Project Regionaal-Historische Samenwerking:
(EEN BALANS)
ionaal
Samenwerking
1 I 1
facrtima;.,.
(reilt* nÜ3|fM k|
f f
,'V<1
de praktijk
de praktijk
De eerste fase van het project ken
merkte zich door het opbouwen, uitbrei
den en consolideren van draagvlak voor
de op te zetten deelprojecten (zie het
kader). Bewust is hierbij gekozen voor een
topdown-benadering. Het creëren van
draagvlak en enthousiasme bij het
bestuur en de ambtelijke top was een
belangrijk startpunt in elke gemeente.
Dat enthousiasme werd opgepikt door de
verschillende musea, oudheidkamers, his
torische verenigingen, bibliotheken en
scholen. Het bleek een voordeel te zijn
dat alle gemeenten een zodanige grootte
hadden, dat mensen elkaar vaak goed
kenden. Ook was er binnen elke lokale
- Het zichtbaar, herkenbaar en toe
gankelijk maken van het culturele
erfgoed.
- Het ontwikkelen en bevorderen
van een culturele infrastructuur.
- Het structureel verankeren van de
projectactiviteiten in de regioge
meenten.
gemeenschap sprake van een betrekkelijk
kleine groep mensen, die actief was bin
nen het verenigingsleven en/of gemeen
tebestuur. Er werd gretig gebruik gemaakt
van de bestaande relaties en netwerken.
Meestal ging dit goed, maar niet altijd.
Soms moest er extra energie in worden
gestoken om iedereen ervan te overtuigen
dat er sprake was van een win-winsituatie
voor alle partijen. Het vaak herhalen van
missie en doelstellingen was daarbij het
uitgangspunt, niet alleen mondeling,
maar ook door middel van de frequent
verschijnende nieuwsbrief.
In totaal werden in de eerste fase 65
personen en instellingen benaderd. Uit
deze groep kwamen meerdere sleutelfigu
ren en ankerpunten voort. Dezen werden
het gemakkelijkst 'gerekruteerd' uit die
instellingen die zich met het culturele
erfgoed bezig hielden. Moeizamer ging
het bij de scholen. Het succes op de scho
len was erg afhankelijk van het enthou
siasme van de directie en de bereidwillig
heid om de organisatie ofwel de docen
ten te 'belasten' met het opzetten van les
projecten. De resultaten waren dan ook
verschillend.
Op basis van de gesprekken en de daaruit
voortvloeiende wensen werden in de
tweede fase samen met de beoogde parti
cipanten in totaal acht deelprojecten uit
gewerkt. Dit uitwerken ging stapsgewijs.
In deze fase werden in plannen-van-aan-
pak die deelprojecten verwoord die het
meeste aansloten bij het uitgangspunt
'het culturele erfgoed zichtbaar, toegan
kelijk en herkenbaar maken'.
In fase drie werd gewerkt aan de realisatie
en start van de deelprojecten. De digitali
seringsprojecten vergden veel voorberei
dingstijd. In eerste instantie werd gestart
met de werving van vrijwilligers. Voor de
meeste vrijwilligers moest een (digitale)
werkplek worden gecreëerd, inclusief een
nauwgezette introductie en instructie. De
onderwijsprojecten zorgden naar ver
houding voor het meeste werk. Er werd
veel tijd geïnvesteerd in het adviseren
over en het opzetten van lespakketten.
Aan het einde van fase drie waren onge
veer vijftig vrijwilligers startklaar. Deze
hoeveelheid veroorzaakte een luxepro
bleem. Per gemeente werd een coördina
tor uit de groep vrijwilligers aangezocht.
Om de deelprojecten tot een succes
te maken is in de eerste plaats bewust
gekozen voor betrouwbare partners. Bij
de kleinere gemeenten was succes verze
kerd, omdat sommige collecties van de
burgerlijkestandsregisters relatief klein
waren en dit de keuze bevorderde om
met de digitale ontsluiting van deze
registers te beginnen.
Een oudheidkundige vereniging had in
de loop der jaren een grote schaduwcol
lectie van genealogische bronnen
gevormd, met in eigen beheer aangeleg
de nadere ontsluitingen. De enige bron
waar men nog niet aan toe was gekomen,
was de nadere ontsluiting van de notarië
le protocollen. Het project bood dus een
gepaste oplossing.
Het aanleggen van een beeldbank kon
alleen met steun van een oudheidkun
dige vereniging van de grond komen.
Daar huizen namelijk de (oudere)
bewoners, die kennis hebben van de
gemeente-van-toen. Het opzetten van
een beeldbank kan echter complex zijn,
omdat die oudere bewoners ook nog
enigszins met computers moeten dur
ven omgaan. Men ging hier creatief
mee om door enkele keren een duo te
vormen. De een kende de oude situatie,
de ander was niet bang voor computers.
De oudheidkundige vereniging was van
meet af aan zeer enthousiast en kon
veel kennis over het verleden genere
ren; de beeldbank ging naar deze ver
eniging.
De partners voor de onderwijsprojecten
boden zichzelf aan. Er waren grote ver
schillen in aanpak en attitude. De hou
ding van de directie en het enthousiasme
van docenten waren hierin bepalend.
Het criminaliteitsproject heeft erg veel
tijd gekost. Het migrantenproject werd
een samenwerking van meer partijen. De
betrokken gemeentebesturen zijn zeer
positief over 'hun' onderwijsprojecten.
Met name het Gemeentearchief
Rotterdam (GAR) heeft nogal wat energie
in dit project moeten steken. Zo werd
met ingang van 1 december 2003 een
projectleider benoemd voor 32 uur per
week. Het GAR zorgde verder voor de
technische, materiële, logistieke en
administratieve ondersteuning van het
project. Dit was nog niet genoeg. De PR-
functionaris moest worden ingezet voor
de publieksfolder en voor de verschillen
de communicatiemomenten. De mede
werker educatie investeerde veel tijd in
het adviseren over en het opzetten van
de lespakketten. Het adviseren over en
bestellen van hardware en software voor
de digitaliseringsprojecten was in han
den van de afdeling I&A.
De afdelingen Archieven en Relatie
beheer en Materieel Beheer scanden de
verschillende archivalia en stoomden de
vrijwilligers klaar voor het project. Ook
het secretariaat en een begeleidingsteam
vanuit het managementteam deden hun
duit in het zakje.
Naar schatting is er in 2004 circa duizend
uur vanuit de GAR-organisatie geïnves
teerd in het project.
In totaal zijn negen middelbare
scholen bezocht. Twee daarvan zijn met
het project in zee gegaan. Een basis
school heeft op eigen initiatief contact
opgenomen.
Zoals boven al geschreven: de scholen
moeten in een vroegtijdig stadium gecon
fronteerd worden met de hoeveelheid
werk, die het samenstellen van verant
woorde lespakketten met zich mee brengt.
Dat is in één van de drie gevallen te laat
gebeurd, met alle tijdsgevolgen van dien.
Om vrijwilligers thuis gegevens te
laten invoeren moesten 'web-based'-
modules voor de digitale stamboom, de
digitale notariële akten en de beeldbank
worden ontwikkeld. Vooral het vervaar
digen van de webmodule van de beeld
bank kostte erg veel tijd en moeite.
Communicatie was bij dit project
heel belangrijk. Als het Project Regio
naal-Historische Samenwerking niet
regelmatig en op verschillende wijzen
zijn stem had laten horen, was het niet
van de grond gekomen. Vanaf het begin
is veel tijd besteed aan het onderhouden
van de contacten met alle instellingen
die nodig waren om het project tot een
succes te maken.
Enkele voorbeelden van PR-activiteiten
waren het op gedenkwaardige momen
ten organiseren van 'aftrapbijeenkom-
sten', het samenstellen van een publieks
folder voor elke gemeente, het uitgeven
van een tweemaandelijkse digitale
Nieuwsbrief, het sturen van een twee
maandelijkse rapportage naar de onder
scheiden gemeentebesturen, het regel
matig uitnodigen van belanghebbenden
op het GAR, het regelmatig bezoeken
afleggen bij instellingen/personen in de
gemeenten en het houden van een open
lijn naar de media.
De betrokken gemeenten zullen hun
verantwoordelijkheid moeten gaan
nemen. Dit was ook een van de uitgangs
punten van rijk en provincie als subsi
diegevers. Het project zou immers de aan
jager van regionaal-historische samen
werking moeten worden, daarna zouden
de gemeenten gezamenlijk het stokje
moeten overpakken.
Het Gemeentearchief Rotterdam zal op
vele manieren de regiowerkzaamheden
blijven ondersteunen, stimuleren en
coördineren op zakelijke basis. De huidi
ge dienstverleningscontracten zullen de
basis blijven voor de verhouding tussen
het GAR en de regiogemeenten.
Op dit moment hebben veel historische
verenigingen en oudheidkamers hun
wensen voor de toekomst al neergelegd.
Nieuwe deelprojecten zullen in de con
tacten met de gemeenten goed bespro
ken moeten worden, vooral wat betreft
de financiële consequenties. Meervragen
zullen immers op basis van een tarief
worden uitgevoerd. De provincie wil de
komende jaren investeren in de verbete
ring van het publieksbereik, professiona
lisering en versterking van de culturele
infrastructuur in de regio's. Daartoe zijn
subsidiegelden beschikbaar in het kader
van de provinciale Algemene Subsidiever
ordening. Het GAR zal de gemeenten
hierover adviseren en stimuleren om
l6
17
■MiHaaKiBi
fessssss^ss
Door Hans Mathijssen*
Op 31 december 2004 eindigde formeel
het 'Project Regionaal-Historische
Samenwerking', dat tot doel had meer
inhoud te geven aan de functie van het
Gemeentearchief Rotterdam als regionaal-
historisch centrum, door samen te werken
met zeven Zuid-Hollandse gemeenten.
Deze gemeenten zijn: Albrandswaard,
Barendrecht, Bergschenhoek, Berkel en
Rodenrijs, Bleiswijk, Capelle aan den IJssel
en Ridderkerk. Tijd voor een voorlopige
balans.
Doelstellingen van het Project
Regionaal-Historische Samenwerking
Benadering
Partnerkeuzes
Energie
Scholen
''nvtti 1/21311
80
Techniek
Communicatie
Toekomst
archievenblad
juli 2005
juli 2005
archievenblad
