E-depot Rotterdam
EEN DEPOT ZONDER STELLINGEN
U?
Samen sterk in documentbeheer
De specialist voor document- en workflowmanagment
Archiefbewerking
Advisering
Detachering
Interim-management
Opleidingen en trainingen
Orderning van archiefbestanden, dossiervorming
Postbehandeling en -registratie
Projectmanagement
Selectie en materiële verzorging
Wegwerken van achterstanden
Digitalisering en beheer van documenten
Digitalisering (backlog en scanning on demand)
Uitbesteding documentbeheer
Opslag en beheer van archiefbestanden
VBC tel 045 569 15 84 fax 045 533 19 95 www.vanbilsenconsultancy.nl
Allbidigit tel 045 564 00 54 fax 045 533 19 95 www.allbidigit.nl
AIV tel 045 564 00 57 fax 045 533 19 95 www.alleleijn.nl
Ganzepool 6
6443 WZ Brunssum
secr@allbidigit.nl
De onderdelen van het nieuwste
depot van het Gemeentearchief Rotter
dam worden nu eens niet geleverd door
de firma Bruynzeel. Dit depot bevat dan
ook geen archiefdozen, maar chips, tapes
en software. Hiervoor zijn andere leve
ranciers geschikter.
Het e-depot waarover deze serie artikelen
gaat, bestaat fysiek uit vijf servers van HP,
een tape-robot van StorageTek voor het
maken van back-ups en een storage-
omgeving van Network Appliance voor
het veilig opslaan van grote hoeveelhe
den data. Dit alles is geplaatst in een kast
('rack') en voorzien van een noodstroom-
voorziening. Bij elkaar kan er nu 1,3
Terabyte (dat willen zeggen 1300
Gigabyte) aan digitaal archief worden
bewaard. Deze opslagcapaciteit kan in de
toekomst goedkoop en gemakkelijk wor
den uitgebreid tot maximaal 36 Tb. Alles
is dubbel uitgevoerd. Bij storing van één
van de componenten wordt automatisch
doorgeschakeld, zodat uitvalrisico's mini
maal zijn.
De keuze voor de software werd bepaald
door het principe van Open Source (OSS).
Dit betekent dat van software die volgens
dit principe beschikbaar is de source-code
openbaar is. Iedereen kan dan naar eigen
goeddunken van de software gebruik
maken en verbeteringen, aanpassingen
en aanvullingen aanbrengen. De soft
ware is dus gratis beschikbaar, maar dat
betekent wel dat je zelf verantwoordelijk
bent voor een correcte installatie en
eventuele aanpassingen. Hieraan zijn
uiteraard wel kosten verbonden. Een
voortdurende stroom van verbeteringen,
aanpassingen en aanvullingen is boven
dien noodzakelijk en pas gewaarborgd als
er voldoende gebruikers zijn die bereid
zijn tijd en geld te steken in de ontwikke
ling van het product.
Voor het e-depot in Rotterdam is gekozen
voor het softwarepakket DSpace dat vol
gens het OSS-principe beschikbaar is en
wordt ontwikkeld. Dit pakket is bedoeld
voor academische instellingen die hun
onderzoeksdata willen archiveren, even
als de daaruit voortgekomen publicaties.
In Nederland wordt DSpace daarom ook
al gebruikt door een aantal universiteits
bibliotheken. Voor het opslaan van digi
tale archiefbescheiden zijn enkele aan
passingen aan de software gedaan. Het
belangrijkste dat moest worden aange
past, is het datamodel voor de metadata
die over de archiefbescheiden moeten
worden vastgelegd. Dit is daarom onder
werp van de volgende aflevering van
deze rubriek.
Voor de toegankelijkheid van het depot
is gekozen voor de software i-Tor van
KNAW/NIWI, dat ook in andere gevallen
met DSpace is gecombineerd. i-Tor bevat
de mogelijkheid om met behulp van het
Open Archives Initiative - Protocol for
Metadata Harvesting (OAI-PMH) informa
tie uit DSpace op te halen en op een aan
trekkelijke manier doorzoekbaar te
maken voor het publiek. DSpace biedt de
informatie daarvoor volgens hetzelfde
protocol aan.
Zo ziet het modernste depot er dus uit:
zonder stellingen, maar met hard- en
software. De hard- en software maken de
archiefdienst echter niet uit, net zomin
als de stellingen de archiefdienst uitma
ken. Er zal archiefmateriaal moet worden
ontsloten, archiefmateriaal in het depot
moeten worden geplaatst, het depot moet
worden beheerd en het archief moet wor
den gebruikt. Elk van deze aspecten komt
in de volgende afleveringen aan de orde:
Welke metadata zijn van belang?
Welke soorten digitale archiefbeschei
den (websites, databases) worden
behandeld in het project en wat zijn
hun eigenaardigheden?
Hoe wordt aansluiting gevonden bij de
archiefvormer?
Hoe wordt digitaal depotbeheer geor
ganiseerd?
Hoe komt het archiefmateriaal be
schikbaar via de Digitale Balie?
In de laatste aflevering zullen we aanslui
ting bij bestaande initiatieven onderzoe
ken. Daarvoor willen we graag reacties
van andere archiefdiensten over hun
eigen e-depotervaringen, -bedenkingen
en -verwachtingen.
@UËü/zgï?-Group
van bilsen consultancy
alleleijn informatie verzorging
Door Ivo Zandhuis*
Het Gemeentearchief Rotterdam voert in
samenwerking met de Archiefschool een
project uit waarin het een e-depot ontwik
kelt en praktische ervaring opdoet bij het
archiveren van digitale archiefbescheiden.
In het maartnummer van het Archievenblad
heeft u kunnen lezen wat de oorsprong en
opzet is van dit project. De komende maan
den kijken we om het hoekje van de e-deur
en doen we verslag van de voortgang van
het project en van de inzichten die worden
opgedaan. In deze eerste aflevering: hoe
ziet het e-depot eruit en wat kunt u de
komende maanden op deze pagina van het
Archievenblad verwachten?
Ik wil graag een e-depot; waar moet ik
beginnen?
Het opzetten van een e-depot kost veel
inzet van verschillende medewerkers
van de organisatie. Het project begint
daarom bij het overtuigen van alle
betrokken partijen dat een e-depot van
groot belang is. In Rotterdam is ervoor
gekozen om klein te beginnen, zo erva
ring en nieuwe kennis op te doen en
vervolgens uit te breiden.
Meer informatie is te verkrijgen bij
Klaartje Pompe, Gemeentearchief
Rotterdam, projectleider E-depot
(k.pompe@gar.rotterdam.nl) of Peter
Horsman, Archiefschool, projectadviseur
(p.j.horsman@archiefschool.nl).
Ivo Zandhuis is zelfstandig informatie-analist bij
instellingen voor cultureel erfgoed.
mei 2005
archievenblad
