dienstverlening
Vervolg van pagina 29
jaarverslag van het NA. Iets dergelijks
gaat ook op voor De Letterhoeke, het tijd
schrift van Tresoar: vrienden en relaties
ontvangen het per post, anderen kunnen
het in pdf downloaden van de website
van Tresoar.
Daarnaast worden er jaarlijks bijeenkom
sten of 'contactdagen' georganiseerd
waarbij de archiefdienst zijn aanwinsten
kan tonen, uitleg kan geven over de
nieuwe ontwikkelingen in het archiefwe
zen of rondleidingen verzorgt. Vrienden
kunnen zich ook opgeven voor speciale
excursies naar plaatsen die iets met de
collectie van hun dienst hebben te
maken. Zo organiseerde het Nationaal
Archief in 2003 een excursie naar het
gebouw van de Staten-Generaal.
Lezingen zijn een andere populaire
wederdienst. Het I1AV organiseert er drie
per jaar, het Vitruvianum
zelfs zes, waaraan een
kwart tot de helft van de
vrienden deelneemt. Het
Nationaal Archief kent
lunch- en avondlezingen
die door iedereen kunnen
worden bijgewoond. Maar
weer ontvangen alleen de
vrienden een speciale uit
nodiging.
Ten slotte worden vrien
den bevoordeeld met kor
tingen op publicaties en
cursussen van hun archief
dienst. De onderlinge ver
schillen zijn behoorlijk
groot. Vrienden van het
Streekarchief Bommelerwaard krijgen
1,25 euro korting op de werken in de
serie Bommelerwaardse Bronnen. Die van
Tresoar ontvangen korting op publicaties
en op de bezoekerspas. Het RHC Limburg
is nog royaler: naast de gebruikelijke kor
tingen op publicaties en cursussen ont
vangen nieuwe vrienden een welkomst
geschenk in de vorm van een boek of
onderzoeksgids, waarbij men kan kiezen
uit drie titels. Bij vooruitbetaling van vijf
jaar contributie ontvangt men ook nog
een oefenboek oud schrift. We kunnen
overigens niet zeggen of vrienden veel
gebruik maken van deze kortingen. De
archiefdiensten houden hierover geen
statistieken bij.
Organisatorisch zijn archiefdiensten
vaak nauw betrokken bij de vrienden
stichtingen en -verenigingen. Vaak zijn
ze immers op hun initiatief in het leven
geroepen. In hoeverre vormen de activi
teiten van en voor de vrienden een aan
slag op de beschikbare uren van mede
werkers? De Friese situatie is redelijk
representatief. In totaal houden zich drie
medewerkers met de vrienden bezig, die
er gezamenlijk ongeveer twee uur per
week aan kwijt zijn. Op jaarbasis is de
belasting dus ongeveer 100 uur. Toch is
Wij digitaliseren historisch AV-materiaal naar
hoogwaardige media als:
Digital Betacam - Betacam SP
DVCAM - MiniDV - DVD - CD
Filmscanning - video- en geluidsrestauratie.
'Mjt
dienstverlening
dat niet het hele verhaal. Het tijdschrift
De Letterhoeke is een product van Tresoar
voor vrienden en relaties. Niettemin
leveren de Freonen twee leden aan de
redactie en dragen ze bij in de kosten.
In Vlissingen zijn de verhoudingen net
iets verder doorgetrokken. Gemeente
archivaris Adri Meerman verwoordt het
als volgt: "De vriendenvereniging moet
het muZEEum en het archief ondersteu
nen. Daarom organiseert de vereniging
de activiteiten. Niet andersom!" Wel is de
gemeentearchivaris adviserend lid van
het bestuur en levert het archief één
adviserend lid aan de redactie van Den
Spiegel. Samen besteden ze op deze
manier nog geen 100 uur aan de
Vrienden. Ongeveer evenveel als de
Friese collega's.
De streekarchivaris van Bommelerwaard
is eveneens adviseur van het bestuur van
zijn vrienden. Maar in feite hebben alle
vijf medewerkers van het archief in meer
of mindere mate te maken met de vrien
den. Bijvoorbeeld door het aansturen
van de vrijwilligers. Het is niet duidelijk
hoeveel tijd dit vergt.
Afgezien van de vrijwilligers, vragen de
vrienden ook nauwelijks aparte produc
ten. In de regel alleen de jaarlijkse con
tactdag en excursie. Verder zijn ze tevre
den met de tijdschriften, tentoonstellin
gen, publicaties en andere producten die
de dienst ook voor andere doelgroepen
maakt. Van een aanslag op de capaciteit
van de dienst is nauwelijks sprake.
Wegen de kosten op tegen de baten?
De meeste archiefdiensten hadden moei
te deze vraag te beantwoorden. Niet
alleen omdat harde cijfers vaak ontbre
ken. Volgens Adri Meerman kun je hier
geen zuivere wiskunde op los laten. Het
batig saldo is méér dan het verschil tus
sen de lidmaatschapsgelden en de admi
nistratieve en organisatorische kosten.
Er zijn ook te veel variabelen. Zo hangt
erg veel af van de samenstelling, wensen
en ambities van het bestuur.
In ieder geval kunnen de financiële bij
dragen flink oplopen. Als we ons mogen
beperken tot de oudste verenigingen:
vorig jaar hebben de Vlissingers een
bedrag van 3000 euro geschonken aan
het muZEEum, te besteden aan een
geoormerkte aankoop. In de Bommeler
waard brachten de vrienden in de eerste
tien jaar van hun bestaan 100.000 gul
den bijeen - omgerekend zo'n 4500 euro
per jaar - waarmee het Streekarchief veel
AV-materiaal heeft kunnen aanschaffen.
Sommige archiefdiensten kennen naast
de vrienden ook sponsors, die een een
malige financiële bijdrage leveren aan
een bijzonder project. Bij het Vitruvia
num zijn nogal wat vrienden tegelijk
sponsor. Van vriendschap kan dus een
soort sneeuwbaleffect uitgaan.
Maar de potentie van de vrienden ligt
vooral in het politiek-bestuurlijke vlak.
Als de archiefdiensten het ergens over
eens zijn, dan is het wel over de goodwill
die de vrienden weten op te wekken.
Streekarchivaris Jan Buylinckx van de
Bommelerwaard zegt hierover: "Het
enthousiasme van de vrienden werkt
aanstekelijk, ook op bestuurders. Boven
verwachting!" Die ervaring hebben de
jongere vriendenstichtingen nog niet.
Maar de verwachtingen zijn in dit opzicht
hoog gespannen.
gemeenschap te bestaan die het belang
van hun werk inziet en graag bijspringt
om bijzondere projecten te financieren
dan wel zelf uit te voeren, of om bestuur
ders voor het archief te enthousiasmeren.
Aan vriendenverenigingen hangt een
prijskaartje. Maar de oudere vriendenver
enigingen laten zien dat wat je terugkrijgt,
zich niet in geld laat uitdrukken. Dit soort
vrienden mag je best koesteren.
De vluchtige impressie die in dit arti
kel is gegeven, kan onmogelijk recht doen
aan het bijzondere van iedere vrienden
stichting of -vereniging. Maar een aantal
eigenschappen hebben ze zeker gemeen.
Buiten de gemeenschap van professionele
archiefmedewerkers blijkt een andere
Het Glaspaleis te Heerlen, waarin hetVitruvianum is
ondergebracht. De vrienden van deze instelling zijn 'bur
gers van de Euregio die in architectuur geïnteresseerd
zijn' (fotoVitruvianum Heerlen).
Aanslag op uren?
archievenblad
februari 2007
Keizersveld 31
JANSSEN FILM AUDIO SERVICES Tel-: 0478-630 300
Film Sound Conservation Film Supplies info@janSSenfilm.COm
5803 AM Venray
Fax: 0478-690 007
www.janssenfilm.com
I SENS Dit*
Goodwill
Erfgoedmarkt in de centrale ruimte van het RHC Lim
burg in Maastricht.Vrienden van het RHC Limburg kun
nen hier met korting boeken kopen (foto RHC Limburg).
Hanno de Vries is redacteur van het Archievenblad en
als senior medewerker Toegangen verbonden aan het
Nationaal Archief in Den Haag.
Koesteren
februari 2007
archievenblad
