■■II
de praktijk
de praktijk
rj=!_^ar.
Het begrip virtuele studiezaal wordt de laat
ste jaren vaak gebruikt zonder dat er onder vak
genoten overeenstemming bestaat over de
inhoud ervan. Je kunt er van alles in zien, van
3D-simulatie van de fysieke studiezaal, tot de
on-linechef studiezaal, die als vraagbaak voor
bezoekers op afstand fungeert. Tijdens een medio
2003 door DIVA georgani
seerde workshop heb ik
de volgende werkdefinitie
voorgesteld:
De virtuele studiezaal is een
webomgeving, die de fysieke
studiezaal qua functionali
teit benadert, deze zoveel
mogelijk vervangt, en op
belangrijke onderdelen kwa
litatief overtreft.
Met dit als uitgangspunt
is de volgende standaard
functionaliteit van de
fysieke studiezaal relevant genoeg om naar een
virtuele omgeving te willen transponeren:
a. zelfstandig op vragen de antwoorden kunnen
vinden dan wel de meest relevante bronnen
kunnen vinden en - indien aanwezig - raad
plegen;
b. het begeleid vinden van antwoorden op vra
gen (d.m.v. aanwijzingen, gidsen, hulp van
personeel);
c. het kunnen bestellen van kopieën, foto's en
ander materiaal;
d. het kunnen uitwisselen van informatie met
andere studiezaalbezoekers.
Een virtuele studiezaal is echter nooit een
eenvoudige vertaling van een fysieke studiezaal
in een internetomgeving. Het is een verhaal met
minnen en plussen. Het met één opdracht kun
nen doorzoeken van twintig km archief is een
bijproduct van het on line plaatsen van alle
inventarissen van een groot archief. Dit lijkt in
de verste verte niet meer op een fysieke studie
zaal, het is dus veel meer dan een strikte ver
taling van de functionaliteit van de fysieke
studiezaal: op onderdelen is het een belangrijke
kwalitatieve verbetering.
Maar virtueel is ook lang niet altijd een verbete
ring. Een goede chef studiezaal bezit een enorme
ervaring en routine. Bij bepaalde vraagstellingen
kan hij associatieve verbanden leggen, die
slechts ten dele zijn te vertalen in aanwijzingen
en zoekroutines in de virtuele studiezaal. Wat
ook slechts gebrekkig vertaalbaar is in een virtu
ele omgeving is de onderlinge informatie-uitwis
seling van de studiezaalbezoekers. En een nieuw
probleem dat zal worden opgeroepen door de
virtuele studiezaal, is de suggestie van volledig
heid. Aangezien het medium internet ongeduld
bevordert, moet daarbij niet te veel worden ver
wacht van het lezen van helpteksten.
We hebben als archiefinstellingen inmid
dels zoveel progressie gemaakt op het gebied
van internetpresentatie van ons bronnenmateri
aal, dat het antwoord op de vraag naar het waar
om van een virtuele studiezaal door de meesten
van ons als een open deur zal worden aange
merkt: om de miljoenen klanten te kunnen
bereiken, die we met de traditionele studiezaal
nooit konden bereiken. Maar minstens net zo
zwaar weegt, dat het de komende jaren in toene
mende mate als belachelijk zal worden ervaren
dat je vanuit Noordoost-Groningen naar Den
Haag moet reizen om daar iets in zelfbediening
te kunnen raadplegen. De verplaatsing van alles
wat nu nog in zelfbediening op de studiezaal
gebeurt naar internet, is daarmee een tweede
belangrijke reden voor een virtuele studiezaal.
Een derde belangrijke reden is dat de virtuele
studiezaal de mogelijkheid biedt om de interac
tie met het on-linepubliek te verbeteren.
Het Haags Gemeentearchief heeft niet geko
zen voor het ontwerpen van de virtuele studie
zaal als geheel nieuwe entiteit, maar voor het
samenvoegen van nieuwe en reeds bestaande
elementen, die alle als zelfstandige entiteiten
zinvol zijn. Het voordeel hiervan is, dat de com
plexiteit en daarmee de afbreukrisico's binnen
de perken blijven en dat reeds gedane investe
ringen niet direct hoeven te worden afgeschre-
De kern: de objectgegevens
De kern van de Haagse virtuele studiezaal zijn de
objectgegevens, de ontsluitingsgegevens van
collecties. De informatiewaarde daarvan is ver
groot door de integrale zoekfunctie van
Archimedes, gebouwd op het Thematis-
platform van Deventit. Nu gaat het nog
om acht collecties, maar later dit jaar zul
len het er al elf zijn. Er zullen er daarna
nog verschillende volgen. Dit is het
mandje met de gouden eieren, waarom
heen alle andere functies van de virtuele
studiezaal als het ware in concentrische
cirkels zullen worden georganiseerd.
Verrijken van informatie
De eerste cirkel betreft het verrijken van
de informatiewaarde van deze collecties
door het toevoegen van gestructureerde
informatie over Den Haag. De complete
reeks jaarboekjes van de geschiedkundige
vereniging Die Haghe - meer dan 110
jaargangen - zal dit jaar worden aangebo
den en doorzoekbaar gemaakt in de oor
spronkelijke typografie, uiteraard ook in
Archimedes. Dit soort 'handbibliotheek
achtige' secundaire bronnen zullen ook
de komende jaren toegevoegd blijven
worden.
De meest geraadpleegde bronnen
De tweede cirkel vormt de on-line-
beschikbaarstelling van de meest geraad
pleegde bronnen. De selectie daarvan
hebben we al: de miljoenen microfiche
beeldjes op onze studiezaal. Deze zullen
in een periode van vijf tot zeven jaar on
line beschikbaar gesteld worden. Dat
heeft bovendien een bevrijdend effect op
onze studiezaal, die we dan anders kun
nen gaan benutten. Rond de zomer zul
len als eerste de trouwakten van Den
Haag beschikbaar zijn. Daarna moeten de
andere akten van de burgerlijke stand
volgen, de DTB's, de bevolkingsregisters,
de notariële akten, etc.
De zoekstructuur die on line wordt aan
geboden is identiek aan die welke thans
op de studiezaal wordt aangeboden. Dat
betekent dat aanvankelijk niet kan wor
den gezocht in een database met ontslui
tingsgegevens, maar via de eigentijdse
toegangen: de tienjaarlijkse tafels. De
daarvoor benodigde zoekgegevens wor
den rechtstreeks van de titelstroken van
de microfiches ingelezen in een database.
Het publiek beschrijft en corrigeert
Heeft men via de traditionele zoekgang
een beeldje gevonden, dan wordt men uit
genodigd dat beeldje te beschrijven. Dat
gebeurt in XML-forms, die direct worden
opgeslagen in een Oracle-database. Deze
informatie is dan ook direct beschikbaar,
en wel zonder de traditionele zoekgang.
Iedereen die fouten constateert in beschrij
vingen, kan alternatieven aangeven. Ook
daarop kan direct worden gezocht. En
alleen geautoriseerde personen kunnen
beschrijvingen muteren of verwijderen.
Aftappen van kennis
De derde cirkel wordt gevormd door het
kunnen aftappen van de kennis van het
publiek. Iedere objectbeschrijving en
ieder getoond object (een foto, een pagi
na, een archiefstuk) moet door het
publiek van relevante opmerkingen kun
nen worden voorzien, kunnen worden
geannoteerd: dit worden de glossen van
de 21ste eeuw. De ervaring, die door het
Haags Gemeentearchief de afgelopen
jaren is opgedaan met aanvullende foto
beschrijvingen door het publiek, ligt aan
de basis hiervan.
Alle publieksfuncties, of dat nu beschrij
ven, corrigeren, aanvullen of uploaden
is, worden in een apart framework vorm
gegeven, zodat ze gebruikt kunnen wor
den bij ieder willekeurig systeem.
De virtuele studiezaal zorgt ervoor
dat we veel van onze informatiebestanden
online kunnen raadplegen. De vondst
om dat bovendien te doen met behulp
van de microfiches en het publiek te
laten beschrijven heeft een aantal voor
delen:
digitaliseren van microfichebeeldjes is
goedkoop en dat maakt het financieel
7MZ-J7/2:
en organisatorisch haalbaar om al vast
te gaan nadenken over een studiezaal
zonder microficheleesapparaten;
het toevoegen van de ontsluitingsgege
vens op de titelstroken van de fiches
gebeurt automatisch en is dus ook
goedkoop;
er hoeft niet geïnvesteerd te worden in
het vullen van de database of het corri
geren van de gegevens, maar uitslui
tend in het werven en trainen van vrij
willigers. En dat is bekend terrein voor
de meeste archiefdiensten.
Maar het grote belang van de virtuele
studiezaal is met name ook de mogelijk
heid om de interactie met het publiek
dramatisch te verbeteren ten bate van
datzelfde publiek:
het biedt instellingen de mogelijkheid
om grootschalig vrijwilligers te betrek
ken bij het ontsluiten van hun on-line-
bronnenmateriaal;
het biedt het publiek de mogelijkheid
om informatieleverancier te worden.
Men wordt aangesproken op individu
ele deskundigheid en op de waarde die
de eigen informatie voor anderen kan
hebben.
Die hele nieuwe wijze van interactie met
het publiek is nieuw, spannend en biedt
enorme kansen.
Het concept van de virtuele studie
zaal kan in beginsel door iedere archief
instelling toegepast worden, bij iedere
collectie. Voor wat betreft de reproductie
op internet van de zelfbediening zoals
deze nu op de studiezaal plaatsvindt, is
uiteraard de winst het grootst voor instel
lingen die bronnenmateriaal hebben op
microfiches of microfilm, maar een rela
tieve achterstand hebben in digitale ont
sluiting ervan. Ook voor bibliotheken en
documentatie-instellingen die bronnen
hebben ontsloten op microfiches of
-films, is dit concept toepasbaar.
13
Oe Haagse virtuelcstudiezaal
Na het vinden van een naam en datum
in de tienjaarlijkse tafel kan vervolgens
worden gezocht op de akte zelf.
dVa
|<8W»»»I -:.c-
■I 3s O 3 3 J
Door Charles Noordam*
De traditionele studiezaal wordt door de bezoeker
hoog gewaardeerd. Dus waarom zouden we zoiets
als een virtuele studiezaal moeten willen en wat is
dat precies? En als we het 'wat' en het 'waarom'
beantwoord hebben, hoe doen we dat dan vervol
gens? Dit artikel laat de keuzes van het Haags
Gemeentearchief hierin zien.
Minnen en plussen
Geautoriseerde vrijwilligers
kunnen door het publiek
gemaakte beschrijvingen wijzi
gen of verwijderen.
Miljoenen klanten
De opbouw van de virtuele studiezaal
archievenblad
juni 2004
9,y.r,l.
/ft/, 4/.-irifU.v-
De gevonden akte kan ook in stukjes op het scherm wor
den gepresenteerd en op een manier, zodat hij kan wor
den beschreven.
Volop kansen
Toepasbaarheid voor anderen
Charles Noordam is directeur van het Haags
Gemeentearchief en voorzitter van de KVAN.
juni 2004
archievenblad
