r
de praktijk
de praktijk
De NVBA had gehoopt dat ook DIVA
een rol van betekenis zou kunnen spelen
in de te ontwikkelen plannen. Het bestuur
van DIVA heeft in zijn projectplan 2005
een eerste bijdrage gepland. In het Advies
Cultuurnota 2005-2008 van de Raad voor
Cultuur staat echter:
'Het plan om een onderzoek te starten naar
de mogelijkheden voor een virtueel natio
naal bedrijfsarchief wijst hij af. Dat ligt eer
der op de weg van het Nederlands Econo
misch Historisch Archief, al dan niet in
samenwerking met het Nationaal Archief.'
Volgens mij staat dit haaks op een andere
pagina uit dit Advies Cultuurnota 2005-
2008, namelijk:
'Dat vereist volgens de Raad een integraal
archiefbeleid. Daarin moet niet alleen aan
dacht besteed worden aan overheidsar
chieven en het daaraan gerelateerde open
baar archiefwezen, maar evenzeer aan par
ticuliere archieven met een evident cultu
reel belang, maar waarvan de bewaring
niet wettelijk geregeld is.'
In relatie tot het bovenstaande is ook van
belang een uitspraak van IOO BV (econo
misch onderzoek voor de publieke sector)
in haar rapport Naar een publieksgericht
archiefbestel:
i
ARCHIEVEN OVER DE GRENS
Mm
'Virtuele toegankelijkheid vormt voor de
archieven een rode draad door al deze
trends.' (Professionalisering,
samenwerking, digitalisering,
ontwikkelen van nieuwe pro
ducten en diensten).
Het streven blijft om het NBA
stapje voor stapje te realise
ren, waarbij de centrale toe
gankelijkheid (databank) de
spil is waar alles om draait.
Die databank vormt het hart
van het NBA. Hierin worden
de archieven vanuit de diver
se bewaarplaatsen (zo veel
mogelijk reeds toegankelijk)
geformatteerd in een voor de
gebruikers- c.q. onderzoeks
groepen via internet opvraag
baar geheel. Associatieve
technologieën, gebaseerd op
het gebruik van kunstmatige
intelligentie, kunnen de
samenhang en content visueel
aantrekkelijk op het beeld
scherm presenteren. Een
goed voorbeeld hiervan is het
product van Infolution c.q.
Amenotec. Als uitgangspunt
zal de vijftiendelige serie van
BARN uit 1989 dienen
(BedrijfsArchieven Register
Nederland). Het gaat dan om de reeds als
bewaararchieven aangegeven bestanden
die nog beschikbaar zijn.
De NVBA zal als motor gaan functioneren
voor het bewust maken van de directies
van bedrijfs- en aanverwante archieven
ten aanzien van het nut van een Nationaal
Bedrijfsarchief. Binnen de bestaande
NVBA-structuur zal hiervoor een platform
worden gecreëerd.
De opzet van het NBA is getoetst aan
de mening van deskundigen die werkzaam
zijn of werkzaam zijn geweest in de wereld
van particuliere archieven (Universiteit
van Amsterdam, 1ISG/NEHA, Nationaal
Archief, drs. J. Dijkstra/Provinciale Ar
chiefinspectie Noord). Eveneens werd het
thema doorgesproken met prof.dr. E.
Fischer, algemeen directeur van het
Verbond van Verzekeraars, in zijn rol als
voormalig directeur van het NEHA. DIVA
werd door het NVBA-bestuur geïnfor
meerd. Hieruit vloeide een plaatsing van
het NBA op het projectplan voor 2005
voort. Voor ondersteuning vanuit het
bedrijfsleven zijn er gesprekken geweest
met de directies van MKB Nederland,
VNO-NCW en de Vereniging van Kamers
van Koophandel.
Allen zijn van mening dat het een goede
zaak is om een grondig vooronderzoek uit
te voeren en de bevindingen - inclusief
organisatorische, operationele en financië
le zaken - in een projectstudie te publice
ren. Hierna zal een go/no ^o-beslissing moe
ten worden genomen. Ook hieraan heb
ben bovengenoemde instanties hun mede
werking toegezegd.
Het vooronderzoek naar de haalbaarheid
van het NBA zal minimaal de volgende
zaken moeten bevatten:
inzicht in de hoeveelheid archieven
(voorbereiding/opzet inventarisatie);
inrichten databank (toegankelijkheid-
retrieval en het computersysteem);
organisatie (raad van advies, netwerken
etc.);
financiën (proef databank en operatio
nele fase);
plan van aanpak (tijdsplan).
De raadplegende vergadering bij het
Verbond van Verzekeraars was constructief
en informatief voor iedereen. De volgende
aandachtspunten werden genoteerd.
Oud-rijksarchivaris prof.dr. Ketelaar sprak
vooral de inzet van de provinciale inspec
tie aan, en dat de archieven zo veel moge
lijk bij de eigenaars blijven en via 'het net'
zijn te raadplegen. De Kamers van
Koophandel en VNO-NCW kunnen goede
partners zijn. De NVBA moet wel kunnen
binnenstappen bij het management van
bedrijven. Een straffe selectie van de
archiefbestanden is noodzakelijk. De selec
tie die is toegepast door Fischer in de tex
tielbedrijven is een goed model voor ande
re bedrijfstakken.
Het Nationaal Archief was zeer verrast
door het voorstel. De rol van het Nationaal
Archief is niet zo groot. NEHA trekt
immers de kar voor de bedrijven. Het is
zaak goed te onderzoeken wat er al zo leeft
in het land, vooral bij de cultuurhistori
sche centra.
Het Verbond van Verzekeraars adviseerde
om structuur aan te brengen in wat men
wil bewaren. Niet alles is even belangrijk.
Niet te veel bewaren. Het NBA is volgens
het Verbond van Verzekeraars een fantas
tisch initiatief.
De Kamer van Koophandel adviseerde om
de Kamers in de provincie laten helpen bij
de promotie van dit project.
De provinciale archiefinspecteur sprak het
project erg aan, de selectie is het belang
rijkste. Bedrijven willen af van hun oude
archieven, maar geld hebben ze er niet
voor over. NBA moet aan goede voorlich
ting doen.
VNO/NCW vond het NBA een sympathiek
idee, maar schrok van het aantal van
3.000.000 bedrijven. Selectie blijft nodig.
De 850 bedrijven met meer dan 500 mede
werkers zou een start kunnen zijn.
Bij DIVA had men grote sympathie voor
het voorstel; wat kunnen bestaande data
bases betekenen? DIVA adviseerde om een
startconcept te maken. Een snel resultaat
zal immers vertrouwen opwekken.
De BARN-inventarisatie zal moeten wor
den nagetrokken. De pijn zal liggen bij die
archieven die bij de bedrijven waren opge
slagen. Het idee werd geopperd om de
bedrijven minimaal eenmaal per jaar te
laten weten dat er interesse is in hun
archieven. Richt een soort 'Monumenten-
wacht' voor archieven op. Het virtuele net
werk heeft een aantal toeleve
ranciers, zoals de bedrijven
met eigen digitale document
systemen. Er is een trend
waarneembaar dat wanneer
digitalisering haar intrede
doet, het bestaande archief
naar een bewaararchief wordt
overgebracht. Commerciële
bewaararchieven spelen hier
in een belangrijke rol. Ook in
overheidsarchieven kunnen
bestanden aanwezig zijn.
De conclusie luidde dat er een
projectondersteuningsgroep
moet worden opgestart met
de opdracht te komen tot een
selectiemethode en één pro
vincie als toetslocatie te
nemen. Voor deze werkzaam
heden dient een budget te
worden vastgesteld.
Om een en ander te ver
wezenlijken dient de volgen
de marsroute te worden
gevolgd:
1. De BARN-boekjes dienen
gedigitaliseerd te worden
als basis voor de index op het NBA. Het
deel betreffende de geschiedenis zou als
start kunnen dienen voor een NBA-
website. Het bronnenoverzicht is dan
het indexgedeelte.
2. Het digitaliseren zou op basis van fulltext
retrieval dienen te geschieden. Via
semantische wolken zou de visuele toe
gankelijkheid aanzienlijk worden ver
beterd.
3. Het Centraal Register van Particuliere
Archieven (CRPA) zou ook een digitali
seringslag moeten ondergaan ten aan
zien van het bedrijfsarchievengedeelte.
4. De basisgegevens van het handelsregis
ter (1,2 miljoen dossiers) in digitale
vorm middels een database zou als con-
trole-too/ voor de BARN-bestanden kun
nen dienen.
5. Reeds eerder is gesteld dat de visualisatie
van de NBA-gegevens een belangrijke
ARCHIEVEN OVER DE GRENS
factor is voor het gebruik en dus voor
het welslagen van het project.
6. De uiteindelijke database dient via inter
net opvraag- en doorzoekbaar te wor
den aangeboden. Eventuele 'links' naar
bewaarplaatsen, waar ook aan de
inhoudelijke toegankelijkheid van dos
siers c.q. archiefbestanden wordt
gewerkt, zijn van wezenlijk belang.
7. Het updaten dienst een continue bezig
heid te gaan worden. Zowel ten aanzien
van het werven van archieven als het
actueel houden van het aanbod.
Uiteindelijk dient de projectstudie in een
rapportvorm te verschijnen om bij de
belanghebbenden en de financiers groen
licht te krijgen voor de realisatie.
23
Een virtueel Nationaal Bedrijfsarchief: realistisch of een utopie?
tütiiUSi
Door Ben Otten*
De NVBA, vereniging van en voor personen
werkzaam in het beheer van organisatie
eigen informatie, heeft zich uitgesproken
voor een Nationaal Bedrijfsarchief (NBA) als
een van de speerpunten van haar beleid.
Hierbij wordt niet gestreefd naar een centrale
vestiging van alle te bewaren bedrijfsarchie
ven, maar naar een netwerk van bewaar
plaatsen (bedrijven, provincie's, gemeenten
etc.). Dit in nauwe samenwerking met
bestaande organisaties die al min of meer
particuliere archieven beheren. De basis van
dit netwerk is een virtueel, via het web ver
bonden bestand, dat raadpleegbaar is door
een nader te definiëren gebruikersgroep.
Vooronderzoek
Aandachtspunten
Marsroute
Archief in Segovia (Spanje). Foto:Yolande Hentenaar
Ben Otten is projectmanager NBA.
22
archievenblad
oktober 2004
oktober 2004
archievenblad
