Waardering en selectie:
opnieuw inde schijnwerpers
m
management
management
In de kabinetsvisie op vindbare en toe
gankelijke overheidsinformatie Informatie
op Orde wordt uiteengezet met welke pro
blemen de informatiehuishouding van de
rijksoverheid te kampen heeft. De analyse
laat aan duidelijkheid weinig te wensen
over: "De informatiehuishouding van de
rijksoverheid (is) helaas vaak niet op orde
en (dus) niet toegankelijk. We lopen ach
ter de feiten aan en hebben er te weinig
De informatiehuishouding van de
rijksoverheid is helaas vaak niet op
orde en dus niet toegankelijk.
aandacht voor. Ook hebben overheidsor
ganisaties niet altijd een goed overzicht
van de plaatsen waar de informatie wordt
beheerd. Daarnaast kampen ze met een
achterstand in de selectie. In haar rol als
zorgdrager stelt de overheid samen met
het Nationaal Archief de selectielijsten
op, waarin staat wat we willen bewaren
en wat we willen vernietigen. Velen zien
dit als een bureaucratisch en langdurig
proces volgens een omslachtige methode.
De Archiefwet 1995 maakt geen onder
scheid tussen papier en digitaal, maar wel
is het duidelijk dat digitale bestanden extra
aandacht vragen. Departementen
zijn verantwoordelijk voor de uitvoering
van de archiefselectie en -beheer en bepa
len de termijn waarop dossiers vernietigd
worden. Het Nationaal Archief is namens
de Staatssecretaris van Cultuur (sic) ver
antwoordelijk voor de waardering en
keuze van archieven die als cultureel erf
goed bewaard moeten blijven en voor de
ter inzage legging van de selectielijsten.
Belangentegenstellingen maken samen
werken soms lastig en verantwoordelijk
heden zijn - ondanks wetgeving - onvol
doende duidelijk benoemd. De werkwijze
vanuit bedrijfsvoering en cultuurbehoud
loopt daarom soms niet parallel, terwijl
er ook te weinig aandacht wordt besteed
aan duurzaam informatiebeheer."1
In dit visiedocument worden vervol
gens acht acties geformuleerd die tot een
integrale oplossing van de problematiek
moeten leiden, zodat de overheidsinfor
matie vanaf het moment van vorming
vindbaar en toegankelijk is voor zowel
overheid als burgers. De acht actiepunten
ARCHIEVEN EN MODERNE MONUMENTEN
WESTFRIES ARCHIEF, HOORN
zijn: het ontwikkelen van een baseline
voor de (digitale) informatiehuishouding;
invoering van audit, control en toezicht;
ontwikkeling van een kennisprogramma;
nieuwe mogelijkheden voor substitutie;
een nieuwe aanpak voor selectie; wegwer
ken van achterstanden in de bewerking
van archieven; duurzaam beheer en tot
slot herziening van wet- en regelgeving.
Actielijn 5 heeft betrekking op het selec-
tievraagstuk. Volgens de analyse in de
Kabinetsvisie zijn de bestaande proce-
Volgens de analyse in de
Kabinetsvisie zijn de bestaande
procedures en regels voor archief
selectie niet toegesneden op de digi
tale omgeving, wordt te weinig vanuit
de werkprocessen gedacht,
zijn verantwoordelijkheden niet
duidelijk genoeg geformuleerd en
zijn de procedures voor vaststelling
van selectielijsten complex.
dures en regels voor archiefselectie niet
toegesneden op de digitale omgeving,
wordt te weinig vanuit de werkprocessen
gedacht, zijn verantwoordelijkheden niet
duidelijk genoeg geformuleerd en zijn de
procedures voor vaststelling van selectie
lijsten complex. In de toelichting op deze
gesignaleerde knelpunten wordt duidelijk
dat het ministerie van OC&W naar een
geheel nieuwe inhoudelijke methode van
waarderen en selecteren zoekt en verwijst
voor de oplossingsrichting naar het advies
van de Raad voor Cultuur, Het tekort van
het teveel; over de rijksverantwoordelijkheid
voor cultureel erfgoed, dat in september
2005 verscheen.
Om die denkrichting verder uit te werken
is een Commissie Waardering en Selectie
in het leven geroepen, die de opdracht
heeft meegekregen "een nieuwe inhoude
lijke visie op waardering en selectie van
archieven uit te werken. Het resultaat van
de werkzaamheden van de commissie is
een publicatie waarin inzichtelijk wordt
gemaakt: a. welke selectiedoelstellingen
en welke selectiecriteria gehanteerd kun
nen worden om tot een verantwoorde,
afgewogen selectie van overheidsarchie
ven te komen vanuit de gedachte dat
zij deel uitmaken van het Nederlandse
erfgoed; b. op welke wijze deze selectie
criteria in de praktijk toegepast kunnen
worden (methodiek). De commissie dient
de uit te werken visie en methodiek te
ontwikkelen vanuit de gedachte dat deze
een groot draagvlak geniet in het histori
sche veld en praktisch toepasbaar is voor
de zorgdragers (overheid). De commis
sie betrekt in haar uitwerking de door de
Raad voor Cultuur geopperde ideeën over
verdergaande mogelijkheden tot acqui
sitie van particuliere archieven en de
eventuele consequenties hiervan voor de
selectie van overheidsarchieven."
De Commissie Waardering en Selectie
is in de loop van maart 2007 van start
gegaan en bestaat uit een gezelschap
van archivarissen, historici en recordma
nagers. Zonder op de resultaten vooruit
te lopen, kunnen hier al wel een aantal
kwesties genoemd worden die door de
commissie besproken worden. Een inte
ressant vraagstuk waarvoor de commis
sie zich geplaatst ziet, is in hoeverre de
waardering en selectie van archieven in
een digitale omgeving nu fundamenteel
afwijkt van die in een papieren omge
ving. En hoe zit het met de nog steeds
vaak gehoorde opvatting dat in de digita
le omgeving waardering en selectie eigen-
Hoe zit het met de nog steeds
vaak gehoorde opvatting dat in de
digitale omgeving waardering en
selectie eigenlijk geen echte
vraagstukken meer zijn?
lijk geen echte vraagstukken meer zijn?
Het bewaren van informatie kost immers
nauwelijks nog wat.
Een ander interessant punt is de door
de Raad voor Cultuur gestelde eigen
standige erfgoedwaarde van archieven.2
De Raad betoogde in zijn advies van 2005
dat er belangrijke motieven zijn om in de
wereld van de archieven een duidelijker
erfgoedselectiebeleid te voeren. Hoe zo'n
erfgoedselectiebeleid in de praktijk eruit
zou kunnen zien, waarbij uitdrukkelijk
ook de particuliere archieven betrokken
worden, is de belangrijkste opgave voor
de commissie.
De Commissie Waardering en Selectie
bestaat uit de volgende leden: prof.
dr. K.J.RF.M. Jeurgens (voorzitter), dr.
A.C.V.M. Bongenaar (ambtelijk secretaris),
drs. P. Diebeis, dr. P.K. Doorn, drs. R.J.B.
Hageman, prof. dr. L. Heerma van Voss,
drs. J. Jonkers, M.A.M. Laqueur, prof. dr.
L.A.C.J. Lucassen, dr. A.C.M.Kappelhof,
drs. H.D. Tjalsma, drs. H. Waalwijk en drs.
M.C.Windhorst.
De commissie hoopt haar werkzaamhe
den binnenkort af te ronden en presen
teert haar bevindingen in eerste instantie
in een rapport dat later omgewerkt wordt
tot een publicatie.
ARCHIEVEN EN MODERNE MONUMENTEN
BHIC, LOCATIE GRAVE
l6
17
Door Charles Jeurgens
Medio 2006 stelde het Kabinet vast dat er
flinke problemen zijn op het gebied van de
informatiehuishouding bij de rijksoverheid.
Vooral op het terrein van het bewerken van
papieren archieven en de digitale informatie
huishouding. Het visiedocument Informatie
op Orde schetste wat allemaal nodig zou zijn
om tot een oplossing te komen. Een van de
genoemde aandachtsgebieden is het vraag
stuk van waarderingen selectie van archie
ven. Sinds enkele maanden is een Commissie
Waardering en Selectie aan het werk om
een bijdrage te leveren aan de operatie
'Informatie op Orde'.
Acht acties
Het Westfries Archief in Hoorn verhuisde
in 2006 naar een nieuw gebouw, ontwor
pen door ONX architecten uit Hoofddorp.
De architect over het ontwerp:
"Het Westfries Archief moet
naast het veilig en onder de
juiste condities opbergen van
de collectie, deze ook open
baar en toegankelijk maken.
Dit wordt verenigd in een
gebouw waarin de gesloten
functies (depot) zich in een
sculpturale massa bevinden.
Hieroverheen wordt een 'stolp' gezet met
ruimtes als een studiezaal, bibliotheek, kan
toorruimtes en baliefuncties." Meer over dit
voorbeeld van archiefarchitec
tuur op de websites van ONX
architecten en het Westfries
Archief, resp. www.onx-archi-
tecten.nl en www.westfriesar-
chief.nl (Ivo Zandhuis)
(foto Westfries Archief, Hoorn).
Kwesties
Noten
1 Informatie op Orde. Kabinetsvisie op vindbare
en toegankelijke overheidsinformatie
(Den Haag 2006) 13-14.
2 De erfgoedbenadering geniet grote belang
stelling. Onlangs verscheen onder redactie
van Frans Grijzenhout nog een interessante
publicatie: Erfgoed. De geschiedenis van
een begrip (Amsterdam 2007). Eric Ketelaar
leverde aan deze bundel de bijdrage
'Archieven: munimenta en monumenta'.
Hij schrijft over de monumentalisering van
archieven. Zie hiervoor ook een vorige editie
van het Archievenblad (nummer 5,2007).
Charles Jeurgens is hoogleraar archivistiek aan
de Universiteit van Leiden en stadsarchivaris van
Dordrecht.
In september 2007 heeft het Brabants
Historisch Informatie Centrum (BHIC) er een
gloednieuwe locatie bij gekregen. In een in
het oog springend gebouw in Grave richt
het BHIC een nieuwe ontmoetingsplek in
(foto BHIC.'s-Hertogenbosch).
voor inwoners van de gemeenten Boekei,
Boxmeer, Cuijk, Grave, Mill en Sint-Hubert,
Sint-Anthonis, Landerd en Uden. Zij kunnen
daar terecht met al hun vragen over vroeger.
Het hoofdkantoor van Woonmaatschappij
Maasland en het stadhuis van de gemeente
Grave zullen gelijktijdig in dit nieuwe kan
torencomplex onderdak vinden.
Gekozen is voor Grave vanwege
de centrale plaats die het stadje
inneemt in het oosten van het
werkgebied van het BHIC. Ook de
sterke architectonische traditie en
de bijzondere uitstraling van Grave
hebben een rol gespeeld. Het BHIC
opende zijn deuren op dinsdag
4 september. Erick van Egeraat
Associated Architects uit Rotterdam
heeft getekend voor dit opvallende
gebouw. (Margot America)
archievenblad
september 2007
september 2007
archievenblad
