Introductie van softwarespecificaties voor Record Management Applicaties: ReMANO
de praktijk
de praktijk
Arch ief
school
l6
17
Mag 't een eisje meer lijn?
NEDERLANDS INSTITUUT
VOOR ARCHIEFONDERWIJS EN -ONDERZOEK
Door Erika Hokke*
Hans Waalwijk, docent-onderzoeker van
de Archiefschool, tijdens de presentatie op
30 maart 2004 in het Gemeentearchief
Amsterdam.
De vraag aan welke eisen een Records Management
Applicatie zou moeten voldoen leeft al enige tijd.
Onder de titel 'ReMANO, wat is 't wel, wat is 't
niet?' organiseerde de Archiefschool in samenwer
king met het Gemeentearchief Amsterdam op
30 maart jl. een bijeenkomst over deze eisen. De
Archiefschool presenteerde hier ReMANO 2004: de
softwarespecificaties voor Records Management
Applicaties voor de Nederlandse Overheid.1 De
Archiefschool sloot met deze presentatie de eerste
fase van een langlopend onderzoeksproject af.
Dit onderzoeksproject startte in 2001.2 Dat
jaar verscheen de Nederlandse vertaling van de
Norm voor informatie- en archiefmanagement
(ISO 15489-1:2001). Het Ministerie van
Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties ver
zocht de Archiefschool om samen met Twynstra
Work Innovations vanuit deze Norm te komen
tot voorwaarden waaraan de archivering van
een organisatie zou moeten voldoen. Dit pakket
bestaat uit drie producten. Allereerst een set
functionele eisen waaraan de archivering van
een Nederlandse overheidsorganisatie moet vol
doen, zodat de informatievoorziening van deze
overheidsorganisatie in overeenstemming is met
de NEN-ISO 15489. Het tweede product betreft
de eisen die gesteld worden aan een Records
Management Applicatie (RMA). Een metadata-
model, opgenomen als bijlage in ReMANO,
beschrijft ten siotte welke gegevens het systeem
vast moet leggen over de beheerde documenten.
Door het uitbrengen van ReMANO 2004 zijn de
eisen aan RMA's en het metadatamodel nu
beschikbaar voor gebruik.
ReMANO 2004: wat is 't wel, wat is 't niet?
Het symposium over ReMANO 2004 in het
Amsterdamse gemeentearchief ging vooral over
de vragen: Wat is ReMANO wel? Wat is
ReMANO niet? Wat is de status en betekenis van
ReMANO? En wat gaat er met ReMANO gebeu
ren? Hans Waalwijk, docent en onderzoeker van
de Archiefschool, ging in zijn inleiding vooral in
op de eerste twee vragen. ReMANO staat voor
Softwarespecificaties voor Records Management
Applicaties voor de Nederlandse Overheid. Het
bevat dus eisen aan softwareapplicaties voor het
digitaal beheer van archiefdocumenten en voor
het beheer van digitaal archief. ReMANO kan
dan ook gebruikt worden als hulpmiddel bij het
maken van softwarekeuzes door overheidsorga
nisaties.
ReMANO 2004 bestaat uit twee delen. Deel 1
bevat een algemene inleiding en verantwoor
ding van ReMANO en een begrippenlijst. Deel 2
bevat de eigenlijke specificaties. Een aantal bijla
gen, waaronder een metadata-model, comple
menteren het geheel.
ReMANO staat niet op zichzelf. Allereerst volgen
de softwarespecificaties natuurlijk uit de hierbo
ven genoemde Norm voor informatie- en
archiefmanagement (ISO 15489) en de daarvan
afgeleide functionele eisen voor informatie- en
archiefmanagement. Maar ReMANO is ook
nauw gelieerd aan een aantal andere normen en
modellen. Zo bevat ReMANO verwijzingen naar
de Europese Model Requirements for the
management of electronic records (MoReq), de
Amerikaanse Design Criteria Standard for
Electronic Records Management Software
Applications (DoD 5015.2-STD), het Duitse
DOMEA-konzept, Nederlandse wet- en regelge
ving, best practices, 1SAD(G) en procesmodellen
die ontwikkeld zijn binnen het InterPARES pro
ject.
In ReMANO 2004 zijn in totaal 287 specificaties
opgenomen. Iedere specificatie bestaat uit:
het referentienummer van de ReMANO-speci-
ficatie;
de omschrijving van de specificatie;
een vermelding of de specificatie een eis (E) of
wens (W) is;
een aantekening of de specificatie vereist is
voor een document management systeem,
een documentregistratiesysteem of een dossie
rregistratiesysteem ;3
verwijzingen naar specificaties in MoReq,
DoD en DOMEA-konzept.
Zie als voorbeeld specificatie 92 over selectie.
92.
Specificatie
De applicatie:
1. bevat de geldende selectielijsten en voert op
basis daarvan de vereiste vernietiging,
overbrenging of export uit;
2. voorziet in faciliteiten voor het exporteren
van archiefdocumenten en de daarbij
behorende registratiegegevens en audit-trail:
3. voorziet in de automatische opstelling van
overbrengings- export- (waar onder
vervreemdings-15) en
vernietigingsverklaringen.
Eis
Wens
Niveau
DR
MoReq
5.1.1
DoD 5015.2-
STD 11997)
C3.2.14.1.
C3.2.14.3.
C3.2.14.5.
DoD 5015.2-
STD (2002)
C2.22.3.1
C2.2.2.2.3.2
C3.2.12.1
C3.2.12.3
C3.2.12.5
DOMEA
A20.10.
A27.2.
Aan de hand hiervan ging Waalwijk ook in op
de vraag wat ReMANO allemaal niet is.
ReMANO is zelf geen Records Management
Applicatie, het bevat slechts eisen aan een derge
lijke applicatie. Deze eisen zijn ook alleen
gericht op softwareapplicaties, het zijn geen
functionele eisen die kunnen dienen als model
voor het inrichten van een archief. En tot slot is
ReMANO zelf geen standaard.
Status en betekenis
Na deze schets van totstandkoming en
inhoud van ReMANO 2004 keek Geert Jan van
Bussel, docent en onderzoeker van de
Archiefschool, naar de toekomst. Hij ging in zijn
presentatie in op de betekenis van ReMANO.
Veel organisaties oriënteren zich op de aanschaf
van een RMA. In alle aanbestedingstrajecten
speelt het formuleren van de eisen waar deze
RMA aan moet voldoen een rol. Vaak worden de
eisen in lange bijlagen gevoegd. In dit traject
spelen conceptversies van ReMANO langzamer
hand een steeds grotere rol. In aanbestedingstra
jecten wordt nu al regelmatig verwezen naar de
eisen in ReMANO. ReMANO heeft als voordeel
dat niet iedere organisatie opnieuw 'het wiel uit
vindt' en dat aanbesteder en leverancier 'dezelf
de taal' spreken. Het geeft softwareleveranciers
ook richting bij het verder ontwikkelen van hun
applicaties.
Bij de uiteindelijke keuze voor een bepaalde
RMA moet dan nog wel getoetst worden of de
RMA wel voldoet aan de eisen. Dit leidt vaak tot
lange sessies waarin door leveranciers moet wor
den aangetoond dat de functionaliteiten ook
daadwerkelijk ingevuld zijn. Van Bussel stelde
dat een volgende stap dan ook is om te komen
tot een certificatie voor applicaties die voldoen
aan ReMANO. Realisering van certificering is
van groot belang als organisaties tijdens hun
aanbesteding op een effectieve wijze gebruik
willen maken van ReMANO. Hiervoor is door
Van Bussel Document Services de stichting
Certificatie Remano opgericht.4 Deze stichting
geeft met een aantal andere partijen vorm aan
een certificatietraject. Dat houdt de ontwikke
ling in van een certificatiehandboek, een accre
ditatiehandboek en een onderhoudshandboek.
Het streven van de stichting is om met ingang
van 1 juli 2005 te starten met certificeren, na
een proefperiode van zes maanden.
Naar brede acceptatie?
Beide presentaties werden gevolgd door een
levendige discussie over inhoud, reikwijdte en
toepassing van ReMANO. De vraag of en hoe
ReMANO zich zou kunnen ontwikkelen tot een
standaard kwam hierin een aantal keren aan de
orde. Pragmatische en planmatige voorstellen
wisselden elkaar af: of ReMANO een standaard
wordt hangt er vanaf of organisaties die een
RMA willen aanschaffen altijd zullen verwijzen
naar ReMANO, of leveranciers bereid zijn hun
producten te laten certificeren en of gezagheb
bende instanties (genoemd werden bijvoorbeeld
VNG, DIVA, RMC) hun 'keurmerk' verlenen aan
ReMANO. De levendigheid van de discussie
geeft in ieder geval goede hoop dat ReMANO
meer wordt dan een dik rapport met 287 eisen!
Tot slot
De beide presentaties, een samenvatting
van de discussie en natuurlijk ReMANO 2004
zelf zijn te vinden via www.archiefschool.nl.
Daar staat ook een oproep om commentaar te
leveren op ReMANO. Alle commentaren zullen
gebruikt worden om ReMANO te verbeteren.
Erika Hokke is docent en onderzoeker aan de Archiefschool.
archievenblad
mei 2004
mei 2004
archievenblad
Noten
1. G.J. van Bussel, P.|. Horsman Msc,
drs. H. Waalwijk ReMANO 2004:
softwarespecificaties voor Records
Management Applicaties voorde
Nederlandse Overheid 2004
(Archiefschool, Amsterdam, 2004)
via www.archiefschool.nl.
2. Het onderzoek werd uitgevoerd door
Geert Jan van Bussel, Peter Horsman
en Hans Waalwijk in samenwerking
met Twynstra Work Innovations.
Inmiddels ontwikkelt de
Archiefschool zelfstandig deze
producten verder. Meer informatie
over dit en ander onderzoek vindt u
via de website van de Archiefschool
www.archiefschool.nl.
3. Omdat organisaties soms niet
(direct) in staat zijn om een Records
Management Applicatie te implemen
teren, maar wel applicaties die een
aantal functies hebben die ook in
een Records Management Applicatie
zijn opgenomen is bij de specificatie
ook toegevoegd of deze vereist is
voor een document management
systeem, een documentregistratie
systeem of een dossierregistratiesys
teem. Voor een Records
Management Applicatie zijn alle
eisen en wensen van toepassing.
ReMANO 2004 p. 13.
4. Meer informatie zal te zijner tijd
verschijnen op de website
www.remano.nl.
