«te
[DeQaak]
«te
KVAN nieuws
Koninklijke Vereniging van Archivarissen in Nederland
KVAN Nieuws
Bureau KVAN
Redactie Archievenblad
Over cadeautjes
Nieuwe KVAN-leden
De heer drs. I. Bermon
De heer C.E.M. Buysrogge
De heer P.L. Groen
Mevrouw M. Laaguiti
Mevrouw J.A. Schuurman Hess
De heer R. Snijders
40
Koninklijke Vereniging van Archivarissen in Nederland
KVAN nieuws
Oprichtingsvergadering
Sectie Nieuwe en Aankomend Archivarissen en Informatiespecialisten
41
hp
Bureau Koninklijke Vereniging
van Archivarissen in
Nederland.
Voor informatie over de KVAN,
bestelling van publicaties,aan
melding voor activiteiten en
wijzigingen in de ledenadmini
stratie kunt u contact opnemen
met het bureau. Kopij voor het
Archievenblad, berichten voor
deze rubriek en mutaties in
de Almanak van het Nederlands
Archiefwezen kunt aan het bureau
van de KVAN doorgeven.
Cruquiusweg 31
1019 AT Amsterdam
Tel. (020) 462 77 27
Fax: (020) 462 77 28
E-mail: bureau@kvan.nl
Internet: www.kvan.nl
Postbank Bureaurekening: 84767
Deze keer een ingewikkeld dilemma, zo'n zaak
waarbij je voelt dat er ergens iets niet klopt, maar
waarbij het moeilijk is om definiëren wat nu precies
het probleem is. Het gaat om het volgende. Tot het
bestand van een gemeentearchief behoort het parti
culiere archief van het plaatselijke Oude Mannen
huis. Een mooi archief van een eeuwenoude instel
ling. Het Oude Mannenhuis zelf bestaat niet meer.
Het vermogen ervan is, samen met dat van andere
instellingen, ondergebracht in een fonds, dat
beheerd wordt door regenten. De regenten zijn trots
op het verleden van de instellingen waaruit het
fonds is ontstaan. Zij uiten dat door een boek te
laten schrijven over de geschiedenis van die instel
lingen. Medewerkers van het gemeentearchief wor
den betrokken bij deze publicatie en verlenen op
verschillende manieren hulp. En vanzelfsprekend
worden ze allemaal uitgenodigd bij de presentatie
van het boek. De regenten zijn royale gastheren en
hebben voor alle aanwezigen een cadeautje. Uit het
archief van het Oude Mannenhuis hebben ze een
pak dubbele achttiende-eeuwse reglementen
gehaald en alle aanwezigen mogen een exemplaar
van zo'n reglement meenemen.
De vraag is niet of dat mag. Het archief is aan het
gemeentearchief in bewaring gegeven. Het eigen
dom berust nog steeds bij het fonds en de regenten
hebben dus het volste recht met de stukken te doen
wat ze willen. De vraag is hoe een archivaris hiermee
omgaat. De gemeentearchivaris was vooraf niet op
de hoogte van dit plan. Maar zelfs als hij dat wel is,
dan kan hij hooguit deze actie met klem ontraden.
Door aan de regenten te vragen of dit nu wel zo ver
standig is. Omdat er losse stukken in omloop
komen, waarvan de herkomst na een paar jaar niet
meer duidelijk is. En omdat de kans bestaat dat de
stukken na verloop van tijd in de handel komen.
Maar de echte vraag heeft betrekking op de archiva
rissen die bij de opening zijn. Mogen zij, werkzaam
bij de instelling die het archief bewaart, onbekom
merd dit cadeautje meenemen? Je zou kunnen zeg
gen 'waarom niet?' Wat is er op tegen? De stukken
zijn in veelvoud aanwezig en dat hoef je toch niet
allemaal te bewaren? Maar op een of andere manier
voelt dat ergens niet goed. Komt dat doordat het
oude stukken zijn, uit de achttiende eeuw? Het is
een goede gewoonte in het Nederlands archiefwezen
om stukken ouder dan 1850 niet weg te doen. Maar
dat verandert niets aan de vraag of een archivaris als
cadeautje een dubbel archiefstuk mag accepteren.
Wat zegt de beroepscode? De archivaris is de hoeder
van de integriteit van de aan hem toevertrouwde archief
bestanden (art. 1) en hij dient ook archiefmateriaal te
bewaren in zijn historische, wettelijke en administratieve
context (art. 2). Op grond hiervan zouden de aanwe
zige archivarissen de ontvangen reglementen
onmiddellijk weer moeten terugplaatsen in het
archief van het Oude Mannenhuis. Maar het is beter
om in dit geval te handelen naar artikel 8: de archiva
ris dient zicht te onthouden van iedere activiteit die zijn
professionele integriteit, objectiviteit en onpartijdigheid
zou kunnen schaden. Wat zullen de andere aanwezi
gen ervan denken als ze archivarissen met een acht-
tiende-eeuws reglement in de hand de zaal zien ver
laten? En los daarvan: de archivaris mag zelf geen
archiefbescheiden verzamelen (ook art. 8). Hoe archief
medewerkers moeten handelen als ze van dankbare
relaties een cadeautje krijgen is bij vrijwel alle over
heidsinstellingen vastgelegd in een gedragscode.
Dan gaat het meestal over de waarde van het ont-
vangene. Misschien is het een idee om voor alle dui
delijkheid in een toelichting bij zo'n code vast te leg
gen dat archiefstukken, van welke herkomst of
ouderdom dan ook, door archivarissen nooit als
geschenk aangenomen mogen worden. Archief
stukken zijn immers van onschatbare waarde.
Yvonne Bos-Rops
De KVAN verwelkomt de volgende nieuwe leden:
medewerker archiefbeheer
gemeentearchief Rotterdam
archivaris gemeente Terneuzen
Voorburg
werkzaam bij de gemeente Gouda,
afdeling Post- en Archiefzaken
medewerkster inspectie gemeentearchief
Rotterdam
werkzaam bij gemeentearchief Hariingen
archievenblad
augustus 2004
Hp
Tijdens de KVAN-studiedagen heeft de
algemene ledenvergadering haar goedkeu
ring gegeven aan de oprichting van een
nieuwe sectie binnen de vereniging, te
weten de Sectie Nieuwe en Aankomend
Archivarissen en Informatiespecialisten,
kortweg SNAAI. Een naam die uiteraard
direct reacties opriep. Snaaien bij de lunch,
de uitdaging van KVAN-voorzitter Charles
Noordam aan het publiek tot rijmen en
dichten: wie komt er met de eerste SNAAI-
limmerick?
SNAAI heeft tijdens de KVAN-studiedagen
op 11 en 12 mei, in een van de donkere
krochten van Wijnfort Lent, haar vuur
doop gehad. Terwijl de overige KVAN-
leden zich tegoed deden aan de lunch,
vond de eerste informele ledenvergadering
plaats. Informeel, aangezien de algemene
ledenvergadering zich op dat moment nog
niet had uitgesproken over de oprichting.
Voorzitter in spe Christian van der Ven
hield een kort welkomstwoord, waarin hij
inging op de rol van de nieuwe sectie bin
nen KVAN, archief- en documentair infor
matiewezen. SNAAI-leden dienen zijns
inziens hun frisse blik te koesteren. Juist
het niet door de wol geverfd zijn kan soms
tot verrassende inzichten en vernieuwin
gen leiden. Hoewel nieuwe archivarissen
en informatiespecialisten veel kunnen
leren van hun collega's, kan dit omgekeerd
zeker ook het geval zijn. Iets wat meer
ervaren beroepsgenoten nog weieens wil
len vergeten. Door de opleiding-nieuwe-
stijl en de inzichten die daaruit voortko
men, kan ook voor de nodige vernieuwing
worden gezorgd. Ook werden de andere
leden van het beoogde bestuur voor
gesteld, te weten Diana van der Haar (pen
ningmeester), Tamara Groot (communica
tie), Claudia Licher (vrijwilligersactivitei-
ten) en Joost Salverda (secretaris). Ver
volgens werden achtereenvolgens het sec
tiereglement en het beleids- en activitei
tenplan voor 2004 en 2005 aan de leden
voorgelegd. SNAAI zal één tot drie keer per
jaar een activiteit gaan organiseren. Leden
kunnen daarbij een actieve rol vervullen in
de organisatie en/of bij het initiëren van
activiteiten. Ook werd meegedeeld dat de
sectie-in-oprichting inmiddels al dertig
leden telde. Een prima basis om mee van
start te gaan dus. Aan de aanwezigen werd
de vraag voorgelegd, welke rol zij zelf voor
SNAAI zagen weggelegd. Een eerste aanzet
werd gegeven door enkele leden die aanga
ven zich te storen aan de negatieve gelui
den die in het veld te horen zijn over stu
denten en afgestudeerden aan de nieuwe
archiefopleidingen. Veel discussie vindt
momenteel plaats zonder dat aan hen
wordt gevraagd hoe zij er zelf over denken.
Er wordt kortom meer gepraat óver die
nieuwe lichting archivarissen, dan mét
hen! Deze paar regels zullen dan ook zeker
niet de laatste woorden zijn die u vanuit
SNAAI over dit onderwerp hoort! Marieke
de Haan van de Archiefschool deed een
aantal suggesties over de rol die SNAAI zou
kunnen spelen op het vlak van voorlich
ting over de opleidingen.
Een tweede activiteit die SNAAI tijdens de
studiedagen voor haar leden organiseerde
was een prikkelende inleiding over carriè
remogelijkheden. Oudere jongeren, Peter
Diebeis (Van Heijst Informatie Consulting)
en Bert de Vries (Nationaal Archief), schet
sten in het kort een aantal factoren die van
belang kunnen zijn bij het vormgeven van
een carrière binnen het archief- en docu
mentair informatiewezen. Een simpele
kernvraag die iedereen zich volgens De
Vries aan het begin van zijn of haar carriè
re zou moeten stellen is: wat wil ik? Wil ik
mijn kennis verdiepen en past daar een
bepaalde functie bij, of wil ik mij verbre
den en in verschillende functies ontwikke
len? Het klinkt vaak wel goed om hogerop
te geraken, maar wil ik me wel met perso
neel en financiën bezig houden, of bevind
ik me tóch veel liever op de werkvloer, bij
de klant? Het zelf uitstippelen van een lijn
naar de toekomst maakt duidelijk wat een
volgende, logische stap in de richting van
je doel kan zijn. Toeval bleek aan het begin
van de carrière van beide heren een grote
rol te hebben gespeeld. Toch werd ook de
nadruk gelegd op het leggen van contac
ten, het kennen van de juiste mensen, en
het gesprek aangaan met potentiële werk
gevers. Door je te laten zien als kandidaat
op de arbeidsmarkt, word je ook gezien.
Vanuit het publiek werden echter ook de
kritische vragen gesteld. Zo wilde men
graag weten hoe er gedacht werd over de
doorstroom binnen het archiefwezen.
Aangezien het publiek niet alleen uit
SNAAI-leden bestond, maar ook uit leden
van de oude(re) garde, werden links en
rechts ook door hen tips gegeven. Zo werd
beginners aangeraden om zeker met hun
leidinggevenden over hun carrière-ideeën
te gaan praten.
Tijdens de studiedagen werd uitgebreid
stilgestaan bij de aanwezigheid van nieu
we beroepsgenoten. Veel 'oude rotten' viel
het op dat er behoorlijk wat nieuwe
gezichten tussen het publiek rondliepen.
Het aantal nieuwelingen onder de deelne
mers was dan ook niet gering. Mede dank
zij een aantal bereidwillige werkgevers,
sponsoring vanuit de opleiding en inspan
ningen van de commissie studiedagen
waren veel SNAAI-leden en potentiële
SNAAI-leden aanwezig.
Joost Salverda
SNAAI-leden tijdens de eerste excursie naar het
Koninklijk Huisarchief.
augustus 2004
archievenblad
