Uw probleem, ons werk
PWAA
Restauratieatelier
'De Tiendschuur'
iDisïhConsult
FILES FACILITIES
M-
EN Informatie
EEN VOORBEELD VOOR HET RIJK
Organisaties roepen de hulp van DisConsult in voor het aanbrengen van
verbeteringen in document management. Dat kan op velerlei gebied zijn:
van kleine verbeteringen in de procedure tot grootscheepse reorganisaties
compleet met de invoering van nieuwe systemen en een volledig
opleidingstraject.
Ook het inzetten van adviseurs als interimhoofd DM of als stafmedewerker,
het detacheren van vakbekwaam personeel voor de uitvoering van DM-
werkzaamheden behoren tot het dagelijkse werk van DisConsult.
Sladspoorl, Boerhaavelaan 34, 2/13 HX Zoetermeer
0/9 - 342 95 09 F 0/9 - 342 59 46
www.disconsull.nl Email: info@disconsull.nl
DisConsult beschikt over
een volledig geïntegreerd
pakket van activiteiten:
-- Consultancy
-- Detachering
-- Archiefbewerking- en opslag
Outsourcing
-- DIOR-opleidingen
Specialisten in Documentaire Informatie Voorziening
Jeroen Boschstraat 16, 5025 NV Tilburg,
06-38033704 en b.g.g. 013-4685392
Zonneschijn na donkere dagen!
Archiefbewerking
Wegwerken van achterstanden
Detachering
Interim management
Archiefopslag (bewerking, inventarisatie,
opvraagservice)
Breng licht en overzicht in Uw archief, contact F F
voor een vrijblijvend onderhoud
Ook Internationaal actief: o.a. Curasao, Aruba, St. Maarten
E-mail: r.steba@home.nl
onderdeel van Diamant-Groep Tilburg
Archiefrestauratie
Papierconservering
Charterrestauratie 1
Inlijstwerk 1
Handboekbinderij 1
Vacuümvriesdrogen
Behandeling van brand-, roet- en waterschade 1
Calamiteitenservice 1
Inktvraatbehandeling
Insulindestraat 5, 5013 BA Tilburg
Postbus 4123, 5004 JC Tilburg
Telefoon: 013 - 46 41 777 Fax: 013 - 46 41 771
E-mail: tiendschuur@diamant-groep.nl
Bij calamiteiten buiten kantooruren:
06 - 538 96 318
management
In totaal gaat het om circa 75 kilo
meter archiefachterstanden. PWAA werkt
zelf twintig kilometer van de achterstan
den weg, de Centrale Archiefselectiedienst
achttien kilometer en de rest doen de
departementen zelf. Naast de bewerkings
doelstelling heeft PWAA als taak de voort
gang bij alle ketenpartners (PWAA zelf, de
CAS, de departementen en het Nationaal
Archief) te monitoren en daarover te rap
porteren. Waar nodig en mogelijk doet
PWAA voorstellen voor versnelling en
verbeteringen in de archiefketen van de
rijksoverheid. PWAA heeft al een aantal
belangrijke resultaten gehaald.
PWAA heeft diverse procedures ver
beterd. Zo is bepaald dat vanaf 2006
gewerkt wordt met een vereenvoudigde
manier van vaststellen van selectielijsten.
Dat houdt in dat de minister die primair
verantwoordelijk is voor een bepaald
beleidsterrein de lijsten vaststelt. Die
minister treedt als primaire zorgdrager op
mede namens andere, secundaire zorg
dragers die ook met een beleidsterrein te
maken hebben. Deze methode vermin
dert de hoeveelheid overleg die nodig is.
De achterstand in het aantal selectielijs
ten wordt zo snel ingelopen.
Het herontwerp van het vaststellings
proces en het aangeven van duidelijke
maximale doorlooptijden verminderde
de gemiddelde doorlooptijd voor de vast
stelling van een selectielijst van 78 weken
naar 24 weken. Ook geeft de Raad van
Cultuur in dezelfde periode haar advies
uit, als dat de selectielijst voor de burger
ter inzage ligt. Daarnaast heeft de Raad dit
jaar zijn werkwijze aangepast, waardoor
de Raad meer op hoofdlijnen adviseert
over archief selectie.
Een andere verbetering is het opstel
len van selectielijsten in meer algemene
bewoordingen. Daardoor worden ze
onderhoudsvriendelijker en kan continue
actualisatie worden voorkomen. Deze ver
eenvoudiging gebeurt in samenspel met
het Nationaal Archief en het historisch
veld. Deze verbeteringen gelden in princi
pe voor alle selectielijsten voor archieven
van vóór 1976. De ambitie van PWAA is
echter deze procesverbeteringen structu
reel in te bedden in het vaststellingpro
ces.
Een belangrijk gevolg van de rijks
brede samenwerking binnen één project
is dat alle partijen nu meer prioriteit
geven aan archiefbewerking. De project
organisatie onderhoudt intensieve con
tacten met en tussen de partijen. Door
middel van themadagen, nieuwsbrief en
website worden vorde
ringen en vernieuwingen
gemeld en uitgelegd aan
de overheidsorganisaties.
De partijen zelf rapporte
ren maandelijks aan de
projectorganisatie hun
behaalde resultaten ten
aanzien van archiefbe
werking en het opstellen
van selectielijsten. Op
haar beurt stelt PWAA
per kwartaal een rappor
tage op over de voort
gang voor het overleg
van de plaatsvervangend
secretarissen-generaal.
B Verder preselecteert
liWIl PWAA op hoog niveau
de archieven die ze aangeboden krijgt,
waardoor het proces versneld wordt. Dat
wil zeggen dat al bij de eerste schouwing
van archiefblokken wordt bekeken of er
een grove scheiding is te maken in te
bewaren en te vernietigen archief.
Tot slot is binnen PWAA is de langduren
de discussie over de interpretatie van het
begrip 'toegankelijkheid', zoals vermeld
in de Archiefwet, beslecht. Daarmee is
het voor alle partijen duidelijk wat daar
nu mee bedoeld wordt, namelijk 'goed
is goed genoeg'. PWAA zorgt er voor dat
de archieven na bewerking voorzien zijn
van elektronische toegangen, waardoor
het mogelijk is voor archiefdiensten om
de informatie direct digitaal aan het
publiek beschikbaar te stellen. De kosten
voor eventueel extra toegangen of bewer
kingsslagen komen voor rekening van de
partij die dit aanvraagt.
Het project PWAA is een 'voorlo
per' van de regeringsnota 'Informatie op
Orde' (Kamerstukken 29 362, nr. 101).
In deze nota worden in acht actielijnen
concrete maatregelen voorgesteld om
daadwerkelijk de informatiehuishou
ding van de rijksoverheid te verbete
ren, zowel voor de papieren als voor de
digitale omgeving. 'Informatie op Orde'
is onder andere een antwoord van het
spraakmakende rapport van de toenma
lige Rijksarchiefinspectie, getiteld 'Een
dementerende overheid?' (Kamerstukken
29800, VIII, 209 en 233).
De uitwerking van de actielijnen uit de
nota 'Informatie op Orde' is inmiddels
volop gestart. Alle partners in de keten
hebben zich gecommitteerd aan deze
actielijnen. Ze doen actief mee en stellen
middelen beschikbaar, zoals ze dat met
PWAA gewend zijn. PWAA, dat ook als
proeftuin dient om ideeën uit de actie
lijn in de praktijk te toetsen, is een voor
beeld van hoe Rijksinstellingen succesvol
samenwerken.
Door Aart van der Kooij en Marian Pater
Het Project Wegwerken Archiefachterstanden
(PWAA) is opgezet om de archief- achter
standen van de Rijksoverheid van vóór
1976 in drie jaar tijd weg te werken en
om het proces zo te stroomlijnen dat
er geen achterstanden meer ontstaan.
Op 1 januari 2006 startte PWAA in het
Groothandelsgebouw.
Verbetering van procedures
Archiefschouw in Delfgauw.
Verbetering van prioritering en sturing
Informatie op Orde
Aart van der Kooij is projectdirecteur PWAA; Marian
Pater is projectleider archiefbewerking PWAA.
juni 2007
archievenblad
