DE LATE TWINTIGSTE EEUW OPENBAAR?
|DE VERKORTE OVERBRENGINGSTERMIJN: STAND VAN HET LAND IN 2004
de praktijk
de praktijk
Archieven ontlenen hun betekenis aan het
gebruik: hoe meer mensen er gebruik van
maken, des te beter is het. Daarom is de ver
groting van het publieksbereik het doel van
elke archiefdienst geworden. (Ten geleide
'Archiefgebruikers', S@P-jaarboek 2002/
2003.)
De termijn van vijftig jaar in de Archiefwet
1962 is met het oog op het behoud van de
archieven te lang. Door de overbren
gingstermijn terug te brengen tot twintig jaar
wordt bovendien invulling gegeven aan de
wens te komen tot een zo groot mogelijke
openbaarheid van bestuur. (Memorie van
Toelichting op de Archiefwet 1995.)
Om een groter publiek te bereiken
moeten archiefdiensten in de eerste
plaats zorgen dat zij belangrijke archieven
in huis hebben. De overheidsarchieven
uit de periode na 1945 horen daar zeker
bij. De wetgever had in 1995 de bedoeling
om binnen tien jaar al deze archieven tot
en met 1975 openbaar en toegankelijk te
hebben voor iedereen. Vervolgens zou
den vanaf 2006 periodiek alle overheids
archieven van twintig tot dertig jaar oud
overgebracht moeten worden.
Acht jaar later en twee jaar voordat de
wettelijke termijn afloopt hebben wij de
stand van zaken opgemaakt. Eind 2003
en begin 2004 heeft het Landelijk
Overleg van Provinciale Archiefinspec
teurs een vragenlijst rondgestuurd aan
provincies, gemeenten, waterschappen,
politieregio's en gemeenschappelijke
regelingen. In veel provincies is hierbij
samengewerkt met de gemeentelijke
inspecteurs.
Het doel was een globaal inzicht te
geven in de landelijke stand van zaken,
om daarmee in de praktijk, bijvoorbeeld
bij de prioritering van de inspecties, reke
ning te kunnen houden. We hebben ons
daarom beperkt tot de centrale bestuurs
archieven, dus de archieven van de pro
vinciale griffies, gemeentelijke secreta
rieën en waterschapsbesturen als belang
rijkste archieven van deze overheden.
Buiten beschouwing zijn de dienstarchie-
ven gebleven waaronder bijvoorbeeld de
series bouwvergunningen bij diensten als
Bouw- en Woningtoezicht. Niet omdat
deze archieven niet ook belangrijk zijn,
maar omdat voor dit doel een te gecom-
pliceeerd beeld zou ontstaan. Veel
gemeenten bijvoorbeeld hebben de
secretarie-archieven wel, maar de dien-
starchieven nog niet bewerkt - of anders
om.
De hier afgebeelde grafieken hebben
betrekking op de bewerking volgens de
bekende normen 'goede, geordende en
toegankelijk staat' van archieven uit de
periode 1945-1975. Wij zijn ervan uitge
gaan dat wanneer archieven uit deze
periode eenmaal zijn bewerkt, ze ook
overgebracht en openbaar zullen wor
den. Bij de al bewerkte archieven is dit
inderdaad voor het overgrote deel de
praktijk. Veel overheden hebben tegelijk
met deze inhaalslag ook al archieven van
na 1975 bewerkt en overgebracht. Dit
onderzoek beperkte zich echter tot de
wettelijke verplichting, dat wil zeggen
bewerking tot en met 1975.
De grafieken bevatten dus:
- het percentage voltooide bewerking
per 31 december 2003;
- het percentage vol
tooide bewerking per 1
januari 2006;
- het percentage dat de
bewerking nog niet af
heeft op 1 januari 2006.
De antwoorden die
terugkwamen op de vra
genlijsten zijn vergele
ken en waar dat nodig
was aangevuld met
eigen inspectiegege-
vens. Wanneer een pro
vincie of gemeente bij
voorbeeld aangaf bin
nen de termijn, dus
vóór 1 januari 2006, de bewerking af te
hebben, is kritisch gekeken of dit een
realistische inschatting was. Belangrijke
criteria daarbij waren: is er een bewer
kingsplan, zijn er voldoende middelen
gereserveerd op de (meerjaren)begroting
voor externe uitbesteding? Is er voldoen
de tijd van eigen personeel ingezet voor
uitvoering of begeleiding, en zo ja, is dat
personeel voldoende opgeleid?
In de praktijk kunnen de bewerkers
van provinciale archieven goed overweg
met de provinciale selectielijst en de
'Normen goede en geordende staat en cri
teria bewerking code-archieven' die het
LOPAI in 1994 in brochurevorm heeft
rondgestuurd. Zes provincies hebben de
bewerking - en ook de overbrenging - al
uitgevoerd, vijf provincies hebben aange
geven deze op 1 januari 2006 voltooid te
hebben en één provincie geeft aan hier
mee in 2011 gereed te zijn. De inhaalslag
breidt zich vaak in één klap uit tot voor
bij 1975, tot in de jaren negentig aan toe.
De provincies doen het dus goed, maar
dat mag gezien hun voorbeeldfunctie
ook van ze verwacht worden.
PU
Ook de gemeenten kunnen in het
algemeen goed overweg met de bestaan
de vernietigingslijst en de landelijke nor
men. Sommige gemeenten hadden bij
invoering van de wet al archieven tot
1975 bewerkt en overgebracht, maar de
meeste zijn daar pas na 1996 mee begon
nen. De ervaring van de provinciale en
gemeentelijke inspecteurs is dat er voort
durend en herhaald aandacht aan de ver
korte overbrengingstermijn besteed
moest en moet worden in inspectierap
porten en contacten, voordat er resulta
ten worden geboekt.
Het is vaak niet voldoende te wijzen op
de noodzaak van de eenmalige inhaal
slag. De inspecteurs bevorderen ook
structurele maatregelen zoals zorgen
voor goed opgeleide medewerkers en
voor een goede registratie- en archive-
ringsprocedure, waarbij selectie in een
vroeg stadium essentieel is. Daardoor
wordt een periodieke overbrenging als
het ware ingebouwd in de werkprocedu
res. Net als bij de provincies hebben vele
gemeenten inmiddels ook al archieven
van na 1975, tot in de jaren negentig,
overgebracht.
In totaal zijn van de 483 gemeenten in
Nederland gegevens van 397 gemeenten
verwerkt in de afgebeelde grafieken. Wij
hebben de gemeenten waarvan geen
reactie is ontvangen, buiten beschou
wing gelaten. Op basis van de bekende
gegevens kan geconcludeerd worden, dat
landelijk gezien iets meer dan een kwart
(27 procent) van de gemeenten niet aan
de wettelijke deadline zal voldoen. Op 31
december 2003 had daarentegen 37 pro
cent van de gemeenten de bewerking
voltooid, en 36 procent zegt op 1 januari
2006 klaar te zijn. Er blijkt nauwelijks
verschil te zijn tussen grotere en kleinere
gemeenten. Het beeld zou (on)gustiger
kunnen worden wanneer van alle
gemeenten gegevens verwerkt waren.1
Van de momenteel 37 waterschap
pen in Nederland - de fusiegolf is nog
niet ten einde - zijn van 36 waterschap
pen de gegevens bekend. De helft van de
waterschappen heeft de bewerking al uit
gevoerd, 42 procent verwacht de wettelij
ke termijn van 1 januari 2006 te halen,
drie waterschappen, dat is 8 procent,
gaan het niet halen. Ook de waterschap
pen doen het dus goed. We tekenen daar
bij aan, dat in vergelijking met de
gemeenten de waterschappen veelal
minder omvangrijke en minder gecom
pliceerde archieven hebben. Ook de
selectielijst voor de waterschappen blijkt
goed hanteerbaar te zijn.
De politieregio's, opgericht in 1994,
bestaan nog te kort, zodat de overbren
gingstermijn van twintig jaar en ouder
voor hen nog niet is ingegaan. Wel behe
ren zij vaak nog de archieven van hun
rechtsvoorgangers. Een ander deel wordt
beheerd door de gemeenten waar de
voormalige korpsen deel van uitmaakten
en valt dus in de categorie gemeentelijke-
dienstarchieven. Wij hebben de gegevens
van de archieven van de voormalige
gemeentelijke politiekorpsen slechts
incompleet beschikbaar; over de rijkspo
litie zijn ons weinig tot geen gegevens
bekend. Op basis van de bekende gege
vens over de gemeentelijke politie kan
worden gesteld, dat 50 procent eind
december 2003 af was, nog eens 25 pro
cent op 1 januari 2006 bewerkt zal zijn
en 25 procent niet klaar zal zijn binnen
de wettelijke termijn.2
Wat betreft de gemeenschappelijke rege
lingen, daarover zijn evenmin algemene
conclusies te trekken omdat wij slechts
gegevens van vijf provincies terugkregen.
Bovendien speelt de verkorte overbren
ging voor de meeste Wgr-regelingen nog
niet, omdat ze te jong zijn.
Op het totaal van de lagere overhe
den - provincies, gemeenten, water
schappen en voormalige gemeentelijke
politie in Nederland tezamen - is het glo
bale beeld als volgt. Een kwart, dat is 26
procent van de lagere overheden zal de
verkorte overbrengingstermijn niet vóór
de wettelijke deadline 1 januari 2006
halen, dat wil zeggen zal de bewerking
per die datum niet gereed hebben. De
dienst-archieven, waaronder bijvoor
beeld series bouwvergunningen bij dien
sten Bouw- en Woningtoezicht, zijn in
dit onderzoek buiten beschouwing geble
ven. Driekwart van alle lagere overheden
zal dus wel per die datum de wet hebben
uitgevoerd. Opvallend is het hoge per
centage overheden dat nog bezig is met
bewerken maar wel aangeeft op tijd klaar
te zijn, namelijk 36 procent. Dit zijn over
het algemeen de late starters, die wel vol
doende voorwaarden hebben vervuld om
te slagen, maar die natuurlijk toch het
risico lopen op tegenvallers. Daarbij
komt dat door de grote hoeveelheid late
starters de begeleiding door de gemeente
lijke of provinciale inspecteurs van alle
bewerkingsprojecten in de knel komt.
Ook wordt het voor veel gemeentelijke
en regionale archiefdiensten de vraag of
zij de toestroom van archieven in de laat
ste jaren voor 2006 kunnen verwerken.
Het beeld zou over twee jaar dus minder
positief kunnen blijken. Overheden die
de termijn niet gaan halen, kunnen naar
onze ervaring vaak wel een alternatieve
planning met een andere einddatum
geven.
De verschillen tussen de provincies zijn
groot. Zeeland wint de hoofdprijs, want
daar zijn naar verwachting alle lagere
overheden in 2006 klaar met bewerken.
In het algemeen valt op dat provincies
met weinig inwoners het (veel) beter
doen dan dichtbevolkte provincies. In
Utrecht, aan de andere kant van het
spectrum, is 46 procent van de overhe
den nog niet klaar in 2006.
Hoe verhoudt dit beeld bij de lagere
overheden zich nu tot de situatie bij de
landelijke overheid, de ministeries en
zelfstandige bestuursorganen? Over deze
categorie overheidsorganen rapporteert
de Rijksarchiefinspectie in haar jaarlijks
verslag over het toezicht. Het gaat daarin
om een ander type gegevens, maar enige
vergelijking is toch mogelijk. De
Rijksarchiefinspectie constateert dat in
2003 vrijwel alle overheidsorganisaties
bij de centrale overheid te maken hebben
met achterstanden. Ruim 35 procent van
de organisaties van de centrale overheid
beheert archieven daterend voor 1945,
ruim 60 procent beheert archieven uit de
periode 1945-1975. Slechts 10 procent
van de zorgdragers beschikt over een
planning voor de bewerking en over
brenging van archieven.
De ministeries hebben recent een plan in
uitvoering genomen om de bestaande
achterstanden vóór 1 januari 2006 weg te
werken. Bij de zelfstandige bestuursorga
nen bestaan dergelijke plannen niet. Een
eerste voorwaarde om te kunnen over-
23
Door Marianne Loef, Fred Schoonheim en Bennie te Vaarwerk*
80%
70%
60%
50% -g
40%
30% -|
20%
10%
0%
V
N' v
Wat is onderzocht?
Grafiek Provincies
60%
40%
20%
0%
42%
I Gereed 31 -12-2003 Gereed 01 -01 -2006 Gereed na 01 -01 -2006
Provincies
Grafiek Gemeenten
40%
20%
0%
Gereed 31-12-2003 Gereed 01-01-2006
Wiet gereed vóór 01-01-2006
Gemeenten
Grafiek Waterschappen
- •- O
41-66666
5:7---~j
8%
D Gereed 31 -12-2003 B Gereed 01 -01 -2006
Niet gereed vóór 01 -01 -2006
Waterschappen
Politie en gemeenschappelijke regelingen
Totaalbeeld lagere overheden
Vergelijking met landelijke en rijksoverheid
archieverblad
augustus 2004
augustus 2004
archievenblad
