«te
Notulen Algemene Ledenvergadering KVAN
KVAN nieuws
Koninklijke Vereniging van Archivarissen in Nederland
Ter inzagelegging
selectielijsten
34 I
Koninklijke Vereniging van Archivarissen in Nederland
KVAN nieuws
op woensdag 12 mei 2004 in Het Wijnfort, Bemmelsedijk 4, Lent
35
In het kader van de
archiefwettelijke procedure
tot vaststelling van selectie
lijsten [art. 4, lid 2 van het
Archiefbesluit 1995] liggen
de navolgende (concept-)
selectielijsten tezamen met
het bijbehorende rapport
van het institutioneel onder
zoek en het verslag van het
driehoeksoverleg vanaf 3
mei 2004 voor een periode
van acht weken ter inzage in
de bibliotheken van de
betrokken zorgdragers, het
Ministerie van OC&W en de
rijksarchieven in de provin
cie, evenals bij de informa
tiebalie in de studiezaal van
het Nationaal Archief:
selectielijst, ingediend
door de minister van
Binnenlandse Zaken en
Koninkrijksrelaties, voor
de neerslag van handelin
gen op het beleidsterrein
'Brandweerzorg, rampen
bestrijding en crisisbeheer
sing' over de periode vanaf
1945;
selectielijst, ingediend
door de ministers van
Binnenlandse Zaken en
Koninkrijksrelaties,
Financiën, Landbouw,
Natuur en Voedselkwaliteit,
Sociale Zaken en Werk
gelegenheid, Verkeer en
Waterstaat, en de Hoge
Raad der Nederlanden,
voor de neerslag van
handelingen op het beleid
sterrein 'Belastingheffing'
over de periode 1945-2000;
selectielijst, ingediend
door de Eerste en Tweede
Kamer der Staten-
Generaal, voor de neerslag
van handelingen op het
beleidsterrein 'Staten-
Generaal' over de periode
vanaf 1945.
Voor meer informatie:
tel. (070) 331 55 31 of
www.nationaalarchief.nl.
1. Opening
De voorzitter, de heer Charles Noordam, opent
de vergadering om 12.05 uur en heet de aan
wezigen welkom.
2. Notulen Algemene Ledenvergadering
9 oktober 2003
De vergadering keurt de notulen ongewijzigd goed.
3. Mededelingen
De voorzitter heeft de volgende mededelingen:
KVAN-golftoernooi
De heer Richard Hermans wordt gefeliciteerd
met het winnen van de KVAN-goifbeker tijdens
het tweede lustrum van het KVAN-golftoernooi.
Het golfcomité heeft gemeld dat er nog ruimte is
voor nieuwe leden. Belangstellenden kunnen
zich melden bij de heren Richard Hermans en
Frank Keverling Buisman.
Vijftiende ICA Conferentie, Wenen
Van 23 t/m 29 augustus 2004 zal in Wenen de
ICA Conferentie 2004 plaatsvinden. Vanuit
Nederland zullen verschillende sprekers verte
genwoordigd zijn, onder wie Eric Ketelaar,
Maarten van Boven, Harry Jan Metselaars, Bert
Looper, Hans Hofman, Charles Jeurgens, Rolf
Hage, Yvonne Bos en Janny Steenhuis.
Mevrouw Yvonne Bos en de heer Richard
Hermans hebben de suggestie gedaan om een
bijeenkomst te organiseren voor degenen die
het symposium in Wenen gaan bezoeken.
Italiaanse archieven
Op de KVAN-website staat een verklaring te lezen
van de ICA/SPA waarin de zorg wordt uitge
sproken dat de bezuinigingen door de Italiaanse
overheid op de archiefsector in de toekomst zul
len gaan leiden tot een tekort aan opgeleide
archivarissen. De aanwezigen worden verzocht
deze verklaring te lezen en daarop te reageren.
Dank voor ondersteuning
De voorzitter spreekt zijn dank uit aan de direc
teuren van de archiefdiensten die zijn verzoeken
tot ondersteuning hebben gehonoreerd. Hij
denkt daarbij met name aan financiële onder
steuning van het 'boerderijenboekje' dat als bij
lage is meegestuurd met het oktobernummer
van het Archievenblad en de financiële onder
steuning aan deze Studiedagen.
Hoogleraarschap Archivistiek Leiden
De heer Charles Jeurgens wordt gefeliciteerd met
zijn benoeming als hoogleraar Archivistiek aan
de Rijksuniversiteit van Leiden.
Almanak van het Nederlands Archiefwezen
Aan de instellingen is het afgelopen jaar
gevraagd uitgenodigd om zelf hun gegevens in
de Almanak up-to-date te houden en te wijzigen.
Met de papieren Almanak van het Nederlands
Archiefwezen 2004 is niet alles vlekkeloos verlopen
ten aanzien van de wijze waarop de gegevens
van de instellingen zijn weergegeven. De oor
zaak daarvan was deels dat geen of onjuiste
gegevens door de instellingen waren doorgegeven
maar ook deels dat tijdens het productieproces
een en ander is fout gegaan.
De papieren Almanak van het Nederlands
Archiefwezen 2005 zal nog op dezelfde manier
gemaakt worden als die van vorig jaar. Daarom
worden de aanwezigen dringend verzocht om er
zelf in ieder geval voor te zorgen dat wij over de
juiste gegevens kunnen beschikken.
Nieuwe KVAN-website
Momenteel worden de voorbereidingen getroffen
voor de bouw van een nieuwe KVAN-website.
Deze nieuwe website zal een afgesloten deel
voor KVAN-leden gaan bevatten. Maar ook is het
de bedoeling dat er één uniforme geïntegreerde
database in opgenomen wordt die voor verschil
lende doeleinden gebruikt kan gaan worden.
Commissie Buitenland
Binnen de KVAN is een commissie Buitenland
maar doordat zij enige tijd heeft gesluimerd, is
niet meer helemaal duidelijk wie daar deel van
uitmaken.
De voorzitter vraagt de aanwezigen om suggesties
te doen voor leden van of kandidaten voor deze
commissie.
De aanwezigen noemen als leden de voorzitter
van de KVAN, de directeuren van het Gemeente
archief Amsterdam en het IISG, mevrouw
Annette de Lange, de heer Robert Egeter van
Kuyk en mevrouw Yvonne Bos.
De voorzitter meldt dat op basis van deze informa
tie het bestuur zal pogen een nieuwe commissie
Buitenland op te zetten.
Gepensioneerde leden
Het bestuur van de KVAN is momenteel bezig
voor de gepensioneerden speciale voorzieningen
te treffen om het voor deze groep aantrekkelijker
te maken lid van de KVAN te blijven. Op de vol
gende algemene ledenvergadering komt het
bestuur met een concreet voorstel.
4. Jaarrekeningen 2002 en 2003
De penningmeester, de heer Fred Mossink, meldt
dat op deze ledenvergadering alleen goedkeuring
zal worden gevraagd voor de Jaarrekening 2002.
archievenblad
juni 2004
De cijfers van de Jaarrekening 2003
waren nog niet allemaal bekend op het
moment dat deze aan de leden verstuurd
moest worden. In oktober zal deze jaar
rekening ter goedkeuring aan de leden
worden voorgelegd.
De heer Mossink licht toe dat 2002 voor
de KVAN in financieel opzicht een goed
jaar was. Op de Jaarrekening 2002 treft
men een batig saldo aan, wat te danken
is aan eenmalige baten van restkosten
van het verleden en hogere advertentie
inkomsten van het Archievenblad.
Vervolgens geeft hij het woord aan de
kascommissie.
Mevrouw Yvonne Bos vertelt dat de heer
Maarten van Boven en zijzelf als kascom
missie in januari 2004 de financiële
administratie hebben gecontroleerd en
in orde hebben bevonden. Zij feliciteren
het bestuur met het positieve saldo maar
waarschuwen in de toekomst voorzichtig
te zijn daar dit is gebaseerd op een een
malige boekhoudkundige inhaalslag. Het
Archievenblad genereert hogere inkom
sten en moet daarom gekoesterd worden.
De kascommissie adviseert het bestuur
om een aantal van acht rekeningnummers
op te heffen. Ten slotte stelt zij de aanwe
zigen voor om decharge te verlenen aan
de penningmeester voor de Jaarrekening
2002.
De vergadering verleent de penning
meester decharge voor de Jaarrekening
2002.
De penningmeester vraagt wie van de
aanwezigen deel uit wil maken van de
kascommissie voor de Jaarrekening 2003.
Mevrouw Bos en de heer Van Boven zijn
bereid deze taak nogmaals voor hun
rekening te nemen.
5. Begroting 2004
De penningmeester waarschuwt te waken
voor optimisme. Voor 2004 en 2005 wordt
financieel zwaarder weer verwacht.
Factoren daarvoor zijn het wegvallen van
de inkomsten voor het Archievenblad van
de NVBA, daling van het aantal leden en
abonnementen, stijging van personeels
kosten en andere onkosten. Een contribu
tieverhoging is noodzakelijk. De contribu
tie is het laatst in 2000 verhoogd.
Hij stelt voor om de contributie in 2005
met 9 procent te verhogen, dit komt met
terugwerkende kracht neer op een jaar
lijkse verhoging van 2,5 procent. De con
tributie voor studenten wordt niet ver
hoogd. Daarnaast stelt hij voor om een
automatische jaarlijkse contributieverho
ging van 2,5 procent te indexeren zodat
dit niet jaarlijks opnieuw aan de leden
hoeft te worden voorgelegd.
De heer Fred Schot vraagt waarom het
ledenaantal daalt en of daar iets aan te
doen valt.
De penningmeester antwoordt dat het
voorstel tot contributieverhoging niet
direct gekoppeld is aan het aantal leden
maar dat het wel een goede suggestie is
om uit te zoeken waarom het ledenaantal
afneemt. Desgevraagd deelt hij mee dat
de KVAN op dit moment 704 leden telt.
Mevrouw Marleene van Iperen vraagt of
het bestuur nagaat wat de reden is van de
opzeggingen en daarop dienovereenkom
stig reageert. De voorzitter antwoordt dat
het bestuur daar onlangs mee begonnen is.
De begroting 2004 wordt door de vergade
ring vastgesteld en conform het voorstel
goedgekeurd.
6. Oprichting Sectie Nieuwe en Aankomend
Archivarissen en Informatiespecialisten
(SNAAI)
De voorzitter wijst de aanwezigen op de
oprichting van de SNAAI en vraagt of zij
het conceptreglement zoals dat gepubli
ceerd stond in het aprilnummer van het
Archievenblad willen goedkeuren.
De aanwezigen keuren het reglement goed
en zo ook de oprichting van de SNAAI.
De voorzitter feliciteert de SNAAI en
bedankt met name de heren Christian
van der Ven en Joost Salverda, die het
initiatief voor de oprichting van deze sec
tie hebben genomen en zeer veel en
voortreffelijk werk hebben verricht.
7. Bureau KVAN
De voorzitter complimenteert mevrouw
Mathilda van Geem met de wijze waarop
zij haar werkzaamheden voor het bureau
KVAN verricht.
Echter, het bestuur is zich ervan bewust
dat de capaciteit van het bureau te
beperkt is en wil in de toekomst een aan
tal zaken verbeteren. Daarbij gaat het
met name om het verbeteren van de her
kenbaarheid en bereikbaarheid, alsmede
vermindering van de kwetsbaarheid van
het bureau zodat de continuïteit gewaar
borgd kan blijven.
Het bestuur onderzoekt momenteel ver
schillende scenario's om de functionaliteit
van het bureau te verbeteren. Daarbij denkt
men aan splitsing van taken in enerzijds
een administratief en secretarieel deel en
anderzijds in een redactioneel deel ten
behoeve van het Archievenblad en de
website. De voorzitter verzoekt de aanwe
zigen om mee te denken over mogelijke
oplossingen en met suggesties te komen.
8. Rondvraag
De heer Frank Keverling Buisman compli
menteert het bestuur en het bureau van
de KVAN met deze voortreffelijke
Studiedagen. Hij hoopt op een voortzet
ting daarvan.
De voorzitter bedankt voor het compli
ment maar geeft dat rechtstreeks door
aan de commissie Studiedagen die deze
dagen georganiseerd heeft.
Een van de aanwezigen denkt dat het
teruglopende ledental van de KVAN is
terug te voeren op de komst van DIVA en
onduidelijkheid over de rollen die de
DIVA en de KVAN binnen de archiefsec
tor vervullen. Hij kan zich vinden in een
eerder genoemde suggestie om DIVA als
marktplaats en de KVAN als werkplaats te
beschouwen, maar het is wel belangrijk
om door te blijven gaan met het zoeken
naar de eigen identiteit.
De heer Geert Floor mist de KVAN als
partij binnen de door DIVA opgerichte
Taskforce Quality. Kwaliteitsbevordering
hoort toch ook bij de KVAN, moet zij dan
niet proberen bij deze Taskforce betrok
ken te raken?
De voorzitter antwoordt dat dit zeker in
het bestuur besproken zal worden, maar
er moet een afbakening van rollen zijn.
De KVAN wil zich bezighouden met dat
gene wat van belang is voor de individuele
beroepsbeoefenaar. Dit lijkt toch meer
een taak voor DIVA.
9. Sluiting
De voorzitter sluit de vergadering om
12.35 uur.
juni 2004
archievenblad
