Internationale Sorm voor Archivistische Geautoriseerde
Beschrijvingen *an Organisaties, Personen en Families
En we noemen 'm:
De bijeenkomst vond plaats in het
AMVC-Letterenhuis in Antwerpen, het
centrale archief en documentatiecentrum
voor de letteren, podiumkunsten, muziek
en kunst in Vlaanderen en de Vlaamse
Beweging in het algemeen. De erfgoedin
stelling beheert de nalatenschap van ver
schillende Vlaamse schrijvers, acteurs,
kunstenaars, musici en componisten,
maar ook de archieven van diverse cultu
rele instellingen. Een mooie omgeving
dus om te discussiëren over een standaard
voor het beschrijven van archiefvormers.
Twee vragen stonden centraal, namelijk
'Wat is ISAAR(CPF) nu precies?' en 'Hoe
valt ISAAR(CPF) te implementeren in
onze beschrijvingspraktijk?'
De eerste vraag werd besproken door
Herman Coppens en Peter Horsman.
Coppens (Departementshoofd Rijks
archief Vlaanderen) was in de periode
2000-2004 lid van de ICA Committee on
Descriptive standards. In zijn introductie
ging hij in op de ontstaansgeschiedenis,
uitgangspunten en opzet van ISAAR(CPF)
versie 2.1 Zowel ISAAR(CPF) als haar zus-
ternorm ISAD(G) gaan uit van het afzon
derlijk beschrijven van archieven en
archiefvormers. De fundamenten onder
ISAAR komen uit de wereld van de bibli
otheken, waar het catalogiseren al vroeg
geautomatiseerd werd. Voor de uitwisse
ling van bibliografische gegevens bleek
standaardisatie van de beschrijvingen
daar noodzakelijk. ISAAR(CPF) stimuleert
dan ook een vergelijkbare standaardisatie
in het beschrijven van de organisaties,
personen of families die archieven heb
ben gevormd. Het Engelse begrip daar
voor is authority record, in het Nederlands
vertaald met geautoriseerde beschrijving.
ISAAR(CPF) definieert dit als 'de geautori
seerde naam gecombineerd met andere
gegevenselementen die de bewuste enti
teit identificeren en beschrijven en even
tueel verwijzen naar andere geautoriseer
de beschrijvingen'. Deze beschrijving
bevat dus meer gegevens dan de naam en
naamsvarianten, zoals in de bibliotheek
wereld gebruikelijk is.
ISAAR(CPF) bestaat uit vier velden:
1. Identiteit (met gegevens die de
beschreven entiteit op een unieke
wijze identificeren en de
gestandaardiseerde ontsluitingstermen
voor de geautoriseerde beschrijving
definiëren).
2. Beschrijving (met relevante gegevens
over aard, context en activiteiten van
de beschreven entiteit).
3. Relaties (met gegevens over relaties
met andere organisaties, personen
en/of families).
4. Beheer (met gegevens die de geautori
seerde beschrijving op een unieke
wijze identificeren en met gegevens die
aangeven hoe, wanneer en door welke
instantie de geautoriseerde beschrij
ving werd gecreëerd en onderhouden).
Ieder veld bestaat uit een aantal beschrij
vingselementen, in totaal 27. Voor een
beschrijving zijn vier elementen ver
plicht: Soort entiteit (nl. organisatie, per
soon of familie); de Geautoriseerde naam
van de entiteit; de Bestaansperiode van de
entiteit; en de Identificatiecode van de
geautoriseerde beschrijving. De overige
elementen zijn facultatief.
De norm geeft verder richtlijnen voor het
beschrijven van de relaties tussen archief
vormer en bron.
Horsman (Archiefschool) plaatste
ISAAR(CPF) vervolgens in het bredere
kader van het denken over context en
contextgegevens. Kennis van de context
waarin archieven zijn gevormd en
beheerd is essentieel voor het kunnen
interpreteren van archieven. Deze oor
spronkelijke context kan alleen via
beschrijvingen worden vastgelegd. De
beschrijvingsstandaarden ISAAR(CPF) en
ISAD(G) zijn daarvoor ontwikkeld.
De praktijk stond centraal in de pre
sentaties van Jan Corthouts (Universiteit
Antwerpen), Peter Heyrman (KADOC),
Willem Vanneste (Stadsarchief
Antwerpen) en Ivo Zandhuis (EAC-
expert). De eerste drie sprekers gingen in
op de implementatie van ISAAR(CPF) in
verschillende beschrijvingsdatabases.
Interessant hieraan is, dat de drie data
banken vanuit heel verschillende achter
gronden zijn opgezet.
Agrippa is medio jaren negentig in
opdracht van het AMVC-Letterenhuis
ontwikkeld door Anet, het netwerk van
wetenschappelijke bibliotheken in
Antwerpen en Limburg. Deze databank
bevat authority records van personen, orga
nisaties etc. die actief waren in het
Vlaamse culturele veld. Deze beschrijvin
gen zijn gekoppeld aan beschrijvingen
van de bronnen die het Letterenhuis
heeft van of over die persoon. Zo bezit
het Letterenhuis bijvoorbeeld brieven,
affiches, foto's, tekeningen, beelden en
handschriften van en over Paul van
Ostaijen. Via Agrippa zijn beschrijvingen
van de auteur en de bronnen maar ook de
gedigitaliseerde versie van bijvoorbeeld
het gedicht 'Boerecharleston' en van
foto's van Van Ostaijen te zien.
In 2004 werd geconstateerd dat de
Agrippa-beschrijvingen weinig contextu
eel zijn. Besloten werd om ISAAR(CPF) te
implementeren in de bestaande data
bank. Corthouts liet aan de hand van ver
schillende in- en uitvoerschermen zien
hoe deze implementatie Agrippa veran
dert. De komende periode zal ook
ISAD(G) worden geïntegreerd, de stan
daardisatie gaat dus ook op het niveau
van bronbeschrijvingen verder.
Waar bij Agrippa ISAAR(CPF) 'achteraf'
werd ingebouwd, werd bij de ontwikke
ling van de ODIS-database al meteen
rekening gehouden met ISAAR(CPF). Het
Onderzoekssteunpunt en Databank
Intermediaire Structuren in Vlaanderen,
kortweg ODIS, is een samenwerkingspro
ject van verschillende Vlaamse erfgoedin
stellingen. ODIS ontwikkelde een data
bank met beschrijvingen van organisa
ties, personen, publicaties en archieven
die verband houden met 'privaatrechtelij
ke organisatievormen die een bemidde
lende functie vervullen tussen het indivi
du en de publieke overheden en daarbij
een zekere continuïteit nastreven', zoals
maatschappelijke organisaties, politieke
bewegingen, vrouwenorganisaties, jeugd
organisaties etc. De informatie aangaande
die beschrijvingen is afkomstig uit zeer
verschillende bronnen. Heyrman gaf aan
dat de ODIS-databank een breder doel
heeft dan het beschrijven van de verschil
lende archiefvormers. Via ODIS zijn ook
structuren en relaties tussen organisaties
aan te geven, ODIS heeft daarmee veel
meer een encyclopedische functie. Bij het
ontwerp van de datastructuur werd reke
ning gehouden met de eerste versie van
ISAAR, maar er werd wel enige vrijheid
genomen. De gegevens van personen en
organisaties worden nu wel volgens de
huidige versie van de norm aangeboden.
eFloris is de digitale toegang tot de bron
nen in het Stadsarchief Antwerpen.
eFloris is een bestaande applicatie, waar
ISAD(G) al in was geïntegreerd. Binnen
het stadsarchief ontstond de behoefte om
ook de gegevens over personen en organi
saties op een gecontroleerde wijze te
beheren. Tijdens een upgrade van het sys
teem werd dan ook besloten om
ISAAR(CPF) te implementeren in eFloris.
Vanneste ging in zijn presentatie in op
een door het stadsarchief ontwikkeld
Handboek Toepassing van ISAAR(CPF). In
dit handboek is per beschrijvingselement
aangegeven of het element verplicht is,
optioneel is, een standaardwaarde bevat
of niet gebruikt mag worden. Conform
ISAAR zijn slechts vier velden verplicht.
Bij de afsluitende paneldiscussie bleek de
eenvoud van deze aanpak van het stads
archief, door Vanneste verwoord als
'ISAAR a la Stadsarchief Antwerpen', door
de congresgangers zeer gewaardeerd te
worden.
In verschillende presentaties werd al kort
even aandacht besteed aan EAC, Encoded
Archival Context. Zandhuis ging in een
laatste praktijkcase uitgebreid in op EAC.
Hij spitste zijn inleiding toe op de relatie
tussen ISAAR en EAC. EAC is een XML-
standaard die te gebruiken is om
ISAAR(CPF)-beschrijvingen op te slaan
en/of via internet te publiceren. Centraal
staat de scheiding van documentinhoud
(ISAAR), documentstructuur (EAC) en
documentpresentatie (een stylesheet).
Door combinatie van deze drie elemen
ten zijn beschrijvingen te publiceren. Via
een zogenaamde 'demonstrator' liet hij
zien hoe de relaties tussen bronnen en
archiefvormers gelegd kunnen worden.
ISAAR(CPF) draagt wezenlijk bij aan
publieksgerichte ontsluiting van archieven.
De tweede versie van ISAAR(CPF)
werd in augustus 2004 gepresenteerd tij
dens het internationale ICA-congres in
Wenen. De norm werd vertaald in het
Nederlands door een ad-hoc Vlaams-
Nederlands Vertaalverband bestaande uit
Willem Vanneste, Mare Nelissen, Peter
Heyrman, Peter Horsman en Erika Hokke.
Uitgangspunten in het vertaalproces
waren:
Dicht bij het origineel blijven, dus
vaste grammaticale constmcties hand
haven; eenvormigheid in vertaling
nastreven; zuiver vertalen, dus geen
commentaar toevoegen; en aansluiten
bij bestaande Nederlandstalige
terminologie.
De standaard voorzien van
Nederlandse en Vlaamse voorbeelden.
Een concept-vertaling werd in mei 2005
gepubliceerd en voorzien van commentaar
door verschillende collega's uit het veld.
Op 28 april 2006 werd de definitieve ver
taling gepubliceerd op de VVBAD-studie-
dag. De vertaling is beschikbaar via:
www.archiefschool.nl/docs/isaar(cpf)2nl.pdf.
De paneldiscussie werd vooraf gegaan door
de overhandiging van ISAAR(CPF) aan
Leen van Dijck, coördinator van het
AMVC-Letterenhuis en dagvoorzitster tij
dens de studiedag. De discussie, onder lei
ding van Patrick de Temmerman, concen
treerde zich in eerste instantie op de vraag
in hoeverre het niet te tijdrovend en/of te
duur is om naast de bestaande beschrij
vingspraktijk ook nog beschrijvingen van
archiefvormers te maken. De sprekers
dachten hier wisselend over. Het maken
van beschrijvingen kost natuurlijk tijd,
maar zoals Heyrman benadrukte, de toe
passing van ISAAR draagt wezenlijk bij aan
publieksgerichte ontsluiting van archie
ven. Bovendien ontstaat door digitalise
ring behoefte aan standaardisatie, aanslui
ten bij een bestaande standaard als ISAAR
kan dan juist ook besparend werken.
Verder hoef je natuurlijk niet meteen van
iedere archiefvormer een beschrijving te
maken. Volledigheid is een mooi streven,
maar stap-voor-stap is pragmatischer.
Een tweede discussiepunt betrof verder
gaande samenwerking. In de verschillende
presentaties was al naar voren gekomen
dat er misschien afspraken gemaakt moe
ten worden over bijvoorbeeld het stan
daardiseren van namen. Het belang van
afstemming werd gevoeld door zowel zaal
als panel, maar het moment voor concrete
acties is nog niet aangebroken. Zoals een
deelneemster zei: "Laten we eerst maar
eens allemaal een paar ISAAR-fiches
maken en dan weer verder praten."
De discussie ging tenslotte ook nog over de
betrouwbaarheid van informatie op inter
net. Uit recent onderzoek blijkt dat veel
jongeren informatie op internet voor zoete
koek aannemen. Als archiefwezen moeten
we er dus juist voor zorgen dat de informa
tie die afkomstig is van officiële instanties
correct, informatief en verantwoord is.
Beschrijvingen conform ISAAR(CPF) zijn
daarbij een middel.
Kortom, een nieuwe standaard als ISAAR
doorgronden en implementeren kost
moeite. Maar de pluspunten zijn te benoe
men: het ondersteunt de publieksgerichte
ontsluiting van archieven, draagt bij aan
betrouwbare informatievoorziening en
kan besparend werken. Onze archiefge
bruikers hebben er baat bij!
14
Door Erika Hokke*
Eind april zag de Nederlandse vertaling van
ISAAR(CPF) het licht. Reden voor de WBAD,
de Vlaamse Vereniging voor Bibliothecaris
sen, Archivarissen en Documentalisten, om
op 28 april een studiedag aan deze nieuwe
beschrijvingsnorm te wijden.
Archiefvormerscontext
Inhoud van ISAAR(CPF)
Het vertaal verband. Van links naar rechts: Mare Nelissen,
Peter Horsman, Peter Heyrman,Willem Vanneste en Erika
Hokke.
Implementatie:2 Agrippa, ODIS, eFloris en EAC
7
De vertaling van ISAAR(CPF)
Publieksgericht, betrouwbaar en besparend
Erika Hokke is als docent en onderzoeker verbonden
aan de Archiefschool.
Noten
1 Zie voor een toelichting op de inhoud en opzet
van ISAAR(CPF) ook het artikel in het
Archievenblad van oktober 2004.
2 Zie voor Agrippa www.agrippa.be; voor ODIS
www.odis.be; voor eFloris http://stadsarchief.
antwerpen.be/Unrestricted/DefaultEFIoris.aspx;
en de EAC demonstrator www.zandhuis.nl/eac/
demonstrator/.
archievenblad
juni 2006
archievenblad
um 2006
