«fe>
«te
KVAN nieuws
Koninklijke Vereniging van Archivarissen in Nederland
KVAN Nieuws
Bureau KVAN
Redactie Archievenblad
Algemene Ledenvergadering KVAN en tweede Ketelaarlezing op 14 oktober 2004
34
KVAN nieuws
Koninklijke Vereniging van Archivarissen in Nederland
y#i
Bureau Koninklijke Vereniging
van Archivarissen in
Nederland.
Voor informatie over de KVAN,
bestelling van publicaties, aan
melding voor activiteiten en
wijzigingen in de ledenadmini
stratie kunt u contact opnemen
met het bureau. Kopij voor het
Archievenblad, berichten voor
deze rubriek en mutaties in
de Almanak van het Nederlands
Archiefwezen kunt aan het bureau
van de KVAN doorgeven.
Cruquiusweg 3 I
1019 AT Amsterdam
Tel. (020) 462 77 27
Fax: (020) 462 77 28
E-mail: bureau@kvan.nl
Internet: www.kvan.nl
Postbank Bureaurekening: 84767
De najaarsledenvergadering van de KVAN en de tweede
Ketelaarlezing vonden ook dit jaar plaats in de stijlvolle
sociëteit 'De Witte' in Den Haag. Uitgerekend op die dag
staakte in heel Nederland het openbaar vervoer. Desal
niettemin waren toch zo'n twintig KVAN-leden er in
geslaagd om de algemene ledenvergadering bij te wonen.
Bij de Ketelaarlezing waren er zelfs zo'n tachtig belangstel
lenden aanwezig.
Professor Peter Burke wist rond het thema palimpsesten
een boeiend verhaal te houden dat gelardeerd was met tal
rijke voorbeelden. Daarbij ging het vaak niet over palimp
sesten in de strikte betekenis van het woord maar, zoals uit
Burkes verhaal bleek, is ook uit zaken als straatnaambord
jes, graffiti, bijbels en inquisitierapporten meer informatie
te distilleren dan hetgeen wat aan de oppervlakte ligt.
De tekst van de Ketelaarlezing zal dit jaar weer door het
Nationaal Archief in zijn geheel in de vorm van een boek
je worden gepubliceerd en tijdens de KVAN Studiedag in
het voorjaar van 2005 aan de heer Ketelaar worden aange
boden. Degenen die de lezing hebben moeten missen, krij
gen dus nog de kans om daarvan kennis te nemen.
Conceptnotulen Algemene Ledenvergadering KVAN op donder
dag 14 mei 2004 in Sociëteit 'De Witte', Den Haag
1. Opening
De voorzitter, de heer Charles Noordam, opent de vergade
ring om 14.10 uur en heet de aanwezigen welkom. Hij
merkt daarbij op dat dit keer misschien wel het kleinste
gezelschap ooit op een KVAN-algemene ledenvergadering
aanwezig is. Desalniettemin is hij bijzonder blij met dit
selecte gezelschap dat ondanks de staking van het open
baar vervoer sociëteit De Witte heeft weten te bereiken.
2. Notulen Algemene Ledenvergadering 12 mei 2004
De voorzitter meldt dat het bestuur enige reserves ten aan
zien van de agendering in acht wil nemen. Gezien het feit
dat het voor hun onmogelijk was om hier aanwezig te zijn,
zouden sommige leden misschien bezwaar hebben tegen
het nemen van besluiten op deze vergadering. Het bestuur
heeft daarom besloten om eventuele besluitvorming, een
uitzondering daargelaten, te verschuiven naar de volgende
algemene ledenvergadering.
De vergadering keurt de notulen ongewijzigd goed.
Naar aanleiding van:
Agendapunt 5: de heer Theo Thomassen vraagt zich af of
onderzoek is gedaan naar de reden van opzegging van
KVAN-leden.
De voorzitter antwoordt dat een overzicht is gemaakt van
de opzeggingen over de afgelopen jaren en daarin gezocht
wordt naar een verband. Hoewel niet iedereen de reden
van opzeggen aangeeft, is wel al duidelijk dat deze erg
divers zijn. Overigens probeert het KVAN-bureau de reden
van opzegging altijd te achterhalen.
Ondanks de opzeggingen groeit het ledental gestaag. Dat is
ook te danken aan de SNAAI die vele aankomende en
nieuwe archivarissen motiveert om lid te worden van de
KVAN.
3. Mededelingen
De voorzitter meldt dat hij geen mededelingen heeft. Alle
onderwerpen waar iets over te melden is, komen bij de ver
schillende agendapunten aan de orde.
De heer Maarten van Boven vraagt of de voorzitter iets kan
vertellen over de betrokkenheid van de KVAN bij de
Archiefschool.
De voorzitter antwoordt dat de KVAN vertegenwoordigd is
in de adviescommissie beroepsopleiding die de Archief-
school in maart 2004 heeft ingesteld. Naast hemzelf ma
ken ook de heren dr. M.W. van Boven, prof.dr. F.C.J. Kete
laar, drs. M.R. Hermans, drs. J. Scheurkogel en mevrouw
drs. C.L. Schönfeld deel uit van deze commissie. Tot voor
kort was ook de heer. A. van der Kooy daarbij betrokken.
De commissie heeft inmiddels een conceptberoepsprofiel
voor de archivaris ontwikkeld. Daarnaast wil zij iets doen
aan de discussie binnen het archiefveld over de kwaliteit
en de kwantiteit van uitstroom van de archiefopleidingen.
Bovendien doet zich het feit voor dat het ministerie op
grond van de Cultuurnota heeft besloten tot een voor
waardelijke financiering van de Archiefschool voor slechts
één jaar. De KVAN gaat daarom samen met DIVA een lan
delijke discussiedag organiseren over de beroepsprofielen
voor het archiefveld en hoe het archiefonderwijs daar het
beste op zou kunnen inspelen. De bedoeling is deze studie
dag aan het eind van het jaar te laten plaatsvinden. Nadere
informatie volgt.
De heer Theo Thomassen vraagt of ook is gedacht aan
input uit het breed erfgoedveld.
De voorzitter antwoordt dat dit niet het geval is maar ziet
dit item als een goede inbreng op de discussiedag.
4. Bestuurssamenstelling
De voorzitter vertelt dat sinds vorig jaar ook twee student
leden van de Archiefschool zitting hebben in het bestuur.
Na hun afstuderen maken zij plaats voor andere studenten.
Zo is bijvoorbeeld de heer Joost Salverda onlangs afgestu
deerd en gaat het bestuur verlaten. Het concept bevalt
goed en het bestuur zou het graag willen handhaven. Op
de volgende vergadering zal een voorstel worden voorge
legd.
5. Jaarstukken
Jaarrekening 2003
De penningmeester, de heer Fred Mossink, legt de
Jaarrekening 2003 voor.
Hoewel afgesproken is dat op deze vergadering geen
besluiten worden genomen, wil hij voor deze Jaarrekening
een uitzondering maken. Deze is een half jaar geleden al
opgemaakt en toen al verspreid.
De heer Eric Ketelaar ziet op de balans flinke bedragen
gereserveerd staan bij de posten risicoreserve en voorzie
ningen. Hij vraagt zich af wat in de toekomst met deze
reserves zal gebeuren.
De penningmeester wijst op het onderscheid tussen deze
twee posten. De post voorzieningen is bedoeld voor perso
nele risico's en moet nog even in stand worden gehouden.
De post risicoreserve dient voor het opvangen van finan
ciële tegenslagen. Zo wordt de liquiditeit van de vereniging
veilig gesteld. Een bedrag van 30 procent t.o.v. de jaarom
zet is in dit geval heel redelijk.
De heer Van Boven vertelt namens de kascommissie dat
mevrouw Yvonne Bos-Rops en hijzelf de financiële admi
nistratie over 2003 hebben gecontroleerd en in orde hebben
bevonden. Zij feliciteren het bestuur maar waarschuwen
tegelijkertijd dat waakzaamheid is geboden. De extra
archievenblad
november 2004
inkomsten komen voort uit incidentele baten. De
inkomsten van contributies en advertenties dalen.
Daarentegen hebben de commissies minder uitge
geven.
De vergadering verleent de penningmeester
decharge voor de Jaarrekening 2003.
legroting 2005
De penningmeester stelt voor de kostenpost
Archievenblad op de begroting 2005 met 5000
euro te verhogen om het Archievenblad structureel
een steunkleur te geven. Mogelijk zal dit bedrag
nog iets hoger uitkomen en daarom leiden tot een
aangepaste begroting in het voorjaar van 2004. Nu
wil hij graag aan de slag met deze begroting als
werkbegroting en hij vraagt de aanwezigen daar-
roor toestemming.
De heer Hans Scheurkogel is opgevallen dat de post
voor het DIVA -lidmaatschap op de begroting van
2005 is weggevallen.
De heer Ketelaar ziet het op voorhand schrappen
van het lidmaatschap DIVA op de werkbegroting
2005 als een verkeerd signaal naar de leden. Hij
adviseert daarom het te begroten bedrag te laten
staan zolang de KVAN nog met DIVA in onderhan
deling is. De penningmeester antwoordt dat in de
voorafgaande bestuursvergadering al in die zin was
besloten.
De Begroting 2005 wordt door de aanwezigen als
werkbegroting goedgekeurd.
De penningmeester meldt dat er nog geen kandi
daatstelling is voor de kascommissie voor de Jaar
rekening 2004. Hij stelt voor een oproep in het
Archievenblad te plaatsen en gaat daarnaast zelf
actief op zoek naar leden voor de kascommissie.
6. Beleid gepensioneerde leden
De voorzitter heeft mevrouw Noor Erkelens-
üuttinger bereid gevonden mee te helpen aan het
ontwikkelen van een beleid voor de gepensioneer
de KVAN-leden.
De heer Scheurkogel ziet het blikveld van de aan
dacht van het bestuur verschuiven van mensen die
nog geen lid zijn naar de gepensioneerde leden.
De voorzitter antwoordt dat de aandacht ook uit
gaat naar ex-vakgenoten die binding met het
archiefveld willen houden.
7. Commissie buitenland
De voorzitter meldt dat in het streven de commis
sie buitenland weer te activeren hij mevrouw
Anette de Lange, werkzaam bij het gemeentear
chief Breda, gevraagd heeft als een soort kwartier
maakster. Momenteel wordt er nog gezocht naar
een voorzitter voor deze commissie met al de nodi
ge goede contacten in het buitenland. Hij verzoekt
degenen die ideeën hebben of graag willen toetre
den tot deze commissie zich te melden bij Anette
de Lange.
8. Bureau KVAN
Mevrouw Iris Heidebrink meldt enige veranderin
gen ten aanzien van het KVAN-bureau. Hoewel het
KVAN-bureau in Amsterdam al enige tijd naar
tevredenheid drie dagen per week door mevrouw
Mathilda van Geem werd bezet, bleef er zorg over
het feit wie de taken kan overnemen wanneer zij
korte of lange tijd zou uitvallen. Ook de noodzaak
om een risicoreserve in stand te houden en de
beperkte bereikbaarheid van het KVAN-bureau
vormden een probleem. Al een aantal jaren werd
daarom door het bestuur naar een oplossing
gezocht.
Onlangs is een overeenkomst met DIVA gesloten.
De KVAN betaalt hun voor de personeels- en
bedrijfskosten. Mathilda zal 16 uur per week bij
DIVA voor de KVAN blijven werken. Een deel van
de werkzaamheden zal door andere medewerkers
bij DIVA gedaan worden. Afgesproken is dat altijd
iemand namens de KVAN de telefoon zal opne
men. Door deze overeenkomst wordt voor het
KVAN-bureau de continuïteit gewaarborgd, de
bereikbaarheid verbeterd en de kwetsbaarheid ver
minderd. De risicoreserve is nog wel even nodig,
voor het geval dat iets met DIVA zou gebeuren.
De voorzitter vult aan dat deze overeenkomst de
samenwerking met DIVA zal versterken en efficiën
ter zal maken. Voorts is het bestuur blij is met deze
regeling maar hoopt wel dat de kwaliteit gewaar
borgd zal blijven.
9. Voorjaarsactiviteiten
Mevrouw Betty Lutke Schipholt heeft als coördina
tor van de Studiedagen goede herinneringen aan
de Studiedagen van afgelopen voorjaar en heeft
veel leuke en enthousiaste reacties van deelnemers
ontvangen. De commissie Studiedagen bestaat
behalve haarzelf uit Barbara Boender (DIVA), Erika
Hokke (Archiefschool), Klaartje Pompe (Gemeente
archief Rotterdam), Hans Janssen (Regionaal
Archief West-Brabant), Diana van der Haar (SNAAI)
en Mathilda van Geem (KVAN-bureau).
De commissie heeft besloten tot het organiseren
van om het jaar afwisselend een eendaags en een
tweedaags evenement. De volgende tweedaagse
Studiedagen zullen dus in het voorjaar van 2006
plaatsvinden. Uitgangspunt is dat elk jaar naar een
inspirerende locatie zal worden gezocht.
Het thema van de Studiedag voorjaar 2005 wil zij
nog geheim houden maar zal in ieder geval con
fronterend zijn en een beroep doen op commercië
le en ondernemende competenties. Later zal in het
Archievenblad meer informatie gegeven worden.
10. Archievenblad
De voorzitter spreekt zijn waardering uit voor de
redacteuren van het Archievenblad die geheel op
vrijwillige basis veel werk daarvoor verrichten.
Zowel de redactie als het bestuur zouden graag wil
len investeren in een vaste steunkleur voor het
Archievenblad en een full-colour uitgave voor het
jaarlijkse themanummer. Het is financieel nog niet
haalbaar om het Archievenblad structureel in full
colour uit te geven. Hopelijk zal dit door de ver
koop van meer kleurenadvertenties in de toekomst
wel mogelijk zijn.
Wat betreft de redactiesamenstelling kan gemeld
worden dat de heer Ralph Dingemans en mevrouw
Marijke de Bruijne aftreden als redactielid.
Herkiesbaar zijn de heer Peter Sijnke en mevrouw
Patricia Böschen. Als nieuw redactielid is mevrouw
Tamara Groot verkiesbaar. De vergadering is
akkoord met de voorgestelde mutaties. Mevrouw
Inge Schoeps zal als correspondent de berichtge
ving vanuit Belgisch Vlaanderen gaan verzorgen.
De redactie van het Archievenblad is bezig met een
wijziging in het Huishoudelijk Reglement die op
de volgende bestuursvergadering besproken zal
worden.
11. SNAAI
De heer Peter Diebeis meldt dat op initiatief van de
heren Joost Salverda en Christian van der Ven afge
lopen voorjaar de sectie voor nieuwe en aanko
mende archivarissen en informatiespecialisten
(SNAAI) is opgericht die meer dan veertig leden
telt. SNAAI wil een ontmoetingplaats bieden voor
haar leden en hun de mogelijkheid bieden hun
kennis te vergroten door studiedagen en excursies
te organiseren. Daarnaast zal het sectiebestuur con
tacten onderhouden met de KVAN en de
Archiefschool om een vinger aan de pols te hou
den betreffende ontwikkelingen binnen de
Archiefwereld en een spreekbuis te zijn namens
haar leden.
De voorzitter vult aan dat het bestuur probeert bij
alle mogelijke activiteiten SNAAI te betrekken.
Almanak
De voorzitter meldt tenslotte dat er een nieuwe
Almanak in de maak is. Daar gaat nog een uitge
breide redactie overheen. Fouten zoals in de huidi
ge Almanak moeten hiermee zo veel mogelijk
voorkomen worden. Het blijft echter van groot
belang dat de instellingen zelf ook goede gegevens
doorgeven.
12. Rondvraag
De heer Thomassen memoreert dat er de vorige
keer een warm pleidooi is gehouden voor de drie
hoek Archiefschool, KVAN en DIVA. Hij vraagt zich
af of het KVAN-bestuur zich gaat bemoeien met de
problemen van de archiefopleidingen en DIVA.
De voorzitter antwoordt dat de KVAN en DIVA
samen een brief hebben gestuurd naar het ministe
rie met betrekking tot de archiefopleidingen. Hij
memoreert ook de discussiedag die KVAN en DIVA
samen organiseren. Daarnaast heeft de KVAN aan
DIVA haar steun aangeboden.
De heer Ketelaar zocht de statuten op de KVAN-
website maar kon ze daar niet vinden.
De voorzitter antwoordt dat ze daar inderdaad niet
opstaan maar hij vindt het een goede suggestie en
zegt toe dat dit alsnog zal gebeuren.
De heer Ketelaar mist voorts in het Archievenblad
een rubriekje van functiewijzigingen in het archief
wezen. Hij vraagt zich af of daar niets aan te doen
is. Mathilda van Geem merkt namens de redactie
van het Archievenblad op dat het Archievenblad de
rubriek 'Alle mensen' heeft waar aandacht aan dat
soort zaken wordt besteed. Functiewijzigingen wor
den echter vaak niet aan de redactie doorgegeven.
De voorzitter ziet ook het belang in van een derge
lijke rubriek en zou graag zien dat er meer aan
dacht wordt besteed aan deze rubriek.
13. Sluiting
De voorzitter sluit de vergadering om 15.06 uur.
november 2004
archievenblad
