ISAAR, STANDAARD VOOR HE1BESCHRIJVEN VAN ARCHIEFVORMERS
mam
de praktijk
de praktijk
Een beschrijving van de archiefvormer en
de ontstaanscontext van een archief geeft een
archiefgebruiker inzicht in de functie van dat
archief. Die informatie is van belang om het
archief te kunnen vinden, interpreteren en
waarderen. ISAAR(CPF) is primair ontwikkeld
om informatie over de ontstaanscontext van
archieven vast te leggen op een gestandaardi
seerde manier en zelfstandig van de beschrijving
van het archief. ISAAR(CPF) is daarmee te
beschouwen als een uitwerking van het context-
veld in ISAD(G), de Algemene Internationale
Norm voor Archivistisch beschrijven.2
De eerste versie van ISAAR(CPF) verscheen
in 1996, twee jaar na de publicatie van ISAD(G).
ISAAR(CPF) is, net als 1SAD(G) een data content-
standaard. Dat houdt in dat de standaard richt
lijnen geeft voor de inhoud van beschrijvingen.3
De eerste ISAAR(CPF) legde een sterke nadruk op
'authority control',4 een begrip afkomstig uit de
informatiewetenschap.5 'Authority control1 staat
daar voor de standaardisatie van onder andere
namen. De naam van een auteur is vaak een
belangrijke zoekterm of 'acces point' bij het zoe
ken naar publicaties. Door 'authority control' is
het mogelijk om bij verschillende naamsvarian
ten, bijvoorbeeld Tchekov of Checkov, toch alle
publicaties te vinden. ISAAR(CPF) heeft deze
gedachte overgenomen voor de beschrijving van
archiefvormers en gaat er vanuit dat een stan
daardisatie van de naam van de archiefvormer, of
dit nu een organisatie, persoon of familie is, de
vindbaarheid van archieven zal bevorderen.
Het tweede belangrijke uitgangspunt van
ISAAR(CPF) is dat deze beschrijvingen van
archiefvormers, de 'archival authority records',
afzonderlijk van de beschrijvingen van archie
ven worden gemaakt en onderhouden. De reden
hiervoor was voor de ontwerpers in eerste
instantie pragmatisch, het archief van een
archiefvormer kan verspreid liggen over meerde
re bewaarplaatsen. De relatie tussen deze archief
blokken kan duidelijk gemaakt worden via een
beschrijving van de archiefvormer. Er ontstaan
dus twee series beschrijvingen: beschrijvingen
van archiefvormers en beschrijvingen van
archieven. Daarbij komt dat de 'archival authori
ty records' ook met andere collecties (boeken,
museale collecties, etc.) van die archiefvormer
verbonden kunnen worden. Vanuit een archief
vormer kunnen dus relaties worden gelegd naar
verschillende bestanden in verschillende
bewaarplaatsen, ook over landsgrenzen heen.
De standaard was in de periode 2000-2004
onderwerp van revisie. De officiële presentatie
vond in augustus jl. plaats tijdens het ICA-con-
gres in Wenen. Stefano Vitali, voorzitter van de
ICA Committee on Descriptive Standards,
Adrian Cunningham en Nils Brübach bespraken
het revisieproces en de belangrijkste wijzigin-
gen. Zij gaven aan dat het uitgangspunt van het
afzonderlijke beschrijven van archiefvormers in
'archival authority records' ook in de nieuwe
versie nog altijd geldt. Maar dat de standaard
wel veranderd is en, in de woorden van Vitali,
beduidend verbeterd. De belangrijkste verande
ring is dat het 'archival authority record' een
veel bredere invulling heeft gekregen. Het is niet
meer, zoals in de bibliotheekwereld, primair
bedoeld voor de standaardisatie van namen,
maar voor een veel bredere beschrijving van
archiefvormers. Dit is ook te zien in de opbouw
van het 'authority record'. Net als ISAD(G) gaat
ISAAR(CPF) uit van velden en elementen. In dit
geval vier velden en 27 elementen. ISAAR(CPF)
1996 ging uit van drie velden, die slechts ten
dele overeenkomen met de oorspronkelijke vel
den. Zie onderstaande tabel voor de verschillen.
Het eerste veld, 'Identity area', bevat zes elemen
ten die de archiefvormer identificeren en waarin
ook de gestandaardiseerde naam van de archief
vormer is opgenomen. Deze naam vervult de
functie van 'access point' of zoekterm. De
'Description area' bevat de eigenlijke beschrij
ving van de archiefvormer. Hierin zijn elemen
ten opgenomen over de aard, context en activi
teiten van de archiefvormer, zoals date
ring, geschiedenis, plaats, juridische sta
tus, functies, mandaten, organisatieop-
bouw/genealogie. Dit veld geeft ook de
verbreding ten opzichte van de bibliogra
fische authority records aan. Nieuw in
ISAAR(CPF) 2004 is de 'Relationships area',
waarin de relaties met andere archiefvor
mers wordt vastgelegd. Het gaat hier bij
voorbeeld om een hiërarchische relatie
binnen een organisatie, om voorgangers
of opvolgers, om relaties binnen een fami
lie. Tot slot heeft ISAAR(CPF), vergelijk
baar met ISAD(G) een 'Control area',
gericht op de verantwoording over het
opstellen van het 'authority record'.
Van deze 27 elementen zijn er vier essen
tieel, te weten element 1.1. Type of identi
ty, dat aangeeft of de archiefvormer een
organisatie, persoon of familie is. Verder
element 1.2. Authorized form of name, ele
ment 2.1. Dates of existence en tenslotte
element 4.1. Authority record identifier.
Dit zijn de vier elementen die de basis
zijn van het 'authority record'.
De tweede belangrijke vernieuwing
in ISAAR is de beschrijving van de relatie
tussen archiefvormer en archief. Zoals
hierboven al genoemd promoot
ISAAR(CPF) de afzonderlijke beschrijvin
gen van archiefvormer en archiefblok.
Deze beide series beschrijvingen zijn
natuurlijk alleen bruikbaar als er een rela
tie gelegd wordt tussen de beide typen
beschrijvingen. En niet alleen tussen de
beschrijving van de archiefvormer en het
archiefblok, maar ook met andere bron
nen of collecties. Naast de beschrijvingen
van archiefvormers en archieven ontstaat
er dus een derde beschrijving.
Deze derde beschrijving benoemt de aard
van de relatie tussen de archiefvormer
(organisatie, persoon of familie) en de
collectie (archief of anders). Hoofdstuk 6
van ISAAR(CPF) geeft schematisch weer
hoe de drie typen beschrijvingen, van
archiefvormer, archief en onderlinge
relatie, zich tot elkaar verhouden en
benoemt de vier beschrijvingselementen.
Een van de belangrijkste aandachts
punten de komende tijd is de toepassing
van ISAAR(CPF). Zowel Cunningham als
Brübach gaven in hun presentaties tij
dens het ICA-congres aan, dat de toepas
sing van de 1996-versie minimaal was.
Dit was deels te wijten aan de complexi
teit van de standaard en de nieuwigheid
van de begrippen 'authority control' en
afzonderlijke beschrijvingen van archief
vormers. Deze uitgangspunten werden
vaak niet begrepen, verkeerd geïnterpre
teerd of te complex gevonden. Daarnaast
was ook de communicatie over de stan
daard volgens beide leden van de ICA-
CDS niet optimaal. De Archiefschool en
VVBAD hebben dan ook voorgenomen
om, na ISAD(G), ook ISAAR(CPF) te ver
talen, in de veronderstelling dat een ver
taling voorzien van Nederlandse voor
beelden bij zal dragen aan de toepassing
van de standaard.
Hoewel een vertaling natuurlijk bij zal
dragen aan het begrip van ISAAR(CPF), zal
het gebruik van ISAAR(CPF) waarschijn
lijk meer gestimuleerd worden door de
toepassing van Encoded Archival Context,
EAC. Parallel aan de revisie van
ISAAR(CPF) werd EAC ontwikkeld door de
Ad Hoc Working Group on Encoded Archival
Context. EAC geeft een methode voor het
coderen van beschrijvingen van archief
vormers, zodat
deze beschrijvin
gen uitgewisseld
kunnen worden
en gepresenteerd
kunnen worden,
bijvoorbeeld via
internet. De rela
tie tussen ISAAR
(CPF) en EAC is
vergelijkbaar met
de relatie tussen
ISAD(G) en EAD. De Betaversie van EAC
werd gepresenteerd op 23 augustus jl.,
weliswaar gelijktijdig met het ICA-congres
maar niet in Wenen.6 Deze Betaversie
geeft ook een aantal voorbeelden van 'aut
hority records', onder andere van
Shakespeare (met veel naamsvarianten),
David Ben-Gurion, Alfred Nobel en een
aantal organisaties.
Tot slot, Nils Brübach verzekerde ons in
Wenen dat het maken van die beschrij
vingen van archiefvormers niet veel werk
is. Laten we dan ook hopen dat
ISAAR(CPF) geen SPOTS wordt!7
What's in a name?'
Door Erika Hokke*
archievenblad
oktober 2004
'What's in a name?' Het antwoord op deze vraag
zou kunnen zijn 'meer dan een naam'. Achter iedere
naam zit immers een archiefvormer en het beschrij
ven van archiefvormers is meer dan het weergeven
van zijn of haar naam. Het gaat om het vastleggen
van de context waarin archieven zijn gevormd en
beheerd: om welke organisatie gaat het, wat waren
de taken, etc. De International Standard Archival
Authority Record for Corporate Bodies, Persons and
Families, kortweg ISAAR(CPF), geeft een overzicht
van de elementen om die archiefvormer te beschrij
ven. Onlangs verscheen de tweede versie van
ISAARCCPF).1
ISAAR(CPF): ontstaan en uitgangspunten
Revisie
Velden ISAAR(CPF) 1996
Velden ISAAR(CPF) 2004
1. Authority control area
1. Identity area
2. Information area
2. Description area
3. Relationships area
4. Control area
3. Notes area
Relaties tussen archiefvormer en archief
Het conferentiecentrum in Wenen.
Foto: Charles Noordam.
AUSTRIA, CENTER 4
Toekomst
Erika Hokke is docent en onderzoeker bij de
Archiefschool. Samen met Peter Horsman (Archief-
school), Willem Vanneste (Stadsarchief Antwerpen) en
Marc Nelissen (KU Leuven) bereidt zij een Nederlandse
vertaling van ISAAR(CPF) voor.
Noten
in 1996, twee jaar na het verschijnen van ISAD(G),
publiceerde de ICA/CDS de eerste versie van ISAAR
(CPF). In de periode 2000-2004 was ISAAR(CPF)
onderwerp van revisie. De nieuwe versie werd medio
2004 gepubliceerd op de ICA/CDS-website en offi
cieel uitgebracht tijdens het ICA-congres in Wenen,
augustus 2004.
2. Dit ISAD(G)-veld bestaat uit de elementen Naam van
de archiefvormer; Institutionele geschiedenis/Biogra
fie; Geschiedenis van het archief; Verwerving. Een
deel van de informatie uit het context-veld, zoals de
naam van de archiefvormer en de institutionele ge
schiedenis/biografie kan, in bepaalde toepassingen,
ondergebracht zijn in 'authority files'. Zie hiervoor
ISAD(G) of de vertaling van ISAD(G) paragraaf 3.2.
3. Lisa Weber 'Towards International Descriptive Stan
dards' (München, Saur, 1993) bij Peter Horsman
Syllabus ISAD(G) (Archiefschool, Amsterdam, 2002)
p. 10. Andere content standards zijn bijvoorbeeld de
Canadese Rules for archival description en de
onlangs gepubliceerde Amerikaanse DACS.
4. Voor de begrippen authority control, archival authori
ty record en access point zijn nog geen goede ver
talingen gevonden. In dit artikel worden deze
begrippen dan ook niet vertaald.
5. Voor een uitleg over authority control in de informa
tiewetenschap en de toepassing binnen de Archivis-
tiek zie: Elizabeth Black, Authority Control: A manual
forarchivists (Bureau of Canadian Archivists, 1991).
6. Zie voor EAC de EAC homepage www.iath.virginia.
edu/eac/. Deze pagina geeft ook voorbeelden van
beschrijvingen van archiefvormers.
7. SPOTS: Standard Put On Top Shelfs. Benaming die
tijdens het ICA-congres in Wenen gegeven werd aan
standaarden die wel ontwikkeld zijn, maar nooit
worden gebruikt.
