GRATIS!
"Sï"»«r
ACHTER DE
FEITEN AAN
[DJsfJl Con suit
u I T
I G I
N G
DOCUMfNT MANAGtMLNT KCNNIS MANAGEMtNT WORKFLOW MANAGfMf NT DIOR-OPL£IDINGEN
Een STAP vooruit: archiefinstellingen presenteren ICT-systemen
Staten-Generaal
Digitaal 1814-1995
N O D
In de afgelopen 4 jaar, zijn reeds vele bezoekers u voor gegaan.
De Landelijke Contactdag Document Management is een succes! Uit de groeiende opkomst
van deelnemers tijdens de Landelijke Contactdag en de vele positieve reacties daaruit,
blijkt dat wij tegemoetgekomen zijn aan de behoefte naar uitwisseling van
kennis en ervaring op het vakgebied document management.
Daarom organiseert DisConsult - in samenwerking met vooraanstaande leveranciers -
voor de vijfde maal de gratis toegankelijke Landelijke Contactdag Document Management,
en wel op maandag 10 april 2006 in het bekende Stadstheater Zoetermeer.
Net als in voorgaande jaren belooft
het weer een spectaculaire dag te
worden met tal van interessante
sprekers, leuke workshops en
het is uiteraard dé ontmoe
tingsplaats voor specialisten op
het gebied van document manage
ment uit het gehele land en uit alle
geledingen van de maatschappij.
De gehele dag vindt plaats in de gezellige
en bijzondere theaterambiance en ademt
een gemoedelijke sfeer. De toegang is
gratis, hetgeen zeker bijdraagt aan een
gegarandeerd hoge opkomst. Naast de
sprekers en workshops bieden wij de
bezoekers een doorsnede uit de markt van
aanbieders van diensten en producten op
het gebied van document management op
de informatiemarkt.
Dit jaar organiseren wij een
"Digitale Documenten Special".
In de kleine zaal van het Stadstheater
zullen een aantal uiteenlopende leve
ranciers een opstelling plaatsen, waar
door de bezoekers de verschillende
oplossingen voor document management
goed met elkaar kunnen vergelijken. De
deelnemende exposanten krijgen tijdens
de twee middagsessies de gelegenheid
om beurten het eigen product nader toe
te lichten.
Surf voor het complete programma en het aanmeldingsformulier naar: www.lcdm.nl
Cifyhouse, tngelandlaon 174, 2711 DW Zoefermeer
telefoon (079) 3429509, fox (079) 342 59 46, www.disconsulf.nl, email: info® disconsulf.nl
nieuws uit het veld
Op 31 januari 2006 organiseerde de
Stichting Archiefprogrammatuur (STAP)
de gebruikelijke deelnemersvergadering
in het Gemeentearchief Rotterdam.
Behalve de formele deelnemersvergade
ringen over ABS/Archeion en de
Archiefkaart vond ook een aantal presen
taties plaats door archiefinstellingen van
ICT-systemen.
Het STAP-bestuur is van mening dat de
functie van de STAP zich niet alleen moet
beperken tot de beheersaangelegenheden
van de aan de STAP overgedragen pro
gramma's. Het organiseren van presenta
ties door archiefdiensten van hun erva
ringen met gebruikerssystemen voor
geïnteresseerden uit onze sector is een
uitvloeisel van die opvatting. Deze bij
eenkomsten zijn ook toegankelijk voor
medewerkers van diensten die niet tot de
formele deelnemersgroep van de STAP
behoren. Op 31 januari bezochten circa
zestig collegae de presentaties. Het brede
thema was Toegangen en Beheer.
Voorafgaand aan de feitelijke presenta
ties hield mw. drs. Corrie-Christine van
der Woude een toespraak. Aan de hand
van citaten uit de Coachingskalender
voor 2006 (thema: scheur je los) gaf zij
een korte impressie van haar overwegin
gen om juist op het terrein van de ICT-
toepassingen in het Nederlands archief
wezen samenwerking te zoeken tussen de
diensten. Zij borduurde voort op de uit
komsten van de door het project DEVI-
LAS georganiseerde werkconferentie van
de zogenaamde 25 plus-instellingen in
december 2005. Om ervoor te zorgen dat
de archiefdiensten zich kunnen wijden
aan hun primaire werkprocessen is het
zaak dat zij bundeling van energie en
middelen zoeken op het gebied van de
ondersteunende processen. ICT is niet
meer weg te denken uit onze instellin
gen, de noodzaak om via internet
beschikbaar te zijn voor een breed
publiek is op zich geen discussiepunt,
maar vaak onderschatten we nog de
omvang van alle activiteiten die ervoor
moeten zorgen dat we ook aan die
publieksvraag kunnen voldoen. Van der
Woude pleitte voor een service-organisa
tie voor het archiefwezen die vanuit een
gemeenschappelijk beleefde strategische
visie haalbare kaders zou moeten stellen,
normen zou moeten ontwikkelen voor
kwaliteitsmetingen en verbeteringen -
denk aan de nu bij verschillende
gemeenten in zwang rakende audits voor
publieke dienstverlening -, adviezen zou
kunnen uitbrengen over functionele ont
werpen, aanbestedingen zou kunnen
begeleiden, als kennisbank zou kunnen
optreden en de 'kopersmacht' van de
archiefdiensten zou kunnen optimalise
ren. De STAP vormt daarbij een goed ver
trekpunt. Persoonlijk gaf Van der Woude
aan dat zij bereid zou zijn in een dergelij
ke organisatie te investeren, zodat haar
organisatie zich weer meer zou kunnen
oriënteren op het primaire werkproces en
minder tijd en geld kwijt is aan de ont
wikkeling van (nieuwe) systemen, die in
wezen ook voor andere diensten belang
rijk zijn. Zij stelde ook nadrukkelijk de
resultaten van de Nijmeegse ervaringen
op dit gebied beschikbaar voor de colle
gae.
Na de toespraak van Van der Woude
volgden enkele presentaties. Uitgangs
punt hierbij was niet zozeer een volledige
demonstratie, maar meer het geven van
een impressie van het systeem en het
informeren over de redenen van de keuze
ervoor. Iedere presentatie duurde maxi
maal 40 minuten, waarvan het laatste
deel bestemd was voor het beantwoor
den van vragen van de aanwezigen. Het
was nadrukkelijk niet de bedoeling van
het STAP-bestuur dat er een soort 'keuze-
palet' zou worden gepresenteerd: infor
matie verstrekken was de primaire bood
schap.
De volgende systemen werden gepresen
teerd:
Atlantis door het Regionaal Archief
Nijmegen;
Mais Flexis door het Gelders Archief;
Digitale Toegankelijkheid (Encoded
Archival Description) en ABS/Archeion
door het Nationaal Archief/Algemeen
Rijksarchief Brussel;
Scope en ABS/Archeion door het
Gemeentearchief Amsterdam.
Na deze presentaties kregen de aanwezi
gen een voorproefje van de nieuwe web
versie van ABS/Archeion, waartoe de
deelnemers in november 2004 hadden
besloten. Deze presentatie werd namens
de STAP verzorgd door Transfer Solutions
uit Leerdam. Bij deze presentatie kwam
ook het discussiepunt binnen de deelne
mersvergadering van de STAP over cen
traal of decentraal beheer van de databa
se aan de orde. De nieuwe webversie van
ABS/Archeion is inmiddels getest (de
zogenaamde regressietest). Voor de deel
nemers is de afgeteste versie sinds eind
februari beschikbaar voor de test in de
eigen gebruikersomgeving.
Vanuit de optiek van het STAP-bestuur
mag de (nieuwe) aanpak als geslaagd
worden beschouwd: zowel de opkomst
als het grote aantal vragen na iedere pre
sentatie geeft aan dat er op dit gebied een
wereld te winnen valt binnen het
Nederlands archiefwezen. De vragen lig
gen op zowel inhoudelijk gebied (b.v.
standaardisatie ICT) als op de meer orga
nisatorische aspecten. Ook de schaal van
de diensten speelt een belangrijke rol bij
de keuze voor een bepaald systeem.
Wie de presentaties nog eens zou willen
nakijken: van enkele presentaties is een
powerpointversie beschikbaar bij de
secretaris van de STAP (roelof.hol@natio-
naalarchief.nl).
Roelof Hol,
secretaris STAP
Het project 'Staten-Generaal Digitaal
1814-1995', waarin bijna twee eeuwen
parlementaire geschiedenis worden
geconserveerd en via internet ontsloten,
is onlangs formeel van start gegaan.
Zowel de opdracht voor het verfilmen als
voor het digitaliseren is, na een Europese
Aanbesteding van de Koninklijke
Bibliotheek, verleend aan MicroFormat
Systems bv in Lisse.
In totaal tellen de Handelingen van de
Eerste en Tweede Kamer in de periode
van 1814 tot 1995 maar liefst 2,3 miljoen
pagina's. De gedrukte verslagen zijn
kwetsbaar en vragen derhalve zeer zorg
vuldige behandeling. Doel van het pro
ject is het behouden van de informatie
voor toekomstige generaties en het toe
gankelijk maken van de kamerstukken
voor een breed publiek.
11
i
maart 2006
archievenblad
