z
Uiterste houdbaarheidsdatum
"SIb/I J' 1
Ie Archief Selectiedienst
8 1 -2 .0 O 6
SÊMBBÊÈÊlmmiÊÊW^mÊ
De Centrale Archief Selectiedienst (CAS)
is een agentschap van het Ministerie
van Binnenlandse Zaken en Koninkrijks
relaties en functioneert als facilitaire
dienst voor de gehele Rijksoverheid.
De CAS speelt een belangrijke rol in
de taak van het ministerie om een
efficiënt informatiebeheer te voeren
dat de inzichtelijkheid voor de burger
waarborgt van zowel rechtmatig en
doelmatig bestuur als bedrijfsmatige
processen en de verantwoording hier
van.
De CAS heeft zich sinds de oprichting in 1981
ontwikkeld tot dé bewerker van informatie
van de Rijksoverheid, ongeacht dragers en
systemen en ongeacht het 'ontwikkelstadium'
van die informatie. Onze organisatie biedt een
compleet (full service-ldienstenpakket op het
terrein van ontsluiting, beheer en beschik
baarstelling van (archief-)informatie.
Ons klantenbestand bestaat volledig uit
ministeries en Hoge Colleges van Staat.
Sinds 25 jaar is de CAS dé partner van
het Nationaal Archief in het verzorgen van
goede, geordende en toegankelijke overheids
informatie.
Centrale Archief Selectiedienst Transportbaan 12 I Postbus 252 I 9670 AG Winschoten
telefoon 0597-431433 I telefax 0597-422785 I e-mail infolclcas.nninbzk.nl
internet www.cas.minbzk.nl I www.handelingenbank.nl
column
Je hoeft maar een supermarkt binnen te
stappen en in elk schap kom je het tegen.
Alle producten die voor consumptie
bestemd zijn, hebben op de verpakking
een datum staan, die aangeeft of het nog
wel geschikt is om de inhoud te consu
meren. Terecht hebben allerlei organisa
ties zich in het verleden ingezet om deze
vermelding verplicht te krijgen. De con
sument moet erop kunnen vertrouwen
dat hetgeen te koop aangeboden wordt
ook veilig kan worden opgegeten.
Het achterliggende principe is tegen
woordig sowieso gemeengoed geworden.
Omdat er altijd lieden bleken te zijn die
misbruik maakten van het al te goed ver
trouwen van de consument, is er extra
bescherming nodig. Werden we vroeger
nog wel eens genekt door de kleine letter
tjes, nu kan dat vrijwel niet meer. De
regels zijn ervoor gemaakt om te zorgen
dat dingen meer zo worden zoals ze ook
lijken te zijn. Externe, onafhankelijke
controle blijft altijd noodzakelijk, zodat
de regels het vertrouwen ook blijvend
waard zijn. Stunten met artikelen met
een zeer korte houdbaarheidstermijn
moet geen gevaar voor de volksgezond
heid opleveren.
Waarom zoveel over iets wat verre van
archieven lijkt te staan? Bij recente
archiefbestanden speelt iets als houd
baarheid vaak ook mee. Allereerst is
onlangs een nieuwe lijst met 'houdbaar
heidsdata' voor stukken sinds 1996 van
COLUMN
kracht geworden. Die selectielijst is goed,
want alleen relevant materiaal wordt,
goed ontsloten en geconserveerd, voor
de eeuwigheid bewaard. Welke interpre
tatie wordt gegeven, welke lokale
omstandigheden mee moeten wegen,
welke interpretatievrijheid archiefbewer
kers krijgen, het zijn zaken die ook hier
aan extern onafhankelijk toezicht moe
ten worden onderworpen.
Daarnaast kennen we allemaal de
beperkte houdbaarheid van de dragers
van een groeiende tak van de informatie
voorziening. Helaas staan er nog geen
waarschuwende data op floppy's, memo-
rysticks, cd's, dvd's, harddisks, etc. Iedere
archivaris weet dat deze dragers niet sta
biel zijn (ja toch?), maar in de praktijk
blijken veel mensen in de eerste lijn daar
van niet doordrongen te zijn. Een stan
daard op het materiaal aangebrachte
waarschuwing om tijdig om te zetten, te
verversen of anderszins zou daarom op
zijn plaats zijn. We moeten allemaal wer
ken uit het besef dat er hier veel meer
aandacht moet worden gegeven dan bij
de traditionele dragers, zoals perkament
en papier (hoewel evenmin altijd eeuwig
houdbaar).
Ook op ander terrein kennen archieven
nog een 'beperkte houdbaarheid', name
lijk waar het hun inhoud betreft. Gebrek
aan bronnenkritiek, interpretatievermo
gen en inzet van andere dan voor de
hand liggende bronnen schreeuwen je
soms tegemoet. Gebruikers worden daar-
om overspoeld met toelichtingen, onder
zoekshulpen en andere verdiepingsstof.
Daarmee is niet alles op te vangen, want
bronnen zijn weerbarstig in hun unici
teit.
Iets als een houdbaarheidsdatum kan
daar wellicht bij helpen. Bronnen zijn
altijd een product van hun context en
daarmee tijdgebonden. Een weeksalaris
van een arbeider in
1880 heeft een
beperkte houdbaar
heid en kan niet zon
der meer worden
becommentarieerd.
En wat te zeggen van
de resoluties van een
stadsbestuur tijdens
politieke troebelen?
Is er dan wel werke
lijk genotuleerd wat
er gebeurde of slechts
dat wat politiek 'cor
rect' was? En wat
betekent het niet
aanwezig zijn van
bepaalde informatie?
De gebruiker van
archieven heeft baat bij 'houdbaarheids
informatie' van stukken en zou standaard
bij gebruik moeten worden gewezen op
relevante feiten over archivering en
(lokale) historische inbedding. Dat moet
niet verborgen zitten in de inleiding van
inventarissen. De onderzoeker moet wor
den beschermd!
Terecht wordt dit alles overgelaten aan
de inzet en kunde van de archiefbeheer
ders. Zij zijn immers behulpzaam en die
nen de belangen van de onderzoeker. Of
het nu voor vernietiging, migratie of
interpretatie bedoeld is: als beroepsgroep
moet men niet bang zijn om waar nodig
een 'houdbaarheidsstempel' standaard op
bestanden te zetten. Gebruik van archie
ven wordt zo een minder hachelijke
onderneming dan het nu soms voor
goedwillende 'erfgoedsnackers' lijkt en
dat kan het publieksbereik alleen maar
vergroten.
CASp het
voorport
loi ae
g
Door Dick Bunskoeke
maart 2006
dick@bunskoeke.nl
Tekening: Peter Vlot
archievenblad
