Het geheugen van de
samenleving is toe aan revisie
■A-.
management
Bundeling van culturele instellingen kan in
de visie van het Ministerie van Onderwijs,
Cultuur en Wetenschap (OCW) voor het publiek
grote meerwaarde hebben: 'De regionale histori
sche centra bieden laagdrempelig veel cultuur
historische informatie over de provincie'.
Enkele koppen uit het januarinummer van
Overheidsdocumentatie:
Het Utrechts Archief voor de rechter
Tresoar in identiteitscrisis
Cultuur Onder Dak Apeldoorn (CODA) op
laatste plaats
Informatie op Goudanet onbruikbaar
De praktijk bij deze vier RHC's levert een niet erg
rooskleurig beeld op. Zijn het kinderziekten die
vanzelf overgaan of is er ook structureel wat aan
de hand? Elio Pelzers ziet dat archieven en bibli
otheken naar elkaar toe groeien.1 In zijn visie
zijn er zowel interne als externe voordelen: 'De
gezamenlijke huisvesting en de bundeling van
bedrijfsondersteunende activiteiten zoals perso-
management
r Laa rQ3B:
neel, organisatie, iet en communicatie levert
schaalvoordelen op. Ook het publiek profiteert
van de fusies. Het kan voor raadpleging van col
lecties en historische documenten terecht op
één adres, zowel voor de fysieke studiezaal als
voor de digitale studiezaal op internet.' In de
visie van Pelzers komt het dus tussen archieven
en bibliotheken wel goed. Het lijkt erop dat
RHC's een goed middel kunnen zijn om in te
spelen op de plaatselijke of regionale behoefte
van het brede publiek.
Maar geldt dat ook voor de archiefbezoeker?
Een voor archiefbezoekers ingerichte digitale
studiezaal op internet is wel iets heel anders dan
de aquabrowser van ProBiblio. De digitale stu
diezaal moet helaas nog worden ontwikkeld en
de aquabrowser is niet echt geschikt om in
archieven te zoeken. Daar komt nog bij dat
archiefbezoekers niet alleen regionaal maar ook
landelijk naar hun 'roots' zoeken.
RHC's geven daar conform het beleid van OCW
geen prioriteit aan. Daarmee heeft de RHC-vor-
ming landelijk gezien ernstige negatieve conse-
RHC's bevinden zich in een
identiteitscrisis en de
archiefbezoeker is de weg kwijt.
quenties. Zij leidt tot versnippering van het
archiefwezen en onherkenbaarheid voor belang
rijke doelgroepen. OCW lijkt niets te hebben
met historische informatie waarin mensen zelf
hun weg zoeken, historische informatie stelt
kennelijk pas wat voor wanneer het is getrans
formeerd tot een erfgoedbelevenis.2 RHC's heb
ben als kerntaak gekregen om die belevenissen
te creëren. Opvallend is dat in de praktijk bij de
vorming van RHC's de financiering van nieuw-
bouwplannen in de culturele sector voorop
staat. Niet verwonderlijk dat er, ondanks de
inzet van erfgoedmanagers afkomstig uit musea,
in RHC's nog weinig te beleven valt. Of, nog
erger: RHC's bevinden zich in een identiteitscri
sis en de archiefbezoeker is de weg kwijt. Toch
heel iets anders dan de door OCW beloofde
grote meerwaarde voor het publiek.
Met het Records Continuüm-model is in
Breda en Leiden ervaring opgedaan. De
Gemeente Deventer bouwt daarop voort. Het is
de bedoeling dat er een multidisciplinair sys
teem komt voor digitaal documentbeheer, dat
als basis dient voor de verdere ontwikkelingen
van de digitale backoffice. Het Records
Continuüm-model betekent in de praktijk een
integrale aanpak van het dynamische, semi-sta-
tische en oud archief, zowel met betrekking tot
de papieren als de digitale
documenten. Al bij de creatie
van digitale documenten
moet er nagedacht worden
over de bewaring ervan.
RHC-vorming staat een inte
grale aanpak van dynamisch,
semi-statisch en oud archief
in de weg. Het Records Conti
nuüm-model wordt daarmee
doorkliefd. Australië is een
duidelijk voorbeeld van hoe
het anders kan. Een landelijke
visie van de rijksoverheid die
haar verankering zou moeten
krijgen in de archiefwet ont
breekt hier ten enenmale. In
het rapport 'De dementerende
overheid' wordt gepleit voor
het slechten van de grenzen
tussen de wereld van het records management
en het oud archief.3 Het records management en
het archief zouden samen procesbeschrijvingen
moeten maken, zodat het primaire proces opti
maal uitgevoerd kan worden en er achteraf ver
antwoording kan worden afgelegd.
Dit zou natuurlijk niet alleen op rijksniveau die
nen te gebeuren, maar in het hele land. De
hoogste tijd dat het Ministerie van Binnen
landse Zaken uit zijn lange winterslaap wordt
wakker geschud. Zelfregulering door het veld is
op dit gebied noch effectief noch efficiënt geble-
ken. De hoogste tijd voor nieuwe wettelijke
kaders, die zorgen voor de noodzakelijke inte
grale aanpak. In Australië zijn record keeping-
instellingen verantwoordelijk voor de integratie
van het documentaire proces en het bewaren,
conserveren en toegankelijk maken in het pri
maire proces. Het is een duidelijk voorbeeld van
hoe het anders kan. De praktijk laat zien dat dat
ook in Nederland mogelijk is.
18
19
DoorAnkie Overmars*
Het lijkt effectief en efficiënt om erfgoedinstellingen
samen in één Regionaal Historisch Centrum (RHC)
onder te brengen. Maar is dat in de praktijk wel
zo? Archiefinstellingen die tot nu toe geen fusies
zijn aangegaan buiten de eigen branche, kunnen
bij het inrichten van de bedrijfsprocessen uitgaan
van het Records Continuüm-model. In dit artikel
wordt ingegaan op de praktijk van de Regionale
Historische Centra en de met het Records
Continuüm-model opgedane ervaringen.
...4
GOUDANET
loog» ngspoorl tol c ultuur.MitorKC h Goudn
Goudanet is een sanerjaeenunQtoroiKi van
(tens are Btblaxneet. SBeeutcn.et fMtnn Hvland
Goudse TIkitws: Olglwle Dossiers:
Goud.Ptt,.! Voor al® Ot^Ute DoWen. ga
Gouda* Pipar
»i^,onW^ BoUnerlikdinla:
BmcSvuS H.Knaehf y«r 'd< Go MC
viiSasizaflB-aosr^iBnu»
Versnippering en onherkenbaarheid
Grenzen moeten worden geslecht
Bronnen
Overmars, A., 'Een gelukkig huwelijk? fusies tussen
archieven en bibliotheken' in: Archos magazine, jaar
gang 4 (2002) maart, p. 6-7.
Vries, D.P. de, WSF-studiemiddag 'Culturele
Netwerken' over Tresoar, 1 december 2004
(Powerpointpresentatie).
Helling, Menno en Nijs, Pieter de, 'CODA: vier cul
tuurinstellingen onder één dak' in: MM Nieuws, jaar
gang 6 (2004) nr. 3, p. 6-7.
McKemmish, Sue, 'Yesterday, Today and Tomorrow:
A Continuum of Responsibility1 in: Proceedings of the
Records Management Association of Australia 14th Na
tional Convention, 15-17 Sept 1997, RMAA Perth 1997.
Upward, Frank, 'In Search of the Continuum:
Ian Maclean's 'Australian Experience' Essays on
Recordkeeping'. First published in The Records
Ankie Overmars is bibliothecaris te Rotterdam. Een uitgebrei
de versie van dit artikel verschijnt in Overheidsdocumentatie.
De hoofdentree van Cultuur Onder
Dak Apeldoorn. Foto: CODA/Christa
Balk.
Continuum: Ian Maclean and Australian Archives first
fifty years, Clayton, 1994.
Upward, Frank, 'Structuring the Records Continuum,
Part Two: Structuration Theory and Recordkeeping'
in: Archives and Manuscripts, vol. 25 (1) 1998.
1 Koenen, Kees en Baak, Paul, Het geheugen als actie
ve kracht: de archieffunctie binnen de digitale over
heid, oktober 1999, Synergie Consultancy BV, in
opdracht van het Ministerie van Binnenlandse Zaken
en Koninkrijksrelaties.
1 Koenen, Kees en Baak, Paul, Het geheugen als actie
ve kracht; modellen voor de inrichting van archivering
binnen de digitale overheid, Den Haag, 22 juli 1999,
OD mei 2000.
Heijst, A. van, Het Recordkeeping Concept en de
Records Management Applicatie.
Noten
1. Pelzers, E., 'Archieven en
bibliotheken groeien naar
elkaar toe' in: Bibliotheek,
nr. 23 (2005), p. 32-33-
2. Pine, Joseph, De beleveniseco
nomie werk is theater en elke
onderneming creëert zijn eigen
podium. Schoonhoven
Academie Service, 2000.
3. Rijksarchiefinspectie,
Een dementerende overheid?
De risico 's van digitaal informa
tiebeheer van verantwoordings
informatie bij de centrale over
heid, januari 2005.
archievenblad
februari 2006
februari 2006
archievenblad
