Hetjidste dig dale creeds chap bepalen
met de checklist Toegank^ kheidsiyis(en)
digitalisering
digitalisering
Aan het begin van de 21ste eeuw
bleek uit een rapport van het ministerie
van OCW dat archieven, als ze op de
toenmalige manier zouden blijven wer
ken, nooit een duidelijk groter publieks
bereik zouden halen. Volgens dit rapport
is ongeveer een kwart van de Neder
landse bevolking geïnteresseerd in histo
rische informatie, als deze op een niet-
traditionele manier wordt aangeboden.
Daarom pleitten de schrijvers van het
rapport ervoor dat archieven digitaal een
aantal nieuwe producten aanbieden.
Het startpunt voor ons onderzoek was de
volgende probleemstelling: welke archi-
vistische instrumenten bied je aan als er
archiefonderzoek plaatsvindt via de digi
tale onderzoeksomgeving in plaats van
in de studiezaal van een archiefinstelling?
Zoals ook andere archiefinstellingen
werkt het Stadsarchief Breda aan de ont
wikkeling van een digitale onderzoeks
omgeving, waar kennis en informatie
uitgewisseld kunnen worden. Omdat het
gaat om het zoeken naar historische
informatie, maar ook het vinden en pre
senteren van deze informatie door de
onderzoekers zelf, spreken we over een
historische werkplaats. Daar komen
genealogen, historici en gepensioneer
den, net zo goed als scholieren, studen
ten en mensen die gewoon iets willen
weten. De historische werkplaats biedt
niet alleen bronnen aan, maar ook hulp
middelen bij het gebruik van die bron
nen. De vraag is welk instrumentarium
die onderzoekers nodig hebben; zijn dat
dezelfde instrumenten als je in de fysieke
studiezaal aantreft en gaat het alleen om
archivistische instrumenten of ook om
ander gereedschap?
In de klassieke archivistische benadering
was toegankelijkheid een kwaliteit van
het archief zelf: in goede en geordende
staat en toegankelijk door een inventaris
of plaatsingslijst, eventueel aangevuld
met nadere toegangen. Aan het einde
van de vorige eeuw drong het besef door
dat de ontsluiting van archieven gericht
diende te zijn op de gebruikers van die
archieven.
Volgens Th. Thomassen is toegankelijk
heid het resultaat van verschillende varia
belen: de gebruiker en diens competen
ties, het archiveringssysteem (inclusief
archivaris) en de maatschappelijke omge
ving (beleid). Een verandering in één van
de variabelen leidt tot verandering in de
toegankelijkheid. Toegankelijkheid is dus
altijd relatief in de tijd en dient voortdu
rend onderhouden te worden. Wij hante
ren in ons onderzoek de volgende defini
tie van toegankelijkheid van een archief:
de geschiktheid van een archiveringssys
teem op een bepaalde tijd en plaats om
een gebruiker met bepaalde competenties
op een effectieve manier het archief te
laten bevragen, selecteren, interpreteren
en hergebruiken, binnen de beperkingen
die de omgeving van dat archiveringssys
teem aan die raadpleging stelt.
Instrumentarium is het geheel van de
voor de toegankelijkheid van archieven
in een digitale omgeving benodigde
hulpmiddelen, instrumenten. Instru
menten dienen in ieder geval de toegan
kelijkheid van een archiefcollectie en/of
een website te vergroten. In de literatuur
hebben wij gezocht naar aspecten van
toegankelijkheid en de mogelijke manie
ren waarop (groepen van) instrumenten
daarbij van pas zouden kunnen komen.
Het lijkt ons weinig zinvol lukraak naar
instrumenten te zoeken, in de hoop deze
uiteindelijk in een later te vinden instru
mentarium onder te brengen. Het aan
bieden van het ene instrument en het
niet aanbieden van een ander instrument
beïnvloedt al de manier waarop een
gebruiker het archief kan bevragen, selec
teren, interpreteren en hergebruiken. Als
je in staat bent om veel verschillende
soorten gereedschap aan te bieden, kun
je het archief voor meer personen toe
gankelijk maken. Het is belangrijk te
weten vanuit welke gezichtspunten,
ofwel invalshoeken, instrumenten aan
geboden kunnen worden, om te kunnen
onderzoeken of de aangeboden instru
menten de gewenste effecten op de toe
gankelijkheid sorteren.
Uit literatuurstudie blijkt dat er veel is
geschreven over het toegankelijk maken
binnen de digitale onderzoeksomgeving.
De verschillende auteurs (zie ook de lite
ratuurlijst in ons rapport) kiezen daarbij
vaak hun eigen invalshoek, die ertoe
leidt dat sommige instrumenten geschikt
geacht worden vanuit die denkrichting.
In ons onderzoek hebben we gekozen
voor een benadering vanuit die verschil
lende invalshoeken. Deze keuze dient
ertoe dat we eerst goed zicht krijgen op
de meeste benaderingen, zonder een
keuze te maken. Het gaat om de volgen
de typologieën:
Typologie naar stappen in een onder
zoekstraject;
Typologie naar functionele aard van de
instrumenten;
Typologie naar competenties van
gebruikers;
Typologie naar categorie gebruikers;
Typologie naar toegangsschil;
Typologie naar webfunctionaliteit.
In onderstaand kader hebben we de
verschillende typologieën uitgewerkt.
Voor het beoordelen van instrumen
ten hebben we een Checklist
Toegankelijkheidsinstrumenten (CTI)
ontwikkeld waarmee we instrumenten
kunnen beoordelen en rubriceren. Voor
een archiefinstelling is het van groot
Lees verder op pagina 13
Door Beng Lai, Elena Magnée-Smirnova,
Herman van Dam, Marien Geelhoed en Nico
Hoevenaars*
In de archiefwereld is de digitale onder-
zoeksomgeving een hot item. Ook de KVAN-
studiedagen in juni stonden in het teken van
e-culture en steeds vaker duiken begrippen
als digitale historische werkplaats op. In het
afgelopen jaar hebben wij ons tijdens de
studie Archivistiek B gericht op de instru
menten die in een digitale onderzoeksset-
ting nodig zijn. In opdracht van het
Stadsarchief Breda hebben we gewerkt aan
het inventariseren van de juiste digitale
gereedschappen.
Toegankelijkheid
Instrumentarium
Keuzes maken
Uitwerking van typologieën
De checklist is ontworpen op basis van de
volgende typeringen of invalshoeken:
Typologie naar stappen in een onderzoeks
traject
Vraagstelling en oriëntatie
Planning/strategie
Data verzamelen/zoeken/navigeren
Data selecteren
Data interpreteren/waarderen
Bewerken/presenteren
Deze invalshoek gaat uit van de stappen van
onderzoek, die iedereen doorloopt die van
(archief)bronnen gebruikt maakt.
Typologie naar functionele aard van de
instrumenten
Instrumenten die helpen bij het
gebruik van content (primair)
Instrumenten die helpen bij het
gebruik van een ander instrument
(secundair)
Gebruikersinstructies (tertiair)
Typologie naar competenties van
gebruikers
Basisvaardigheden (omgaan met
computers, zoektaal begrijpen, kunnen
zoeken/navigeren)
Kennis van het onderwerp (literatuur e.d.)
Vaardigheid in het analyseren en
waarderen van gevonden materiaal
(taal, terminologie, schrift)
Archivistische kennis-kennis van
archieftheorie, -praktijk en -procedures
(archiefjargon, begrijpen van toegangen,
leeszaalregels, zoekstrategie in archief,
enz.)
Deze indeling is gebaseerd op de competen
ties (kennis en onderzoeksvaardigheden) van
archiefgebruikers in relatie tot het archief dat
ze raadplegen en de vraag, die ze stellen.
Thomassen, Yakel en Torres hebben deze
invalshoek nader uitgewerkt. De consequen
tie van de benadering van toegankelijkheid
vanuit de invalshoek van de individuele com
petentie is dat een archiefdienst alle mogelij
ke instrumenten dient aan te bieden, om
zowel (op één of meer van de competenties)
onervaren als ervaren gebruikers van dienst
te zijn, en om van onervaren gebruikers erva
ren gebruikers te maken.
Typologie naar categorie gebruikers
Naar interessegebied:
Familiegeschiedenis
Streekgeschiedenis
Overig
Naar behoefte:
Snackers: passieve consument van
hapklare brokken
'diepe'Gravers: actieve zoekers
(historisch geïnteresseerd)
'ondiepe' Gravers: actieve zoekers
(cultuur geïnteresseerd)
professionele Educators: zij die anderen
iets wilten of moeten bijbrengen over
cultuur
niet-professionele Educators: zij die
anderen iets willen of moeten bijbrengen
over cultuur
Intermediairs: zij die door hun werk
archieven onder de aandacht brengen van
anderen (journalisten, onderzoekers,
beleidsambtenaren, enz.)
Naar bronnen:
Doop-, trouw en begraafboeken
Burgerlijke Stand
Stratenregisters
2oe-eeuwse dossierarchieven
i9e-eeuwse archieven
I7e/i8e-eeuwse archieven
Oud archief
Overig
Uit een marktonderzoek van Twynstra Gudde
naar potentiële gebruikers van archiefinstellin
gen blijkt dat het archief met zijn aanbod moet
inspelen op de wensen en behoeften van nieu
we doelgroepen en zich dient te verplaatsen in
de rol en de beleving van de klant. Markt- en
klantgerichtheid leggen een expliciete en inte
grerende relatie tussen klantbehoeften en
werkprocessen. Het onderzoek deelt de poten
tiële gebruikers in naar groepskenmerken op
basis van informatiebehoeften:
snackers: licht cultuurgeïnteresseerde
passieve consumenten van kant-en-klaar
aanbod;
ondiepe gravers: cultuurgeïnteresseerde
afnemers van standaardproducten, die
snel te maken zijn;
diepgravers: historisch geïnteresseerde
bevragers van archieven, met meer of
minder gerichte vragen;
professionele educators: personen werk
zaam in of voor primair of voortgezet
onderwijs, die archiefproducten kunnen
gebruiken in onderwijsprojecten;
niet-professionele educators:
geïnteresseerden in het overbrengen van
cultuur op (klein)kinderen;
intermediairs: journalisten,
onderzoekers, beleidsambtenaren
enzovoorts die door hun inspanningen
archieven onder de aandacht van anderen
brengen. Categorisering van
gebruikersgroepen geschiedt altijd op
basis van door de archivaris bedachte
typeringen. Dat is niet erg zolang deze
invalshoek naast en niet in plaats van
andere invalshoeken gebruikt wordt.
Thomassen noemt de volgende categorieën
gebruikers:
naar interessegebied:
streekgeschiedenis, familiegeschiedenis,
wet- en regelgeving, enz.;
naar geraadpleegde bronnen: DTB/BS,
heerlijkheidsarchieven, 20Ste-eeuwse
dossierarchieven, enz.;
naar onderzoeksmethode: ongeleide
zoekvraag via zoektermen, systematische
zoekvraag via zoekstructuur.
Typologie naar toegangsschil
Interface
Zoekingangen en navigatiemechanismen
Context
Inhoud/bronnen
Je kunt instrumenten ook indelen op basis
van de functie die ze hebben in een website
of digitale bibliotheek:
Typologie naar webfunctionaliteit
Zoekfunctionaliteiten
Interactiemogelijkheden
Onderzoeksmogelijkheden/content
Gebruikershulp
Florijn verdeelt de website onder in functio
naliteiten: zoekfunctionaliteiten, interactie
mogelijkheden, onderzoeksmogelijkheden
/content en gebruikershulp. De functionali
teit 'gebruikershulp' omvat uiteraard alle ins
trumenten, waarbij Florijn meegeeft dat deze
instrumenten de competenties van individu
ele gebruikers dienen te ondersteunen. De
instrumenten dienen de overige functies van
de website te ondersteunen.
Zoekfunctionaliteiten:
Ondersteunen van begrip en gebruik van
toegangen
Ondersteunen van begrip en gebruik van
een integrale zoekfunctie
Ondersteunen van begrip en opzet van
zoekstrategieën
Interactiemogelijkheden:
Ondersteunen van individueel onderzoek
Consulteren van een archivaris
Ondersteunen van communityvorming
Ondersteunen bij publiceren van materiaal
Ondersteunen bij het commentaar geven
op onderzoeken van anderen
Onderzoeksmogelijkheden:
Ondersteunen bij het raadplegen van de
content
Aanbieden van andere erfgoedbronnen
Een checklist als hulp bij beoordeling
