de praktijk
brengen is dat zorgdragers over vastgestelde
selectielijsten beschikken. Bijna 70 procent van
alle zorgdragers bij de centrale overheid beschik
te eind 2003 niet over enig selectie-instrument.
Dat traject zal eerst gevolgd moeten worden
voordat men daadwerkelijk archieven kan selec
teren en bewerken voor overbrenging. Dat hoeft
niet te betekenen dat al deze zorgdragers uitein
delijk archieven hebben die voor overbrenging
in aanmerking komen, maar veel zorgdragers
kunnen deze vraag niet beantwoorden. Daarmee
lijkt het beeld bij de centrale overheid aanmer
kelijk slechter dan bij de lagere overheden.
Daarbij merken we op dat de lagere overheden
het voordeel hebben dat zij per overheidslaag
beschikken over een gemeenschappelijke selec
tielijst, terwijl de zorgdragers bij de centrale
overheid ieder voor zich een selectielijst moeten
vaststellen.
Inspecteurs zijn geen uitvoerders. In de eer
ste plaats is hun rol dus het signaleren en rap
porteren aan bestuurders en managers en dit
intensiveren bij die overheden, die zoals het er
nu uitziet de termijn niet gaan halen.
Daarnaast spelen de gemeentelijke (en water-
schaps)inspecteurs - en de provinciale inspec
teurs in die regio's waar geen gemeente- en
waterschapsarchivarissen zijn benoemd - een
belangrijke rol in de begeleiding van de bewer
king. Dit gaat vaak om grote projecten die over
meerdere jaren lopen. Ook in die betekenis blij
ven wij ons inzetten voor het goed en tijdig uit
voeren van de inhaalslag.
In de jaren na 1995 hebben de inspecteurs
veel energie besteed aan het wijzen op de nood
zaak om de verkorte overbrengingstermijn uit te
voeren. Bij het overwegend gunstige resultaat,
driekwart gereed in 2006, speelt mee, dat er in
de praktijk voldoende en werkbare instrumen
ten zijn ontstaan om de bewerking goed uit te
voeren. Landelijke voorlichting bij de invoering
van de nieuwe wet, vastgestelde selectielijsten,
de LOPAI-normen en criteria voor bewerking
van code-archieven, gevoegd bij opleidingen
zoals de gemoderniseerde WA van de SOD en de
vele bewerkingsbureaus die op deze markt ope
reren waren factoren die de uitvoering van de
wet bij de lagere overheden mede mogelijk
maakten.
Vergelijking met het rijks- en landelijke niveau
is niet in detail te maken, omdat vergelijkbare
gegevens nog niet beschikbaar zijn. Uit de ver
slagen van de Rijksarchiefinspectie kan wel wor
den opgemaakt, dat het beeld aanmerkelijk
slechter is dan bij de lagere overheden. Een
belangrijke factor is daarbij het ontbreken van
enig selectie-instrument bij 70 procent van de
zorgdragers van de centrale overheid.
Gezien het hoge percentage lagere overheden dat
nu nog bezig is met bewerken, het kwart dat niet
tijdig klaar zal zijn en het gebrek aan voldoende
instrumentarium bij de centrale rijksoverheid, is
het de komende jaren belangrijk dat het hele
archiefwezen, en niet alleen de inspecties, hier
aan zijn volle aandacht blijft geven. Niet alleen
om de openbaarheid van recente archieven op
alle overheidsniveaus de inhoud te geven die de
wetgever bedoelde. Ook omdat na het uitvoeren
van de inhaalslag de afdelingen DIV het beheer
van deze archieven voortaan aan het openbare
archiefwezen kunnen overlaten en dus de han
den geheel vrij hebben om het informatiebeheer,
in welke vorm dan ook, te verbeteren.3
De vele late starters bij de lagere overheid die
2006 denken te halen en daarvoor wel aan de
randvoorwaarden voldoen, kunnen alsnog tot
de categorie gaan behoren die de deadline niet
zal halen. In 2006 zou het beeld er op die
niveaus dus anders kunnen uitzien. Wij zullen
rond die tijd dit onderzoek dan ook nog eens
herhalen. Met de Rijksarchiefinspectie hebben
wij afgesproken om dit onderzoek dan gezamen
lijk te doen, zodat we dan de stand van zaken
voor de gehele Nederlandse overheid op een ver
gelijkbare manier in beeld kunnen brengen.
24
de praktijk
Uiteindelijk is het Kadaster, een zelf
standig bestuursorgaan van het Ministe
rie van Volkshuisvesting, Ruimtelijke
Ordening en Milieu, de meest geschikte
kandidaat gebleken om de taken van
TDN aan over te dragen. Dit had ook
gevolgen voor de archiefbescheiden. Na
onderzoek bleek vervreemding van
bescheiden de beste oplossing te zijn. Op
13 april 2004 is door het ondertekenen
van een verklaring de zorg voor het
Frank Tierolff. Het is voor het eerst dat er
bij Defensie sprake is van vervreemding,
ofwel het overdragen van het archiefbe
heer van een defensieorganisatie aan een
organisatie buiten Defensie.
Bij de voorbereiding van de vervreem
ding van de archiefbescheiden is er door
Documentair Informatie Management
Koninklijke Landmacht (D1MKL) een
projectplan vervreemding archiefbe
scheiden opgesteld. In het plan zijn alle
facetten beschreven waar rekening mee
moest worden gehouden. Zo zijn de
taken en verantwoordelijkheden belegd,
de uit te voeren activiteiten beschreven
en is er een tijdsplanning gemaakt.
Nadat het projectplan werd goedgekeurd
door Frits Smit, directeur TDN, en direc
teur DARIC, Jan Gelauf, zijn de daadwerke
lijke voorbereidende activiteiten gestart.
Bij het onderzoek naar de aanwezige
archieven is er gekeken of het beheer was
beschreven in een ordeningsplan, struc
tuurplan documentaire informatievoor-
archiefbeheer van TDN overgedragen aan
het Kadaster. Namens de minister van
Defensie ondertekende Jan Gelauf, direc
teur Defensie Archieven-, Registratie- en
Informatiecentrum (DARIC), het con
tract. De raad van bestuur van het
Kadaster werd vertegenwoordigd door
ziening of een documentair structuur
plan. Al snel was de conclusie te trekken
dat er geen beschrijving was van hoe het
archiefbeheer werd ingevuld. Omdat het
van belang was te weten wat er ver
vreemd moest worden, werden alle
archiefbestanden in kaart gebracht. Met
behulp van een inventarisatiesjabloon
lukte het om binnen drie dagen 24
archiefbestanden te onderscheiden. Men
kan zeggen dat er sprake was van een glo
bale nulmeting, waarin naast het uitvoe
ren van de inventarisatie is gekeken naar
de geordende en toegankelijke staat van
de archiefbescheiden, de wijze van regis
tratie en het vernietigen c.q. overdragen
van de bescheiden.
Bij de inventarisatie werd duidelijk dat
de Topografische Dienst beschikt over
een groot aantal bijzondere archiefbe
standen, zoals een collectie van 340.000
luchtfoto's van de periode 1940-1945, de
Waterlinie, de Grebbeberg en luchtfoto's
van 1945 tot heden. Periodiek werden en
worden voor de vervaardiging van nieu
we kaarten luchtopnamen gemaakt.
Verder zijn er topografische bronkaarten
terug te vinden vanaf 1800, documenta
tie en digitale bestanden.
Het kunnen analyseren en interpreteren
van de informatie van alle brondocu
menten vraagt een grote deskundigheid.
Deze expertise heeft het huidige perso
neel van TDN, waarmee de goede en vol
ledige informatievoorziening naar de
eigen organisatie, gemeenten, advocaten
en particulieren is gewaarborgd.
De geïnventariseerde archiefbestan
den zijn ter beoordeling voorgelegd aan
Geert-Jan Hermsen van het Nationaal
Archief, die namens de Algemene Rijks
archivaris de aanvraag van de machti
ging tot vervreemding heeft behandeld.
Hermsen heeft zijn waardering uitgespro
ken voor de inhoudelijke en procedurele
zorgvuldigheid waarmee Defensie het
traject van vervreemden heeft ingevuld.
Dit compliment maakt het voor de over
dragende en ontvangende partij tot een
goed en zorgvuldig gelopen traject en
bevestigde dat is voldaan aan alle wette
lijke verplichtingen.
Binnen Defensie was TDN een resultaat
verantwoordelijke eenheid. Deze status
behoudt de topografische dienst ook bij
het Kadaster, die verandert dus niet. Zelfs
de locatie in Emmen staat de eerste vijf
jaar voor het Kadaster niet ter discussie.
Een grootschalige verhuizing van archie
ven is dan ook vooralsnog niet te ver
wachten.
25
Noten
Van de gemeenten in Noord-
Brabant, en van 17 procent van de
gemeenten in Zuid-Holland zijn
onvoldoende gegevens bekend.
2. Hierbij zijn de provincies Noord-
Holland en Noord-Brabant, waar
geen gegevens over bekend zijn,
als niet gereed gerekend; Groningen
en Drenthe zijn beide als één poli
tieregio gerekend in plaats van de
aangegeven districten, waarbij voor
Drenthe 50 procent gereed per
1-1-2006 is doorgerekend.
Gelderland is per 1-1-2006 voor
50 procent gereed gerekend.
3. Dit gaat natuurlijk niet op voor de
zogenaamde witte plekken-gemeen-
ten en -waterschappen, waar de
historische archieven nog door de
secretaris/afdeling DIV worden
beheerd, toch nog steeds 36 pro
cent van het totaal!
Rol van de inspecties
Conclusies wat betreft de lagere overheden
Marianne Loef, Fred Schoonheim en Bennie te Vaarwerk zijn
respectievelijk werkzaam als provinciaal archiefinspecteur in
Noord-Holland, adjunct provinciaal archiefinspecteur in Utrecht
en adjunct provinciaal archiefinspecteur in Gelderland.
Grafiek landelijk overzicht
39% 36%
a£D 70
1
Gereed 31 -12-2003 Gereed 01 -01 -2006 Gereed na 01 -01 -2006
archievenblad
augustus 2004
Hoe vindt de
Door Cees Fioole*
krijgsmacht zijn weg
Anno 1815. In het departement van Oorlog
bestond een organisatie, de huidige
Topografische Dienst Nederland (TDN), die
zich bezighield met de productie van staf
kaarten voor het leger. De vervaardiging en
het bijhouden van de topografische kaarten
gebeurde met de hand. Geleidelijk aan
werd het proces van het vervaardigen van
de kaarten geautomatiseerd. Sinds TDN in
het bezit is van digitale bestanden van het
Nederlands grondgebied, is de bijzondere
organisatie-eenheid van de Koninklijke
Landmacht een aantrekkelijke 'huwelijks
partner' geworden voor civiele en andere
overheidsorganisaties.
Inventarisatie van het archiefbeheer
Jan Gelauf (D-DARIC) en FrankTieroiff (Kadaster).
Vervreemding
Cees Fioole is adviseur documentaire informatievoor
ziening bij de Koninklijke Landmacht.
augustus 2004
archievenblad
