zet kolonialcollectie weer op de kaart
F
LTZ
de praktijk
In 2000 ontving het KIT van het
Ministerie van Buitenlandse Zaken een
extra subsidie van zes miljoen euro voor
het inlopen van achterstallig onderhoud
van de historische collecties die deel uit
maken van het Nederlands cultureel erf
goed. De ene helft van het bedrag was
bestemd voor het Tropenmuseum (inclu
sief fotobureau) en de andere helft voor
de bibliotheek. Er werd een project opge
zet om de activiteiten uit te voeren, het
Erfgoed Extra Project, dat in december
van dit jaar ten einde loopt. Het subsidie
bedrag maakte het niet alleen mogelijk
om deze collectie van de ondergang te
redden, maar vormt tevens een erken
ning van de cultuurhistorische waarde
hiervan.
De basis voor de bibliotheekcollectie
werd gelegd aan het einde van de negen
tiende eeuw, toen het KIT nog Koloniaal
Museum heette en in Haarlem was geves
tigd. Vanaf die tijd werden er consequent
publicaties aangeschaft van en over kolo
niën in het algemeen en die van Neder
land in het bijzonder. Na de onafhanke
lijkheid van Indonesië in 1949 werd er
gecollectioneerd op ontwikkelingssa
menwerking in tropische en subtropi
sche gebieden. Tot het Nederlands cultu
reel erfgoed wordt alleen dat gedeelte
van de historische collectie gerekend, dat
voor 1950 in Nederland of in Neder
landstalige gebiedsdelen is gepubliceerd.
Het merendeel hiervan betreft publica
ties over voormalig Nederlands-Indië. De
collectie bestaat uit zo'n 20.000 boeken
en brochures, 3.500 tijdschrifttitels (ca.
600 meter), 10.000 kaarten en 1.400 ban
den met ingebonden kranten (ca. 100
meter). Vooral de tijdschriftencollectie
bevat unieke titels die nergens anders in
Nederland bewaard zijn gebleven, zoals
Blijversbond: orgaan voor de belangen der
Indiërs en De brug: maandblad van de afde
ling Tjilatjapt (van het Indo-Europees
Verbond). De kaartencollectie omvat zee-
en landkaarten en stadsplattegronden en
wordt nog regelmatig geraadpleegd, niet
alleen door onderzoekers en geïnteres
seerden, maar bijvoorbeeld ook in het
kader van internationale grensgeschillen.
De achterstanden bij de bibliotheek
van het KIT waren aanzienlijk. Om te
beginnen moest het grootste gedeelte
van de collectie nog retrospectief worden
ingevoerd in het geautomatiseerde bibli
otheeksysteem. Toen in de jaren tachtig
van de vorige eeuw de kaartencatalogi in
bibliotheken werden vervangen door
geautomatiseerde systemen, werd daarbij
het principe gehanteerd dat de bestaande
collectie retrospectief van nieuw naar
oud zou worden ingevoerd. Dit moest
tussen de normale werkzaamheden door
plaatsvinden, vandaar dat de meeste
bibliotheken, ook die van het KIT, hier
nog steeds mee bezig zijn.
De fysieke staat van de collectie was over
het algemeen slecht. Hier zijn twee oor
zaken voor aan te wijzen. Allereerst
komen veel publicaties uit de tropen en
hebben daar blootgestaan aan extreme
omstandigheden: hoge temperatuur en
hoge luchtvochtigheid, om over schade
lijke insecten maar te zwijgen.
Maar daarnaast waren de bewaaromstan
digheden in het KIT ook verre van ideaal:
de collectie stond opgeslagen in een
ruimte die in contact stond met de bui
tenlucht, waardoor grote temperatuur
verschillen optraden, en, door de ligging
van het gebouw aan zowel een park als
een druk verkeerspunt, de concentratie
van uitlaatgassen en micro-organismen
in de lucht hoog was. Er waren geen
maatregelen genomen om het gehalte
aan UV-straling in de ruimte tegen te
gaan en tot overmaat van ramp stond de
collectie, vanwege ruimtegebrek, ook
nog eens tot vlak onder de verlichting in
de boekenkasten opgestapeld.
Alhoewel het Erfgoed Extra Project
formeel geen Metamorfozeproject is, zijn
vanaf het begin de richtlijnen en voor
schriften van Metamorfoze zo veel moge
lijk gevolgd. Daarvoor wordt nauw
samengewerkt met medewerkers van de
Koninklijke Bibliotheek en Metamorfoze.
Het Instituut Collectie Nederland is, in
de persoon van de heer J. Willink, belast
met de kwaliteitscontrole.
Prioriteiten
De doelstellingen van het project zijn:
- verbetering van de toegankelijkheid;
- behoud van informatie;
- verbetering van de opslag van de origi
nelen.
Verbetering van de toegankelijkheid
Een eerste vereiste was om inzicht te krij
gen in de omvang van de collectie.
Vandaar dat de retrospectieve invoer de
hoogste prioriteit heeft gekregen. Door
een team van interne en externe mede
werkers is hier twee jaar lang intensief
aan gewerkt. Na afloop waren er zo'n
6.000 boeken en tijdschriften beschre
ven, 8.600 ontdubbeld en ruim 27.000
geïndexeerd. Daarmee is de koloniale
collectie weer via de geautomatiseerde
bibliotheekcatalogus toegankelijk voor
bezoekers.
Behoud van informatie door microverfilming
Bijna tegelijk met de retrospectieve
invoer is, bij de firma Karmac in Lelystad,
begonnen met microverfilming van de
tijdschriftencollectie, omdat deze er
fysiek het slechtst aan toe was. Een pro
bleem hierbij was dat er toen nog niet
kon worden geput uit de ervaring van
Metamorfoze, omdat men daar nog niet
aan verfilming van tijdschriften toe was.
Microverfilming van tijdschriften ver
schilt met die van boeken met name in
de voorbereiding en de controle achteraf.
Tijdschriften veranderen gedurende hun
bestaan regelmatig van naam en formaat
en het komt zelden voor dat een instel
ling een tijdschrift compleet in haar bezit
heeft. Meestal moet er bij andere instel
lingen naar ontbrekende exemplaren
worden gezocht.
Hoewel de samenwerking met de KB en
Metamorfoze meteen tot stand is geko
men en in overleg richtlijnen en proce
dures zijn opgesteld, moest er ook veel
zelf worden uitgevonden. In december
2003 is de magische grens van 1 miljoen
verfilmde pagina's gepasseerd. Een lijst
van verfilmde titels is te vinden op www.
kit.nl/ils/ned/html/lverfilmdets.asp. De
microfilms kunnen in de bibliotheek
worden bekeken met een van de nieuw
ste viewers, die gekoppeld is aan een pc.
Zo kan met een simpele druk op de knop
een verfilmde pagina worden omgezet
naar een Worddocument en worden uit
geprint of als e-mail worden verstuurd.
Verbetering van de opslag
In oktober 2001 is begonnen met de
bouw van een geklimatiseerd depot en in
augustus het jaar daarop kon de feestelij
ke opening plaatsvinden. In de ruimte is
plaats voor tenminste 1500 meter boe-
ken of tijdschriften en 15.000 kaarten,
komt geen daglicht binnen en wordt het
klimaat door de modernste apparatuur
geregeld.
De papieren originelen kunnen niet zon
der meer van het boekenmagazijn naar
het depot worden overgebracht.
Daarvoor is de fysieke staat van de collec
tie te slecht en de kans op bijvoorbeeld
een schimmelexplosie in het depot te
groot. Eerst moeten alle documenten
stuk voor stuk worden behandeld. De
twee grootste problemen die zich hierbij
voordoen zijn het vaststellen van het
behandelingsniveau voor zo'n omvang
rijke collectie, waarvan de fysieke staat
van de documenten heel verschillend is,
en het opzetten van een logistiek traject.
Uitvoerige restauratie is uitgesloten,
want dat is te duur en kost te veel tijd. In
overleg met de firma Hoogduin
Papierrestauratoren te Delft, waaraan de
werkzaamheden zijn uitbesteed, is voor
een behandeling gekozen op basis van
eerstelijnsconservering, waarbij informa
tieverlies en stabilisering van verval als
uitgangspunt dienen. Voor de hele col
lectie is een basisbehandeling opgesteld,
maar in de praktijk blijkt dat deze regel
matig, soms per transport, moet worden
bijgesteld. Schade die buiten de eerste
lijnsconservering valt, wordt vastgelegd
in een schadeinventarisatie. Na afloop
van het project kan op basis hiervan een
conserveringsbeleidsplan worden opge
steld voor vervolgbehandeling.
Om inzicht te verkrijgen in de kosten, is
een handelingen- en urenregistratiesys-
teem opgezet, dat tevens dient als verant
woording voor aanpassingen op de basis
behandeling.
Logistiek
De logistieke kant van het project is
bijna net zo complex als de inhoudelijke.
Dit komt allereerst doordat de boeken en
de tijdschriften van de erfgoedcollectie
niet bij elkaar in één ruimte staan, maar
over acht verdiepingen verspreid zijn
opgeslagen tussen de nieuwe collectie
van het propvolle boekenmagazijn.
Stukje bij beetje worden delen van de
collectie geselecteerd, gelicht, bekeken
op catalogusgegevens, opname in de kli
maatkamer (bij dubbele exemplaren
wordt het beste opgenomen) en verza
meld voor transport.
Een tweede moeilijkheid wordt gevormd
door de beperkte looptijd van het project
waardoor alle activiteiten tegelijkertijd
moeten plaatsvinden. Zo wordt het ene
deel van de collectie verfilmd, terwijl het
andere wordt geconserveerd of gedigitali
seerd. De transporten van tijdschriften
naar de verfilmer zijn begonnen in 2001,
die van boeken en tijdschriften naar het
restauratieatelier in 2002, die van kaarten
in 2003 en dit jaar is daar nog het trans
port van kaarten naar het digitaliserings-
bedrijf bijgekomen. Alle transporten
lopen door tot eind 2004.
De kaartencollectie kent weer andere
specifieke problemen. Het niveau van de
dienstverlening in de kaartenzaal is lang
zamerhand uniek in Nederland: nog
steeds worden bezoekers bij hun zoek
tocht persoonlijk geassisteerd door de
beheerder. Mede daardoor is de belang
stelling voor historische kaarten uit onze
koloniale geschiedenis groot. Na opslag
in het depot zullen de originelen niet
meer raadpleegbaar zijn. Verfilmen is
hier geen optie omdat dit teveel informa
tieverlies tot gevolg zou hebben. Daarom
is besloten om de hele collectie door de
firma Strata in Den Haag te laten digitali
seren en te zijner tijd op jpeg-formaat via
internet beschikbaar te stellen. Voor
assistentie bij het zoeken en voor één-op
één-formaat afdrukken van kaarten, zal
een bezoek aan de kaartenzaal noodzake
lijk blijven.
Met het geld van het Erfgoed Extra
Project is het verval van de erfgoedcollec
tie van de KIT-bibliotheek een halt toege
roepen. De volgende uitdaging zal zijn
om het onderhoud nu structureel aan te
pakken, zodat ook deze cultuurhistorisch
waardevolle collectie voor het nageslacht
behouden kan blijven.
l6
KIT-bibliotheek
Door Jeanine Tieleman*
Dat de staat van historische papieren col
lecties uit de periode 1840-1950 te wensen
overlaat, mag bekend worden veronder
steld. De historische collectie van de biblio
theek van het Koninklijk Instituut voor de
Tropen (KIT) vormde hierop geen uitzonde
ring. Maar daar is recentelijk verandering in
gekomen.
De historische collectie
De situatie voor 2000
Opslag van de collectie in de oude...
Het project
...en de nieuwe situatie.
Historische kaartencollectie
De toekomst
Jeanine Tieleman (j.tieleman@kit.nl) is projectleider
Erfgoed Extra, KIT Information Library Services.
archievenblad
augustus 2004
augustus 2004
archievenblad
