CaAVRidigit Group
Tien jaar
De Ree en MAIS-Flexis
J&vtpoint
Tijdelijke ondersteuning nodig om
uw (digitale) informatiehuishouding
procesgericht op orde te brengen?
D I-facilities is gespecialiseerd in:
wegwerken van archiefachterstanden
(her-)inrichting van archieven
tijdelijke ondersteuning bij de
uitvoering van reguliere DIV -taken
D I -facilities
Documentair Informatiemanagement
Arthur van Schendelplein 15
2624 CM DELFT
Telefoon 06-53524853
E-mail info@DTfacilities.nl
www. Dl-facilities.nl
Restauratie Atelier Helmond bv
Restauratie, en conservering van papier,
leer en perkament
Ondersteuning bij calamiteiten
Nieuw
Uw waardevolle documenten gaan
bij ons door vakkundige handen.
management
utilize your knowledge
Digitalisering backlogscanning
Automatische factuurherkenning en -verwerking
Alle gewenste formaten en documentsoorten
Zwart/wit of (sterk gecomprimeerde) kleurenscans
Scanning op locatie of extern
Scanning on Demand (SoD) i.c.m. archiefopslag
Beheer van uw digitale archief via ons ASP-model
tel: 045-5640054 fax:045-5331995
info@scanpointnl.nl www.scanpointnl.nl
van bilsen consultancy
Archiefbewerking
Advisering
Interim- project management
Detachering
Opleiding
Applicatiebeheer
Implementatie DMS RMS
tel: 045-5691584 fax:045-5331995
info@vanbilsenconsultancy.nl www.vanbilsenconsultancy.nl
Van Bilsen Consultancy en Scanpoint Nederland zijn onderdeel van de
Samen sterk in Document Management!
Ganzepool 6 - 6443 WZ Brunssum
w
Boeken en losse stukken
Charters en zegels
Prenten, tekeningen, kaarten en affiches
Brand- en waterschade
Schimmelbestrijding incl. verhuizingen
Uw rechtstreekse partner voor gammadoorstraling
Consultancy betreffende beheer van archieven
Verzorgen van digitalisering en verfilming
Inktvraatbehandeling
24 uur bereikbaar op: +31 (0)6 - 536 50 007
Tijdens kantooruren: +31 (0)492 - 55 39 90
Panovenweg 40, 5708 HR Helmond (NL)
Tel.+31 (0)492 - 55 39 90
Fax +31 (0)492 - 55 24 42
E-mail: infoö>restauratie-atelierhelmond.nl
internet: www.restauratie-atelierhelmond.nl
Door Marlies Nieuwlaat
De meesten onder ons zullen De Ree zeker
kennen van MAIS-Flexis, het systeem voor
het beschrijven en beheren van archieven
en collecties en van www.archieven.nl.
Mijn kennismaking met De Ree dateert van
enkele jaren geleden, toen er voor een klei
ne gemeente enkele archieven geïnventari
seerd moesten worden en ik een geschikt
softwarepakket moest aanschaffen.
In de voorgaande jaren werkte ik
met diverse inventarisatiesystemen en
-methodieken. Voor mijn eerste inventa
ris gebruikte ik de bekende fichebak en
de handgeschreven fiches. Die manier
van inventariseren heeft zeker voordelen
voor degenen die het inventariseren nog
moeten leren. Bij kleine archieven kun je
de hele inventaris op de tafel in elkaar
puzzelen. Voor mij was dat minder
geschikt, want enkele maanden later kon
ik de fiches nauwelijks nog ontcijferen,
ondanks mijn vaardigheden in paleogra
fie. Dan maar direct alles in een tekst
verwerker stoppen, destijds nog
WordPerfect 5.1. Na het afronden van de
beschrijvende werkzaamheden werd alles
geprint en tot fiches verknipt, zodat de
ordening binnen de inventaris eenvou
dig gemaakt kon worden, gevolgd door
wat digitaal knip- en plakwerk voor de
'digitale' inventaris. De volgende actie
was het omnummeren van de inventaris
op papier, met alle gevolgen van dien.
Meestal werd ergens in de inventaris wel
een blanco beschrijving, een verzamelbe-
schrijving of een rubriek genummerd.
Daar kwam je pas achter bij het hernum
meren van het archief en het gevolg was
dat je een gedeelte van het werk opnieuw
moest doen. Zeker bij omvangrijke
archieven kwam dat euvel meer dan eens
voor. Na die eerste inventarisatie-ervarin
gen heb ik nog gebruik gemaakt van uit
eenlopende programma's als AskSam,
Excel of Access, voor mij wel een verbete
ring maar ook niet ideaal.
Functionaliteiten
Die ervaringen zijn enkele jaren gele
den bepalend geweest bij het aanschaf
fen van geschikte software voor het ver
vaardigen van beschrijvende inventaris
sen, waarbij ik slechts een beperkt budget
beschikbaar had. Ik wilde software waar
mee een archief in zijn eigen structuur
beschreven kon worden, die flexibel
genoeg was om nog wat te kunnen puz
zelen in de ordening, waarmee omnum
meren foutloos zou verlopen, en die
liefst ook nog mogelijkheden bood om
de inventaris digitaal beschikbaar te stel
len. Die functionaliteiten vond ik alle
maal in MAIS-Flexis. Dat was dan ook het
begin van een prettige samenwerking
met de medewerkers van De Ree
Archiefsystemen
Inmiddels werk ik voor Rijckheyt, cen
trum voor regionale geschiedenis, te
Heerlen. Ook daar maken we gebruik van
MAIS-Flexis en als applicatiebeheerder
kon ik direct alle meegebrachte kennis en
ervaring in de praktijk brengen en verder
uitbouwen. Het contact met de mede
werkers van De Ree gaat via de mail of
per telefoon. Door hen ben ik inmiddels
De jubileumlezing bij De Ree Archiefsystemen in
Groningen.
heel goed ingewijd in de 'geheimen' van
MAIS-Flexis. Regelmatig overleggen we
over inrichting van nieuwe toegangen,
conversiemogelijkheden, internetuitvoer
of het logistiek beheer. Trucjes en han
digheidjes worden bereidwillig met mij
gedeeld, maar niet zonder waarschuwing
voor eventuele risico's en altijd met het
advies eerst een back-up te maken. Het
grootste gedeelte van de toegangen op
archieven en collecties is inmiddels opge
nomen in MAIS en wordt via onze
website www.rijckheyt.nl en www.archie-
ven.nl beschikbaar gesteld. Aan het logis
tiek beheer wordt hard gewerkt en de
bezoekersregistratie is in gebruik geno
men. Binnenkort zullen we ook de aan-
vraagmodule van MAIS-Flexis in gebruik
gaan nemen.
Goed hulpmiddel
Wat we nog missen in MAIS-Flexis,
maar wat volgende versies zeker zullen
brengen, zijn bijvoorbeeld rapportagemo
gelijkheden vanuit het logistiek beheer of
de bezoekersregistratie. MAIS-Flexis is een
goed hulpmiddel gebleken bij de profes
sionalisering van archiefbeheer en de
dienstverlening naar de gebruikers van
archieven. Dit jaar kunnen we De Ree
archiefsystemen feliciteren met het tien
jarig bestaan. Misschien heeft u ook een
uitnodiging ontvangen om het feest met
Erik de Ree, zijn familie en zijn medewer
kers in Groningen te vieren en heeft u dit
jubileum met hen gevierd. De lange reis
van Zuid-Limburg naar Groningen had ik
er graag voor over gehad, vooral vanwege
de gelegenheid eens persoonlijk kennis te
maken met al die mensen met wie ik
steeds via mail of telefoon contact heb.
Helaas moest ik verstek laten gaan.
Marlies Nieuwlaat is als afdelingshoofd Archieven
werkzaam bij Rijckheyt, centrum voor regionale
geschiedenis, te Heerlen.
mei 2007
archievenblad
