I
Paraplu overeenkomst
Calamiteitenservice, zorg en beheer
Nu ook geconditioneerde opslag voor archieven en
museumobjecten in onze beveiligde archiefbunker
Een beredderingsabonnement op DocumentenWacht voor slechts 28,75 per jaar
gedekt bij een calamiteit:
isotron j
management
Vervolg van pagina 21
opgenomen maar ook alle hierbij beho
rende documenten, waarin de argumen
ten voor de keuzes worden weergegeven.
Het is voor het eerst dat alle documenten
op één plek verzameld en toegankelijk
gemaakt zijn. Centraal aanbieden van dit
soort informatie past geheel binnen het
beleid van 'Andere Overheid', waarin
burgers gericht informeren een speer
punt is en dat met een Centrale Hande-
lingenbank gerealiseerd wordt.
Wij hopen dat de nieuwe inzichten
en experimentele samenwerking nu snel
kunnen leiden tot een Centrale Hande-
lingenbank, met als doel efficiencywinst
voor de ministeries en grotere transpa
rantie in de selectie van overheidsarchie
ven.
23
Documenten W acht
16 uren deskundige beredderingshulp,
inpakmaterialen,
1 transport met eigen geklimatiseerde bus,
1 maand opslag in onze shockfreezer,
schaderapport opmaken voor o.a. de verzekering
DocumentenWacht is een service van Restauratie atelier DocumentenWacht is de officiële partner van Isotron
Sterken BV en gericht op schadepreventie Nederland BV voor gammabestraling voor de gehele Culturele
en Administratieve sector
in de Benelux en Duitsland.
Bsterken j»
Iatelier m
Engelanderholt 3, 7361 CZ Beekbergen
T. 055-5423147 F. 055-5430614 E. info@sterken.nl
Meer informatie op: www.documentenwacht.nl www.sterken.nl www.isotron.com
Hoe zat het ook alweer?
De overheid is volgens de Archiefwet 1995
verplicht om haar archiefbescheiden in
goede, geordende en toegankelijke staat
te bewaren. Dat houdt ook in dat het
archief op gezette tijden wordt geschoond.
De Archiefwet 1995 schrijft hierin een ver
nietigingsplicht (art. 3) en een overbren
gingsplicht (art. 12) voor. Zorgdragers zijn
verplicht om hiervoor selectielijsten op te
stellen. Hierin wordt aangegeven welke
archiefbescheiden voor vernietiging en
welke voor bewaring zijn bestemd.
De selectielijst geeft ook de termijnen aan
waarna bepaalde archiefbestanddelen
moeten worden vernietigd. De procedure
voor het opstellen van een selectielijst is
vastgelegd in art. 5 en 9 van de
Archiefwet 1995 en art. 2-5 van het
Archiefbesluit.
Sinds 1991 worden de selectielijsten van
de rijksoverheid opgesteld volgens de
methode 'Institutioneel onderzoek'. Deze
methode is ontwikkeld in het kader van
het Project Invoering Verkorting
Overbrengings Termijn (PIVOT). PIVOT was
een projectorganisatie, die in mei 1991
door de Algemeen Rijksarchivaris, namens
de minister van WVC belast met het
beheer van de overgedragen archieven van
de rijksorganen, in het leven is geroepen.
De aanleiding daarvoor was de (voorgeno
men) verkorting van de overbrengingster
mijn in de nieuwe archiefwet van vijftig
naar twintig jaar. In het PIVOT-traject zijn
de activiteiten van de ministeries verdeeld
in ruim 150 beleidsterreinen. Vervolgens
zijn de institutionele onderzoeken uitge
voerd. Daarin zijn van elk beleidsterrein
de activiteiten beschreven in wat men
'handelingen' noemt. Elk onderzoek van
een beleidsterrein wordt gepubliceerd als
Rapport Institutioneel Onderzoek (RIO).
Een RIO bestaat uit een overzicht van de
actoren actief op het beleidsterrein; een
historisch overzicht van een beleidsterrein,
waarbij de afbakening van verwante
beleidsterreinen ten opzichte duidelijk
wordt gemaakt; en een overzicht van de
handelingen van overheidsorganen op dit
beleidsterrein.
In een handelingblok wordt elke handeling
voorzien van nadere, gedetailleerde gege
vens, namelijk:
actor: het orgaan dat formeel verant
woordelijk is voor de uitvoering van de
handeling.
handeling: een complex van activiteiten
die een actor verricht ter vervulling van
een taak of op grond van een bevoegd
heid.
periode: tijdvak waarin de handeling is
verricht.
grondslag: de wettelijke basis op grond
waarvan de actor de handeling verricht.
product: het product waarin de hande
ling resulteert of zou moeten resulteren.
opmerking: nadere informatie waar de
handelingblok toelichting behoeft.
Hierna worden door of in opdracht van de
zorgdrager de handelingen gewaardeerd.
Aan elke handeling wordt een bewaar- of
vernietigingtermijn toegevoegd. Zodra dat
gebeurd is, is er sprake van een concept
Basis Selectie Document (BSD). Een BSD
bevat in principe dezelfde handelingen als
het RIO. Het handelingblok wijkt in zover
re af van het RIO dat er een veld voor de
waardering is toegevoegd. Daarnaast zijn,
anders dan in het RIO, de handelingen per
actor geordend.
Vanaf het moment dat de conceptversie
van een BSD klaar is, coördineert het
Nationaal Archief het traject tot vaststel
ling van de selectielijsten. Dit traject
bestaat uit vier stappen:
1. het driehoeksoverleg met als deelne
mende partijen: Nationaal Archief,
Zorgdragers en een deskundige die met
name de historische waarde van de
archiefbescheiden toetst.
2. de ter inzage legging: iedere burger kan
de lijst inzien en eventueel van com
mentaar voorzien.
3. advies van de Raad voor Cultuur, het
geen ertoe kan leiden dat de concept
versie van het BSD wordt aangepast
4. het formeel vaststellen van de selectie
lijst door de staatssecretaris van
Cultuur.
Het BSD heeft de volgende functies:
de selectielijsten in het BSD bieden de
grondslagen voor de vernietiging en
overbrenging van archiefbescheiden
waarvoor een zorgdrager verantwoorde
lijk is.
voor de zorgdrager kan een selectielijst
de basis vormen voor archiefordening
volgens bedrijfsprocessen.
voor de zorgdrager dient de selectielijst
als verantwoording tegenover de recht
en bewijszoekende burger, die de moge
lijkheid heeft tijdens de ter inzage leg
ging invloed uit te oefenen op het
bewaar- en vernietigingbeleid.
voor de minister belast met het cultuur
beleid is het BSD de verantwoording
inzake het bewaar- en vernietigingbeleid
vanuit het cultureel-historische belang.
voor het Nationaal Archief en de
Regionaal Historische Centra is het BSD
(tezamen met het RIO) het uitgangspunt
voor de Institutionele Toegangen.
Het project PIVOT heeft geresulteerd in het
ontstaan van duizenden handelingen die
de grondslag vormen voor vernietiging of
bewaren van de archiefbescheiden van de
overheid en de institutionele toegangen,
waarin de beschrijvingen van de dossiers
betreffende een bepaald beleidsterrein
toegankelijk zijn.
Efficiencywinst en transparantie
Ali Aminshahidi is medewerker op het bedrijfsbureau
van de Centrale Archief Selectiedienst (CAS) te Win
schoten. Meer informatie over het project is te verkrij
gen via info@handelingenbank.info
maart 2007
archievenblad
