NEN-ISO 15489Een noodiakelijk kwaad?
archieven en collecties
archieven en collecties
Ongetwijfeld zijn er mensen die
NEN-ISO 15489 niet eens kennen en zich
afvragen "Wat moet ik ermee? De Ar
chiefwet 1995 is er toch al?" Er zijn er
ook die de vervanging van de huidige
archiefwetgeving door NEN-ISO 15489
en andere normen voorstaan. "Waarom
nog die obsolete archiefwetgeving hand
haven als je zo'n fantastisch normenstel
sel van de ISO hebt?", zo is hun redeneer
wijze. In dit artikel beperk ik mij tot de
volgende vragen. Is het noodzakelijk om
een aanvullend normenkader te gebrui
ken bij de inrichting van het archiefbe
heer? En is het ook uitvoerbaar?
NEN-ISO 15489 is een vertaling van
de internationale, Engelstalige norm 'ISO
15489-1 Information and documenta
tion - Recordsmanagement - part 1:
General' en 'ISO 15489-2 Information
and documentation - Recordsmanage
ment - part 2: Guidelines'. Deze norm
biedt een kader waarop organisaties,
zowel overheden als bedrijven, hun
informatiehuishouding kunnen baseren.
Het tweede deel, de praktijkrichtlijn,
komt overeen met de Australische norm
DIRKS (Designing and Implementing
Recordkeeping Systems), een methode
om archiefbeheersystemen te ontwikke
len en te implementeren. Voor wie uitge
breider kennis wil nemen van de materie
is DIRKS onmisbaar, omdat daar de ver
schillende stappen veel uitgebreider uit
gewerkt worden.
Overheidsorganisaties zijn verplicht het
archiefbeheer in te richten, zoals de
Archiefwet 1995, het Archiefbesluit 1995
en de ministeriële regelingen 11 (Rege
ling duurzaamheid Archiefbescheiden),
12 (Regeling geordende en toegankelijke
staat archiefbescheiden) en 13 (Regeling
bouw en inrichting archiefruimten en
archiefbewaarplaatsen) het voorschrij
ven. De vraag komt op: is er nog wel een
aanvullend normenkader nodig? Is er
niet te veel regelgeving? Heeft een nieu
we norm voor archiefbeheer nog wel zin?
Daarom is het van belang te bezien
wat de Archiefwet 1995 en de ISO-norm
precies regelen en wat niet. Het wordt
dan duidelijk wat de toegevoegde waarde
van NEN-ISO 15489 is. De Archiefwet
stelt algemene eisen aan het beheer van
alle archiefbescheiden van de overheid.
Er wordt alleen op hoofdlijnen aangewe
zen dat er een bepaalde mate van archief
beheer moet zijn, maar het zegt niet
'hoe'. Het 'hoe' wordt uitgewerkt in de
'lagere' archiefwetgeving: het Archief-
besluit en de drie ministeriële regelingen.
Het Archiefbesluit is vooral relevant bij
het ontwerpen van selectielijsten, bij ver
vanging en vervreemding van archiefbe
scheiden, bij overbrenging, ordening en
toegankelijkheid van archiefbescheiden,
archiefruimten en archiefbewaarplaat
sen, en materiële zorg voor archiefbe
scheiden. De ministeriële regelingen
behandelen ieder een apart aspect van de
Archiefwet en werken dat nader uit.
Daarnaast zijn er vele aspecten van het
archiefbeheer die, hoewel het nog maar
de vraag is of dit alles wettelijk geregeld
zou moeten worden, niet of nauwelijks
worden geregeld, zoals de organisatie van
het beheer (verantwoordelijkheden),
authenticiteit, kwaliteitszorg, planning
en control, of rampenbestrijding. Omdat
de Archiefwet op vele gebieden geen of
alleen algemene eisen (bijvoorbeeld toe
gankelijkheid) of juist zeer specifieke
eisen (bijvoorbeeld archiefruimten en
materiële verzorging) stelt aan het beheer
van de archiefbescheiden, is het onmoge
lijk om een gedetailleerd en effectief
archiefbeheersysteem in te richten aan
de hand van de Archiefwet. Hierbij komt
dat de Archiefwet primair een 'erfgoedre
geling' is, waarin praktisch bekeken
alleen aandacht geschonken wordt aan
de te bewaren archiefbescheiden en niet
aan de te vernietigen archiefbescheiden.
Dat het archiefbeheer verankerd moet
zijn in de primaire processen van de
organisatie ontbreekt in de Archiefwet.
Verder prevaleert het erfgoedbelang van
archieven boven het verantwoordingsbe-
lang.
De commissie die zich bezighoudt
met de evaluatie van de ministeriële rege
ling 12 heeft ook gesignaleerd wat de
Archiefwet wel en niet regelt. Vooral de
normen genoemd in de hoofdstukken 7
(archiefbescheiden), 8 (archiefsystemen)
en 9 (beheeractiviteiten) van NEN-ISO
15489 worden bij overheidsorganisaties
aanbevolen als toetsingskader voor de in
herziene Regeling 12 genoemde aspecten
van het archiefbeheer. In tegenstelling tot
de Archiefwet heeft NEN-ISO 15489 als
uitgangspunt dat het archiefbeheer geïn
tegreerd is in de primaire processen van
de organisatie. Dit sluit aan bij het
Records Continuüm-denken, dat inhoudt
dat organisaties zelf belang hebben bij
een goede archiefvorming, zowel voor
hun eigen functioneren als hun rol van
verantwoorden in de samenleving. Een
uitgangspunt daarbij is dat organisaties
nagaan welke archiefbescheiden in het
bedrijfsproces gemaakt zijn en hoe die
vervolgens beheerd moeten worden. Deze
benadering is sterk terug te vinden in
NEN-ISO 15489 en in ISO 23081-1 (nor
men voor archivistische metadata).1
In NEN-ISO 15489 zijn algemene princi
pes en randvoorwaarden voor archiefbe
heer vastgelegd, die nauwelijks tijdgebon
den zijn. Voor zowel overheidsorganisa
ties als bedrijven is NEN-ISO 15489 een
middel waarmee archiefbeheer geïnte
greerd kan worden in de uitoefening van
taken in het bedrijfsproces. Wel is het zo
dat iedere organisatie NEN-ISO 15489
moet vertalen naar de eigen werkpraktijk.
Als hulpmiddel kan het ook ingezet wor
den om de kwaliteit van het archiefbe
heer in de organisatie te toetsen.
Uit het bovenstaande blijkt dat ik
NEN-ISO 15489 kan aanbevelen als aan
vullend normenkader. Op welke wijze
kan ISO 15489 gebruikt worden in de
organisatie? Blijft het niet bij de adoptie
van de norm - en verder niets? Het twee
de deel van de NEN-ISO 15489, de prak
tijkrichtlijn, is er speciaal voor de imple
mentatie van de norm. Het derde hoofd
stuk hiervan gaat in de op te kiezen stra
tegieën, ontwerpen en implementatie. Dit
hoofdstuk bestaat uit een stappenplan met acht
onderdelen: voorbereidend onderzoek, analyse
van bedrijfsactiviteiten, identificatie van eisen
aan archiefbescheiden, beoordeling van bestaan
de systemen, identificatie van strategieën om te
voldoen aan eisen voor archiefbescheiden, ont
werp van een archiefsysteem, implementatie van
een archiefsysteem en evaluatie na implementa
tie. Het vierde hoofdstuk van deze praktijkricht
lijn vormt het grootste deel van de praktijkricht
lijn en gaat in op archiefprocessen en controles.
Met archiefprocessen wordt bijvoorbeeld
bedoeld dat vastgelegd moet worden welke docu
menten in het archiefsysteem opgenomen moe
ten worden, dat bepaald wordt hoelang docu
menten bewaard blijven en hoe het classificatie
schema ontwikkeld moet worden.
Als een organisatie haar archiefbeheer ingericht
heeft met behulp van ISO 15489, betekent dat
niet dat een eindpunt bereikt is! Het is een begin
punt. Vanaf dit moment kan en moet blijvend de
kwaliteit van het archiefbeheer getoetst worden
aan de eisen van ISO 15489. Het uitvoeren van
een toetsing aan de hand van ISO 15489 kan
vorm krijgen door de eisen van ISO 15489 om te
draaien in vragen.2 Op deze vragen kunt u ant
woorden geven en uit het antwoord, en of u een
antwoord heeft, blijkt in welke mate voldaan
wordt aan de eis van ISO 15489. Deze wijze van
auditing is mogelijk bij de hoofdstukken 4 tot en
met 11 van ISO 15489-1. In het kader rechtsbo
ven heb ik een voorbeeld hiervan gegeven.
Er zijn al zoveel regels... In de titel van dit
artikel komt dit tot uitdrukking. Wie het positief
formuleert, komt niet verder dan het zetten van
een vraagteken achter 'noodzakelijk kwaad'.
Of geen vraagteken? In het bovenstaande hoop
ik voldoende aangetoond te hebben dat aanvul
lende normen hun nut hebben. De archiefwet
geving stelt dan weer geen eisen of juist algeme
ne of zeer specifieke. Mede daarom is het onmo
gelijk om een archiefbeheersysteem te imple
menteren op basis van de archiefwetgeving. Er is
dus meer nodig dan alleen de Archiefwet 1995
om het archiefbeheer zo in richten dat de infor
matiehuishouding verankerd is in de bedrijfs
processen van de organisatie. Is het een kwaad?
Het is geen kwaad, omdat iedere organisatie vrij
is in de wijze waarop NEN-ISO 15489 toegepast
wordt. Het is geen dwingend normenkader,
maar een praktisch kader waarmee ieder naar
eigen inzicht en behoefte aan de slag kan. Het is
een noodzakelijke leidraad, een nuttig goed.
34
35
Door Theo Vermeer*
In juni 2005 rondde Theo Vermeer zijn
scriptie voor de opleiding IDM/Archivistiek
B af, getiteld 'NEN-ISO 15489-1 en 2. Een
beschouwing over een aanvullend normen
kader voor de centrale overheid en een aan
vullend toetsingskader voor de
Rijksarchiefinspectie'. Deze studie werd
geschreven in opdracht van de
Rijksarchiefinspectie. In het Archievenblad
van mei 2006 kwam Vermeers scriptie al
aan bod. In onderstaand artikel wordt de
inhoud en betekenis van de norm voor het
archiefbeheer nader toegelicht.
Norm als kader
Hoofdlijnen
Records Continuüm
Uitvoerbaarheid
Feiten
Hoe lang duurt een dergelijk archiefproces?
Is het erg ingewikkeld en daarom niet uitvoer
baar bij kleine overheidsorganisaties?
Hieronder enige feiten over NEN-ISO 15489:
- NEN-ISO 15489 is generiek toepasbaar. Dat
wil zeggen dat u een enkel hoofdstuk gebrui
ken kunt, bijvoorbeeld alleen dat wat van toe
passing is op het archiefbeheer in uw organisa
tie.
- NEN ISO 15489 is geconcretiseerd in de
Functionele Eisen, een product van de
Archiefschool dat nog in ontwikkeling is. Alle
eisen van NEN-ISO 15489 zijn in de Functionele
Eisen vereenvoudigd in zogeheten randvoor
waarden die aan archivering gesteld worden.
- NEN-ISO 15489 is een goede aanvulling op
NEN-ISO 9001:2000, waar in paragraaf 4.2.4.
enkele eisen gesteld worden aan archiefbe
scheiden en aan archiefbeheersystemen.
Eisen uit 'Processen en Controles'
van ISO 15489-1
Interne audit organisatie x
Het opnemen van archiefbescheiden
legt een relatie tussen het archiefstuk,
de maker en de zakelijke
ontstaanscontext
Worden archiefbescheiden op zo'n
wijze opgenomen in het
archiefsysteem dat er een relatie is
tussen het archiefstuk, de
maker en de zakelijke
ontstaanscontext?
Door het opnemen van archiefbescheiden
worden de archiefbescheiden en de
relaties geplaatst in het archiefsysteem
Worden de archiefbescheiden zo
geplaatst dat de relaties tussen de
archiefbescheiden nog aanwezig
zijn?
Een nuttig goed
Theo Vermeer is student Archiefwetenschap aan de UvA en
informatiespecialist bij Doxis.
Noten
1 ISO 23081-1 is een aanvulling op ISO 15489, die
geen aandacht besteedt aan archivistische metadata.
ISO 23081-1 is een normenkader dat ingaat op prin
cipes van archivistische metadata. Er volgen nog
twee delen. Deel twee zal een generieke beschrijving
van metadata-elementen bevatten. Het derde deel is
een evaluatie-instrument aan de hand waarvan de
organisatie kan vaststellen of ze voldoet aan de in
deel twee genoemde eisen.
2 M. Crockett en Foster, 'Using ISO 15489 as an
Audit Tool' in: The Information Management Journal,
juli/augustus 2004, 50.
archievenblad
november 2006
november 2006
archievenblad
