:oi$P-
o
JX JX
x
- A
Steeds meer overheidsorganisaties
scannen hun papieren documenten en
dossiers. De belangrijkste reden hiervoor
is meestal dat digitale dossiers sneller en
eenvoudiger toegankelijk zijn dan papie
ren dossiers, waardoor
organisaties efficiënter
kunnen werken. Een bijko
mend voordeel is dat door
de digitalisering de opslag
goedkoper kan, bijvoor
beeld door de papieren
documenten seriematig
(chronologisch) op te slaan
en alleen virtueel dossiers
te vormen. Verder geeft
artikel 7 van de Archiefwet
1995 de mogelijkheid om
(papieren) archiefbeschei
den te vervangen door
reproducties en de origine-
len daarna te vernietigen.
In artikelen 6 en 8 van het Archiefbesluit
1995 worden voor deze vervanging nade
re regels gesteld.
De samenwerkende archiefinspecties
van Zeeland, Noord-Brabant en Limburg
constateerden in 2005 dat ze een beperkt
inzicht hadden in de manier waarop de
lokale overheden in hun provincies
omgaan met de digitalisering en (eventu
ele) vervanging van papieren documen
ten. Met behulp van een enquête is toen
geprobeerd om dit inzicht te vergroten.
Eind oktober 2005 zijn de enquêteformu
lieren verzonden naar de gemeenten,
gemeenschappelijke regelingen, politie
regio's en waterschappen in de drie pro
vincies. De aangeschreven organisaties
kregen de mogelijkheid om het enquête
formulier analoog te retourneren of de
enquête via internet in te vullen. Op 17
februari 2006 werd de reactietermijn
gesloten en waren in totaal 156 enquêtes
ingevuld. Dit komt overeen met een
responspercentage van 59 procent. Dit
percentage wordt vooral gedrukt door
het lage aantal gemeenschappelijke rege
lingen dat heeft gereageerd. Wanneer
deze organisaties buiten beschouwing
worden gelaten, blijkt dat 84 procent van
de gemeenten, waterschappen en politie
regio's de vragenlijst heeft geretourneerd.
Onderstaande grafiek geeft weer hoeveel
procent van de respondenten al daadwer
kelijk documenten scant, hoeveel pro
cent plannen heeft dit binnen twee jaar
te gaan doen en hoeveel procent nog
helemaal geen plannen heeft om te gaan
scannen.
I 1 1 1
I i—1
Door het geringe aantal reacties van
waterschappen, politieregio's en gemeen
schappelijke regelingen is het lastig voor
deze organisaties zinvolle conclusies te
trekken. Daarom beperk ik me in de rest
van dit artikel tot de gemeenten.
Bijna de helft van de Zuid-Nederlandse
gemeenten scant op dit moment in meer
of mindere mate documenten. Wat hier
bij vooral opvalt is dat dit percentage
lager is dan de resultaten van het
Capgemini-onderzoek naar document-
management.2 Daaruit bleek dat 51 pro
cent van de gemeenten in meer of min
dere mate documenten digitaliseert. 31
Procent gaf aan digitalisering voor te
bereiden en 18 procent doet nog niets in
die richting. Mogelijk wordt dit verschil
verklaard uit het kleinere aantal gemeen
ten (67) dat aan het Capgemini-onder
zoek deelnam.
Het belangrijkste argument om te
gaan scannen is voor het gros van de
organisaties de betere toegankelijkheid
die dan mogelijk is (89 procent). Daarna
volgen 'snellere documentafhandeling'
(61 procent) en 'ruimtewinst' (26 pro
cent). 'Lagere personeelslasten' zijn voor
ongeveer 13 procent van de organisaties
een reden geweest om te gaan scannen.
Van de gemeenten die digitalisering aan
het voorbereiden zijn, is voor 12 procent
het verlagen van de personeelslasten een
van de doelstellingen. Het zou in een ver
volgonderzoek interessant zijn om te
bekijken of de totale personeelslasten bij
deze gemeenten ook daadwerkelijk
omlaag gegaan zijn.
Een van de doelstellingen van de
enquête was om vast te stellen op welke
schaal lokale overheidsorganisaties ana
loge documenten vervangen door digita
le exemplaren. Op grond van de
Archiefwet 1995 zijn twee vormen van
vervanging te onderscheiden (artikel 7,
Archiefwet 1995):
1. Vervanging van op termijn
vernietigbare archiefbescheiden.
Hiervoor dient de zorgdrager een
formeel besluit tot vervanging te
nemen, maar er is geen machtiging
van het college van Gedeputeerde
Staten nodig.
2. Vervanging van te bewaren
archiefbescheiden.
Om archiefbescheiden die blijvend
bewaard moeten blijven, te mogen
vervangen, is naast een besluit van de
zorgdrager, ook een machtiging van
het college van Gedeputeerde Staten
nodig.
In de enquête is eerst gevraagd hoe de
papieren documenten na scanning
l6
digitalisering
bewaard blijven. Daarna is, afhankelijk
van het antwoord hierop, gevraagd of er
een formeel besluit van de zorgdrager is
vastgesteld en een machtiging van
Gedeputeerde Staten is aangevraagd.
Het grootste deel (92 procent) van de
van justitie de accountant van uw orga
nisatie?'
organisaties die documenten scannen,
bewaart ook de analoge documenten
nog. Slechts 7 procent van de scannende
organisaties (vier Brabantse gemeenten)
vervangt de op termijn te vernietigen
documenten en slechts één (Brabantse)
organisatie vervangt ook de te bewaren
documenten. Hieruit blijkt voornamelijk
dat de meerderheid van de organisaties
nog niet volledig vertrouwt op digitale
reproducties.
Slechts één gemeente die zegt analoge
documenten voortijdig te vernietigen,
geeft aan dat de zorgdrager hiertoe een
formeel besluit heeft genomen. De
gemeenschappelijke regeling die ook te
bewaren documenten vervangt, heeft
geen machtiging aan Gedeputeerde
Staten gevraagd.
Verder valt op dat ongeveer driekwart
van de organisaties die documenten
scannen, te kennen geeft dat zij van alle
analoge documenten toch nog dossiers
vormen. De rest bergt de analoge docu
menten chronologisch op. Enkele orga
nisaties maken van de documenten die
langer dan een van te voren vastgestelde
termijn bewaard moeten blijven dossiers,
maar bergen de documenten met een
kortere bewaartermijn chronologisch op.
Overleg en regelgeving
De voorlaatste vraag van de enquête
luidde: 'Is er over het al dan niet vernieti
gen van de gescande documenten over
leg gevoerd met de archivaris van uw
organisatie de provinciale archiefin
spectie de belastingdienst de officier
Overleg gevoerd
met
Gemeenten GR WS Totaal
(n=50) (n=7(n=4) (n=61)
Uit de bovenstaande tabel blijkt dat
organisaties slechts zeer beperkt extern
overleg voeren als het gaat over digitali
sering en eventuele substitutie.
In de laatste vraag van de enquête werd
aan alle respondenten gevraagd in hoe
verre ze bekend waren met de Archiefwet
1995, het Archiefbesluit 1995, de regelin
gen ex artikelen 11, 12 en 13 van het
Archiefbesluit en de provinciale archief
verordening. Uit de antwoorden bleek
dat bijna alle respondenten op de hoogte
zeggen te zijn van de landelijke wet- en
regelgeving, maar dat in totaal meer dan
40 procent niet op de hoogte is van de
provinciale archiefverordening.
Het belangrijkste resultaat van de
enquête is dat de drie inspecties voor de
meerderheid van de onder hun toezicht
vallende organisaties nu op hoofdlijnen
inzichtelijk hebben wat de organisaties
doen ten aanzien van digitalisering. In
de loop van 2006 zullen verschillende
organisaties bezocht worden om de ver
zamelde informatie te verifiëren. Bij
andere organisaties zullen de gegevens
als uitgangspunt gebruikt worden in de
reguliere werk- of inspectiebezoeken.
Verder kunnen op grond van de uitkom
sten de volgende conclusies getrokken
worden:
1. Bijna de helft van de Zuid-Nederlandse
gemeenten digitaliseert in meer of
mindere mate documenten.
2. Betere toegankelijkheid en snellere
documentafhandeling zijn de
belangrijkste redenen om documenten
te digitaliseren.
3. Slechts een heel klein gedeelte van de
gemeenten vervangt de analoge
documenten door digitale reproducties
en vernietigt daarna de papieren
originelen. De rest bewaart alle
papieren documenten conform de
wettelijke bewaartermijnen.
4. Een ruime meerderheid van de
organisaties maakt naast de digitale
dossiers ook nog analoge dossiers.
Slechts een beperkt aantal maakt
gebruik van numerieke berging.
5. Slechts een klein deel van de onder
vraagde organisaties overlegt met
andere belanghebbenden over het
digitaliseren van documenten.
6. De provinciale verordening is bij bijna
de helft van de respondenten niet
bekend.
17
-V\
Door Ingmar Koch*
Tussen oktober 2005 en februari 2006 heb
ben de Samenwerkende Archiefinspecties
Zuid-Nederland met behulp van een enquê
te de aard en omvang van digitalisering en
substitutie bij de lokale overheden in de
provincies Zeeland, Noord-Brabant en
Limburg onderzocht. In dit artikel worden
de belangrijkste conclusies samengevat.'
Enquête
Stand van zaken
Waterschap (n=7)
Politieregio <n=4)0
GR m=33}
Gemeente (n=108)
57% 29% 14%
4 50% 50%
18% 18% 63%
46% 31% 22%
0%
20% 40% 60%
80% 100%
O Storming D Voorbereiding Geen plannen j
Redenen om te digitaliseren
Redenen voor gemeenten om te scannen
Snellere afhandeling
Betere
toegankelijkheid
p;i-:on:el:-|-j:ten
60% 80%
Substitutie
um 2006
archievenblad
Substitutie van archiefbescheiden
j11111u
1~n
I I I I I I l
0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%
[o Alk» ttmmi j[d na jcinrung Alte wcedt anak-?g *B* word» m»kog teww-j*V* Miwft vmwiyl na rcanmn;
Archivaris
32%
0%
50%
30%
Provinciale
archiefinspectie
14%
29%
50%
18%
Belastingdienst
4%
0%
0%
3%
Justitie
6%
0%
0%
5%
Accountant
6%
0%
0%
5%
Conclusies
Ingmar Koch is beleidsmedewerker archiefinspectie
bij de Provinciale Archiefinspectie Noord-Brabant.
Noten
1 Het volledige rapport is te vinden op de
website van de Archiefinspectie van
Noord-Brabant,
www.brabant.nl/Beleid/De%20Provinciale-
%20organisatie/Provinciale%2oarchiefinspec-
tie.aspx of van het Landelijk Overleg
Provinciale Archiefinspecteurs, www.lopai.nl.
2 Facilitaire kengetallen gemeenten 2005. Een
rapportage over facilitaire kengetallen en
trends in gemeenten. Utrecht, november 2005.
juni 2006
archievenblad
