DE ARCHIEFBANK VAN AMSTERDAM
Nieuw systeem voor raadpleging archiefstukken via het web
I
b 't
V /-
f§ .ijvV J-
ÉL
4-
:X"_
'J --
-
■J\
m
xsz
1»
-ypi»
Zr/
13
Door Mare Holtman
3t i.fórv.
Begin 2007 presenteert het Gemeente
archief Amsterdam de Archiefbank. Dat is
een online systeem dat de mogelijkheid
biedt om tegen betaling archiefmateriaal te
downloaden of op verzoek te laten digitali
seren. Gebruikers gaan bepalen wat er wel
en wat er niet wordt gedigitaliseerd.
Sinds eind 2003 worden alle inventa
rissen van het Gemeentearchief Amster
dam via de website integraal doorzoek
baar aangeboden. Dit zoeksysteem maakt
gebruik van een techniek waarmee de
complete inhoud van de inventarissen
door Google.en soortgelijke zoekmachi
nes wordt geïndexeerd en vindbaar
gemaakt. Uit de statistieken van 2006
(tot 25 oktober) blijkt dat
in totaal 86.786 unieke
bezoekers met 80.465 ver
schillende zoekopdrach
ten via zoekmachines naar
een pagina in de inventa
rissen hebben geklikt.
Maar waarschijnlijk is
maar een heel klein deel
van deze bezoekers daad
werkelijk ook gebruiker van
de betreffende stukken
geworden. Om de inhoud
van de stukken te raadple
gen moet een bezoeker
immers nog steeds een
bezoek aan de studiezaal
brengen. Voor de gemid
delde webbezoeker zal de
drempel naar de studiezaal
echter te hoog zijn. De
meest gestelde vraag van
de webbezoeker is dan ook
waar 'de knop' zit waarmee
hij de stukken kan bekij
ken. Met de Archiefbank realiseert het
Gemeentearchief Amsterdam deze knop,
oftewel een systeem voor het raadplegen
van archiefstukken via het web.
De gebruiker beslist
Het geïnventariseerde deel van de
archieven van het Gemeentearchief
Amsterdam bevat naar schatting 140 mil
joen bladen met informatie. Zelfs met de
efficiëntste wijze van digitalisering en de
inzet van de meest geavanceerde techno
logie zal het onmogelijk zijn deze hoe
veelheid informatie binnen afzienbare
tijd te digitaliseren. Het uitgangspunt
van de Archiefbank is om de gebruiker
zelf de keuzes te laten maken. Concreet
betekent dit dat via het web digitalisering
van elk openbaar inventarisnummer kan
worden aangevraagd. Hierbij geldt dat in
principe alle aanvragen worden gehono
reerd. Het digitale bestand wordt opge
nomen in de Archiefbank en is daarna
voor zowel de aanvrager als voor alle
andere gebruikers beschikbaar.
Levering na betaling
Op de fysieke studiezaal is er een dui
delijk onderscheid tussen de raadpleging
van originelen en het leveren van repro
ducties (kopieën). Voor het laatste gelden
tarieven die gelijk zijn aan de kostprijs
is betaling op het web voor content niet
nieuw en voor de Archiefbank vergelijk
baar met webdiensten zoals iTunes, kran
ten en Fonos (scanning on demand van
muziek die niet meer in de winkel te
koop is).
Kosten zo laag mogelijk
Wil het raadplegen van archivalia
via het web voor grote groepen gebrui
kers aantrekkelijk zijn, dan zullen de prij
zen zo laag mogelijk moeten blijven. Het
Gemeentearchief Amsterdam is daarom
begin 2006 een grootschalig proeftraject
gestart met als doelstelling beheersing
van de incidentele en structurele kosten
bij grootschalige digitalisering van archi-
'JS
i LU '-ten
IaUu U
JL-< Wl-cf&HU+ L-
_v cU sd*O-J-4 O"f"
2)ul. '3
1
j
t, f a.
U 'Lu t ttjJ M
't /-r i
'f
li Cl ,1Hcdyt+-i (CU C r
1 J
tt; u Jt-*Jé'
3t cUi
(l A
(4. <-s
c, -V-U. dt
•fy, 1/1 /JM lX
i-4-CS*. ti. t '-wyA f
lil- 'f?
'i' b-i
V
hij. a.
/-• ,,-r
U /l f
van de reproductie. Bij raadpleging van
tekstdocumenten op afstand is dit onder
scheid niet meer zo eenvoudig te maken.
Het primaire doel bij deze bestanden is
het lezen van de tekstuele informatie, en
niet meer dan dat. Een reproductie met
een kwaliteit die niet leesbaar is, is dus
niet bruikbaar, en een reproductie met
een te hoge kwaliteit schiet haar doel
voorbij. Raadplegen valt dus samen met
de levering van een reproductie, waaraan
net als op de studiezaal kosten zijn ver
bonden. Betaling door de gebruiker geeft
daarnaast de garantie dat alle aanvragen
kunnen worden gehonoreerd. Overigens
Gedigitaliseerd fragment uit het dagboek van F.H. Abbing
(foto Gemeentearchief Amsterdam).
valia. Sleutelbegrippen hierbij zijn: effi
ciënte interne verwerking van aanvragen
en lage kosten voor digitalisering. De ver
werking van een aanvraag bestaat in
grote lijnen uit het lichten van de stuk
ken, controle van de openbaarheid en de
fysieke staat, de logistiek, de verwerking
van mutaties in de back-office systemen
en - na digitalisering - het retourneren
van de stukken naar depot en de import
van de images en metadata in de beheer
systemen. De richtlijnen en procedures
Geïllusteerde pagina uit het dagboek
van F.H. Abbing,gedateerd
22 april 1932 (foto Gemeentearchief
Amsterdam).
zullen hierbij helder, een
voudig en eenduidig moe
ten blijven, zodat een snel
le verwerking is gegaran
deerd en de levertijd voor
de klant dus beperkt blijft.
Het Gemeentearchief Am
sterdam besteedt het digi
taliseren vanwege de om
vang en de complexiteit
van het materiaal uit aan
een externe partner. Omdat
de kosten van digitalisering
niet zozeer worden bepaald
door de opnames zelf, maar
vooral door alle handmati
ge handelingen eromheen,
is in een intensieve samen
werking geëxperimenteerd
met verschillende metho
des voor digitalisering van
uiteenlopende vormen van
archivalia. Stelregel is dat
met zo weinig mogelijk
handelingen de kwalitatieve eisen van
leesbaarheid en volledigheid worden
gehaald. Hierbij moeten er keuzes wor
den gemaakt in de wijze van opnemen
van verschillende soorten materiaal,
maar ook over de wijze van communica
tie met de digitaliseerder, bijvoorbeeld
over welke stukken er op welk moment
worden aangeleverd.
Structurele kosten bij grootschalige digi
talisering worden in hoge mate bepaald
door de opslag van de bestanden en het
dataverkeer. Opslagkosten van bestanden
Meer informatie
Rapporten en documentatie over het
Archiefbankproject zijn te vinden op
www.gemeentearchief.amsterdam.nl/
algemeen/organisatie/projecten en in
de projectenbank van DEN
(http://www.den.nl/projectenbank).
De statistiekgegevens van de website
zijn te raadplegen op www.gemeente-
archief.amsterdam.nl/algemeen/site-
info/statistieken.
17 IMJ*
/VcljA A-4hcX-lA I
Lt sHvUsl -AtctCf Cl is4t
yWjJt (U JtsUM fi
p-t'H £>jl A
,'lvcril-U U
-uU. .Ai-T j
Cl Zltx .tc-fjj.
U. fxZi. /VWcClCfCfrLt,
dalen sterk, maar toch mogen de kosten
bij de hoeveelheid bestanden die voor
een Archiefbank worden geproduceerd
niet worden onderschat. Het Gemeente
archief Amsterdam kiest daarom voor
bestanden die kwalitatief zonder meer
aan de norm van leesbaarheid voldoen,
maar daarbij zo klein mogelijk blijven.
Uit een onderzoek dat het Gemeente
archief Amsterdam samen met een exter
ne partij heeft uitgevoerd is gebleken dat
de in veel literatuur aanbevolen opslag
van TlFF-bestanden als moederexem
plaar voor digitale gebruikskopieën van
analoge tekstdocumenten niet noodzake
lijk is. Door de TlFF-bestanden niet meer
op te slaan kan de benodigde opslagcapa
citeit met minimaal een factor 10 wor
den verkleind. Verder is proefondervin
delijk gebleken dat scans met een relatief
lage resolutie en zware JPEG-compressie
nog uitstekend leesbaar zijn. Toch is bij
de Archiefbank gekozen voor een 'maatje
groter' dan alleen maar leesbaar, zodat
allerlei gebruiksmogelijkheden van de
bestanden in de toekomst gewaarborgd
blijven.
Uitbreiding
De Archiefbank is feitelijk gezien een
uitbreiding van een aantal bestaande sys
temen op de website van het Gemeente
archief Amsterdam. Globaal komt de
bouw van de Archiefbank erop neer dat
er relaties worden gelegd tussen beschrij
vingen en images, dat er een online
image-depot wordt gerealiseerd, een
betaalsysteem wordt toegevoegd, en er
een functionaliteit wordt gerealiseerd om
de images te kunnen raadplegen en
downloaden. Verder wordt de Archief
bank voorzien van een op de interne
werkprocessen afgestemd back-office sys
teem.
Omdat bij het Gemeentearchief Amster
dam de beheer- en publicatiesystemen
geheel los van elkaar staan, wordt de
Archiefbank via export en import gevoed
met metadata uit de interne beheersyste
men. Bij de bouw van de Archiefbank is
ervoor gekozen de al bestaande routines
om te schrijven naar de op XML geba
seerde archiefstandaard EAD. Een van de
belangrijke voordelen van dit formaat is
dat de Archiefbank daarmee in feite onaf
hankelijk wordt van het gebruikte
beheersysteem en dat uitwisseling met
andere instellingen mogelijk wordt.
De export-/importroutine is daarbij zoda
nig opgezet dat binnen enkele minuten
een volledige inventaris op het web kan
worden vervangen door een nieuwe,
actuele versie uit het beheersysteem.
Archiefbank online
Op dit moment zijn de digitalise-
ringsproeven grotendeels afgerond. Ook
zijn de vernieuwde importmodule en het
image 'raadpleegdepot' gerealiseerd.
De bestelmodule en raadpleegmogelijk-
heden worden in de komende weken
gebouwd. De verwachting is dat begin
2007 een testversie van de Archiefbank
voor het publiek online beschikbaar zal
zijn.
Mare Holtman is werkzaam als seniormedewerker
Digitale Dienstverlening en projectleider ontwikkeling
Archiefbank bij het Gemeentearchief Amsterdam.
12
archievenblad
december 2006
december 2006
archievenblad
