Doe <1^> Consult
Restauratieatelier
'De Tiendschuur'
WIJ DOEN WAAR
WE GOED IN ZIJN
DocConsult
Compacte Archief-Systemen
Kardex Systemen B.V.
Barwoutswaarder 13a, 3449 HE Woerden
Postbus 250, 3440 AG Woerden
Telefoon (0348) 49 40 40, Telefax (0348) 49 40 60
E-mail: info@kardex.nl, Website: www.kardex.nl
onderdeel van Diamant-Groep Tilburg
Archiefrestauratie
Papierconservering
Charterrestauratie
Inlijstwerk
Handboekbinderij
Vacuümvriesdrogen
Behandeling van brand-, roet- en waterschade
calamiteitenservice
Insulindestraat 5, 5013 BA Tilburg
Postbus 4123, 5004 JC Tilburg
Telefoon: 013 - 46 41 777 Fax: 013 - 46 41 771
E-mail: tiendschuur@diamant-groep.nl
Documentair management en ondersteuning
interim-management
quick-scan
coaching on the job
archiefbewerkingen
in-company trainingen
wegwerken achterstanden
Onze ervaren projectmedewerkers hebben veelal
een opleiding Bestuursambtenaar, SOD I en 11, WA en
Middelbaar archiefambtenaar. Zij staan garant voor
een klantgerichte en klantvriendelijke dienstverlening.
project- en adviesbureau
Nico Maasstraat 51 Tel. 074 - 2500166
7555 LW Hengelo Fax 074 - 2500144
www.docconsult.nl
E-mail: docconsult@hetnet.nl
Bij calamiteiten buiten kantooruren:
06 - 538 96 318
A member of the KARDEX Group Industrieholding Cham AG
In het Archievenblad van april 2005 is een
artikel opgenomen van F.C.J. Ketelaar,
getiteld 'Digitaal mensenwerk', dat han
delt over het gebruik en de archivering
van e-mail binnen organisaties. Het is
zeer welkom dat deze problematiek aan
dacht krijgt en dat een gezaghebbend
archivaris met een indrukwekkende staat
van dienst hier zijn licht over laat schij
nen. Ketelaar baseert zich op een rapport
van de bestuurskundige Albert Meijer
(Utrechtse School voor Bestuurs- en
Organisatiewetenschap). Lezing hiervan
kan ik van harte aanbevelen. Het onder
zoek is zo te lezen goed opgezet en bracht
Meijer ook tot interessante conclusies.
Anders dan hij verwachtte, blijkt het
intensieve gebruik van e-mail juist te lei
den tot een verdere formalisering van de
organisatie, tot meer verschriftelijking.
Medewerkers besteden per dag gemid
deld één uur aan het verwerken van e-
mail. Onthutsend is ook dat er bij de
onderzochte organisaties - de bestuurs
dienst van een grote gemeente, de mari
ne en De Nederlandsche Bank - wel
beleid bestond ten aanzien van de archi
vering van e-mail, maar dat bijna nie
mand er zich aan hield. 'Geen van de
ondervraagde respondenten heeft ooit
een bericht naar de registratuur
gestuurd.'
In de wereld van het wetenschappelijk
historisch onderzoek heeft, althans zo is
mijn ervaring, de e-mail de papieren
brief en vooral de telefoon vervangen en
daardoor geleid tot een enorme versnel
ling van het productieproces en tot meer
efficiency. Symposia, studiemiddagen en
congressen worden per e-mail georgani
seerd. Meelezers, redacteuren en schrij
vers mailen over en weer en zo groeit een
boek. De een komt met een nieuwe bron,
de tweede vist wat op uit zijn kaartenbak,
de derde uit kritiek die eerder te vroeg
dan te laat kan komen en de vierde laat
niets van zich horen en geeft daarmee
aan niet mee te willen doen. Op deze
wijze wordt in korte tijd buitengewoon
veel informatie uitgewisseld en komt een
voor de research onmisbare vrije uitwis
seling van ideeën tot stand. Dit soort e-
mailbestanden laat onderzoekers (lang)
na ons ook zien hoe onderzoekers rond
het jaar 2000 te werk gingen; zij bevatten
informatie over het werkproces. Het lijkt
mij dan ook zinvol om enkele van dit
soort bestanden te bewaren.
De visie van Meijer en Ketelaar is mij te
bestuurlijk, te veel gefocust op beleid.
Een groot deel van de vraagstellingen in
het historisch onderzoek is echter niet
bestuurlijk, maar betreft werkwijze,
gedrag, mentaliteit, ideeën en verhou
dingen tussen mensen en groepen men
sen.
De zevende en laatste aanbeveling van
Meijer luidt dat de overheid moet zoeken
naar een manier om 'relevante' e-mails in
het archief te krijgen. Dat betekent ook
dat delen van het 'werkarchief' in het
hoofdarchief terecht moeten komen
omdat er anders problemen ontstaan bij
de overdracht van functies en de vervan
ging van medewerkers die wegens ziekte
of verblijf elders langdurig afwezig zijn.
De medewerkers moeten het nut van
archiveren van een deel van hun e-mail
inzien. Richtlijnen die van bovenaf opge
legd worden hebben namelijk geen
effect. Meijer zou daarom graag zien dat
er vaker gedebatteerd wordt over 'kennis
management, verantwoording en cul
tuur-historisch erfgoed'. Zo kan er een
'groeipad' ontstaan. Ook Ketelaar pleit
voor een bottom-up-benadering.
Het moet mij van het hart dat ik scep
tisch sta tegenover deze aanbeveling. Op
de eerste plaats al omdat preken weinig
tot niets uithaalt. Veel mensen ervaren
zo'n benadering als zacht en de bood
schap gaat het ene oor in en het andere
oor uit. Bovendien kost een dergelijke
culturele omslag veel tijd en energie en is
de neiging om in oude praktijken terug
te vallen groot.
Daar komt nog iets anders bij. Moeten de
opstellers van archiefstukken zich eigen
lijk wel bewust zijn van het cultuurhisto
risch erfgoed? Historische kennis, inzicht
en bovenal besef staan in dit land thans
op zo'n laag niveau dat ik mij daar als
historicus geen illusie meer over maak.
Veel mensen (ik heb het hier niet over
archivarissen en DIV'ers) houden er rudi
mentaire of zelfs wonderlijke ideeën over
'de historie' op na. Ik moet er derhalve
niet aan denken dat beleidsambtenaren
gaan uitmaken wat cultuurhistorisch van
belang is. Dat is hun taak niet; zij hebben
andere schoenen aan. Waar het wél om
gaat is dat later inzicht kan worden ver
kregen over hoe beslissingen zijn voorbe
reid en tot stand gekomen, hoe het werk
proces eruit zag, hoe men zich gedroeg in
de organisatie en welke mores er beston
den.
Als de door Meijer en Ketelaar aanbevo
len benadering niet werkt, hoe lossen we
het probleem dan op? In het kader van
dit ingezonden stuk kan ik geen finaal
antwoord geven. Wel denk ik aan vor
men van meer gerichte oral history, ter
wijl het ook zeer goed zou zijn als
invloedrijke ambtenaren en functionaris
sen aan het eind van hun loopbaan eens
vast zouden leggen wat ze hebben
gedaan en meer nog hoe ze het hebben
gedaan. Ik ontleen dit laatste idee aan
een uitspraak van Joan van Albada van
jaren geleden, toen hij nog gemeentear
chivaris van Tilburg was. Er is sedertdien
weinig mee gebeurd. Wellicht kan dit
worden ingepast in de nu in ontwikke
ling zijnde historisch-maatschappelijke
analyse (de zogeheten HMA).
Meijer constateerde overigens dat er op
De Nederlandsche Bank veel meer e-mail
wordt gearchiveerd omdat de bank tech
nische infrastructuur heeft ingevoerd om
dat te kunnen doen. Moeten we dan niet
eerder denken aan tijdgebrek in plaats
van aan onwil als de voornaamste oor
zaak, waarom nu bij de marine en de
onbekende bestuursdienst e-mails de
prullenbak ingaan?
19
DOCUMENTAIRE INFORMATIEVOORZIENING
KARDEX
Door Ton Kappelhof*
Ton Kappelhof is historisch onderzoeker aan het
Instituut voor Nederlandse Geschiedenis.
mei 2005 archievenblad I
