KVAN-Studiedagen
KVAN studiedagen
We zullen nooit kunnen concurreren met de
pretparken. Volgens Thomassen is het beter eens
goed naar de toekomst te kijken. Hoe zal de digi
tale wereld er in 2040 uitzien? Waar liggen dan
de informatiebehoeften? Hoe wordt dan gezocht
en hoe snel wil men antwoord? Hoe past de
vraag in werkprocessen? Vanuit het in gezamen
lijke discussie samengestelde toekomstbeeld kun
je dan met de techniek van 'designing down'
snellere en meer houdbare producten ontwikke
len. Een kortere en snellere weg dus, die vraagt
om andere toegankelijkheid. Evert Florijn,
student aan de Archiefschool, bestudeert voor
zijn scriptie op dit moment een dergelijke aan
pak en Thomassen gaf hem de ruimte om zo'n
nieuw functioneel model voor te stellen.
Jammer dat de tijd te kort was om nog conclusies
te trekken en in discussie te gaan.
Een ander aantrekkelijk onderwerp - dat
bleek uiteindelijk een workshop te zijn - leek mij
'De kunst van het verleiden'. Paul Toebes ging
met zijn kompaan de aanwezigen te lijf met een
aantal vragen. Waarom ze waren gekomen, met
welke verwachting, welke verleiding men in zijn
werk zag. In de discussie werd even ingegaan op
het verschil tussen manipuleren en verleiden.
Belangrijk antwoord op de vraag hoe je anderen
zover kunt krijgen dat ze jouw doel tot hun doel
maken is: vragen stellen. Vragen vooral naar wat
de ander aantrekkelijk vindt. Hoe moeilijk dat in
de praktijk is, ervaart een archiefmedewerker uit
Kampen op het moment dat ik dit schrijf bij de
acquisitie van een belangrijke kern van het
archief van de koffiebranderij Kanis Gunnink.
Collega's lieten hem niet in zijn hemd staan en
hij is met waardevolle tips voor het gesprek met
de circa 75-jarige kleinzoon van de oprichter
naar huis gegaan.
Om ontspannen de dag af te sluiten bedacht ik
dat 'plaatjes kijken' bij 'Beeldbanken in samen
werking' wel geschikt zou zijn. Directeur Onno
Zaman van Pictura toonde enkele praktijkvoor
beelden van websites en de manier waarop men
daarin kan zoeken. Opvallende nieuwe technie
ken worden gebruikt om toegankelijk te maken
en te kunnen inzoomen op grote prenten zonder
daarbij zware plaatjes over het net te moeten
verplaatsen. Een goed voorbeeld van samenwer
king is de Beeldbank Noord-Holland waar zestig
instellingen in participeren. 'Datawarehousing'
is het sleutelwoord om de informatie van de ver
schillende databases van de instellingen aan
elkaar te koppelen. Ook de Beeldbank Europa,
waarbij het toegankelijk maken van de informatie
in twintig talen voorop staat, is een grote uit
daging. Opgemerkt werd dat de vraag aan het
publiek om foto's op internet te ontsluiten of van
commentaar te voorzien nog weinig resultaat
heeft, de lokkertjes, zoals het setje ansichtkaarten
die de Beeldbank Mechelen (B) aanbiedt, ten
spijt. De beeldbanken bieden mogelijkheden te
over om themagericht informatie te gaan aan
bieden. Het blijkt dat er voldoende technische
mogelijkheden zijn om collecties gezamenlijk
doorzoekbaar te koppelen. Nieuwe klantgerichte
domeinen zullen daardoor te ontginnen zijn.
In de samenvatting van de dag kwam als conclusie
naar voren dat we gezamenlijk al aan de slag zijn
met marketinginstrumenten om grip te krijgen
op onze klanten, dat er gewerkt wordt aan
concrete producten als beeldbanken en kennis
systemen en dat we vooral bezig zijn om onze
klanten te verleiden, op zoek zijn naar wat onze
klanten willen hebben.
Aan het eind van de eerste dag werd het S@P-
jaarboek vers van de pers aangeboden aan colle
ga Dirk Dekema uit Hoorn. Heel toevallig sloten
de thema's van het boek (titel: 'Archiefgebruikers.
Consumenten van het verleden') en van de
studiedagen op elkaar aan.
Aan het begin van de tweede dag van de
studiedagen werd mijn interesse gewekt door de
titel van een sessie over archiefselectie. Daar is al
veel over gediscussieerd in de archiefwereld en
als historicus was ik benieuwd naar wat er bij
'History in the making - historisch ideaal versus
archivistische werkelijkheid' wel allemaal voor
nieuws te melden zou zijn. Bij het Nationaal
Archief is nieuw onderzoek gedaan naar de vraag
of het archiefaanbod afgestemd kan worden op
de veranderende vraag van de historici. De rap
portage van beide historici hierover blonk echter
niet uit door nieuwe inzichten. Jammer. De con
clusie van het rapport dat 'een koppeling tussen
archiefselectie of -aanbod en de historische
discipline/vraag niet te leggen is' was weinig ver
rassend. De inleiders hadden voor de discussie
een viertal vragen bedacht. De discussie stokte
echter bij de eerste vraag over het verschil of de
overeenkomsten tussen historisch belang en
historische belangstelling.
In de presentatie van Henny van Schie en
Hanno de Vries werden de deelnemers geïn
formeerd over EAD als kwaliteitsnorm. Sprekers
gingen in op de voordelen van de 1SAD(G) en
andere standaarden. Het beschrijven van
archiefcomplexen volgens ISAD(G) in zijn
geheel en daarna op onderdelen voorkomt her
haling van informatie en sluit prachtig aan bij
de klassieke inventarisatie zoals wij die al ruim
een eeuw kennen. Het coderen van de beschrij
vingen gebeurt met EAD. Een vraag die velen
bezighoudt, is hoe deze regels te hanteren zijn in
de huidige digitale wereld. Onze klanten vragen
niet om toepassing van deze standaard, ze hebben
vooral behoefte aan informatie in een presen
tabele vorm. Het is daarom dringend nodig dat
er een standaard voor zoekmachines komt.
Aan het eind van de ochtend was de jaarverga
dering van de KVAN. In de vergadering werd een
algemeen gevoelen van succesvolle studiedagen
geventileerd en de vraag kon dan ook niet uit
blijven: zijn er volgend jaar weer studiedagen?;
worden de studiedagen weer een jaarlijks terugke
rende gebeurtenis? Voorzitter Charles Noordam,
die op luchtige wijze de jaarvergadering voorzat,
durfde de uitdaging niet direct aan. Hij beloofde
in ieder geval een jaarlijks terugkerend evene
ment.
Benieuwd was ik naar de uitkomsten van
het onderzoek van Herman Bongenaar onder
klanten van het Gemeentearchief Amsterdam.
Zelf heb ik ook weieens een onderzoek laten
doen en cijfertjes maken vaak een hoop duidelijk.
Bongenaar benadrukte dat het dit keer geen
klanttevredenheidsonderzoek was. Er werden
vragen gesteld aan bezoekers en medewerkers.
Bijvoorbeeld werd zowel aan klanten/gebruikers
als aan medewerkers gevraagd of zij zich compe
tent waanden om onderzoek te doen. Opvallend
waren de antwoorden bij de klanten over de
vaardigheden paleografie en kennis van archief
terminologie die ze volgens henzelf niet bezaten.
Voor de medewerkers waren dat daarentegen
nauwelijks aandachtspunten. Inlezen in het
onderwerp van onderzoek was voor hen belang
rijk. Opvallend was ook dat er meer vrouwen
dan mannen de website van het Amsterdamse
gemeentearchief bezoeken en dat de FAQ's op de
website nauwelijks worden geraadpleegd. Het
onderzoek richtte zich op bestaande klanten.
Het zou een uitdaging zijn vraaggesprekken aan
te gaan met nieuwe klantgroepen en te bekijken
welke producten nodig zijn om deze te bereiken.
Over hoe je je relatienetwerk in je regio in stand
houdt en verbetert vertelde Dick Bunskoeke aan
de hand van zijn aanpak in de Achterhoek. We
hoorden al eerder dat als je tevreden klanten
wilt hebben je vooral naar je klanten moet luis
teren en hun kleine behoeften zo snel mogelijk
moet invullen. Vooral de samenwerking met
historische verenigingen, het binden van vrijwil
ligers en het regelmatig evalueren zijn een must.
Bij alles geldt het 'voor wat, hoort wat'-principe.
Voor het verruimen van je relatienetwerk is het
belangrijk je aan te passen aan de lokale omstan
digheden en de eigen(aardig)heden van je streek
te kennen. Het blijft altijd een creatief proces
van zoeken hoe je met een minimale inzet aan
middelen de grootst mogelijke supportersclub in
stand kunt houden.
Aan het einde van de studiedagen gaven Betty
Lutke Schipholt en Charles Noordam nog een
korte samenvatting van deze voor ons vak
belangrijke happening. Belangrijkste uitkom
sten die werden genoemd zijn wel dat het nodig
is onze klanten en hun behoeften te leren kennen
en te ontdekken welke nieuwe producten
ontwikkeld moeten worden om hen te binden.
Er zal voor de nabije toekomst een nieuwe visie
moeten ontstaan op collectievorming en -ontslui
ting, we moeten daarin minder ambtelijk den
ken en ook denken aan geld verdienen om alle
nieuwigheden te kunnen betalen. En vooral: we
moeten het samen doen en wellicht ook in
benchmarking met instellingen als musea en
bibliotheken, maar vooral met de iet-wereld. We
mogen ons daarbij in het gelukkige bezit weten
van de ethische code voor archivarissen.
Het laatste zal over dit alles nog wel niet zijn
gezegd. De discussie wordt vervolgd. En als
hoofdredacteur van dit - uw - blad hoop ik
natuurlijk op nieuwe artikelen die deze discussie
levend houden, onze vakkennis verdiepen en
praktische handreikingen geven voor de nieuwe
aanpak. De studiedagen waren daarvoor een
waardige en succesvolle opmaat. Nu nog de rest
van de compositie!
Paul Toebes met zijn kompaan.
De kunst van het verleiden
Over ons assortiment
archievenblad
jum 2004
Relatiebeheer en klanten
juni 2004 archievenblad
Roelof Braad is hoofdredacteur van het
Archievenblad en stadshistoricus in
Heerlen. De samenvattingen van de
meeste sessies zijn inmiddels gepubli
ceerd op de website van de KVAN.
