l\laar een wereldwijde toegankelijkheid
Conferenties over EAD in Utrecht en Berlijn
w
In Nederland hebben archiefinstellingen
lang de kat uit de boom gekeken. Lange tijd
was het Internationaal Instituut voor Sociale
Geschiedenis te Amsterdam de enige archief
dienst die op grote schaal EAD gebruikte. Maar
anno 2007 overwegen steeds meer diensten hun
toegangenapparaat naar EAD te converteren of
zijn daar inmiddels druk mee bezig. Met name
de kracht van EAD als uitwisselingsstandaard
blijkt aan te spreken. Leveranciers van archief
beheerssystemen gaan hierin mee en passen hun
systemen aan voor toegangen in EAD-format.
En bij de Archiefschool kun je dit jaar al een
cursus EAD volgen.
Die kentering is ook in het ons
omringende buitenland merk
baar. Daardoor bestaat er op
internationaal niveau behoefte
om kennis en ervaringen te
delen. In 1998 vond de eerste
Europese EAD-conferentie plaats
in Londen. Vervolgens moesten
we zes jaar wachten op een twee
de conferentie, in Parijs. Maar
nog geen drie jaar later vond
de derde Europese conferentie
plaats, ditmaal in Berlijn.
In aanloop naar het internationale con
gres in Berlijn organiseerden de KVAN en het
Nationaal Archief op 19 april in Utrecht een
Nederlandse EAD-studiedag. Deze werd bijge
woond door ongeveer 150 personen, afkomstig
van meer dan vijftig archiefinstellingen, bedrij
ven en zorgdragers. De sprekers kwamen uit
binnen- en buitenland en waren allen actieve
gebruikers van EAD. Maar anders dan de EAD-
gebruikersdag van oktober 2005 was deze bijeen
komst ook bedoeld voor instellingen die geen
gebruik maken van EAD. De voorzitter van de
internationale EAD-werkgroep, Kris Kiesling,
lichtte de verschillende voordelen van EAD toe
en gaf aan welke impact dit format heeft gehad op
het Amerikaanse archiefwezen. Merrilee Proffitt
(Research Library Group/OCLC en eveneens lid
van de EAD-werkgroep) ging uitgebreid in op
ArchiveGrid, een database waarin archiefinstel
lingen uit de gehele wereld hun toegangen in
EAD aanbieden. Daarna bracht Leo Schilperoort
(De Ree Archiefsystemen) een belangrijke nuan
ce aan: zolang een standaard niet door ieder
een op uniforme wijze wordt toegepast, bepaalt
de grootste gemene deler wat de uiteindelijke
mogelijkheden van die standaard zijn. Mare
Holtman (Gemeentearchief Amsterdam) gaf
een voorbeeld van EAD als uitwisselingsformat.
Zijn archiefdienst heeft de beheersomgeving
(met ABS/Archeion voor logistieke gegevens
en ScopeArchive voor de beschrijvingen) strikt
gescheiden van de publieksomgeving (web
site). De gegevens die in de publieksomgeving
moeten worden gepubliceerd, worden door de
beheersomgeving in EAD aangeleverd en in EAD
in de publieksomgeving ingelezen en daarna
geconverteerd naar andere formats.
Meer in de lijn van ArchiveGrid ligt het pro
ject 'Zuid-Hollandse Collecties Digitaal', waarvan
Laurens Priester (Gemeentearchief Schiedam)
als voorzitter van de Kring van Zuid-Hollandse
Archivarissen een presentatie gaf. Dit project
beoogt het toegangenapparaat van alle Zuid-
Hollandse archiefbewaarplaatsen vanuit één
webstek doorzoekbaar te maken. De aanleve
ring in EAD is daarbij essentieel. De voordracht
van Hanno de Vries behandelde de retrocon-
versie op het Nationaal Archief en de kengetal
len voor de verschillende conversiestrategieën.
In het kader van dit project heeft het Nationaal
Archief tools ontwikkeld voor een snelle con
versie, die gratis beschikbaar zijn voor anderen.
Wim van Dongen (Nationaal Archief) liet in zijn
presentatie zien hoe op het NA de koppeling tot
stand is gebracht tussen de EAD-beheersomge-
ving en ABS/Archeion. Hiertoe moesten binnen
ABS/Archeion aanpassingen worden doorge
voerd. Maar omdat dit systeem óók door andere
archiefdiensten wordt gebruikt, moesten die
aanpassingen ofwel een modulair karakter heb
ben ofwel dermate generiek zijn dat zij ook door
anderen kunnen worden gebruikt. Ook Mare
Lindeman (Pictura Database Publishing bv) gaf
een demonstratie van een softwarepakket dat in
opdracht van het Nationaal Archief is ontwik
keld ten behoeve van de EAD-beheersomgeving.
Dit maal ging het om een gebruikersvriendelijke
editor die een archivaris zonder enige kennis
van XML in staat stelt een toegang aan te maken
of te bewerken in EAD.
De internationale bijeenkomst in Berlijn
besloeg niet alleen geografisch een bre
der terrein, maar ook inhoudelijk. Hier
werden niet alleen ervaringen met EAD
uitgewisseld, maar ook een blik vooruit
geworpen. Om die reden werden ook de
archiefstandaarden Encoded Archival
Context (EAC) en Metadata Encoding
and Transmission Standard (METS)
besproken. Er werd gesproken van de
'Internationale Standards für Digitales
Archivgut' (instada), de derde conferen
tie over EAD, EAC en METS, na Londen
1999 en Parijs 2004. De grote belangstel
ling rechtvaardigt dat de conferentie snel
weer wordt georganiseerd.
Gelukkig waren er geen parallelle sessies,
zodat je niets hoefde te missen. De eerste
middag gaven twee leden van de EAD-
werkgroep een lezing over de toepassing
van EAD in respectievelijk Amerika en
Frankrijk. Michael Fox legde een verband
tussen EAD en andere standaarden, zoals
ISAD(G) en Dublin Core. De tweede ses
sie van de conferentie werd gewijd aan
de standaard Encoded Archival Context
(EAC). In deze XML-standaard kan infor
matie worden opgeslagen over de archief
vormer. Deze standaard is in ontwikke
ling en de persoon die daaraan de groot
ste bijdrage levert - Daniel Pitti - riep ons
op onze ideeën over de beta-versie van de
standaard aan de werkgroep duidelijk te
maken. Binnenkort kan een definitieve
versie worden ontwikkeld. Twee lezingen
volgden waarin de conceptuele achter
gronden werden belicht. Nils Brübach
van het Landesarchiv Saksen pleitte
ervoor de aansluiting met ISAAR(CPF)
te blijven houden. Adrian Cunningham
was uit Australië gekomen om uit te leg
gen dat de beschrijving van een archief
vormer meer is dan de authority control in
het bibliotheekwezen. Bovendien voegde
hij er een dimensie aan toe: ook de 'func
ties' moeten in een apart document, los
van de archiefvormer en de archiefbe
schrijving, worden opgeslagen.
Het Bundesarchiv in Berlijn heeft met de
beta-versie van de EAC geëxperimenteerd
in het zogeheten <daofind>-project. We
kregen allemaal een cd-rom mee met
de Open Source software, om zelf het
resultaat te kunnen bestuderen. In een
project, waarin voor Duitsland een por
tal voor bibliotheek, archief en museaal
(BAM) materiaal ontwikkeld wordt, werd
opnieuw te relatie gelegd tussen Dublin
Core en EAD.
Een aparte sessie werd gewijd aan
METS. Merrilee Proffitt gaf een intro
ductie in de standaard. De
kern van een METS-bestand
bestaat uit een verzameling
XML-markeringen waar
mee de structuur van een
digitaal object kan worden
vastgelegd. Hierin kan bij
voorbeeld de volgorde van
de images van een gescand
boek of dossier worden
opgeslagen, maar ook de
logische indeling van het
boek in hoofdstukken en
secties. Daarnaast kunnen
onder andere beschrijvende
en technische metadata
worden opgenomen, zodat alle informa
tie gebundeld kan worden opgeslagen of
uitgewisseld. De universiteitsbibliotheek
in Göttingen vertelde hoe METS wordt
gebruikt om de structuur, maar vooral
om de technische metadata vast te leg
gen. Hiermee werd een deel van de oplos
sing van digitale duurzaamheid gezocht.
METS vormt op die manier een 'digi
tale archiefdoos' waarin alle belangrijke
informatie, samen met het te bewaren
bestand, wordt opgeslagen.
In Zwitserland wordt een XML-schema
gebruikt dat vergelijkbaar is met METS.
Krystyna W. Ohnesorge benadrukte dat
zij een conversie naar METS goed kan
realiseren, zodra uitwisseling noodza
kelijk wordt. In het <daofind>-project
wordt METS gebruikt om een presentatie
te kunnen leveren van gedigitaliseerde
archiefstukken. Door een link te vol
gen in de archiefinventaris, wordt aan
de gebruiker het dossier gepresenteerd.
Hierbij is de volgorde van de stukken, dat
wil zeggen de structuur van het dossier,
natuurlijk van belang. Deze wordt vast
gelegd met behulp van METS.
De laatste ochtend werd aandacht
besteed aan portals waarop met behulp
van XML-standaarden archiefinventa
rissen worden aangeboden. Bekendste
voorbeeld is de Access2Archives (A2A) in
Engeland, waarover Bill Stockting vertel
de. Daarna volgden twee initiatieven uit
Italië en Spanje. In Spanje is een aparte
XML-standaard ontwikkeld om informa
tie vast te leggen over archiefdiensten in
Spanje en Latijns-Amerika. Hierbij wor
den in totaal 50.000 archieven beschre
ven met behulp van Encoded Archival
Guide (EAG), waarover overigens tijdens
de vorige editie van de conferentie in
Parijs ook al was bericht.
Opvallend in Berlijn was de afwezigheid
van Nederlandse sprekers, ondanks het
feit dat ook in Nederland de ontwikke
lingen niet onder lijken te doen voor die
van andere landen. Wel was er een grote
delegatie Nederlandse toehoorders van
vijf verschillende organisaties.
23
=5
digitaliseringen informatisering
digitaliseringen informatisering
Door Ivo Zandhuis en Hanno de Vries
Deelnemers aan de EAD-conferentie
in Utrecht: (v.l.n.r.) Merrilee Proffitt
(Research Library Group/OCLC en lid van
de EAD-werkgroep), Kris Kiesling (voor
zitter van de internationale EAD-werk-
groep, afkomstig van de Andersen Library,
University of Minnesota) en Maarten
van Boven (Algemeen Rijksarchivaris,
directeur van het Nationaal Archief en
voorzitter van de Taskforce Archieven)
(foto part. coll.).
De ontwikkeling van EAD (Encoded Archival
Description) begin jaren negentig is grotendeels
aan Europa voorbij gegaan. EAD was toen vooral
een Amerikaanse aangelegenheid. Pas na de
release van versie 1.0 in 1997 werd dit instrument
voorzichtig omarmd door enkele Europese archief
diensten. De afgelopen tien jaar heeft zich een ken
tering voltrokken. Een verslag van twee conferenties
in Utrecht en Berlijn.
Voordelen en nuances
Essentieel
Blik vooruit
Merrilee Proffitt, Adrian Cunningham, Kris Kiesling en
Michael Fox in Berlijn (foto Jan Keuning).
Plaats van handeling van de EAD-conferentie in Berlijn: de
Auferstehungskirche (foto part. coll.).
Digitale archiefdoos
Portals
Ivo Zandhuis is zelfstandig adviseur voor digitale
ontsluiting van culturele informatie. Hanno de Vries is
als senior medewerker Toegangen verbonden aan het
Nationaal Archief in Den Haag. Beiden zijn daarnaast
redacteur van het Archievenblad.
22
archievenblad
juni 2007
juni 2007
archievenblad
