Doc <J^> Consult
WIJ DOEN WAAR
WE GOED IN ZIJN
RESTAURATIE ATELIER STERKEN BV
NIEUWE REDACTIONELE VORMEN?
DocConsult
Atelier voor restauratie en conservering
van papier en perkament
DocumentenWacht
project- en adviesbureau
Nico Maasstraat 51 Tel. 074 - 2500166
7555 LW Hengelo Fax 074 - 2500144
www.docconsult.nl
E-mail: docconsult@hetnet.nl
Art Conservation
www.artconservation.nl
STERKEN
I m
1 ATELIER m
Brieven Archieven
Boeken Banden
Kaarten Wandkaarten
Prenten Grafiek
Charters Zegels
Engelanderholt3, 7361 CZ Beekbergen
T. 055-5423147 F. 055-5430614 E.lnfo@sterken.nl
Meer informatie op; www.sterken.nl
e-depot
De verschillende soorten redactionele
vormen zoals deze in de archivistiek voor
beschrijvingen worden gehanteerd, zijn
ontstaan door de toepassing van het
medium 'papier'. Het papier heeft de wijze
waarop informatie werd vastgelegd
bepaald en de archivistiek heeft deze gety
peerd in redactionele vormen. Ook het
digitale medium heeft ervoor gezorgd dat
er specifieke manieren zijn ontstaan waar
op informatie wordt vastgelegd. Dit geeft
aanleiding tot het introduceren van wat je
nieuwe redactionele vormen zou kunnen
noemen. Voorbeelden van de nieuwe
redactionele vormen zijn websites en
databases. Het Gemeentearchief Rotter
dam richt zich in het e-depot op het vin
den van oplossingen voor het archiveren
van deze twee. Bovendien wordt aandacht
geschonken aan wat genoemd wordt:
'buikbestanden' en 'multimedia'. Er zijn
deelprojecten gedefinieerd die deze vier
categorieën onderzoeken.
Elke categorie heeft te maken met de
gekozen softwarecombinatie DSpace en
i-Tor. Hiervan worden de voor- en nade
len bekeken:
Is een handige en snelle procedure voor
het opnemen van de archiefbescheiden
mogelijk?
Blijven de eigenschappen (zoals de struc
tuur bij 'buikbestanden') behouden?
Voldoen de metadata?
Komen de archiefbescheiden gemakke
lijk weer (via i-Tor) beschikbaar?
De conclusies kunnen pas in de loop van
het jaar worden getrokken. Naast deze
vragen met betrekking tot de gekozen
architectuur, heeft elk van de deelprojec
ten zijn eigen problematiek en strategie.
Wat een website is, weten we allemaal.
Toch is het niet vanzelfsprekend wat tot
een website wordt gerekend en wat niet.
Het deelproject websites is daarom
begonnen met het afbakenen van de
website; nieuwsgroepen die geen onder
deel uitmaken van de website worden
bijvoorbeeld niet meegenomen. Vervol
gens wordt vastgesteld welke criteria
worden gebruikt bij de selectie en welke
procedure moet worden doorlopen bij
het archiveren. Om te experimenteren is
voorgesteld een website te maken, waar
in allerlei technische aspecten zijn ver
werkt die nader moeten worden onder
zocht. In deze 'dummy'-website kunnen
naar behoefte onderdelen worden opge
nomen (zoals een formulier) en kan het
al dan niet conformeren aan standaarden
(zoals HTML en XHTML) worden uitge
test.
De database is de enige digitale redactio
nele vorm die in het jongste archieflexi
con is omschreven. In de toelichting van
het begrip register is aangetekend dat ook
een database tot deze redactionele vorm
moet worden gerekend. In Rotterdam
wordt ervoor gekozen een database te
archiveren in de toestand ten tijde van
de overdracht. Voor de duurzame opslag
gaat de gedachte, uit naar een export in
extensible Markup Language (XML) die
in DSpace kan worden opgenomen. Voor
het deelproject databases is de planning
om dit jaar met een eenvoudige database
te experimenteren.
Het komt geregeld voor dat in het e-
depot een reeks bij elkaar horende digita
le bestanden als geheel moet kunnen
worden bewaard. Dit is bijvoorbeeld het
geval bij e-mail of een collectie images.
Het kan zijn dat hierin een structuur is
aangebracht, zoals een directory-struc-
tuur. Ook deze zal dan moeten worden
bewaard. Het is in zo'n situatie ondoen
lijk elk document afzonderlijk van meta
data te voorzien. Het geheel wordt daar
om als 'buikbestand' opgenomen en
beschreven, met behoud van de struc
tuur, maar ook met behoud van de moge
lijkheid in een later stadium het buikbe
stand te 'ontbulken' en wél op detailni
veau van metadata te voorzien.
Binnen het deelproject 'multimedia'
wordt onderzocht hoe men omgaat met
digitale bronbestanden voor beeld en
geluid. Als concrete casus wordt daarbij
onderzocht hoe het digitaal aangeboden
televisiemateriaal van de Rotterdamse
organisatie Cineac Pietje Bell moet wor
den gearchiveerd. Deze organisatie
maakt in samenwerking met vrijwilligers
lokale televisie in verschillende wijken
van Rotterdam. De digitale opnames
worden door het Gemeentearchief
Rotterdam verworven, bewaard en aan
geboden. De opnames zijn in kleine een
heden met een eigen onderwerp gemaakt
en kunnen op die manier goed worden
ontsloten. Onderzocht wordt of de frag
menten in 'streaming video' kunnen
worden aangeboden. Dit houdt in dat de
gebruiker op internet niet eerst een film
pje hoeft te downloaden, alvorens het te
bekijken, maar het aanklikt en vervol
gens bekijkt. Daarnaast wordt ook
gezocht naar het beste opslagformaat dat
kan worden gehanteerd.
De Rotterdamse aanpak zal in de loop
van het jaar resulteren in praktische erva
ring, kennis en procedures. We blijven
het project op de voet volgen!
Het is mogelijk praktisch deel
te nemen aan een van de deelpro
jecten van het E-depot. Zo leert
en ervaart men welke vraagstukken
spelen en wat mogelijke oplossingen
zijn. Belangstellenden kunnen zich
opgeven bij Klaartje Pompe,
k.pompe@gar.rotterdam.nl.
11
DOCUMENTAIRE INFORMATIEVOORZIENING
Documentair management en ondersteuning
interim-management
quick-scan
coaching on the job
cjjj^p archiefbewerkingen
in-company trainingen
<jj=^3 wegwerken achterstanden
Onze ervaren projectmedewerkers hebben veelal
een opleiding Bestuursambtenaar, SOD I en 11, VVA en
Middelbaar archiefambtenaar. Zij staan garant voor
een klantgerichte en klantvriendelijke dienstverlening.
RESTAURATIE CONSERVERING
i Multispectraf
met de ARTIST
-«t
*4» u- i
Art Conservation is ook uw partner voor gammabestraling
Massa-conservering
Art Conservation BV
Telefoon 0102340291
0104603437
info@artconservation.nl
Kon. Wilheimmahaven ZZ19
3134 KG Vlaardingen
Cr,
1
DocumentenWacht is een service van
restauratie atelier Sterken BV en gericht
op schadepreventie.
DocumentenWacht is de officiële
dealer van Isotron Nederland BV voor
de gehele Culturele en Administratieve
sector in de Benelux en Duitsland.
Calamiteitenservice, zorg en beheer
Door Ivo Zandhuis*
Het Gemeentearchief Rotterdam voert in
samenwerking met de Archiefschool een
project uit waarin het een e-depot ontwik
kelt en praktische ervaring opdoet bij het
archiveren van digitale archiefbescheiden.
De komende maanden kijken we om het
hoekje van de e-deur en doen we verslag
van de voortgang van het project en van de
inzichten die worden opgedaan. In het juni-
nummer van het Archievenblad heeft u
gelezen over metadata. In deze aflevering:
hoe is de aanpak in Rotterdam ten aanzien
van verschillende soorten digitale documen
ten?
Hoe kan ik zelf ervaring opdoen met
deze nieuwe redactionele vormen?
Ivo Zandhuis is zelfstandig informatie-analist bij
instellingen voor cultureel erfgoed.
juli 2005
archievenblad
