Naar een Centrale Handelingenbank voor de Rijksoverheid
management
management
De noodzaak en het belang voor een correct
en betrouwbaar beheer en toegankelijkheid van
de handelingen werd binnen de Rijksoverheid al
vanaf het begin onderkend. Echter, pas in 2001
werd opdracht gegeven om een PIVOT-beheer-
systeem, de zogenoemde lokale handelingen
bank, te ontwikkelen. Dit systeem moest func
tioneren als een databank, waarin de resultaten
van het PIVOT-project raadpleegbaar moesten
worden voor het desbetreffende departement.
Op termijn zouden de lokale handelingenban-
ken deel uit moeten maken van een groter
geheel, de Centrale Handelingenbank. In een
brief van 15 maart 2002 aan de Tweede Kamer
hebben de toenmalige staatssecretaris van
Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen en de
minister van Grote Steden- en Integratiebeleid
het belang van de ontwikkeling van de
'Handelingenbank' benadrukt. Tot 2005 resul
teerde dit initiatief slechts in het gebruik van
vier lokale handelingenbanken. Van een centra
le handelingenbank was nog geen sprake.
Ondertussen - in wezen vanaf de invoering van
PIVOT - ontwikkelde de CAS een eigen hande
lingenbank die voor de uitvoering van haar taak
noodzakelijk was. Alle gegevens uit de beschik
bare handelingen die nodig zijn/waren om de
archieven te kunnen bewerken - zowel voor de
selectie als ontsluiting van archiefbescheiden -
werden ingevoerd in een interne database.
Tussen 2004 en 2006 was het eerste concept van
de CAS Handelingenbank als een afgeleide web-
weergave van een export van de handelingen uit
de interne database via internet beschikbaar.
Tot 2005 resulteerde dit
initiatief slechts in het gebruik van
vier lokale handelingenbanken.
Van een centrale handelingenbank
was nog geen sprake.
De zoekmethodiek was beperkt tot zoeken via
trefwoord uit handeling, actor en periode.
Om van deze CAS Handelingenbank een
Centrale Handelingbank te maken is er op ver
schillende niveaus van de zorgdragers, BZK en
OCW, overleg gevoerd en zijn er onderzoeken
verricht. Uiteindelijk, op basis van een extern
onderzoek in 2005, verricht door Verdonck,
Klooster Associates BV, werd er een negatief
advies gegeven om van de CAS Handelingen
bank een Centrale Handelingenbank te maken.
De vraagstelling voor deze opdracht luidde:
"1. onderzoek de eisen en wensen van een vier
tal partijen om te komen tot een geïntegreer
de applicatie passend binnen de architectuur
van Rijksweb met als onderdeel een Tracking
Tracing instrument, een handelingenbank
en een selectielijsten database;
2. maak een globaal ontwerp en geef aan of de
al bestaande instrumenten gebruikt kunnen
worden;
3. voer een marktverkenning uit en geef een
schatting van de kosten."
In het onderzoek is de Handelingenbank vooral
als een systeem benaderd en heeft het onder
zoek zich gericht op in hoeverre bestaande syste
men aan de wensen van alle departementen zou
kunnen voldoen. De logische benadering voor
het onderzoek was niet een onderzoek naar de
systemen, maar een onderzoek naar hoe de
opgenomen gegevens in de diverse systemen
van betekenis kunnen zijn voor de verschillende
departementen. Omdat men binnen de over
heid verschillende systemen gebruikt die onder
ling grote verschillen vertonen, zou die beteke
nis zonder een centraal systeem niet kunnen
worden gerealiseerd.
Gebaseerd op gevoerde gesprekken tussen de
CAS en diverse betrokkenen, waaronder het
Interdepartementaal Platform voor Selectievraag
stukken (IPS), het Nationaal Archief en verschil
lende ministeries, werd in de loop van 2006 een
nieuwe versie van Handelingenbank ontworpen
en via internet ter beschikking gesteld. De nieuwe
opzet richtte zich vooral op correctheid en
betrouwbaarheid van de opgenomen gegevens
(lees: handelingen) op basis van vastgestelde
selectielijsten. Belangrijk om te vermelden is dat
de huidige handelingenbank de mogelijkheid
biedt om de handelingen als XML beschikbaar te
stellen voor het gebruik in andere systemen.
Daarnaast werd de zoekmethodiek verbeterd,
zodat met behulp van verschillende velden naar
de handelingen en de bijbehorende gegevens
gezocht kan worden.
Op dit moment hebben verschillende ministeries
en het Nationaal Archief concrete belangstelling
getoond om gebruik te maken van de CAS-
Handelingenbank. De tot dusver opgedane erva
ring wijst uit dat de verschillende wensen van de
ministeries en het Nationaal Archief vervuld kun
nen worden. Hiermee hopen wij aan te tonen dat
niet de discussie over de functionaliteit van de
lokale systemen een primaire rol moet spelen,
maar ook de mogelijke rol van een centraal sys
teem.
Deze versie van de Handelingenbank bevindt
zich in de testfase. Niet alle handelingen van
alle beleidsterreinen zijn in de database opgeno
men. Desondanks kan iedereen als gebruiker
van het systeem op eenvoudige wijze naar han
delingen zoeken Voor het verifiëren van de vol
ledigheid en de actualiteit van de reeds opgeno
men handelingen kan men terecht bij de even
eens via www.handeIingenbank.info beschikba
re informatiebronnen. Hierin zijn per beleidster
rein de volgende documenten opgenomen: RIO,
BSD, verslag van het driehoeksoverleg (Natio
naal Archief, Zorgdrager en externe deskundi
gen), Advies van de Raad voor Cultuur en de
vaststelling van de selectielijsten.
De Centrale Handelingenbank die hieruit
zou kunnen ontstaan, kan men zien als een cir
culaire keten tussen alle departementen en de
CAS, als archiefbewerker, invoerder en beheer
der van alle voor de archiefbewerking relevante
bronnenmateriaal. Op de departementen wor
den de actuele handelingen ingevoerd, terwijl
de CAS op basis van haar bewerkingsactiviteiten
alle handelingen van over te dragen en te bewer
ken archieven invoert. Tezamen levert dit uit
eindelijk een geheel actuele Centrale Hande
lingenbank op, die real time en door de retro
spectieve wijze van invoer wordt opgebouwd.
De Handelingenbank is tegelijkertijd centraal én
lokaal. Immers, elk departement kan zijn eigen
invoer en presentatie realiseren, terwijl het deel
uitmaakt van het geheel van Handelingen (of
welke relevante informatie dan ook). Er hoeft
slechts eenmaal en op één plaats te worden inge-
De Handelingenbank is
tegelijkertijd centraal én lokaal.
voerd; er kan ontleend worden aan de door ande
re zorgdragers ingevoerde gegevens en er kan loka
le informatie aan worden toegevoegd. Zouden de
archiefvormers ook de digitale documenten
invoeren, gebaseerd op vastgestelde criteria, dan
zou de Centrale Handelingenbank een belangrijke
rol kunnen spelen in de bedrijfsvoering.
De uiteindelijke totstandkoming van een
selectielijst is vanwege de waardering (bewaren
of vernietigen) van de handelingen een langdu
rig en ingewikkeld proces. Bij zowel de archief
bewerkers als de burgers ontbreekt de argumen
tatie voor deze beslissing, hoewel het eindresul
taat - de beslissing over wat wel en niet bewaard
moet worden - be-
kend is. Het gevolg
hiervan is dat de
burger niet begrijpt
waarom bepaalde
archiefstukken voor
vernietiging worden
aangemerkt. Recent
voorbeeld is de com
motie rondom be
paalde beslissingen
met betrekking tot
de selectielijst waarin
de handelingen van
de Raad van de Kin
derbescherming vast
gesteld zijn. Veel burgers hebben op emotionele
gronden weinig begrip voor de keuzes om de
documenten, die in hun ogen emotioneel zeer
waardevol kunnen zijn, vernietigd mogen wor
den. In de nieuwe handelingenbank worden
niet alleen de beslissingen c.q. handelingen
Lees verder op pagina 23
21
Door Ali Aminshahidi
In 2006 verscheen op initiatief van de Centrale
Archief Selectiedienst (CAS) een proefversie van een
website (www.handelingenbank.info), waarop pro
fessionals en andere belangstellenden de beschrij
ving van handelingen kunnen opzoeken.
Handelingen vormen sinds PIVOT de manier waarop
archiefmateriaal wordt geselecteerd. Dit artikel
beschrijft de totstandkoming van de handelingen-
bank. Het is de ambitie van de CAS om via de
website één Centrale Handelingenbank aan te
bieden aan alle zorgdragers die onder de
Archiefwet vallen.
d Sa Ogd«een Ejtra
>*^1 j S* hap://v*m.handeÉngerbar*jVo/totex.{iip
ItaneMngmharfc jIntarratefcromen jj CASffiygnUrssen ProZoefc
De vvrift op dra databas* berjst bi de Certrde Aidwf SetecUKteret.
«n <fce database Wtcer, geen roetten «orden on
rdennabe ha* u ccrfcxt op
nfeWarddnjerfairt- j-rfo
Extern onderzoek
Testfase
Circulaire keten
Publieksfunctie
^Handelingenbank - Mozilla Firefox
Beeld £a Bladwijzer! Extra Help
Nj) Oa http://www.handelngenbank.info/ndex.pfip
f HOME Handelingenbank
Informatiebronnen
Km uit 343 BSD't S4lccütkji><n;
actor:
handeüngnurnmer: versie:
omschrijving:
bron:
hondslag:
product:
opmerking RIO:
vr|Je tekst:
status:y
waardering:
bp: Gebruik In pleat! van
ipatle om op ale woorden in plaat
(velden actor, omschrijving, bron, product, opmerking RIO of
handekngen zoeken
20
archievenblad
maart 2007
maart 2007
archievenblad
