van wettelijke techniek naarorganisatorisch commitment
TOEZICHT OP HET BEHEER VAN DE NIET-OVERGEDRAgTÜARCHIEVEN:
de praktijk
De uitoefening van het toezicht dient
zich in toenemende mate aan te passen
aan haar omgevingsfactoren. Bedrijfsvoe
ring, procesbeheersing en bedrijfscultuur
zijn leidende factoren bij veranderings
processen in organisaties en het toezicht
speelt daarbij veelal een geringe rol. Ten
onrechte als u het mij vraagt. Desondanks
heeft het toezicht toekomst, maar dan
dient het aansluiting te zoeken bij de
genoemde omgevingsfactoren. Dit artikel
duidt een aantal - recente - ontwikkelingen
in organisaties en schetst daarbij de wijze
waarop het toezicht een meerwaarde aan
de organisatie te bieden heeft. 'Investeren
in de organisatie' luidt het aanstaande
motto. Of anders gesteld: 'Met de organisa
tie op zijn hand, komt de toezichthouder
door het ganse land'.
Overheidsorganisaties - bestuur en
management - raken er steeds meer van
overtuigd dat proces(her)inrichting en
het bedrijfsmatig beheren van werk
processen van doorslaggevend belang
zijn voor de kwaliteit van hun product
levering en dienstverlening. De wezenlijke
rol die de informatie- en communicatie
technologie (verder ICT) daarbij speelt,
is duidelijk. Werkprocessturing maakt
onverbrekelijk onderdeel uit van de opti
malisering van de interne bedrijfsvoering.
Processturing en -(her)inrichting worden
algemeen beschouwd als bevoegdheden
dan wel competenties van het lijnmanage
ment. Ik vind dat terecht. Wel meen ik
daaraan te mogen toevoegen dat ditzelfde
management kansen laat liggen, omdat
het zich lang niet altijd bediend van de
kennis en vaardigheden van de archivaris
om zich te laten adviseren terzake de
archieftechnische aspecten van proces
inrichting. Naar mijn mening is de invul
ling van de archivistische randvoorwaar
den in niet te onderschatten mate bepa
lend voor de inrichting en uitvoering
van werkprocessen. Natuurlijk dient de
taakuitoefening plaats te vinden op basis
van wettelijke en beleidsmatige normen
en besluiten, maar dat neemt niet weg
dat archivistische principes en werkwijzen
in aanzienlijke mate kunnen bijdragen
aan de totstandkoming van producten
en dienstverlening. Archivistische uit
gangspunten dragen ertoe bij dat primaire
werkprocessen effectiever en efficiënter
ingericht kunnen worden. Bovendien
scheppen ze duidelijkheid en helderheid
in de primaire werkprocessen en in hun
relatie met de taken en doelstellingen
van de organisatie(onderdelen). Dit alles
gaat zeker op in geval van het integraal
digitaliseren van werkprocessen en docu
menten: archivistische aspecten zoals
vernietiging, beveiliging, toegankelijk
heid, duurzaamheid, overbrenging, auto
risatie (bevoegdheden en mandaten)
worden - letterlijk - systematisch en
transparant2 georganiseerd en geautoma
tiseerd tezamen met de primaire werk
processen. Bovenstaande toont aan dat
de toezichthouder een belangrijke taak
heeft om het lijnmanagement te adviseren
over de (her)inrichting van (primaire)
werkprocessen. In dit verband is het zaak
te vermelden dat investering van kennis
en vaardigheden in de primaire werk
processen door medewerkers DIV3 en
eendrachtige samenwerking door hen
met de toezichthouder van doorslag
gevend belang zijn om bovenbedoelde
meerwaarde te kunnen waarmaken.
Elke overheidsorganisatie zet haar
ICT-beleid momenteel prominent in de
etalage. Bij de totstandkoming daarvan
spelen technologische en organisatori
sche aspecten een vooraanstaande rol.
Archivistische componenten nemen
daarentegen een zeer bescheiden plaats
in. Voor het bereiken van een optimale
relatie met de burger is in mijn optiek
een koppeling tussen ICT en functionele
oplossingen, waarvoor binnen de organi
satie voldoende draagvlak is gecreëerd,
onontbeerlijk. De techniek van de auto
matisering staat niet langer voorop, maar
wel de functionaliteit van de werkproces
sen en de wijze waarop de medewerkers
in staat gesteld worden om het gewenste
resultaat te bereiken. De archivistiek kan
op dit vlak van proces- en cultuurbeheer
een belangrijke bijdrage leveren. Bij zijn
advisering zet de toezichthouder archivisti
sche principes, procedures en werkwijzen
in ten behoeve van instrumenten die
voor (lijn)management en medewerkers
bruikbaar zijn om functionele verbeterin
gen te realiseren. Het aanreiken van
archivistische kaders voor inrichting en
onderhoud van werkprocessen, procedures,
werk- en handelwijzen, biedt voldoende
grondslag voor de realisatie van de orga
nisatiedoelen. Dit alles neemt natuurlijk
niet weg dat deze ontwikkeling dient
plaats te vinden binnen de bestaande en te
ontwikkelen automatiseringsarchitectuur.
Enige jaren geleden stond Overheids
loket 2000 hoog op de agenda. De burger
kon zich bij de overheid op één fysieke
plaats aanmelden met zijn vragen, ver
zoeken en klachten, waarna een snelle
beantwoording via datzelfde loket plaats
vond. Aan de poort van overheidsorga
nisaties verschenen 'centrale aanmeld-
punten'. Elk producten- en/of diensten
cluster kreeg een fysiek loket. Inmiddels
zijn digitale tegenhangers verschenen.
Dit betekent dat 'het archief' (van een
overheidsinstelling) tegenwoordig al in
de huiskamer begint, wanneer een burger
het digitaal opgehaalde formulier inge
vuld retourneert. Digitale archiefstukken
stromen geruisloos de organisatie binnen.
Het archiveringsproces bevindt zich
letterlijk op het snijvlak van burger en
overheidsinstelling en zeker niet langer
ergens diep in de organisatie en aan het
eind van een proces. De logica van de
archivaris maakt zienderogen plaats voor
de logica van de burger, of in ieder geval
bepalen de lotgevallen van de burger
in toenemende mate de inrichting van
werkprocessen en daarmee dus de archi-
veringsvormen. Bovenstaande maakt het
van belang dat de toezichthouder een
archivistische bijdrage levert aan de
inrichting van de front-office-processen,
zodat aspecten als toegankelijkheid,
selectie en vernietiging, duurzaamheid
en overbrenging integraal worden mee
genomen. Dit is met name het geval
wanneer de digitale front-office gekoppeld
is aan een soortgelijke back-office.
De koppeling van front- en back
office geschiedt vanuit een oogpunt van
bedrijfsmatigheid in de primaire proces
voering. Aandacht voor bedrijfsmatig
heid richt zich momenteel in belangrijke
mate op de back-office. De totstand
koming van producten en diensten dient
zo efficiënt mogelijk te gebeuren. Hier is
sprake van een complex geheel. Enerzijds
verlangt het bestuur een efficiënt wer
kend ambtenarenapparaat en anderzijds
verlangt de burger een snelle en op maat
gerichte dienstverlening. Dit vergt niet
slechts een optimale bedrijfsvoering, maar
tevens een 'kanteling' in de organisatie.
Hier liggen kansen voor de toezichthou
der. Archiefbeheer is immers - zeker in
digitale zin - niets meer of minder dan
procesbeheer. De toezichthouder kan
zich op dit vlak dan ook profileren als
procesdeskundige met een brede organi
satiekennis. Hij adviseert op het terrein
van processturing en wel op basis van
archivistische principes en werkwijzen.
Daarnaast zet hij kennis en ervaring op
het gebied van dienstverlening (zowel
publiek als intern-facilitair) in om richting
lijnmanagement en medewerkers 'gewenst
gedrag' bespreekbaar te krijgen om de
kwaliteit en kwantiteit van dienstver
lening te verhogen. Door als toezicht
houder aldus te opereren kan het archi
veringsproces worden gebonden aan de
procesgang in primaire zin en kan het
archief onverbrekelijk onderdeel gaan
uitmaken van de procesregie door het
lijnmanagement. Dit alles levert synergie-
voordelen op in de vorm van een hogere
effectiviteit en efficiëncy. Bij dit alles
trekken de toezichthouder en DIV geza
menlijk op om het lijnmanagement te
faciliteren bij het realiseren van zijn
bedrijfsdoelstellingen. Ten slotte zij bena
drukt dat de toezichthouder fungeert als
adviseur, terwijl de lijnmanager product
en procesverantwoordelijk blijft.
Bij de uitvoering van bedrijfsproces
sen spelen mensen een belangrijke rol.
Zij vormen als het ware de schakels in
het proces. Elke menselijke schakel is
daarbij in de eerste plaats gericht op de
'eigen' individuele taakuitvoering. Deze
houding staat soms haaks op de ketenge
dachte zoals bestuur en burger die cen
traal stellen: het gaat immers om snelle
product- en dienstenlevering en niet om
iemands individuele inzet. Procesmatig
denken en handelen staan daarom nogal
eens in de schijnwerpers. Vakbladen als
Overheidsdocumentatie opperen in dit
opzicht regelmatig dat bij DIV een
'cultuuromslag' nodig is om de komende
(digitale) ontwikkelingen te kunnen vol
gen. Dit kan zo zijn, maar dit geldt mijns
inziens minstens evenzeer voor andere
(vak)afdelingen; en ook voor archivaris
sen. Van buiten naar binnen denken is
immers een algemeen concept voor
dienstverlenende beroepsuitoefenaren
Wat betekent dit nu voor het
toezicht? Jarenlang richtte het toezicht
zich op de vervaardiging van rapportages
inzake de kwaliteit van archieven.
Op zich een goede zaak, omdat de opeen
volgende archiefwetten de goede en
geordende - en thans ook toegankelijke -
staat voorschreven. Anderzijds meen ik
te kunnen opmerken dat deze werkwijze
in zekere zin inhield dat het paard achter
de wagen gespannen werd. Natuurlijk
gaat het om de wettelijk voorgeschreven
uitvoering van archivistische normen,
maar aan de uitvoerders zelf, met andere
woorden aan het 'menselijk aspect' be
steedden de toezichthouders veel minder
aandacht. Naar ik meen ten onrechte.
Investeren in mensen op elk niveau in de
organisatie is van doorslaggevend belang
voor een goed archiefbeheer. De meeste
medewerkers in een overheidsorganisatie
hebben namelijk met archiefvorming en
-ordening van doen, hoewel niet ieder
een zich daarvan meteen bewust is, zoals
bijvoorbeeld bij e-mailverkeer. Bij het
creëren van een concernbreed bewust
wordingsproces dient de toezichthouder
een voortrekkersrol te vervullen. Daarbij
is het van belang dat hij het stimuleren
van 'archiefminded' gedrag vertaalt in
adviezen aan het lijnmanagement. Het
stimuleren van de ontwikkeling van
competenties en vaardigheden op het
gebied van informatiebeheer dient in
mijn optiek een wezenlijk item te zijn
bij de uitoefening van het toezicht.
Vereisten voor informatie- ofwel archief
beheer dienen terug te vinden te zijn dan
wel meegewogen te worden in beheers-
voorschriften, functiebeschrijvingen en
beleidsdoelstellingen. De toezichthouder
schroomt dus niet te rapporteren welke
organisatorische en personele randvoor
waarden noodzakelijk zijn om tot
archiefbeheer conform het bepaalde in
de Archiefwet 1995 te komen. Bij realisa
tie van het toezicht in deze zin kunnen
informatievoorziening en archiefbeheer
werkelijk worden ingezet als instrumenten
van managementsturing, omdat zij aan
knopingspunten bieden voor organisatie
ontwikkeling en verbetering van product
en dienstverlening. Daarmee versterkt de
toezichthouder tevens de betekenis van
het toezicht voor de organisatie.
Het toezicht richt zich vanuit een
wettelijk oogpunt hoofdzakelijk op
archieven, dus op de resultante van de
uitvoering van taken door de overheids
organisatie. Naar mijn mening dient het
toezicht zich echter te heroriënteren. De
toezichthouder dient zich vooral in te
laten met de organisatie en met organisa
tie-ontwikkelingen, uiteraard met inzet
van diens archivistische deskundigheid.
De archivaris is een organisatieadviseur
met als specialiteit informatie(beheer).
Daarbij bestrijken de activiteiten van de
toezichthouder het gehele organisatie
gebied: het strategische, het tactische en
operationele niveau. Hoe moeten we dit
ons in de praktijk voorstellen?
Op strategisch niveau vinden ontwikke
lingen plaats met betrekking tot concern-
brede zaken. Daarbij kunnen we denken
aan automatisering en digitalisering, de
relatie burger - overheidsinstelling, effecti
viteit en efficiëncy in bedrijfsvoering. Om
adequaat op dit niveau te kunnen opere
ren is het voor de toezichthouder van
belang zich te richten op concernbrede ins
trumenten: (interne) dienstverlenings
overeenkomsten, diensten- en producten
catalogi, organisatiebrede projecten op
het gebied van digitalisering en (digitale)
dienstverlening aan de burger en effi-
ciëncy-operaties. In dit verband is tevens
belangrijk dat de toezichthouder anderen
mobiliseert voor de 'archivistische zaak',
met andere woorden om het lijnmanage
ment te overtuigen van het belang en
de meerwaarde van de archivistische
component in organisatiestructuren en
28
29
Door Cees Heeren*
Heeft het toezicht op het beheer van de
niet-overgedragen archieven (verder:
toezicht) nog toekomst? natuurlijk, zo zal
de nietsvermoedende lezer concluderen.
Maar deze slotsom is wellicht toch iets te
snel getrokken. De Archiefwet als - enige -
basis onder het toezicht glijdt de toezicht
houder1 in de praktijk - wellicht zonder het
zelf te beseffen - onder de voeten weg.
Toezicht als louter technisch instrument
voldoet mijns inziens niet langer meer.
Procesbeheer
Uitvoering ICT-beleid:
functionaliteit en cultuur op de kaart
Front-office: de burger centraal
Back-office: efficiencyverhoging in de
primaire werkprocessen
Investeren in mensen
Organisatiebeheer:
strategisch, tactisch en operationeel
archievenblad
augustus 2004
augustus 2004
archievenblad
