Cultureel erfgoed digitaal. Leidraad bij projecten
sterkere toeloop van toevallige passanten
en toeristen kunnen verwachten dan nu
het geval is. Het gemeentearchief speelt
daar handig op in, met een permanente
tentoonstelling van topstukken.
Niemand loopt daar straks tevergeefs
naar binnen.
Het tweede hoofdstuk wordt afgesloten
met een artikel van Reijer Rutgers (werk
zaam bij De Nederlandsche Bank) over de
bruikbaarheid van archiefinventarissen.
Rutgers heeft een bezoekersonderzoek
uitgevoerd bij het Rijksarchief in Noord-
Holland te Haarlem. De meerderheid van
de ondervraagde gebruikers (45) van een
ontsloten archief raadplegen de inventa
ris zelf. De oudere (60+) en doorgaans
wat minder hoog opgeleide bezoekers
laten dit graag aan de studiezaalmede
werker over. De andere gebruikers lezen
de inleiding niet (14,6 procent); vluchtig
(43,9 procent); of grondig (36,6 procent).
Dat valt mee. De bruikbaarheid van
inventarissen als hulpmiddel om een
archief te raadplegen wordt door gebrui
kers in meerderheid positief beoordeeld.
In 59,5 procent van de gevallen heeft
men geen probleem met de inventaris en
in 25 procent van de gevallen geeft men
toe dat het inspanning kost om in de
inventaris datgene te vinden dat men
zoekt.
"Ik sprak Ruud laatst nog op een KVP-
reünie. Hij vertelde: 'Ik ben nou bezig om
de stamboom van de familie Lubbers te
maken. Dan ga ik daarvoor op bezoek in
de Achterhoek.' Nou, als je daar tijd voor
hebt... dat vind ik echt verbijsterend."
(Tjerk Westerterp in: 'De verbeelding aan
de macht Het kabinet Den Uyl 1973-
1977', Peter Bootsma en Willem
Breedveld, Den Haag 1999, p. 224).
Of het nog iets is geworden met die stam
boom van de familie Lubbers weet ik
niet. Tjerk Westerterp had er in elk geval
beter aan gedaan zich bij de hobby van
Ruud aan te sluiten in plaats van zich
belachelijk te maken in de nadagen van
zijn politieke carrière. De heer Lubbers
heeft zoals u weet inmiddels weer een
baantje dat hem ver, erg ver weg, van de
Achterhoek voert. Hij is Hoge Com
missaris voor de Vluchtelingen en heeft
daar zijn handen meer dan vol aan.
Eenmaal begonnen met stamboomon
derzoek laat het je nooit meer los en dus
is het zeer waarschijnlijk dat de heer
Lubbers 's avonds op zijn hotelkamer
weieens de digitale stamboom van laten
we zeggen het Gemeentearchief
Rotterdam bezoekt. De man komt
immers uit Rotterdam. Het is wei een
beetje eenzame bedoening, zo aan het
werk zonder contact met de archivaris.
Elizabeth Yakel (School of Information
Universiteit van Michigan) stelt in het
eerste artikel van het derde en laatste
hoofdstuk dat archivarissen het aanbod
van informatie via het internet enorm
hebben vergroot, maar dat daarmee niet
noodzakelijk de toegankelijkheid van de
primaire bronnen is toegenomen. De
archiefgebruiker moet het immers stellen
zonder de tussenkomst van een deskun
dige archiefmedewerker en zonder al te
veel contextgegevens. De archivaris zal
zich goed moeten verdiepen in de onder
zoeker en diens behoeften en zoekpatro-
nen om een optimale dienstverlening op
afstand te kunnen plegen. Aan wie en
hoe moet Ruud Lubbers zijn vragen
stellen? Uiteraard per e-mail aan
info@gar.gemeentearchief.rotterdam.nl.
Dit aspect van de digitale communicatie
tussen archivaris en archiefgebruiker is
door Wendy M. Duff (Universiteit van
Toronto) en Catherine A. Johnson
(Universiteit van Wisconsin-Milwaukee)
onderzocht. In welke termen formuleren
gebruikers hun vragen, hoe zoeken ze de
informatie die ze nodig hebben, varië
rend van eenvoudige weetjes tot moeilij
ke onderzoeksvragen? Kennen we de
zoekpatronen, dan kunnen we onze web
sites daar op inrichten (bijvoorbeeld
standaardformulieren aanbieden, zorgen
dat bepaalde termen die bezoekers
gebruiken via de zoekmachine tot de
juiste bron leiden enzovoort) met als
resultaat een afname van overbodige e-
mails. Niet minder dan 361 e-maii-vra-
gen werden geanalyseerd. 'The most fre
quently asked type of question in the
survey was a service request (27%), follo
wed by material finding (17%), and user
education (13%).' Sandra Sacher-Flaat
(Nationaal Archief) doet een serieuze
poging om de aanpak van Duff en
Johnson toe te passen op de communica
tie tussen het Nationaal Archief en zijn
virtuele klanten. Behartigenswaardig is
haar vaststelling dat interactieve kennis
systemen de gebruiker alleen kunnen
helpen in zoekprocessen die lineair verlo
pen en dat het onderzoek in het papieren
archief toch in de studiezaal plaats zal
moeten vinden, (blz. 192).
Tamara Groot (archivaris bij de provincie
Friesland) stelt in haar bijdrage vast, dat
er ten behoeve van de gebruiker drin
gend behoefte is aan een internationaal
geaccepteerde standaard voor een program
ma waarmee archiefbestanden toeganke
lijk gemaakt kunnen worden. UNESCO
en ICA besloten al enige tijd geleden om
functionele eisen op te laten stellen voor
een programma dat in de hele wereld kan
worden gebruikt om archiefbestanden
toegankelijk te maken. Even slaat de
schrik je om het hart. Schaart Tamara
Groot zich hier in de rijen van wereldar
chief- en -encyclopedievormers en ande
re 'alchimisten' op zoek naar de steen der
wijzen? Haar onderzoek is bekroond met
de Duparcprijs, het zal haar toch niet als
eerste gelukt zijn om goud uit lood te
maken? De lezer kan gerust zijn. Haar
artikel bevat zoals veel andere artikelen
in dit jaarboek het verslag van een inte
ressante zoektocht. Deze culmineert in
een set van eisen waar een goede applica
tie (bedoeld wordt het gedeelte van het
ontsluitingsprogramma dat eindgebrui
kers in staat stelt gemakkelijker de beno
digde informatie te vinden) aan moet
voldoen. Er wordt onderscheid gemaakt
tussen de eisen die betrekking hebben op
de interface en op de eisen met betrek
king tot het zoeken, de resultatenpresen-
tatie en de hulpfuncties. Er wordt niet
ingegaan op de kwaliteiten van de appli
catie en informatie.
Robert van Vuuren (Streekarchivariaat
Noordwest-Veluwe) buigt zich juist wel
over kwaliteit en wel die van de genealo
gische zoeksystemen op internet. Hij
adviseert een kwaliteitsstandaard voor
de drie grote genealogische zoeksyste
men: GenLias, de Digitale Stamboom en
Isis. C.J.N. van der Ven (Gemeente
archief Waalwijk) ten slotte beschouwt
een aantal websites zoals 'Flevoland
boven water' kritisch en stelt zelfs kwali
teitsnormen waaraan zijns inziens web
sites van archiefdiensten zouden moeten
34
literatuur
voldoen. Waren deze normen in het
Handvest Dienstverlening van DIVA
(2000) slechts globaal geformuleerd, in
de jongste versie van het Handvest zijn
ze verscherpt. Dienstverlening op
afstand wordt immers steeds belangrij
ker.
Tot slot. Ik kan dit jaarboek echt van
harte in ieders aandacht aanbevelen,
sterker nog, u moet het kopen en lezen
en nog eens lezen. Dit blijft natuurlijk
niet zonder gevolgen. Waarschijnlijk
gaat u uw website vernieuwen, uw stu
diezaal verbouwen en uw dienstverle
ning verbeteren (of u stopt nu echt met
werken), maar ach, dat was u waar
schijnlijk toch al van plan. Een andere
optie: beleg een 'vakverdiepings-bijeen-
komst' waarbij u de inhoud van dit jaar
boek kritisch bespreekt met alle belang
stellende medewerkers. U heeft dan wel
meer exemplaren van het
nodig, dus wees er snel bij!
jaarboek
Alle S@P-uitgaven zijn te bestellen via
john.brunings@nationaalarchief.nl.
Zie voor een overzicht, www.kvan.nl van
alle publicaties.
Onlangs brachten de Vereniging
Digitaal Erfgoed Nederland en de
Mondriaan Stichting samen een boekje
uit getiteld Cultureel erfgoed digitaal.
Leidraad bij projecten. Deze publicatie is
bedoeld voor 'opdrachtgevers, beslissers,
projectleiders en uitvoerders' en geeft in
korte, helder geschreven hoofdstukken
een handleiding voor het opzetten en
uitvoeren van digitaliseringsprojecten.
In de Leidraad komen allereerst de orga
nisatorische aspecten aan bod. In het
tweede hoofdstuk is er aandacht voor het
technische gedeelte, zoals scanners, bit
diepte, standaarden en metadata. Enkele
bladzijden zijn gewijd aan het structure
ren van informatie en de navigatie. Een
handzaam gedeelte is dat over de vraag
'zelf doen of uitbesteden?'. Dit is geen
eenvoudige beslissing. De Leidraad zet
alle voor- en nadelen van het intern of
extern uitvoeren van een digitaliserings
project op een rij, en er worden tips gege
ven voor het selecteren van een bureau
en het afsluiten van contracten. Helaas
sterven veel prachtige websites en data
bases na oplevering een langzame dood
omdat ze niet worden onderhouden en
geactualiseerd. De Leidraad geeft daarom
onder andere informatie over webstatis
tieken en bandbreedte. Ik voeg hier graag
het belang van het regelmatig houden
van gebruikersonderzoeken aan toe: vin
den gebruikers hun weg? Voldoet het
product aan de verwachtingen? De uit-
komsten zijn vaak
verrassend en leer
zaam. Het laatste
hoofdstuk besteedt
aandacht aan de kos
ten van digitaliseren
en twee bijlagen
geven informatie over
auteursrechten en
subsidieaanvragen.
Aan de vormgeving is
veel aandacht besteed. Lucas Engelbregt -
die bekendheid verwierf met zijn tegen-
script voor telemarketingonderzoeken -
liet zich inspireren door digitale iconen
als dropdown-menu's (onlangs ergens
prachtig vertaald als gordijnmenu's). Het
resultaat is mooi, maar wat overdadig.
Overigens heeft Engelbregt nu als De
Dienst, onderzoeksorgaan voor kunsttoe
passingen voor het logement van de
Tweede Kamer, voorgesteld om het voor
malige Rijksarchief, dat voor tweederde
leeg staat, te vullen met '16 miljoen pagi
na's': elke Nederlander krijgt de gelegen
heid één pagina te maken voor Het
Archief (www.de-dienst.nl).
De kracht van de Leidraad is het algeme
ne, beknopte karakter. Het schrijven van
een leidraad voor alle betrokkenen bij
uiteenlopende digitaliseringsprojecten
vraagt hier ook om. Maar het ontbreken
van concrete voorbeelden is tegelijkertijd
ook een gemis. In het hoofdstuk 'Wat
kost digitaliseren?' worden bijvoorbeeld
alleen de verschillende kostenposten
genoemd, zonder bedragen te noemen.
Dat is begrijpelijk, ieder project is anders,
streeft een ander doel na, gaat uit van
ander materiaal, volgt een ande
re planning en maakt gebruik
van andere technieken, andere
manieren van opslaan en distri
bueren, en wordt wel, niet of
gedeeltelijk uitbesteed. Maar
toch zullen velen nieuwsgierig
zijn naar de kosten van een een
voudige website, de verschillen
de tarieven voor contentma-
nagementsystemen, of in welke
orde van grootte je moet denken
bij een gebruikersonderzoek.
Datzelfde bezwaar geldt voor de
informatie over het verloop van een pro
ject: de verschillende fasen worden
beschreven, maar gedetailleerde informa
tie - bijvoorbeeld over de relatie tussen de
verschillende projectfasen - ontbreekt.
Op de website van DEN, www.den.nl/
Leidraad (let op: Leidraad met een hoofd
letter), staat aanvullende informatie.
Misschien kunnen hier ook een aantal
voorbeeld-projectplannen en -begrotin
gen worden gepubliceerd?
Desondanks zal de publicatie in een
behoefte voorzien. Veel instellingen
moeten expertise in digitalisering nog
opbouwen. Het projectmanagement van
digitaliseringsprojecten is bovendien niet
eenvoudig: het zijn complexe, multidis
ciplinaire projecten waarbij verschillende
projectfasen precies op elkaar moeten
worden afgestemd om elkaar in positieve
zin te versterken. En cursussen over digi
talisering zijn, evenals de literatuur over
dit onderwerp, meestal zeer specialistisch
en gericht op één onderdeel van het pro
ces, zoals webdesign of programmeerta
len. De Leidraad is een goed beginpunt.
Maar ook voor hen die al eerder betrok
ken zijn geweest bij digitaliseringsprojec-
35
Onderzoekers in een digitale onderzoeksom-
geving
archievenblad
augustus 2004
René Spork,
hoofd Sector Externe Dienstverlening,
Gemeentearchief Rotterdam
DEN/Mondriaan Stichting,
Den Haag/Amsterdam, 2004
ISBN 90-9017753-1, 44 blz., gratis
CULTUREEL ERFGOEO
D GITAAL
augustus 2004
archievenblad
