Het nieuwe openbaarheidsdecreet en
oegang tot officiële archieven
juridische zaken
Het nieuwe decreet is zeker geen revo
lutie, maar bouwt verder op de bestaande
teksten waarbij bijna steeds werd gekozen
voor de meest klantvriendelijke aanpak.
Misschien zul je je afvragen of een nieuwe
openbaarheidswetgeving nu echt noodza
kelijk was. Ja, dat was het omdat België nu
eenmaal een aantal internationaalrechte-
Iijke teksten met betrekking tot de toegang
tot milieu-informatie diende te implemen
teren. Het gaat hier meer bepaald om
het Verdrag van Aarhus3 en richtlijn
2003/4/EG inzake de toegang van het
publiek tot milieu-informatie.4 Bovendien
had Vlaanderen sinds een nieuwe fase in
de staatshervorming ook de bevoegdheid
gekregen over de organisatie van de
gemeenten, provincies en kerkfabrieken.
Met het nieuwe decreet krijgen alle instel
lingen waarvoor Vlaanderen organiek
bevoegd is, eenzelfde openbaarheidsrege
ling opgelegd.
In deze bijdrage behandelen we enkel een
aantal aspecten van het nieuwe decreet die
betrekking hebben op de toegang tot
archiefbescheiden
Het decreet kent aan eenieder een
recht van toegang toe tot bestuursdocu
menten. Een bestuursdocument is om het
even welke drager waarover een instantie
beschikt. Het begrip bestuursdocument is
een zeer ruim begrip: noch de drager, noch
de vorm, noch de inhoud, beperkt het.
Wat de omvang van het begrip beperkt is
het feit dat de informatie moet gemateria
liseerd zijn en dat een instantie erover
moet beschikken. Het recht van toegang is
wel indirect geformuleerd doordat het de
instanties de verplichting oplegt inzage te
verlenen, uitleg te verschaffen en een
afschrift te bezorgen van bestuursdocu
menten. Daarbij speelt de tijd geen enkele
rol, noch voor het indienen van een aan
vraag, noch voor de leeftijd van het docu
ment.
Een instantie kan aan haar verplichting
om openbaar te maken niet ontsnappen
door haar 'documenten' neer te leggen in
een archiefbewaarplaats. Deze documen
ten verliezen hierdoor immers hun hoeda
nigheid van bestuursdocument niet. De
verantwoordelijkheid over een oordeel
over een vraag tot openbaarmaking ligt bij
de instantie.
De aanvraag is gericht aan de instantie
die over het bestuursdocument beschikt of
het in een archief heeft neergelegd. Een
archivaris heeft volgens het decreet in
principe geen enkele bevoegdheid meer
om een beslissing te nemen over de toe
gang tot bestuursdocumenten tenzij hij
hiervoor uitdrukkelijk een mandaat heeft
gekregen van diegene(n) die wel bevoegd
zijn namens het decreet om een beslissing
hierover te nemen. Als de aanvraag wordt
gericht aan een archief en deze heeft
betrekking op een bestuursdocument dat
door een instantie in een archief werd
neergelegd, dan stuurt het archief de aan
vraag onmiddellijk door naar die instantie.
Het is dus slechts voor zover de archivaris
bevoegd is gemaakt dat hij de aanvraag
moet onderzoeken. Een aanvraag wordt
schriftelijk ingediend. Hieronder verstaat
het decreet een aanvraag die ingediend
wordt per brief, per fax, per e-mail, of die
persoonlijk wordt overhandigd. De aan
vraag moet een aantal gegevens bevatten:
de aangelegenheid waarover het gaat,
indien mogelijk de bestuursdocumenten
in kwestie, de vorm waarin de informatie
bij voorkeur ter beschikking wordt gesteld,
alsook de naam en het correspondentie
adres van de aanvrager. Voor milieu-infor
matie kan ze ook een voorstel van termijn
bevatten waarbinnen de aanvrager de
informatie wenst te ontvangen. Het betreft
hier geen ontvankelijkheidsgronden aan
gezien de aanvrager ze steeds later kan ver
strekken. Bovendien rust op het bestuur
een algemene bijstandsverplichting om de
rechten die het decreet toekent te kunnen
uitoefenen. Dit houdt niet in dat informa
tie zou moeten verwerkt of samengevat
worden. In bepaalde gevallen moet de aan
vrager ook zijn identiteit aantonen.
De aanvrager moet geen belang aantonen,
ook niet de redenen waarvoor hij het ver
kregen bestuursdocument wenst te gebrui
ken. Enkel voor informatie van persoonlij
ke aard moet hij een belang kunnen aanto
nen. 'Informatie van persoonlijke aard' is
'informatie die betrekking heeft op een beoor
deling of een waardeoordeel, of die de beschrij
ving van een gedrag bevat van een bij name
genoemd of een gemakkelijk identificeerbaar
natuurlijk persoon'. Het belang wordt door
het decreet gedefinieerd. Het houdt in dat
de aanvrager rechtstreeks en persoonlijk in
zijn rechtssituatie kan worden geraakt
door ofwel:
1de informatie;
2. de beslissing waarop de informatie
betrekking heeft;
3. de beslissing ter voorbereiding waarvan
het document dat de informatie bevat,
werd opgesteld.
Dat belang moet slechts worden aange
toond voorzover het gaat om andere dan
milieu-informatie en voorzover de infor
matie van persoonlijke aard niet over de
aanvrager handelt.5 De vereiste van het
aantonen van een belang voor informatie
van persoonlijke aard is enkel een ontvan-
kelijkheidsvereiste. Daarna moet nog altijd
nagegaan worden of er geen uitzonde
ringsgronden moeten of kunnen ingeroe
pen worden. Dit heeft tot gevolg dat infor
matie van persoonlijke aard waarvan de
openbaarmaking afbreuk doet aan de
bescherming van de persoonlijke levens
sfeer, niet mag worden openbaar gemaakt.
De instantie die een aanvraag ontvangt en
het bestuursdocument in haar bezit heeft
of het in een archief heeft neergelegd,
noteert dit onmiddellijk in een register,
met vermelding van de datum van ont
vangst. Er rust dus geen registratieverplich
ting op het archief, al is het wel aangewe
zen dat een archiefbewaarplaats er een
registratie op nahoudt om aan te tonen dat
ze inderdaad zo spoedig mogelijk de aan
vraag heeft doorgestuurd.
Het decreet bevat ook een algemene bij
standsverplichting: De personeelsleden
van instanties zijn verplicht om ieder
natuurlijk persoon, rechtspersoon of groe-
juridische zaken
ARCHIEVEN OVER DE GRENS
pering ervan die informatie zoekt waar
over instanties beschikken, hierbij behulp
zaam te zijn.
Het Algemeen Rijksarchief en het
Rijksarchief in de Provinciën is een federa
le instelling die op grond van de Archief
wet van 1955 een aantal taken te vervullen
heeft. Op grond van een overgangsbepa
ling in de Bijzondere Wet inzake de
Hervorming der instellingen is de Archief
wet nog steeds van toepassing op de
archiefbescheiden van de geregionaliseer
de instellingen, maar dit voorzover de
decreetgevers niet van hun bevoegdheid
hebben gebruik gemaakt om bepaalde
aspecten of de organisatie van het geheel
van de archiefbescheiden van hun bestu
ren te regelen. Op deze instelling is in prin
cipe de wet van 11 april 1994 betreffende
de openbaarheid van bestuur van toepas
sing. Deze wet bevat een specifieke bepa
ling. Ze luidt als volgt: 'De bepalingen van
deze wet zijn mede van toepassing op de
bestuursdocumenten die door een federale
administratieve overheid in een archief zijn
neergelegd. De beheerder van een federaal
archief is ertoe gehouden zijn medewerking te
verlenen aan de toepassing van deze wet. De in
artikel 6 bedoelde uitzonderingsgronden hou
den op van toepassing te zijn na het verstrijken
van de termijn welke voor de geheimhouding
van het betrokken archief is bepaald. De eerste
drie leden zijn niet van toepassing op het
Algemeen Rijksarchief of het Rijksarchief in de
Provinciën, voor wie de wettelijke bepalingen
betreffende de Archieven onverminderd van
toepassing blijven.
Uit de parlementaire voorbereiding van dit
artikel blijkt duidelijk dat het de bedoeling
was van de wetgever dat een federale admi
nistratieve overheid niet aan zijn open
baarheidsverplichting kan ontsnappen
door zijn archiefbescheiden in een archief
neer te leggen. De beheerder van een fede
raal archief moet zijn medewerking verle
nen aan de beslissing van de federale admi
nistratieve overheid waarvan de archiefbe
scheiden afkomstig zijn, uit te voeren. De
uitzonderingsgronden die de federale
openbaarheidswet bevat, zijn niet langer
meer van toepassing als de maximumter
mijn die voor de geheimhouding voor dit
archief is vastgelegd, voorbij is. Deze begin-
2. de diensten, instellingen en rechtsper
sonen die afhangen van de Vlaamse
Gemeenschap of het Vlaamse Gewest;
3. de gemeenten en de districten;
4. de provincies;
5. de andere gemeentelijke en provinciale
instellingen, met inbegrip van de ver
enigingen zonder winstoogmerk waar
in één of meer gemeenten of de pro
vincies minstens de helft van de stem
men in één van de beheersorganen
heeft of de helft van de financiering
voor haar rekening neemt;
6. de verenigingen van provincies en
gemeenten, bedoeld in de wet van 22
december 1986 betreffende de inter
communales, en de samenwerkings
vormen zoals geregeld in het decreet
van 6 juli 2001 houdende de interge
meentelijke samenwerking;
7. de openbare centra voor maatschappe
lijk welzijn, hierna OCMW's te noe
men, en de verenigingen, bedoeld in
hoofdstuk 12 van de organieke wet
van 8 juli 1976 betreffende OCMW's;
8. de polders, bedoeld in de wet van 3
selen gelden in principe niet
voor het Algemeen Rijks
archief en het Rijksarchief in
de Provinciën. Op hen zijn de
wettelijke bepalingen betref
fende de Archieven onver
minderd van toepassing. Op
die manier wilde de federale
wetgever dat het Algemeen
Rijksarchief en het Rijksar
chief in de Provinciën als ad
ministratieve overheden zou
den behandeld worden. Was
dit het geval dan zouden al de
archiefbescheiden waarover
ze beschikten als bestuursdo
cumenten moeten worden
beschouwd. Het Algemeen
Rijksarchief en het Rijksar
chief in de Provinciën bevat
ten echter niet enkel docu
menten van administratieve
overheden, maar evenzeer
documenten van gerechtelij
ke overheden. De Archiefwet
bevat echter als beginsel dat
enkel de verplicht neer te leg
gen archiefbescheiden open
baar zijn en die neerlegging
moet behoudens enkele uit
zonderingen na honderd jaar
plaatsvinden. De Archiefwet zelf bevat
geen regels voor archiefbescheiden die
voortijdig door de instellingen die moeten
neerleggen, zijn neergelegd of voor archief
bescheiden van instellingen die niet ver
plicht moeten neerleggen, maar deson
danks hun archiefbescheiden in het Alge
meen Rijksarchief of het Rijksarchief in de
Provinciën hebben neergelegd. Voor zover
die archiefbescheiden te beschouwen zijn
als bestuursdocumenten, moeten ze op
grond van de openbaarheidsregelgeving
behandeld en beoordeeld worden.
Voor zover de archieven betrekking heb
ben op de instanties die volledig onder het
toepassingsgebied van het decreet van het
Vlaams Parlement van 26 maart 2004 val
len, is dit decreet ten volle op hun archief
bescheiden van toepassing, ook al zijn ze
in het Algemeen Rijksarchief en het
Rijksarchief in de Provinciën neergelegd.
Het betreft de archiefbescheiden van vol
gende instellingen:
1het Vlaams Parlement en de eraan ver
bonden instellingen;
13
Door Frankie Schram*
Op juli 2004 verscheen in het 'Belgisch
Staatsblad' het decreet van het Vlaams
Parlement van 26 maart 2004 betreffende de
openbaarheid van bestuur.1 Het nieuwe
decreet poogt de bestaande Vlaamse open-
baarheidsregels op een aanzienlijke wijze te
vereenvoudigen. Dit doet het niet enkel in de
reductie van de hoeveelheid teksten, maar
blijkt bovendien in de opbouw van de tekst,
een nauwkeuriger taalgebruik, een vrij ruime
mate van afstemming van het regime van
toegang tot milieu-informatie en het alge
meen regime van toegang tot bestuursdocu
menten.2
Het toepassingsgebied van het decreet
De aanvraagprocedure
archievenblad
november 2004
Het Algemeen Rijksarchief en het Rijksarchief
in de Provinciën
november 2004
archievenblad
