 juni 2007.
Al jaren wordt er gewerkt aan de kwa
liteit van het openbare archiefwezen in
Nederland. Een kwaliteitshandvest met
-monitor en recentelijk nog het archievenre-
gister van BRAIN tonen aan dat archiefdien
sten serieus hun kwaliteiten willen tonen.
Gebruikers waarderen deze openheid en de
vele faciliteiten die daaraan gekoppeld zijn.
Maar wat nu als er geen archiefdienst is die
waakt over de kwaliteit? In het noorden van
het land is dat vaak het geval.
bastion, dat weinig schadelijk licht door
laat voor de schatten van het verleden. Het
nieuwbouwgedeelte is een paar jaar gele
den ontworpen door architect ir. Rob Moritz
van het Zwolse architectenbureau 19/Het
Atelier. Moritz kreeg de opdracht mee om
een nieuw publieksgedeelte toe te voegen
aan de oudbouw, dat het open en toegan
kelijke karakter van het nieuwe HCO op een
eigentijdse manier zou benadrukken. Moritz
vond de inspiratie bij het basismateriaal
van elk archief: papier. De nieuwbouw is als
het ware een voorzichtig omgeslagen vel
papier dat tegen de oudbouw aangebouwd
is. De verticale ronde hoeken van de oud
bouw komen op deze manier horizontaal in
de nieuwbouw terug. Hierdoor is een nieu
we eenheid ontstaan, die de taken van het
Historisch Centrum Overijssel perfect ver
beeldt. (Frédérique te Dorsthorst-de Muij)
Uitgangspunten
Van bastion naar soepel gekruld blad-
Het gebouw van het Historisch Centrum
Overijssel bestaat eigenlijk uit twee gedeel
ten. De 'oudbouw' is begin jaren zeventig
ontworpen door architect professor ir. P.
Tauber. De wens van de archiefdienst toen
was met name voor de depots een goede
klimatologische omstandigheid creëren
waarin de archieven en collecties bewaard
konden worden. Het resultaat: een stenen
(foto Rob Hoekstra).
Directeur E. de Jonge van Groninger Archieven tijdens zijn
betoog over de erfgoedsite www.hetverhaalvangroningen.nl.
september 2007
Startsein
Groeimodel
Dick Bunskoeke is provinciaal archiefinspecteur van
Groningen, Drenthe en Friesland.
Convenanttekst
archievenblad
