Van de kelders naar kwaliteitiscans
Historisch kaartmateriaal van Wetterskip Frysldn
de praktijk
Sinds 1 januari 2004 zijn alle Friese
waterschappen gefuseerd tot één organi
satie: Wetterskip Fryslan, gevestigd in
Leeuwarden. In het archief van dit water
schap ligt een aantal prachtige histori
sche kaarten. Momenteel zijn de kaarten
van Wetterskip Fryslan alleen te bezichti
gen in het archief zelf. Op friesarchief
net.nl is de inventaris van het archief te
bekijken. Het FriesArchiefNet is een pro
ject van de Provincie Fryslan. Alle Friese
waterschappen en gemeenten zijn hierbij
aangesloten. FriesArchiefNet heeft tot
doel burgers te informeren over welke
informatie waar in de archieven is te vin
den. De website bestaat uit inventarissen,
gedigitaliseerde geboorteaktes die besteld
kunnen worden, adresinformatie en
nieuwsfeiten. Het beheer van de website
wordt verzorgd door KeyBite. KeyBite
levert de deelnemers aan FriesArchiefNet
de benodigde applicaties om zelf content
op de site te plaatsen. Daarnaast verzorgt
KeyBite de hosting, afwikkeling en be
taling van de prints die besteld kunnen
worden.
Wetterkip Fryslan wil de kaarten en de
bijbehorende informatie via internet
aanbieden. Maar hoe pak je dat nu aan
als waterschapsarchief? Dit is heel wat
anders dan het inventariseren en restau
reren van kaarten en het helpen van
bezoekers. Je hebt kennis nodig over
allerlei zaken, die misschien niet in huis
is. Wetterskip Fryslan riep daarop de hulp
in van zeven IDM-studenten van de
Hanzehogeschool Groningen.
De opdrachtomschrijving van het
project luidde als volgt: werk een voorstel
uit voor het digitaliseren en ontsluiten van
de historische tekeningen en kaarten, met
daarin voorstellen voor:
het digitaliseren van kaartmateriaal en
tekeningen;
het onsluiten van het materiaal;
het gebruikersvriendelijk beschikbaar stel
len van het materiaal via internet;
de werkwijze voor het afdrukken en verstu
ren van het materiaal en het afhandelen
van de financiële transactie.
Het project werd uitgevoerd als onder
deel van het afstudeerprofiel Information
Services. Dit afstudeerprofiel leert 1DM-
studenten hoe je een informatiedienst
kunt opbouwen, over informatiediensten
kunt adviseren en een implementatie
plan moet maken. Naast het uitvoeren
van een project bestaat dit afstudeerpro
fiel uit capita selecta om kennis te gene
reren en te delen, het houden van work-
shops en het schrijven van een artikel
voor een vakblad.
Waar krijg je eigenlijk mee te maken
als je kaarten wilt digitaliseren? Na het
uitvoeren van desk research, stelden wij
een lijst op van onderwerpen die een
relatie hebben met de opdracht, en ver
deelden die in deelonderwerpen. Deze
lijst is gebruikt in het plan van aanpak
om een uitgebreide planning te kunnen
maken. Gedurende het project kwamen
hier nog verschillende onderwerpen bij
(zie tabel 1).
Na gedegen desk research naar deze
onderwerpen maakten we een plan van
aanpak. Het plan omvatte een duidelijke
omschrijving van de doelstelling van het
project, een definitieve opdrachtformule
ring (zoals hierboven vermeld), een lijst
van projectactiviteiten, projectgrenzen
en randvoorwaarden, projectorganisatie
en een planning. Uiteindelijk maakten
we van al deze genoemde onderwerpen
een samenvattend oriënterend verslag,
dat we presenteerden aan de opdrachtge
ver. Bij elk onderwerp formuleerden we
kernpunten die van belang waren voor
het verdere project en daarbij gaven we
keuzemogelijkheden aan. Tijdens de
bespreking met de opdrachtgever hakten
we knopen door voor het verdere vervolg
van dit project. Zo moest er bijvoorbeeld
beslist worden of het Wetterskip het digi
taliseren zelf wilde gaan uitvoeren of uit
besteden. Daarnaast moesten keuzes
gemaakt worden, zoals: welke functiona
liteiten zijn absoluut nodig en welke
waarde kennen we hieraan toe? Wat is
het budget voor dit project? Kiezen we
voor een metastandaard of niet? Kiezen
we voor betalen via internet of een ande
re betaalmogelijkheid?
De kern van dit onderzoek lag bij het
digitaliseren. We stelden dat het digitali
seren terug te brengen is naar drie ken
merken, namelijk scannen (digitaliseren),
beheren en publiceren van het kaartmateri
aal. Na uitgebreide desk research naar
andere digitaliseringsprojecten en aan
bieders van digitaliseringsproducten
selecteerden we drie bedrijven: Pictura,
Microformat en DeventlT/Atlantis. Deze
drie zijn geselecteerd omdat zij ervaring
hebben met soortgelijke projecten en
producten aanbieden die aan onze wen
sen konden voldoen.
Waaraan moet het product voldoen om
kwalitatief goede digitale afbeeldingen
op de juiste manier te ontsluiten, behe
ren en publiceren op het web? In overleg
met de opdrachtgever ontwikkelden we
een eisenpakket. We deelden deze eisen
in acht categorieën in die volgens ons
alle aspecten van het digitaliseren van
kaartmateriaal omvatten:
organisatie
digitalisatie
metadata
beheer
publiceren
technische eisen
oplevering en implementatie
service
Zo moest het bijvoorbeeld absoluut
mogelijk zijn om te kunnen inzoomen
op de beelden. En er moest gewerkt kun
nen worden met een metadatastandaard.
Daarnaast was een belangrijke eis dat de
beelden ook met andere databases kun
nen worden uitgewisseld en er mogelijk
heden zijn om de interface zelf aan te
passen. Deze functionaliteiten zijn opge
nomen in de functionaliteitenlijst (zie
tabel 2). Bij iedere functionaliteit is een
wegingsfactor ingevuld door de op
drachtgever, variërend van 5 tot 20 pun
ten. Uit deze functionaliteitenlijst zijn
per bedrijf scores gemaakt voor de ver
schillende onderdelen scannen, beheren
en publiceren. Daaruit volgden totaalsco
res per bedrijf.
de praktijk
11 'ai er sell <tf)
Dl': hom)
in Lmuvardenuieel
Van de drie onderzochte bedrijven
ondersteunen twee het totale traject. In
de totaalscore verschillen deze bedrijven
niet zoveel (465 ten op zichte van 450
punten), maar er zijn wel enkele verschil
len te noemen die de keuze voor een van
de twee kunnen beïnvloeden. Voor beide
bedrijven geldt dat de kosten hoog zijn
als slechts een klein aantal kaarten ge
scand wordt. Een belangrijk verschil is de
scantechniek. Zo is een van de bedrijven
niet in staat om de kaart in zijn geheel te
scannen, wat gevolgen heeft voor de
kwaliteit van de scans. Ook is het ene
bedrijf beter in het aspect beheren dan
het andere bedrijf en gebruiken ze ver
schillende databaseconcepten. Qua prijs
verschillen de bedrijven niet erg veel, de
prijzen liggen voor een soortgelijk traject
en pakket nagenoeg gelijk.
De conclusies uit de functionalitei
tenlijst en alle andere onderwerpen die
gedurende het project werden uitge
zocht, leidden tot de definitie van vijf
alternatieve routes. Zo ontstond een
overzicht van de diverse mogelijkheden.
De routes werden verdeeld in vijf onder
delen: scannen, systeem, interface, printen/
afhandeling en betaling. Voor elk van deze
routes werden de kosten berekend en
voor- en nadelen geformuleerd.
Bij het eerste alternatief, route la, wordt
alles uitbesteed bij KeyBite. KeyBite ver
zorgt momenteel het beheer van de web
site friesarchiefnet.nl en de software om
content op de website te plaatsen.
KeyBite is zelf niet in staat te scannen,
maar besteedt het werk uit. Wetterskip
Fryslan heeft bij deze route de mogelijk
heid om de informatie op de website te
beheren. De betalingsmodule is aan de
applicatie gekoppeld. De interface voor
de publiekskant is voor elke deelnemer
van FriesArchiefNet gelijk. Momenteel
kan fulitext gezocht worden in de appli
catie. KeyBite verzorgt ook de afhande
ling van bestellingen, de prints, verzen
ding en de betaling. De kosten kunnen
worden gedeeld door alle deelnemers van
FriesArchiefNet. Nadeel van deze route is
dat de software voor het beschikbaar stel
len van kaartmateriaal op internet nog
gebouwd moet worden. Dit is een risico
factor.
Bij de alternatieve routes lb
en lc wordt gekozen voor
het maken van de scans bij
een van de twee gespeciali
seerde bedrijven die werden
geselecteerd op basis van de
functionaliteitenlijst. De
kwaliteitsscans worden bij
KeyBite aangeleverd op cd-
rom of dvd. De afbeeldin
gen worden geplaatst op de
server van KeyBite. Wetter
skip Fryslan voert bij deze
routes alle onderhandelin
gen zelf. Bij deze alternatie
ven kiest het waterschap
voor de samenwerking met
een gespecialiseerd bedrijf
dat veel ervaring heeft op
het gebied van scannen van
historisch kaartmateriaal.
Dit brengt veel kwalitatieve voordelen
met zich mee, maar er hangt wel een
prijskaartje aan.
De alternatieve routes 2a en 2b zijn totaal
anders dan de routes la, lb en lc. Bij
deze alternatieven wordt gekozen voor
een totaalpakket van scannen, beheren
en publiceren bij een van de twee gespe
cialiseerde bedrijven die werden geselec
teerd op basis van de functionaliteiten
lijst. In deze routes ontwerpt, program
meert en host het geselecteerde bedrijf de
totale website. Met dit totaalpakket kan
niet worden aangesloten bij FriesArchief
Net. Het Wetterskip moet de standaard
aangeboden applicatie gebruiken ten
behoeve van de uitwisseling tussen ver
schillende websites en een uniforme uit
straling. De website draait extern, op de
servers van het geselecteerde bedrijf. De
onderdelen printen/afhandeling en be
taling worden door Wetterskip zelf uitge
voerd of uitbesteed. Het kostenplaatje
dat aan deze routes hangt is een stuk
hoger. De grote voordelen zijn dat op de
kaarten ingezoomd kan worden, de soft
ware is direct leverbaar, er zijn veel
mogelijkheden met metadata en een
vrije keuze voor het interfaceontwerp.
Route la, het gehele traject uitbeste
den bij het bedrijf dat friesarchiefnet ver
zorgt, heeft voordelen, maar die wegen
niet op tegen de nadelen. Veel zaken zijn
nog onzeker. Zo is nog onbekend bij wie
en hoe er gescand gaat worden. Het scan
nen is toch de basis van het gehele tra
ject. Het publiceren van kaartmateriaal
heeft geen meerwaarde als de scans niet
van goede kwaliteit zijn. Routes lb en lc,
waarbij Wetterskip zelf het scannen uit
besteedt bij een van de geselecteerde
bedrijven, ondervangen deze nadelen.
Routes 2a en 2b, waarbij gekozen wordt
voor een totaalpakket van een van de
geselecteerde bedrijven, zijn de duurste
opties. Van de twee geselecteerde bedrij
ven voldoet één bedrijf iets beter aan alle
door Wetterskip Fryslan opgestelde func
tionaliteiten. Dat is het bedrijf uit route
lb en route 2a.
Er wordt gestart met een pilotproject
waarin zeventig tot honderd kaarten
gedigitaliseerd worden. De verwachting
is dat na dit project het aantal kaarten
dat gedigitaliseerd moet worden naar zes
honderd wordt uitgebreid. Bij zeshon
derd kaarten moeten gebruikers een
goede website kunnen gebruiken met
een goede interface, zoekmogelijkheden
en database. Ons uiteindelijke advies
luidde dan ook om route lb te volgen,
zodat in ieder geval de scans van goede
kwaliteit zullen zijn. Ook heeft
Wetterskip Fryslan dan nog altijd de
mogelijkheid om het gehele traject als
nog door het gespecialiseerde bedrijf te
laten uitvoeren en tussentijds over te
stappen op route 2a.
12
13
Door Ineke Haagsma*
De uitlating van voormalig staatssecretaris
Van der Ploeg 'Niet meegaan in de informa
tiewereld zal het cultureel erfgoed verwijzen
naar de kelders van de digitale maatschap
pij', leidde tot een aantal nieuwe projecten.
Eén daarvan is het digitaliseringsproject van
historisch kaartmateriaal bij Wetterskip
Fryslan.
Opdracht
l
Methode van onderzoek
Aanbieders
Schaal
I tfOO
-r ""■"«n.y
lluiyatö
j'ct) \e mtc
Serlir
Vijf alternatieve routes
Grens wli waterschap.
Conclusie
Behoort h/ het
lot vaststelling tmi et
ratel van de Gtdeputeerde- Staten
i. bijiondrr rcglemen f voor dit- waterschap
7.'/. 19 M.
archievenblad
mei 2004
mei 2004
archievenblad
