(de toekomst van)
de praktijk
-ontwikkelingen. De toezichthouder manifesteert
en presenteert zich derhalve als een interne
'ambassadeur'. Bij dit alles dient de toezichthou
der te beseffen dat zijn concernbrede adviezen
consequenties hebben voor het tactische en ope
rationele niveau. Dit houdt in dat hij zich eerst
de gevolgen voor deze beide niveaus overweegt
alvorens hij zijn strategische adviezen naar
voren te brengen.
Het bedoelde 'ambassadeurschap' geldt ook op
tactisch niveau. Op straffe van het verwijt op
andermans stoel (lijnmanagement) te gaan zit
ten, meen ik te mogen opmerken dat de toe
zichthouder een wezenlijke bijdrage kan leveren
aan het tot stand brengen van de tactische doel
stellingen in een overheidsorganisatie, dat wil dus
zeggen die van het middenmanagement. Daarbij
verstaat de toezichthouder de kunst om realisti
sche en haalbare adviezen te verstrekken die een
rechtstreekse verbinding bewerkstelligen tussen
enerzijds de bedrijfsprocessen en anderzijds de
'eigen' archivistische doelen, methoden en tech
nieken. Het woord 'eigen' is hier bewust tussen
aanhalingstekens geplaatst, omdat het juist de
bedoeling is te 'ontschotten': de toezichthouder
weet het lijnmanagement te adviseren op het
terrein van procesverbetering met behulp van
(duurzame) documentaire beheersmiddelen.
Daarmee slecht hij de kloof tussen archiverings-
en primair proces.
Het ambassadeurschap strekt zich tenslotte ook
uit tot de werkvloer, met andere woorden het
operationele niveau. Medewerkers DIV dienen
hun producten voor hun klanten als het ware in
de etalage te zetten. Op basis van vakkennis,
vaardigheden en competenties ondersteunen zij
de klanten optimaal bij de uitvoering van de pri
maire werkprocessen. Daarvoor is het nodig dat
de DIV-medewerker kennis heeft van laatstbe
doelde processen en van de gaande ontwikkelin
gen bij de betrokken vakafdelingen. Anderzijds
dienen vakspecialisten zich te verdiepen in de
wijze waarop documentaire ondersteuning wen
selijk is, met andere woorden zij(zelf) dienen te
investeren in de kwaliteit van archiefvorming en
archiefbeheer. DIV en vakafdeling dragen een
gezamenlijke verantwoordelijkheid voor het
optimaliseren van het informatiebeheer ter
realisatie van de dagelijkse taken. De rol van de
toezichthouder daarbij is om het lijnmanage
ment (van DIV én vakafdelingen) te adviseren
inzake de toerusting van medewerkers met
betrekking tot hun (digitale) archieftaken.
Tenslotte zij opgewerkt dat het van belang is dat
de toezichthouder steeds een 'doorvertaling'
maakt van strategisch naar tactisch en vervol
gens naar operationeel en andersom. Dit houdt
in dat hij voortdurend rekening houdt met het
gegeven dat de verschillende niveaus invloed
uitoefenen op elkaar en dat zijn advisering daar
om ook steeds openingen en aanknopingspun
ten biedt naar het (de) aanpalende niveau(s). In
concreto houdt dit in dat de toezichthouder snel
zal 'schakelen' om steeds het gehele speelveld
van de (overheids)organisatie te bestrijken.
Het toezicht heeft zich vanuit het verleden
vooral ontwikkeld tot een technisch instrument
op archiefwettelijke grondslag. Lange jaren von
den archivarissen dat met name deze wettelijke
grondslag als sterkte kon worden beschouwd. De
tijd heeft deze opvatting inmiddels achterhaald.
De organisatorische, bedrijfsmatige, technologi
sche en culturele ontwikkelingen gedurende de
laatste jaren maken duidelijk dat het toezicht
een bredere inbedding vereist dan alleen de
archiefwettelijke. Om een meerwaarde voor de
organisatie te kunnen bieden dient het toezicht
integraal te worden uitgevoerd met de zojuist
genoemde componenten van de betrokken
organisatie. Of anders gesteld: 'Met alléén de
Archiefwet in de hand, komt de toezichthouder
niet langer door het ganse land.'
De algemene ledenvergadering van
de KVAN die op 12 mei jl. plaatsvond was
een in alle opzichten genoeglijk gebeu
ren. Zij duurde slechts een half uur, maar
die dertig minuten werden gevuld met
het uitdelen van talrijke complimenten,
bedankjes en felicitaties. Richard
Hermans, bijvoorbeeld, werd gefelici
teerd met het winnen van de KVAN-golf-
van de KVAN dhr. Keverling Buisman
weer bedankte voor diens compliment.
Toch was er een minuscuul rimpeltje. En
dat was de mededeling dat het ledenaan
tal verder slonk en inmiddels was
gedaald tot iets meer dan 700 leden. Na
het lezen van dat aantal sloeg ik de in
1999 gepubliceerde ledenlijst er maar
eens op na. Daaruit bleek dat de KVAN
beker. Vervolgens dankte voorzitter
Charles Noordam de directeuren van de
archiefdiensten voor hun steun bij de
organisatie van de studiedagen. Daarna
werd Charles Jeurgens gefeliciteerd met
zijn benoeming tot hoogleraar archivis-
tiek. De SNAAI werd gefeliciteerd met
haar oprichting, waarvoor de heren Van
der Ven en Salverda werden bedankt.
Daarna complimenteerde de voorzitter
Mathilda van Geem voor haar inzet. De
fakkel werd overgenomen door Frank
Keverling Buisman die het bestuur van
de KVAN complimenteerde met de stu
diedagen, waarna ten slotte de voorzitter
vijf jaar geleden nog 912 leden telde.
Kortom, in vijf jaar tijd is er sprake van
een dramatisch ledenverlies. Vervolgens
dacht ik terug aan de inmiddels uit mijn
geheugen verdrongen periode waarin ik
werkte aan mijn rapport over de toe
komst van de KVAN dat eind 2002 ver
scheen onder de titel Waartoe, waarheen?
De toekomst van de KVAN. In dat rapport
werd geconstateerd dat de KVAN door
het geringe ledenaantal een kwetsbare
organisatie was geworden. Een van de
aanbevelingen was daarom om een
intensieve samenwerking te zoeken en
eventueel te fuseren met de SOD en de
NVBA. Immers, een grote organisatie
heeft meer financiële en organisatorische
armslag en kan dus veel actiever zijn.
Bovendien is zij ook invloedrijker in de
richting van politiek en overheid.
Belangrijk, zo vond ik, was ook dat de
scheiding tussen de werkvelden van deze
organisaties diffuus was geworden en dat
alle drie organisaties zich primair bezig
houden met archieven. Om aan de angst
voor verlies van eigen identiteit tege
moet te komen deed ik de suggestie om
na een eventuele fusie binnen de nieuwe
organisatie aparte secties te vormen die
ruimte zouden bieden aan speciale op de
eigen doelgroepen gerichte activiteiten.
Vervolgens werd op een uiterst matig
bezochte ledenbijeenkomst van de KVAN
dit rapport naar de prullenbak verwezen.
Aan het bijzondere karakter van de
KVAN, zo werd door het handjevol aan
wezigen geoordeeld, mocht geen afbreuk
worden gedaan. Natuurlijk stelde deze
defensieve houding mij teleur, maar het
zij zo. De teruggang in vijf jaar tijd van
het ledenaantal met maar liefst bijna 25
procent onderstreept toch wel de conclu
sie van mijn rapport dat de KVAN zeer
kwetsbaar is. Die trend, zo ben ik bang,
zal niet worden gekeerd met alleen het
weer van stal halen van de op zich zo
succesvolle studiedagen. Naast actieve
ledenwerving, vooral ook onder de vele
archiefassistenten die zo'n onmisbare bij
drage leveren aan het succesvolle
Nederlandse archiefwezen, is het noodza
kelijk dat de KVAN de samenwerking en
samensmelting zoekt met de andere
organisaties die op vergelijkbare terrei
nen als de onze actief zijn. Als dat lukt
dan kunnen we op een volgende leden
vergadering aan de vele felicitaties,
bedankjes en complimenten er een toe
voegen, namelijk aan onszelf omdat
onze beroepsorganisatie weer gezond is
en enkele duizenden leden telt!
Misschien is het verstandig om op de vol
gende studiedagen toch nog eens een dis
cussie te wijden aan het rapport Waartoe,
waarheen? De toekomst van de KVAN.
Zie voor een reactie op deze column van
KVAN-voorzitter Charles Noordam pagina 42.
Tekening: Peter Vlot
31
Noten
1In dit artikel is consequent de term
toezichthouder aangehouden. Het
moge duidelijk zijn dat hier een
archivaris in de zin van de
Archiefwet 1995 mee bedoeld is.
In de praktijk kunnen hier verschei
dene functionarissen mee bedoeld
zijn; zie voor een overzicht in:
De Archiefwet 1995 in 100 tref
woorden (Woerden/Den Haag
2003) 161-162.
2. Transparantie biedt inzicht in de
organisatie, haar taken, structuren en
doelstellingen.Tevens biedt zij mede
werkers de zekerheid dat zij voor de
juiste doelen (kunnen) werken, wat
de arbeidssatisfactie ten goede
komt. Zo is de klassieke middel
eeuwse kathedraal te Reims een
transparant bouwwerk, zodat de
mensen een juist zicht krijgen op het
uiteindelijke doel van hun werkzame
leven.
3. Het betreft hier het - al dan niet
centraal ingerichte - organisatie
onderdeel dat belast is met de post-
behandeling alsmede het dynamisch
en - veelal ook - het semi-statisch
archiefbeheer (inclusief bijbehoren
de informatievoorziening).
In het vervolg van dit artikel zal voor
genoemde eenheid de afkorting DIV
worden gehanteerd.
archievenblad
augustus 2004
Een medewerkster van het gemeentelijk informatiecentrum in
Heerlen aan de infobalie. Foto:Jo Mantel, gemeente Heerlen.
Conclusie
Cees Heeren is gemeentearchivaris van Zoetermeer en daarbij
onder meer verantwoordelijk voor het concernbrede beleid op
het gebied van de documentaire informatievoorziening.
DEKVAN
Door Gerrit Valk
gerrit,valk@wxs.nl
augustus 2004
archievenblad
