BHIC
Het
op weg naar het
Zuidland
dienstverlening
Christian van der Ven nam het
initiatief voor dit Zuidland-project.
"Iedereen is het er over eens dat digitale
dienstverlening de toekomst is. Het BHIC
is daarin niet uniek. Verschillende
archiefdiensten zijn daarmee bezig, maar
ieder benadert het op een andere manier.
Zelf geloof ik sterk in de grote rol van
e-communities in de toekomst. Die com
munities - alles tussen bijna ouderwetse
discussiegroepen en nieuwe hypes als
Second Life (www.secondlife.com) in -
vormen nu al een plek waar veel mensen
'hun ding doen'. Het aantal genealogen
dat bijvoorbeeld in communities infor
matie uitwisselt, vragen stelt en beant
woordt, bronnen en bronbewerkingen
beschikbaar stelt en voor kennisbanken
zorgt, is enorm groot. Een laagdrempeli
ge community, zoals een openbare dis
cussiegroep, geeft voor een archiefdienst
al veel mogelijkheden op het gebied van
dienstverlening, maar ook op het vlak
van communicatie en public relations.
Wat wij een depot, een studiezaal of een
kantine noemen, heeft op het internet
allang een digitale tegenhanger gevon
den. En vaak door particulier initiatief!
Wij kunnen daarop inspelen."
De vraag is natuurlijk hoe die com
munities zich verhouden tot de ons
bekende wereld van archiefdiensten met
studiezalen. "Eenvoudig, die laatste ver
houdt zich tot de eerste als een wereld in
een wereld. Onze studiezalen zijn bij
voorbeeld al een tijdje niet meer het cen
trum van archiefonderzoek. Het meeste
onderzoek vindt namelijk buiten de
fysieke muren van ons gebouw plaats.
En zelfs steeds meer buiten onze website.
33ü
|@©o#
8
Naar de toekomst zullen we ons dus moe
ten heroriënteren. Dus kijken naar de
(onderzoeks)functies die op dit moment
nog samenkomen in onze studiezalen.
Die functies zullen we opnieuw vorm
moeten geven in het digitale leven. En in
die vorm spelen e-communities een grote
rol, is mijn idee", aldus Van der Ven.
Voor Christian lijkt het dan ook zonde
om alle archiefdiensten een compleet
eigen virtuele studiezaal of digitale werk
plek te laten ontwikkelen. "Sowieso
omdat het hele digitale gebeuren voor
klanten en archiefdiensten mogelijkhe
den schept om traditionele kaders waar
binnen we werken te doorbreken. Maar
ook omdat we gebruik kunnen maken
van internet als netwerk of van nieuwe
technieken die zich aandienen. Veel van
wat wij zouden willen onderbrengen in
een soort van digitale studiezaal, kan of
gebeurt namelijk al op internet en daar
van wordt gretig gebruik gemaakt door
onze huidige en nieuwe klanten. Dus
waarom zou je niet gewoon daarbij aan
sluiten? We zouden hier op z'n minst
eens wat vaker naar moeten kijken. Het
wiel is soms al uitgevonden."
In het project 'Op weg naar het
Zuidland', dat in september 2006 in het
BHIC startte, staan juist die e-communi-
ties centraal. Tijdens een inspirerende
startbijeenkomst is door gastspreker
Theo Thomassen en door Christian van
der Ven ingegaan op de kansen en moge
lijkheden van de digitale wereld. Speciale
aandacht kregen de onderwerpen com-
munityvorming en de veranderende rol
en mentaliteit van de archivaris. Hoe ver
anderen klanten? En hoe kunnen wij
meeveranderen? Ook het (her)ontdekken
van onze meerwaarde als archivaris op
het moment dat we een e-community
binnenstappen is besproken. In dit pro
ject staat dan ook vooral de digitale
archivaris centraal, meer dan het digitale
archief of de digitale studiezaal. Christian
daarover: "In een discussiegroep ver
dwijnt onze huidige verhouding tot de
klant. We zijn niet meer automatisch de
autoriteit op wiens wijze woord wordt
gewacht. Nee, we zijn slechts een van de
vele deelnemers aan de community.
En onze meerwaarde moeten we daar dus
gewoon bewijzen. Onze rol verandert
dienstverlening
daarom sterk binnen zo'n community,
maar daar heeft internet sowieso al voor
gezorgd. De rollen van leverancier en
consument van historische informatie
zijn nu nog onduidelijker afgebakend.
Per situatie kunnen die omdraaien."
Uit de grote groep Zuidlanders, die de
startbijeenkomst volgden, zijn drie werk
groepen gevormd, met de toepasselijke
namen Limmen, Zeemeeuw en Bracq.
In deze werkgroepen worden nu onder
werpen bekeken rond de digitale studie
zaal, weblogs, verhalenbanken, discussie
groepen, enzovoort. Ook krijgen nieuwe
toepassingen als chatten en wiki's veel
aandacht. Goede voorbeelden van dit
alles worden vooral buiten het vakgebied
gezocht en gevonden, zoals bij bibliothe
ken of op communitysites op internet.
De leden in de werkgroepen zoeken naar
digitale toepassingen die hen inspireren
of juist afschrikken. Wat spreekt je aan?
Wat valt je op? Wat lijkt te werken?
En wat niet? Verbazing en verwondering
wisselen elkaar af. Centraal staan natuur
lijk vragen als: waar liggen onze kansen
en wat zijn de mogelijkheden? En wat
betekent dit voor het BHIC en onszelf?
Maar ook op de korte termijn heeft het
project al veel zichtbaar nut gehad. Veel
nieuwe kennis, inzichten en ervaringen
kunnen direct worden ingezet bij het
doorontwikkelen van de website van het
BHIC. Het Zuidland-project loopt - vaart
- dan ook als het ware op de website
vooruit, maar in het kielzog profiteert die
site hier ook weer van. "Sommige dingen,
die we in de werkgroepen tegenkomen,
willen we wel, maar kunnen we nu nog
niet waarmaken. Maar dat geeft niet, we
hebben dan een helder doel om naar toe
te werken." Andere voordelen van het
project zijn het samenwerken door
medewerkers uit alle hoeken van de orga
nisatie, uit zowel front- als backoffice,
van alle locaties van het BHIC en meer.
Zo is het ook een project dat de nieuwe
fusieorganisatie - het BHIC bestaat pas
sinds 2005 - verder doet samensmelten
door samenwerken.
Maar natuurlijk zijn er ook valkuilen.
Van der Ven: "Dit project kost tijd en die
moet je daarvoor willen vrijmaken. Dat is
niet altijd makkelijk, want je hebt ook te
maken met alle dagelijkse werkzaamhe
den. Wij kunnen dan wel bezig willen
zijn met klanten van de toekomst, maar
klanten van vandaag mogen we natuur
lijk niet vergeten. Het is dus schipperen."
De ontdekkingsreis naar het Zuid
land moet het BHIC vooral op de langere
termijn voordeel brengen. "Veel collega's
zijn enthousiast bezig met dit project.
Ze zijn bezig met de toekomst van onze
dienstverlening en de website, maar ook
met de toekomst van ons vak en hoe zij
daaraan als medewerker invulling kun
nen geven. Eigenlijk bereiden we ons
heel gericht voor op onze eigen toe
komst." Een voorbeeld is het experimen
teren met onderling chatten tussen colle
ga's. "Jongeren zien e-mailen als iets voor
bejaarden", meent vertelt Christian.
"Zij groeien op met chat-toepassingen.
Kijk maar naar populaire programma's
als MSN Messenger. Mijn neefje en nicht
je sturen echt geen mailtjes meer, zoals ik
op hun leeftijd. Wil je dus contact hou
den met je publiek, dan zul je over niet al
te lange tijd ook een chat-optie moeten
aanbieden. De bibliotheken doen dit bij
voorbeeld al bij hun online vraag- en
antwoorddienst Al@din. En vergis je niet,
het communiceren via chat werkt heel
anders dan wij gewend zijn. Da's echt
wennen, hoor!"
Toch wil het BHIC graag investeren
in de reis naar Zuidland. "Ik vind dit pro
ject zelf niet alleen belangrijk, maar zelfs
wezenlijk voor de manier waarop wij nu
en in de toekomst werken. Het samen
reflecteren op ons vak en onze dienstver
lening is waardevol. Niet alleen het eind
doel is dan van belang, maar vooral ook
hoe we daar met z'n allen naar toe wer
ken. Het motto van dit project is ook:
ontdekken is niet alleen het vinden,
maar ook het zoeken. Ik ben blij dat het
BHIC ons als medewerkers die ruimte
geeft", aldus Christian.
In september 2007 komen de werkgroe
pen weer bijeen. Dan presenteren zij de
resultaten van hun ontdekkingstocht
aan elkaar en aan anderen. Daarnaast
hoopt Christian op meer samenwerking
tussen de verschillende archiefdiensten:
"Van mij persoonlijk mag die samenwer
king gerust verder gaan dan kennis
delen. Dat is op zich al heel mooi, maar
het digitale tijdperk biedt veel meer
mogelijkheden dan dat. Maar goed, we
zijn allemaal nog wat aan het pionieren,
en dat vraagt tijd."
Door Margot America m.m.v. Christian van derVen
Aan het begin van de zeventiende eeuw
twijfelde niemand aan het bestaan van een
Zuidland. Een nog onontdekt continent vol
goud, specerijen en beschaafde mensen.
Waar dat Zuidland lag, was niet precies
bekend. Iemand als Abel Tasman probeerde
het te ontdekken. In het Brabants Historisch
Informatie Centrum (BHIC) in
's-Hertogenbosch is vorig jaar een project
gestart door medewerkers die, geïnspireerd
door avonturiers als Tasman, ook een ont
dekkingsreis willen maken. Die reis moet
uiteindelijk helpen bij het bereiken van de
missie van het BHIC: klanten de gevraagde
historische informatie leveren, snel,
betrouwbaar en naar tevredenheid.
In het BHIC wordt intern al geëxperimenteerd met chat-
toepassingen.
Heroriënteren
gtiTand &»aeri<« Eavoneten Ejtra tfck>
Qvgnge 0 lil j ^Fovoneten [3
«SC SIM tcmmunnv euaucton omac* ©asBfiJES tale
ïiufiTven3M)iik 'KI CËTÖ
ffcï Fdgaci;
(y] B Linla
idenlljst
1 Ik two beschikbaar
▼Chatbox (1/1)
I: 9 meeboguest 167551
Individuals (5/15)
^Manët
V Saskia Green
Offline
atex.janssenflJhotmal cc
4 atexsasOtiscaH nl
boelieroe«eC>hotmail.cc>
etenaSHOffhotmal.cor
■4 gomyvenChotmaJ.corr
hanneke.meulenaarsCibhlc.r
havedebeCcheHo.nl
•4 rajka_cChotmal.com
tamara_groChotmail.cc
-■ vettefrankChotmaH.cor
>4 Saskl» Oeen christian .van .der .ve» - .'i oQ
@1^ df
ItU:»]:
;he» SA gegwn voor
11:3?) Chrtsbsv gewilde»
j[l 1:39] SeslM Green:
1(11:39] Sesto Green: weel ook w
1 1 1
deert «4 <te de boeten
|0218) wnemene: heeft ton Jou nog I
1(02 24) Chretien: |a
1(02 24) Chretien: hij had het over 9 m
102 24| Christian: maar dat kwam erg
(0224| Christian: want M had dan al v
(02 251 Chretien: en k moet op 10 ma
!(07 29) Chnsban: en moet dan eigeni|k el op vrijdag weg
|(02 251 Christian: dus hi| gaat nu lijken of een andere dag kan
07| amemarie: als fc weer ben, doe kiie voorfchtng wel..
07| Christian: op 9 maart?
1(03071 annemarle: tendl je het kever reii wl doen;P
[03:071 ChrtsHen: nee kust rvet
1(03 07| Ovtcdan: fc vond het al gek dat ton mij belde
j|03 07) Christian: maar begreep dat hl] Jou
'[03081 armemane: Ik kan 9 maart niet, dat
(0308J amemene: als het aprt won*, hou
1(03.08) Chnsban: dan horen we nog wel va
J 11M
voor een demonstratie dkjtegger?
irt al vroeg m brussel n»
>d gevraagd
Gereed
Meerwaarde bewijzen
archievenblad
april 2007
Hebben archivarissen iets in Second Life te zoeken?
april 2007
archievenblad
Land in zicht!
Margot America is medewerker communicatie van het
BHIC in 's-Hertogenbosch. Christian van der Ven is coör
dinator studiezaal en projectleider Zuidland van het
BHIC. Als digitale archivaris onderhoudt hij bovendien
een eigen blog: http://digitalearchivaris.blogspot.com. I
Pionieren
