Decos
RESTAURATIE ATELIER STERKEN BV
digitale duurzaamheid
Document - web edition
Atelier voor restauratie en conservering
van papier en perkament
Documenten W acht
Charters Zegels
Brieven Archieven
Boeken Banden
Kaarten Wandkaarten
Prenten Grafiek
STERKEN J®
ATELIER tn
Engelanderholt 3, 7361 CZ Beekbergen
T. 055-5423147 F. 055-5430614 E.lnfo@sterken.nl
Meer informatie op: www.sterken.nl
KVAN-studiedag
Vervolg van pagina 21
soring: een dienst, product of geld wordt
gegeven in ruil voor een zakelijke of
communicatieve tegenprestatie. Diverse
producten in archievenland kunnen in
aanmerking komen voor sponsoring. In
dit geval was dat bijvoorbeeld de bele
vingstentoonstelling 'Metamorfose van
een stad, Arnhem 1934-1964', die als
hoofddoel had de naamsbekendheid van
het nieuwe Gelders Archief te vergroten.
De tentoonstelling lijkt hieraan voldaan
te hebben: deze trok veel bezoekers, de
website kende vele hits, er was (ook lan
delijk) veel publicitaire aandacht. Ook
niet onbelangrijk: een kloppende begro
ting en effecten op langere termijn, zoals
een blijvende goede relatie met de pers.
Door middel van direct mail, het benade
ren van vaste leveranciers, het onderhan
delen met leveranciers voor de tentoon
stelling, oproepen in de pers en via de
website en het bezoeken van onderne
mersbeurzen werd aan sponsorwerving
gedaan. Maar de meest belangrijke spon
sors werden verkregen door te 'netwer
ken'. Dat leverde uiteindelijk een scala
van sponsoring op: bijdragen in geld, in
natura, diensten, kortingen, publicaties,
nieuwe contacten, detachering. De
tegenprestatie van het archief (van ver
meldingen in de diverse communicatie
middelen tot uitnodigingen voor ope
ning en sponsortafel) was afhankelijk
van de geldelijke waarde van de spon
soring. Resultaat van dit alles was dat
sponsoring/fondswerving een blijvende
activiteit is geworden binnen het Gelders
Archief. Pelzers merkte ten slotte op dat
sponsoring niet alleen als fondswerving
moet worden gezien, maar ook als een
communicatiemiddel en een reflectie op
het eigen functioneren van de dienst.
Van belang is dat de doelgroepen van
sponsor en ontvanger overeenkomen,
dat er kritisch naar de communicatiemix
en de -reikwijdte wordt gekeken en dat er
sprake is van wederkerigheid en duur
zaamheid. Overigens: het is belangrijk je
daarbij te realiseren dat sponsors niet
alleen in termen van winst denken; ook
emotie, associatief denken en relatiemar-
keting spelen een rol. QB)
Pieter de Dreu
In een praktijkoefening die helaas
niet geheel uit de verf kwam zoals de
inleider bedoelde, kregen de deelnemers
aan deze workshop ieder een rol van een
instelling toebedeeld. Sommigen met veel
geld, sommigen met weinig geld maar
met een waardevolle collectie, anderen
met lokale belangen en weer anderen als
'ANNO' met een vliegwielfunctie. Op
dracht: historisch besef creëren met een
Week van de geschiedenis. Uit de sessie
bleek dat overtuigde samenwerking met
grote instellingen voor de kleinere vaak
heel moeilijk is, dat het
vinden en benoemen van
de meerwaarde voor de
erbij te betrekken instellin
gen vaak moeilijk te defi
niëren is en dat een derge
lijk project staat of valt met
de sensitiviteit van bekwa
me en flexibele coördinato
ren, die overigens wel moe
ten weten waarvoor ze
gaan. (RB)
Suzanne Barbier
Met het Nationaal Archief en
Maarten van Boven regelmatig in het
nieuws was de spanning groot om de suc
cesstory achter dit verhaal te horen.
Suzanne Barbier van het Nationaal
Archief wist op overzichtelijke wijze het
geheim van de smid te onthullen. En je
moet natuurlijk je beperkingen kennen:
sommige dingen rond de publiciteit van
je organisatie heb je niet in de hand. En
het is ook fout te denken dat juist jouw
instelling het middelpunt van de wereld
is. Toch is er een toenemende aandacht
voor de erfgoedsector, waarvan archieven
een sprekend onderdeel zijn. De verkla
ring kan eenvoudig zijn: we hebben het
tij mee. Dat is natuurlijk zo, maar je kunt
het ook nog een beetje helpen door een
goed persnetwerk op te bouwen. Dat kan
net als een gewoon relatienetwerk, maar
kent een aantal voorwaarden. Barbier
lichtte deze aan de hand van voorbeel
den toe en gaf daarbij ook nog enige
waardevolle tips. Een snelcursus succes
volle archiefcommunicatie.
Op de eerste plaats: een goede relatie
begint met een open houding. In tip-
vorm: neem de journalist serieus en zorg
dat er sprake is van daadwerkelijk twee
richtingsverkeer. Een tweede belangrijk
uitgangspunt is: zelfkennis; wat maakt
mijn archief aantrekkelijk voor journalis
ten? Daarbij is het je richten op journa
listieke aspecten als nieuws, reconstru
eren, verifiëren of ontmythologiseren
van een gebeurtenis van belang. Een ken
nismakingsbijeenkomst organiseren voor
journalisten, gaf de spreekster als waarde
volle tip mee. Derde voorwaarde: inle
vingsvermogen. Weet dat in de journalis
tiek hard voor zacht nieuws gaat en dat
wij bij de laatste categorie behoren.
Bedenk dus wanneer je als archief wel
'nieuwswaardig' bent. Tip: ontwikkel je
nieuwsantenne, investeer zelf in je
nieuwsvinding vanuit je archiefmateri
aal. Vierde hulpmiddel: strategie en ver-
Lees verder op pagina 25
23
Calamiteitenservice, zorg en beheer
DocumentenWacht is een service van
restauratie atelier Sterken BV en gericht
op schadepreventie.
Decos Document web edition is dé totaaloplossing voor organi
satiebreed document- en archiefbeheer. Het registreren, zoeken,
raadplegen en bewerken van documenten is hiermee vanaf iedere
werkplek mogelijk. Tevens biedt de applicatie uitgebreide mogelijk
heden voor onder andere bulkscanning, e-mailregistratie, barcode-
scanning en workflow. Decos Document - web edition is ReMANO
gecertificeerd als DMS/RMA. De flexibele opbouw van de applicatie
maakt het mogelijk om uw Documentair Structuurplan één op één
over te nemen. Uw DSP vormt hiermee de basis voor procesgericht
werken binnen Decos Document.
Het Documentair Structuur Plan bestaat ook uit een beschrijving
waarmee de digitale duurzaamheid bewaakt kan worden.
Decos heeft met de DSP Inventaris een overzichtelijke oplossing voor
het maken van een inventarisatie van applicaties, databestanden,
systemen en processen dat voldoet aan de eisen gesteld in de
Archiefwet. Zodoende kan de informatiewaarde van bestanden
worden vastgelegd, de duurzaamheid worden gegarandeerd én
wordt inzicht verkregen in de kosten voor aanschaf, beheer en
onderhoud van applicaties. De DSP Inventaris is de gebruikers
vriendelijke, overzichtelijke en flexibele opvolger van Decos EDDA.
Document Management
Decos Software Engineering BV
Postbus 292
2200 AG Noordwijk
071 - 364 07 00
DocumentenWacht is de officiële
dealer van Isotron Nederland BV voor
de gehele Culturele en Administratieve
sector in de Benelux en Duitsland.
Tijdens de cases moest er ook echt gewerkt worden.
Foto: Roelof Braad.
Samenwerken is...
Heeft het archief nog nieuws?
Overeenkomstig het thema was er ook volop gelegen
heid om te netwerken. Frank Keverling Buisman van het
Gelders Archief (links) en Harrie-Jan Metselaars van de
Rijksarchiefdienst. Foto: Roelof Braad.
mei 2005
archievenblad
