en gij zult [De ©aak] SCHEEREE JB.V «te ADLIB I Archief Uitleenmodule ADLIB I Bibliotheek Bestelmodule Uitleenmodule Tijdschriften module ADLIB I Internet Server ADLIB I M useum Fotobestelmodule Flexibel informatiebeheer Zeer uitgebreid gebruiksvriendelijk Webportalen Full Text zoekmogelijkheid Real time interactie gebruikers, zoals on-line reserveren Geavanceerd thesaurusbeheer Cross domain ondersteuning ADUB Information Systems In de afgelopen 39 jaar hebben wij bij zeer veel organi saties ruime ervaring opgedaan bij het oplossen van archiveringsproblemen. Voor u, als verantwoordelijke voor het archief, is het natuurlijk duidelijk dat de authentieke archiefopslagmethodes allemaal één ding gemeen hebben en dat is ruimtebesparing. Echter andere zaken verdienen net zoveel aandacht; in welke uitvoeringen kunnen de stellingen geleverd wor den,wat zal de invloed zijn op de klimatologische omstandigheden, welke aanpassingen zijn er aan het product gemaakt om beschadigingen van uw archivalia te voorkomen, wat zijn de veiligheidsvoorzieningen bij een verrijdbaar archief enz Kortom, er zijn genoeg aandachtspunten waarbij Scheeres voor u een belangrijke én adviserende rol kan spelen. Heeft u interesse in onze producten stuur of fax deze bon naar onderstaand adres en informatie wordt u toegestuurd. Koninklijke Vereniging van Archivarissen in Nederland KVAN nieuws Over diefstal en waakzaamheid Ter inzagelegging selectielijsten 45 Zoekt vinden Telefoon: 030 - 241 18 85 E-mail: info@nl.adlibsoft.com www.adlibsoft.com Organisatienaam Naam contactpersoon M/V Adres Postcode Plaats Telefoonnummer Bel mij op voor een afspraak UniCompact verrijdbare archiefsystemen. Boogschutterstraat 40, 7324 BA Apeldoorn Postbus 4168, 7320 AD Apeldoorn Tel. (055) 368 95 49 Fax. (055) 542 92 22 www.scheeres.nl verkoop@scheeres.nl mi Wat moet je doen als je bezoekers ervan verdenkt dat ze stukken stelen? En wat doe je als je ontdekt dat iemand iets heeft mee genomen? Archiefdiefstal is nog altijd een gevoelig onderwerp bij archivarissen. We weten allemaal dat het voorkomt, maar als er iets gebeurt houden we het bij voorkeur stil. Onlangs heeft de Franse archiefdienst de stilte doorbroken. In een oproep tot geza menlijke actie wijst zij op de toename van het aantal gevallen van archiefdiefstal, op de waarde die bepaalde stukken hebben op de markt en op het feit dat tegenwoordig zelfs op bestelling wordt gestolen. En op het droeve feit dat de archieven vaak aan het kortste eind trekken bij pogingen om docu menten terug te krijgen, omdat het bewijs nauwelijks te leveren is of omdat de stukken in het buitenland te koop worden aangebo den. In Nederland hebben archiefdiensten, helaas, dezelfde ervaringen. Alle reden dus om extra waakzaam te zijn. Tot hoe ver die waakzaamheid kan gaan, blijkt uit een affaire die de gemoederen in de Verenigde Staten afgelopen juli heeft bezig gehouden. Een belangrijk politicus werd ervan verdacht dat hij niet alle zeer geheime documenten die hij in de National Archives in Washington had geraadpleegd, weer had ingeleverd. Bij zijn volgende bezoek hebben de medewerkers van het archief de docu menten die hij zou gaan raadplegen gemerkt. Aan het eind van de dag bleek dat er opnieuw documenten verdwenen waren. De man gaf toe dat hij, naar eigen zeggen onopzettelijk, met belangrijke papieren het archief was uitgelopen. Er zitten nog meer (politieke) kanten aan deze kwestie, die er hier niet toe doen. De zaak is op dit moment in behandeling bij de politie. Voor De Zaak is van belang of de archivaris dit soort din gen wel mag doen. Het lijkt mij van wel. Uit het onderzoek ten behoeve van een enquête die bij de bovenvermelde Franse oproep zat, is gebleken dat het meer dan eens is voorge komen dat gestolen archiefstukken voor de archiefdienst verloren zijn gegaan omdat a) niet kon worden aangetoond dat ze eigen dom van het archief zijn of b) de bezitter beweerde dat hij de documenten te goeder trouw had gekocht op een beurs of rommel markt. Alle reden dus om het accent te leg gen op het voorkomen van ontvreemding. De internationale beroepscode gaat niet op dit soort gevallen in, maar neemt impliciet aan dat er maatregelen zijn ter voorkoming van diefstal. Anders kan de archivaris immers niet de integriteit van het archiefmate riaal beschermen (art. 1). En de relatie van de archivaris tot de bezoeker? De archivaris dient onpartijdig aan alle gebruikers diensten te verlenen, maar dan wel rekening houdend met de goede bewaring van het archief... (art. 6). En voor wie mocht denken dat moeilijk heden alleen maar in het buitenland voor komen nog een dilemma van vaderlandse bodem. Een archivaris leest een manu script om te beoordelen of de openbaar- heidsregels goed zijn toegepast. Hij hoeft alleen maar te kijken naar de stukken waarvoor de bronnen uit zijn eigen archief zijn gebruikt. Bij toeval valt zijn oog op een passage waarin de auteur schrijft over een bezoek aan een andere instelling. Daar vindt de auteur een exem plaar van de eigen geboorteaankondiging, compleet met nazi-symbool en bijpassen de tekst en schrijft: 'die heb ik dus maar meegenomen'. Dat is dus diefstal. En een dilemma voor de archivaris. Moet hij iets doen? Contact opnemen met de auteur? Mag hij dat eigenlijk wel? Want hij heeft inzage in een niet-gepubliceerde tekst met als enig doel het controleren van de passa ges die gebaseerd zijn op archieven uit zijn eigen instelling. Maar het blijft diefstal. Uiteindelijk besluit hij tot actie. Hij meldt de zaak informeel en zonder vermelding van namen bij de andere instelling. Zodat men zich van het diefstalrisico bewust is en op zijn minst de beveiliging kan verbe teren. Want ook in dit geval geldt: voorko men is altijd beter dan genezen. Yvonne Bos-Rops In het kader van de archiefwettelijke procedure tot vaststelling van selectielijsten (art. 4, lid 2 van het Archiefbesluit 1995) liggen de navolgende (concept-)selectielijs- ten tezamen met het bijbehorende rapport van het institutioneel onderzoek en het ver slag van het driehoeksoverleg vanaf 2 augustus 2004 voor een periode van acht weken ter inzage in de bibliotheken van de betrokken zorgdragers, het Ministerie van OC&W en de rijksarchieven in de provin cie, evenals bij de informatiebalie in de stu diezaal van het Nationaal Archief: selectielijst, ingediend door de ministers van Defensie, Buitenlandse Zaken, Eco nomische Zaken, Financiën, Verkeer en Waterstaat, Volksgezondheid, Welzijn en Sport en de Dienst van het Kadaster en de openbare registers, voor de neerslag van handelingen op het beleidsterrein 'Militaire operatiën' over de periode 1945- selectielijst, ingediend door de ministers van Algemene Zaken, Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, Buitenlandse Za ken, Defensie, Economische Zaken, Finan ciën, Landbouw, Natuur en Voedselkwa liteit, Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, Sociale Zaken en Werkgelegenheid, Verkeer en Waterstaat, Volksgezondheid, Welzijn en Sport, en Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieu, voor de neerslag van handelingen op het beleid sterrein 'Organisatie van de Rijksoverheid' over de periode 1945-1999; selectielijst, ingediend door de minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport, voor de neerslag van handelingen op het beleidsterrein 'Openluchtrecreatie' over de periode 1946-1983; selectielijst, ingediend door de ministers van Binnenlandse Zaken en Konink rijksrelaties, Financiën, Landbouw, Na tuur en Voedselkwaliteit, Verkeer en Waterstaat, en Volkshuisvesting, Ruim telijke Ordening en Milieu, voor de neerslag van handelingen op het beleid sterrein 'Landinrichting' over de periode 1945-1993. Voor meer informatie: tel. (070) 331 55 31 of www.nationaalarchief.nl. september 2004 archievenblad

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Archievenblad | 2004 | | pagina 22