We are all recordmanagers
(11
rchivstra^e
ICA-congres
ICA-congres
ARCHIEVEN OVER DE GRENS
1
ARCHIEVEN OVER DE GRENS
26
27
Door Margriet van Gorsel*
ft]
"We are all recordmanagers." Zo eindigde een
woordvoerster van ARMA-International (een belan
genorganisatie van en voor recordmanagers, vooral
in en rond Noord-Amerika) haar betoog en zo
begon voor mij de zoektocht naar het laatste
nieuws op het gebied van recordmanagement op
het ICA-congres in Wenen. Het voert hier te ver om
in te gaan op de taal- en betekenisverschillen en
tegelijkertijd de samenhang van 'recordmanage
ment', 'elektronisch archiveren' of 'een digitaal
archief'. Het gehele spectrum van activiteiten is in
Wenen aan de orde gekomen. Belangrijker om te
constateren is dat vooral de ons bekende spelers in
het veld ('westerse' landen en organisaties) zich
met e-archivering bezig houden, zoals de Noord-
Amerikanen, de Australiërs en nu ook de Engelsen,
de Denen en de Noren.
Christina Ardern van ARMA International
constateerde dat met de komst van de personal
computer er ook sprake is van het
personal document. De maker van
het document of de gebruiker
van de pc beheert de 'delete-
knop' en werkt van dag tot dag
in tegenstelling tot de recordma
nager, die een ruimere tijdsspan
ne hanteert. Zij benadrukte dat
bij het elektronisch archiveren
moet voldaan worden aan 'con
text, controls and infrastructure'.
Deze uitgangspunten werden
onderstreept door een presenta
tie over de ontwikkeling van een
maatwerksysteem in Basel,
Zwitserland, gebouwd door
Scope. In dit systeem wordt
recordmanagement leidend en
de procesinrichting sturend
omdat het ook daar de ervaring
is dat de gebruiker niet wil
'weten, gebruiken en toepassen'.
De volgende reactie ontvingen we naar aanleiding van onze reeks
vakantiefoto's 'Archieven over de grens': Het is een goed idee foto's
van 'Archieven over de grens' in het Archievenblad te publiceren. Zo is
het voor mij een leuke verrassing in nummer 8 van jaargang 108
(oktober 2004) op p. 28 een foto te zien staan van ons eigen archief,
of toch van wat ons archief zou moeten zijn. Helaas, wat u laat door
gaan voor de gevel van 'Het Gemeentearchief in Brugge' is dit niet.
Mooie gevel, dat wel: het is die van het buurhuis op de Burg, de zes-
tiende-eeuwse Burgerlijke Griffie, die een paar jaar geleden schitterend
werd gerestaureerd. De ingang van het Stadsarchief bevindt zich daar
vlak naast, links van de afgebeelde gevel maar niet op uw foto. De
voorgevel is niet breder dan wat je op bijgaande foto ziet: een brede
deur in een smal grijs arduinen geveltje, wel een verdieping hoger.
Met vriendelijke groeten,
Dr.André Vandewalle, hoofdarchivaris
Denemarken
In Denemarken is de lande
lijke aanpak al wat verder ont
wikkeld en is er in de voorwaar-
densfeer een aantal belangrijke
'controls' ingesteld op het
moment van invoering van een
Elektronisch Document Manage
ment Systeem (EDMS). Zo moet
een overheidsorganisatie min
stens twee weken van tevoren
melding maken van het gebruik
van een nieuwe database of
recordmanagement-applicatie
en drie maanden van tevoren van het gebruik
van een EDMS. Deze melding bestaat uit het
doel van de applicatie, een beschrijving van het
systeem en een beschrijving van de inhoud, de
databasestructuren, het retrieval-systeem, de
metadata, de technische informatie en het ont
werp. Op deze manier probeert men in Dene
marken het risico af te vangen van vernietiging
van het oude systeem en van de inhoud daarvan
en ook de risico's van nieuwe toepassingen te
beperken. De voorwaarde voor goedkeuring van
een EDMS is: vertrouwen in de invoering, in het
gebruik en in het archivistisch gebruik.
Voor wat betreft de duurzaamheid wordt in
Denemarken op dit moment de nadruk gelegd
op proactief beheer van elektronische documen
ten, in verband met de eisen vanuit de techniek.
Dit proactieve beheer bestaat uit een combinatie
van technieken, waaronder onder andere de
geleidelijke transformatie naar moderne stan
daarden. Voorwaarde voor deze manier van wer
ken is het informeren van de managers over het
waarom van de keuze voor deze handelswijze en
daarmee het veiligstellen van geld. Bijzonder in
Denemarken is dat de termen 'verwijderen' en
'vernietigen' in de Privacy Act konden worden
'vertaald' door overbrenging naar het archief. In
Denemarken hebben ze geen 'legal problems,
just a few technical problems'.
ISO 15489
Een tweede ontdekking die ik in Wenen
deed betreft de bruikbaarheid van ISO 15489 in
de dynamische fase om de kwaliteit van het
elektronisch archief te verhogen. Tijdens een
van de rondetafelbijeenkomsten werden de ont
wikkelingen in recordmanagement in de
Caraïben geschetst met Jamaica als casestudy.
Uit de aangedragen voorbeelden werd duidelijk
dat de ISO-standaard voor recordmanagement
15489 zijn intrede heeft gedaan en wordt gepre
senteerd als een leidraad voor de inrichting van
goed documentverkeer. Naast de invoering van
de standaard wordt tegelijkertijd ook gewerkt
aan de ontwikkeling van een carrièrepad voor
professionals in recordmanagement, een trai
ningsprogramma en een recordmanagement
infrastructuur. Toch zijn er nog aandachtsgebie
den:
- het informatiemanagement blijft als integraal
strategisch onderdeel achter;
- de standaard schiet te kort op het gebied van
'compliance1: het gaat niet over archiefma-
nagement.
De ronde tafel kwam tot de conclusie dat de
standaard een goed instrument is voor record
management als er een leidraad bij gele
verd wordt, er trainingen worden georga
niseerd en internationale ondersteuning
is. ARMA International biedt op haar
website een code of practice, guided self
assessment on line.
In het Verenigd Koninkrijk wordt een
tweesporenbeleid gevoerd door te antici
peren op zowel een gecontroleerde aan
voer van elektronisch archief als een
ongecontroleerde aanvoer. Er wordt
onderzoek gedaan naar het gebruik van
de ISO-standaard als best practice, ook op
het gebied van beleid, procedures en
voorlichting. Geconstateerd werd dat bij
de publieke sector de ISO-standaard op
gespannen voet staat met e-government,
in verband met het ontbreken van 'com
pliance'.
Daarnaast wordt er gewerkt aan de over
dracht van allerlei soorten elektronische
documenten naar het nationaal archief.
Het nationaal archief bouwt daarvoor
een kennisbank waarin niet alleen gege
vens met betrekking tot gebruikte appli-
caties/formats zijn opgenomen, maar
ook de toepassingen zelf ter beschikking
worden gesteld. Bijzonder is dat een
applicatie wordt toegepast die de meta
data door de tijd heen aan het object
gekoppeld houdt.
Een klein uitstapje in de richting van
authenticiteit was een beetje teleurstel
lend. Het verhaal van een Duitse deelne
mer begon goed door de nadruk te leg
gen op 'electronic authenticity manage
ment' als noodzakelijke voorwaarde voor
recordmanagement. De verteller ging
daarna specifiek in op de invoering van
de elektronische handtekening om
authenticiteit na te streven, zonder de
nadelen te noemen, die overigens in het
vragenkwartiertje wel naar voren werden
gebracht: het bij elke migratie/conversie
opnieuw effectueren, wat duur en
onhandig is. In plaats daarvan kan de
elektronische handtekening worden op
genomen in de metadata, tenzij er ge
werkt wordt met een gesloten audittrail.
Testbed
Tot slot werd duidelijk dat er, zowel
binnen als buiten ICA-verband, nog
steeds gewerkt wordt aan de ontwikke
ling van nieuwe instrumenten die kun-
nen worden ingezet om tot
een betrouwbaar en duur
zaam digitaal archief te
komen. Binnen de ICA
wordt gewerkt aan een meta-
dataschema registry. Het doel
hiervan is om te komen tot
een objectief overzicht van
metadataschema's, een in
strument te hebben om
metadataschema's te evalu
eren, advies te geven en een
standaard framework te
leveren.
Dit initiatief is gerelateerd
aan Interpares 2, ISO 1179,
ISO 15489, ISO 23081 (nog niet vastge
steld), Moreq en Dod. Het metadatasche-
maregister bestaat uit 120 velden op drie
niveaus, waarbij alle elementen zijn gede
finieerd.
Bij de Monash University is op dit ogen
blik een casestudy bezig naar de relaties
tussen recordmanagement en archival
metadatasystemen, of beter gezegd: van
businesssysteem -* recordmanagement-
applicatie archiefsysteem en andere
portals.
Richard Marciano vertelde over het San
Diego Supercomputer Center (SALT,
Sustainable Archives and Library
Technologies laboratorium) waar een
Persistent Archives Testbed (PAT) is inge
richt. Het doel van het testbed is om te
komen tot een communitymodel for elec
tronic recordmanagement en een archival
workflow. Daarnaast heeft deze organisa
tie een casus Preservation of electronic
recordmanagement applications (PERM),
dat vooral gericht is op desktop-docu
menten, gekoppeld aan een xml-applica-
tie packaging tool.
Hans Hofman vertelde over de aanstaan
de ISO-standaard 23081, die aansluit op
ISO 15489 en uit drie delen bestaat:
- relaties met andere metadatadomei-
nen, management van metadata en
het type metadata in het licht van ISO
15489;
- de implementatie;
- de assessment van bestaande metada-
tasets in relatie tot ISO 15489.
Een tweede ICA-initiatief is het Workbook
on recordmanagement. Dit nieuwe werk
boek, dat eind van dit jaar zal uitkomen,
DeArchivstraBe in Berlijn. Foto: Hans Waalwijk.
is gebaseerd op het oude werkboek en de
ISO-standaard voor recordmanagement.
Het behandelt de vraag 'what to do next?1
zowel tactisch als praktisch.
In Wenen werd benadrukt dat we in de
toekomst niet meer zonder een technolo
gy watch kunnen om te anticiperen op
dat wat op termijn naar ons e-archief
komt.
Het was al met al een vruchtbare zoek
tocht!
Voor verdere informatie:
www.arma.org
www.worldbank.org
http://online.northumbria.ac.uk
www.ica.org
Margriet van Gorsel is werkzaam bij het
Gemeentearchief Rotterdam.
archievenblad
november 2004
november 2004
archievenblad
b^br
