yan
[De Qaak]
KVAN nieuws
koninklijke vereniging van archivarissen in nederland
KVAN Nieuws
Bureau KVAN
Redactie Archievenblad
Tel. (020) 462 77 27
Over antwoord geven op vragen
Ik weet zo veel en men vraagt mij zo weinig.
Deze te pas, en soms te onpas (en niet woorde
lijk correct), geciteerde woorden van de oud
rijksarchivaris in Overijssel Schoengen lijken
wel onderdeel te zijn van het collectieve geheu
gen van de archivaris. Zou het daardoor komen
dat hardwerkende en drukbezette collega's
soms zo ver gingen (en gaan) in hun dienstver
lening? En dan in het bijzonder als het gaat om
wetenschappelijk onderzoek? Een paar voor
beelden. En niet eens allemaal uit een vér verle
den.
Er was eens... een archief waar in het depot op
een bovenste plank een doos stond. Met daarop
een rood papier: 'stukken niet raadpleegbaar'.
Behalve voor één speciale bezoeker. Die had wat
weinig tijd voor zijn onderzoek en werd gehol
pen door een archivaris, die op deze manier
wist te voorkomen dat de archiefstukken door
anderen werden geraadplaagd. Dit kan natuur
lijk niet (beroepscode art. 6: de archivaris dient
eenieder objectief advies te verstrekken en de
beschikbare middelen aan te wenden om een even
wichtig uitgebouwde dienstverlening te verzekeren.).
En er was een archivaris, die ooit een opeenvol
gende serie brieven met vragen over een speci
fiek onderwerp bijzonder uitvoerig beant
woordde. En na een jaar of wat verbaasd tot de
ontdekking kwam dat de vragensteller de resul
taten van al dat onderzoek achter elkaar had
gezet in een artikel (en niet de moeite had
genomen te verwijzen naar deze excellente
dienstverlening). En dan nog die archivaris die
zo graag wilde dat zijn archief zou worden
gebruikt voor een promotie dat hij de onderzoe
ker probeerde over te halen een bepaald archief
als onderwerp te kiezen. En daarbij alle mede
werking toezegde, tot aan de garantie toe dat
het archief een tijdje voor anderen niet raad
pleegbaar zou zijn.
Dit soort situaties komt nu niet meer voor
(hoop ik). Sedert de laatse twee decennia van de
vorige eeuw zijn de aantallen bezoekers en vra
gen voortdurend gestegen en hebben archiva
rissen geleerd te letten op kosten en rendement.
Gratis beantwoorden van brieven met verzoe
ken om inhoudelijke informatie hoort vrijwel
nergens meer tot het beleid (alleen richtingge
vende inlichtingen zijn gratis) en de speciale
behandeling van wetenschappers behoort tot
het verleden. De beroepscode en het handvest
dienstverlening geven richting aan het profes
sioneel handelen van de archivaris.
Maar toch, de geest van Schoengen is een hard
nekkige. Zoals nog bleek uit een vorige Zaak,
waar 'gezien het belang en het prestige van de
zaak' meer onderzoek werd verricht dan alleen
richtinggevend en de kosten niet werden door
berekend (december 2005). Is daar dan iets op
tegen? Wijst de beroepscode er niet op dat alle
redelijke vragen hoffelijk en bereidwillig beant
woord dienen te worden? Ja, maar niet wille
keurig, niet als gunst van de archivaris en met
inachtneming van het principe onpartijdig aan
alle gebruikers (beroepscode art. 6). Tegen excel
lente service is natuurlijk geen enkel bezwaar,
zolang de archivaris zich ervan bewust blijft wat
hij doet, en waarom hij dat doet. En dat in het
beleid vastlegt, zodat iedereen weet wat er ver
wacht mag worden.
Er bestaat sinds kort echter één geval waarin het
beter is om de neiging tot overgrote bereidwil
ligheid te onderdrukken. Dat is wanneer er
inlichtingen worden gevraagd op basis van de
in juli 2005 van kracht geworden Wet
Bevoegdheden Vorderen Gegevens (zoals trou
we lezers van de DIVA-discussielijst al weten).
Op basis van die wet hebben politie en justitie
in bepaalde gevallen het recht de archivaris te
vragen naar gegevens over de archiefgebruikers.
Afhankelijk van de zaak (de ernst van de ver
denking) kan dat gaan van naam en adresgege
vens tot volledige informatie over geraadpleeg
de stukken en dergelijke. De archivaris moet
zich aan de wet houden. Maar hij opereert in
het spanningsveld met de bescherming van de
persoonlijke levenssfeer van zijn bezoekers. In
de bibliotheekwereld bestaan sinds kort de 'tien
geboden', aanwijzingen die aangeven hoe in dit
soort gevallen gehandeld moet worden
(www.surf.nl/fobid/). Het zou een goede zaak
zijn als deze ook in archievenland worden inge
voerd (bijvoorbeeld als bijlage bij het DIVA-
handvest dienstverlening?). Het komt er onder
meer op aan dat de archivaris in dit geval niet
handelt in de geest van Schoengen, maar vol
gens het advies van een voormalige algemene
rijksarchivaris: 'je moet alleen antwoord geven
op de vraag die wordt gesteld, meer niet'.
34
KVAN nieuws
koninklijke vereniging van archivarissen in nederland
Voor het voetlicht: Douwe de Graaf
Directeur Regionaal Historisch Centrum Limburg
Douwe is weliswaar getooid met een
Friese voornaam, maar stamt uit een
gezin waarbij de moeder uit Drenthe
komt en de vader uit Groningen. Douwe
Theodoor de Graaf is echter geboren in
Utrecht op 13 januari 1953 en getogen
in onder meer Culemborg. Hier doorliep
hij met goed gevolg de HBS, waarna hij
in 1970/1971 in het kader van een uit
wisselingsprogramma kon studeren in
Californië. Het gevolg hiervan is dat hij
vloeiend Engels spreekt, maar met een
Amerikaans accent. Het serieuze werk
begon echter toen hij biologie ging stu
deren aan de Universiteit van
Groningen, met als doel etholoog (dier-
gedragkundige) te worden. Na een der
dejaars practicum waarbij je muizen op
leven en dood met elkaar moest laten
vechten (en daarvan een verslag moest
maken) zag hij dat niet meer zitten en
schakelde over naar 'het gedrag' van
planten. Douwe studeerde in 1977 af.
Werk vond hij hierna als beheerder van
het Veldbiologisch Station op
Schiermonnikoog, "in the middle of
nowhere", aldus Douwe.
Meestal is het andersom, maar niet
bij Douwe en zijn vriendin en latere
echtgenote. Zij kreeg een baan in
Maastricht en Douwe besloot mee te
gaan. Hierdoor moest hij wel ongeveer
anderhalf jaar twee dagen per week pen
delen van Maastricht naar Groningen
voor het geven van colleges en practica
biologie aan de universiteit aldaar. Hij
had ondertussen netjes zijn plaatsver
vangende dienstplicht afgerond bij het
Natuurhistorisch Museum Maastricht en
begon hierna als jongste bediende bij dit
museum in de rang van adjunct-com
mies, zoals dat toen heette. Hier klom
Douwe in de loop der jaren op tot direc
teur. De afgelopen tien jaar reisde hij als
expert op zijn gebied op uitnodiging
van andere musea en universiteiten over
de hele wereld voor het geven van lezin
gen en workshops, het meedoen aan
opgravingen en andere activiteiten op
zijn terrein. Hij heeft zijn directeurschap
van het Maastrichtse museum altijd de
leukste baan van de gemeente
Maastricht genoemd.
In zijn hoedanigheid als voorzitter
van de Ondernemingsraad van de
gemeente Maastricht had hij de ontwik
kelingen bij het Rijksarchief in Limburg
en het Gemeentearchief Maastricht niet
alleen langs de zijlijn gevolgd: hij was in
die functie zelfs betrokken bij de onder
handelingen over de arbeidsvoorwaar
den van het toen nog toekomstige
RHCL. Naar de functie van directeur van
het nieuwe Regionaal Historisch
Centrum Limburg heeft hij dan ook heel
bewust gesolliciteerd. Het was voor hem
kiezen uit een nieuwe uitdaging of nog
meer dan tien jaar 'op de automatische
piloot' zijn werk bij het museum ver
richten. Het werd uiteindelijk de nieuwe
uitdaging. Na een nachtje slapen en de
opmerking van zijn dochter dat de fami
lie ook niet uit Maastricht hoefde te ver
huizen, wist hij het: solliciteren,
ondanks het ontbreken van een archief
diploma. Hij wist echter wel degelijk wat
hem te wachten stond. "Het beheren
van grote collecties in een museum is
ook een zaak van ontsluiten en ter
beschikking stellen van onderzoekers,
echter op een geheel ander terrein,"
aldus Douwe.
Het niet hebben van een archiefdiploma
heeft volgens hem ook een voordeel.
Douwe kon en kan nu nog de 'gekste'
vragen stellen, want dat wordt hem niet
kwalijk genomen. Zijn taak is ook om de
vereiste werkprocessen te begeleiden en
prioriteiten te stellen. Hij is er zich van
bewust dat er in het verleden te veel met
het management is gewisseld en dat het
(veel te lang) aanhikken tegen de fusie
voor de organisatie geen gemakkelijke
opgave is geweest. De uitdaging is en
blijft echter om een nog meer servicege-
richte instelling te maken, die weet wat
ze wil en ook weet ze niet wil! Dit zal
allemaal in het te schrijven meerjaren-
beleidsplan moeten staan dat in 2007
gereed moet zijn.
Douwe: "Het streven van het RHC
Limburg is erop gericht om meer syner
gie uit de fusie te krijgen zodat één plus
één niet twee, maar drie wordt. Ook de
verdeling van de diverse werkzaamhe
den zal altijd tegen het licht moeten
worden gehouden. Momenteel gaat
maar liefst 90 procent van alle beschik
bare middelen en menskracht naar
archieven en collecties. De vraag is of
dat zo moet blijven of dat aan het
onderdeel presentatie meer aandacht
(met meer inzet van mensen en midde
len) moet worden besteed. Een voor
beeld hiervan is de nieuw te bouwen
website (nu nog twee gescheiden websi
tes met een verwijzing naar elkaar). Eind
mei van dit jaar moet dit de website zijn
van het RHCL en de meerwaarde van de
Lees verder op pagina 37
archivarissen
Bureau Koninklijke Vereniging
van Archivarissen in
Nederland.
Voor informatie over de KVAN,
bestelling van publicaties,
aanmelding voor activiteiten en
wijzigingen in de ledenadministratie
kunt u contact opnemen met het
bureau. Kopij voor het Archievenblad,
berichten voor deze rubriek
en mutaties in de Almanak van
het Nederlands Archiefwezen kunt
aan het bureau van de KVAN
doorgeven.
Cruquiusweg 3 I
1019 AT Amsterdam
Fax: (020) 462 77 28
E-mail: bureau@kvan.nl
Internet: www.kvan.nl
Postbank Bureaurekening: 84767
Yvonne Bos-Rops
archievenblad
maart 2006
Het interview met Douwe de Graaf vindt
plaats in zijn riante werkkamer in het
gebouw van het Regionaal Historisch
Centrum Limburg (RHCL) in de oude bin
nenstad van Maastricht, 's Zomers heeft hij
uitzicht op het terras (gesitueerd op het
terrein van het RHCL) van een aan de
andere kant van de straat gelegen bekend
Maastrichts café.
Verhuizing
Uitdaging
Synergie
