(ajUBidigit Group
Sam point
Tijdelijke ondersteuning nodig om
uw (digitale) informatiehuishouding
procesgericht op orde te brengen?
D I-facilities is gespecialiseerd in:
wegwerken van archiefachterstanden
(her-)inrichting van archieven
y tijdelijke ondersteuning bij de
uitvoering van reguliere DIV -taken
D I -facilities
Documentair Informatiemanagement
Arthur van Schendelplein 75
2624 CM DELFT
Telefoon 06-53524853
E-mail info@DI-facilities.nl
www. Dl-facilities.nl
Restauratie Atelier Helmond bv
Restauratie, en conservering van papier,
leer en perkament
Ondersteuning bij calamiteiten
Nieuw
24 uur bereikbaar op+31 (0)6 - 536 50 007
Tijdens kantooruren: +31 (0)492 - 55 39 90
Uw waardevolle documenten gaan
bij ons door vakkundige handen.
dienstverlening
Vervolg van pagina 13
Bij dit alles is de communicatie van
groot belang. Er is ook op verschillende
terreinen naar samenwerking gezocht
om tot meerwaarde te komen. Zo is er
contact opgenomen met Het Gilde, dat
in Utrecht onder andere stadswandelin
gen verzorgt. Van Dockum: "Wij hebben
ze gevraagd wat ze graag willen. In ruil
voor een ruimte voor groepsontvangsten
en een koffieruimte in ons nieuwe
gebouw zullen zij in de toekomst vanuit
ons archief alle stadswandelingen star
ten. De beste communicatie is natuurlijk
een goed product, waarbij we bovendien
elke keer willen blijven verrassen. Voor
Eigenlijk zou er een deltaplan
moeten komen voor de digitalisering
van de meest geraadpleegde en
meest kwetsbare archieven.
het hele gebouw is bedacht welke emotie
een bezoek aan ons zou moeten opleve
ren: je moet je welkom voelen en als je
weer naar buiten gaat het gevoel hebben
dat je iets verrassends ontdekt hebt",
zegt Saskia: "We denken ook aan
publieksgerichte ac
ties voor films en
samenwerking met
musea zoals het
Catharijneconvent.
We sluiten qua open
stelling helemaal
aan bij de andere
instellingen in het
museumkwartier en
zijn dus ook op zondag geopend.
Overigens is de aandacht voor het grote
publiek ook goed voor de archiefkas. Een
forse investering in publieksbereik heeft
ook grote spin off in je beheer en
behoud." Zo overweegt bijvoorbeeld het
pensioenfonds van de spoorwegen de
digitalisering van de personeelsregisters
van de voorgangers van de NS te spon
soren, zodat ze door Het Utrechts
Archief op internet geplaatst kunnen
worden. De plannen voor een nieuwe
historische publiekspresentatie in de
binnenstad en het internet slaan goed
aan bij dergelijke sponsoren. En dat is
ook wel nodig: van de 6,5 miljoen euro
kostende totale renovatie en inrichting
van de twee gebouwen moest grofweg
1 miljoen worden gedekt door externe
fondsen. Die externe subsidiëring ver
loopt goed, kan Van Dockum met genoe
gen constateren: "Daarbij speelt onge
twijfeld ook een rol dat we samenwerken
met topbureaus als d'Arts, Northern-
Light, Kiss the Frog en Opera Ontwer
pers. Ook van belang is dat we het overal
zelf gaan vertellen. De leden van onze
projectgroep zijn fantastische 'verkopers'
van onze ideeën!"
In breder verband ziet Van Dockum ook
nog een schone taak weggelegd: "Van de
18 strekkende kilometer archief die we
in huis hebben wordt, zoals ook elders
het geval is, maar zo'n twintig procent
vaak geraadpleegd. Het digitaliseren van
1 kilometer archief kost ongeveer 1 mil
joen euro. Dus is het helemaal niet meer
zo onrealistisch dat we het meest geraad
pleegde en meest kwetsbare digitalise
ren. Eigenlijk zou er een deltaplan moe
ten komen voor de digitalisering van de
meest geraadpleegde en meest kwetsbare
archieven, net zoals momenteel voor
films wordt gedaan. Ik zie dat als een
overheidstaak, die direct een enorm
positieve push kan geven aan ons imago.
Een prachtige uitdaging!"
Het lijkt er dan na jaren toch van te
komen: Het Utrechts Archief krijgt een
heus bezoekerscentrum in het centrum
van de Domstad. Van Dockum: "We gaan
geen wezensvreemde dingen doen.
In onze naam blijft ook het woord
'archief' staan, ondanks dat de beide pan
den al speciale werktitels hebben gekre
gen; Huis van de Geschiedenis (Hambur
gerstraat) en Schatkamer (Alexander Nu-
mankade)." In het huidige gebouw aan
de Alexander Numankade komen straks
meer dan 100.000 - in vakjargon - 'bewe
gingen' door de komst van de nieuwe
bewoners. Voor de verdeling van het hui
dige personeel over de beide locaties
heeft men volgens Van Dockum voor een
pragmatische oplossing gekozen:
"Iedereen die dagelijks met originelen
werkt blijft hier, de rest gaat naar de bin
nenstad. Maar er is en blijft een stevige
wisselwerking tussen front- en backoffi
ce, misschien wel inniger dan ooit. Beide
zijn absoluut onmisbaar voor elkaar:
nieuwe aanwinsten die in het bezoekers
centrum belicht worden zullen bezoeken
aan de Numankade genereren, terwijl je
nieuwe archieven ook zult tentoonstel
len in de frontoffice."
Vol spanning wachten we op de opening.
Als alles volgens plan loopt, wordt het
nieuwe gebouw in juli opgeleverd. Dan
zal de helft van het personeel daarheen
verhuizen. Nadat in november 2007 het
nieuwe publiekscentrum opengaat, wordt
ook de huidige locatie grondig verbouwd.
Hoe tijdens deze verbouwing de dienst
verlening aan het publiek optimaal te
houden, is nog onderwerp van discussie.
utilize your knowledge
Digitalisering backlogscanning
Automatische factuurherkenning en -verwerking
Alle gewenste formaten en documentsoorten
Zwart/wit of (sterk gecomprimeerde) kleurenscans
Scanning op locatie of extern
Scanning on Demand (SoD) i.c.m. archiefopslag
Beheer van uw digitale archief via ons ASP-model
tel: 045-5640054
info@scanpointnl.nl
fax: 045-5331995
www.scanpointnl.nl
van bilsen consultancy
Archiefbewerking
Advisering
Interim- project management
Detachering
Opleiding
Applicatiebeheer
Implementatie DMS RMS
Van Bilsen Consultancy en Scanpoint Nederland zijn onderdeel van de
Samen sterk in Document Management!
tel: 045-5691584
info@vanbilsenconsultancy.nl
fax: 045-5331995
www.vanbilsenconsultancy.nl
Ganzepool 6 - 6443 WZ Brunssum
Boeken en losse stukken
Charters en zegels
Prenten, tekeningen, kaarten en affiches
Brand- en waterschade
Schimmelbestrijding incl. verhuizingen
Uw rechtstreekse partner voor gammadoorstraling
Consultancy betreffende beheer van archieven
Verzorgen van digitalisering en verfilming
Inktvraatbehandeling
Panovenweg 40, 5708 HR Helmond (NL)
Tel. +31 (0)492 - 55 39 90
Fax +31 (0)492 - 55 24 42
E-mail: infoSrestauratie-atelierhelmond.nl
internet: www.restauratie-atelierhelmond.nl
Communicatie en sponsoring
Het pand aan de Hamburgerstraat in de steigers.
maart 2007
Schoolbezoek aan Het Utrechts Archief: straks nog span
nender!
Twee gebouwen
)ac. Biemans is medewerker Educatie en Public
Relations van het Stadsarchief 's-Hertogenbosch en
redacteur van het Archievenblad.
archievenblad
