De@aa
«te
«te
KVAN nieuws
Koninklijke Vereniging van Archivarissen in Nederland
KVAN Nieuws
Bureau KVAN
Redactie Archievenblad
Over 'niet moeilijk doen'
Nieuwe KVAN-leden
Mevrouw drs. E. Balkestein
Mevrouw ing. M.C. van Iperen
De heer drs. H.J.A.H.G. Metselaars
Mevrouw E.M.E. Thieme
38
Koninklijke Vereniging van Archivarissen in Nederland
KVAN nieuws
Voor het voetlicht: Tamara Groot
Winnaar van de F.J. Duparc-prijs 2003
39
Bureau Koninklijke Vereniging
van Archivarissen in
Nederland.
Voor informatie over de KVAN,
bestelling van publicaties, aanmel
ding voor activiteiten en wijzigin
gen in de ledenadministratie kunt
u contact opnemen met het
bureau. Kopij voor het
Archievenblad, berichten voor deze
rubriek en mutaties in de Almanak
van het Nederlands Archiefwezen
kunt aan het bureau van de KVAN
doorgeven.
Cruquiusweg 31
1019 AT Amsterdam
Tel. (020) 462 77 27
Fax: (020) 462 77 28
E-mail: bureau@kvan.nl
Internet: www.kvan.nl
Postbank Bureaurekening: 84767
Begin maart vond er een ongewoon levendige
gedachtewisseling plaats op de DIVA-discussielijst.
Aanleiding was de vraag of een dossier dat op een
vernietigingslijst staat en al vernietigd had moeten
zijn, ter inzage moet worden gegeven. Om het de
respondenten gemakkelijk te maken werden drie
suggesties meegegeven. Een: het dossier moet
beschouwd worden als niet vernietigd, dus gelden
de bepalingen van de archiefwet, dus krijgt de ver
zoeker inzage. Twee: het dossier had vernietigd
moeten zijn, dus gaat het nu de prullenbak in en de
verzoeker krijgt het bericht dat het dossier is vernie
tigd. Drie: laten we niet moeilijk doen, het is er, dus
geef inzage. Bij de reacties vielen twee dingen op:
een verontrustend gebrek aan kennis van de rele
vante wetten (Archiefwet én WOB!) en een opmer
kelijke voorkeur (eenderde van de reacties) voor de
laatste oplossing. Nergens moeilijk over doen,
gewoon geven.
Voor de verschillende keuzes werden uiteenlopen
de, en soms steekhoudende argumenten gebruikt.
Dat het antwoord niet altijd het goede was, is dan te
betreuren. Erger is dat een aantal inzenders zonder
enige motivatie koos voor de laatste mogelijkheid:
'niet moeilijk doen'. Dat is reden voor De Zaak om
eens verder te kijken. Want een houding van 'ner
gens naar kijken en niet moeilijk doen' kan toch in
geen enkel beroep onder de noemer 'professioneel
handelen' worden gebracht? Waarom dan toch die
voorkeur voor 'niet moeilijk doen'? Zijn het nog res
tanten van een (ver)oud(erd) beroepsbeeld? De
archivaris als hulpvaardige dienaar, altijd bereid om
iedereen die een beroep op hem doet tevreden te
stellen?
De zelfbewuste professional pakt het anders aan.
Die is op de hoogte van de regels van zijn vak
(beroepscode art. 9: archivarissen dienen professionele
deskundigheid na te streven door systematisch en voort
durend hun archivistische kennis bij te werken...) en
weet waarom en op grond waarvan hij zijn besliss
ingen neemt. Tip voor opleidingsland: er is dus een
markt voor cursussen 'de archieven en de wetten'.
Maar dat terzijde.
Bij navraag in de betreffende organisatie kwam nog
een staaltje van 'niet moeilijk doen' naar boven.
Voor de serie waartoe het niet-vernietigde dossier
behoorde, was de afspraak voor de daadwerkelijke
vernietiging al gemaakt. Dat zou versneld gebeuren,
nog vóór de verhuizing van de afdeling. En daar
ging het mis. De normale procedures zijn niet
gevolgd, er werden geen lijsten gemaakt ('niet moei
lijk doen'!), het te vernietigen dossier is voor de
tweede maal geregistreerd in plaats van vernietigd.
En werd zo een probleemgeval. Hadden ze maar
naar de beroepscode gehandeld. Want: archivarissen
dienen het omgaan met archiefmateriaal te documente
ren en in staat te zijn daarover rekenschap af te leggen
(art. 5). En nog specifieker: Archivarissen dienen goede
procedures gedurende de hele levensloop van archieven te
bepleiten en samen met de archiefvonners zich toe te leg
gen op nieuwe media en praktijken voor informatiebe
heer. De uitvoering is, zoals vaak, de achilleshiel.
'Laten we toch niet zo moeilijk doen'?
Net als bij de vorige Zaak hebben de wettelijke
regels ervoor gezorgd dat er geen gekke dingen zijn
gebeurd. Als laatste deelnemer aan de discussie her
innerde Ketelaar iedereen aan artikel 6 van het
Archiefbesluit 1968 waarin staat dat 'zolang geen
vernietiging heeft plaatsgevonden, de voor vernieti
ging in aanmerking komende archiefbescheiden,
aangemerkt blijven als een archiefbescheiden in de
zin der wet'. De latere wetgever deed ook niet moei
lijk: die vond dit, zoals blijkt uit de toelichting bij
de Archiefwet 1995, zo vanzelfsprekend, dat deze
zin in de nieuwe wetgeving niet is herhaald. Niet
moeilijk doen? Vanaf nu misschien: laat me eerst
goed doordenken, ...voordat ik niet moeilijk doe.
Yvonne Bos-Rops
De KVAN verwelkomt de volgende nieuwe leden:
De heer dr. P.E. Baak
directeur Koenen Baak en Partners te Voorburg
student Archiefwetenschappen UvA te Amsterdam
student 1DM Archiefschool te Amsterdam
hoofd beleidsbureau Rijksarchiefdienst, Nationaal Archief te Den Haag
De heer J.W. Puttenstein
hoofd bibliotheek Theologische Universiteit Kampen
student UvA te Amsterdam,
tevens beleidsmedewerker Provinciale Archiefinspectie Limburg
De heer J.F. Visser
hoofd dienstverlening gemeentearchief Amsterdam
archievenblad
mei 2004
Un
Ze gaat iedere dag over de Afsluitdijk
van Noord-Holland (West-Friesland) naar
Friesland naar haar werk in het provin
ciehuis in de hoofdstad Leeuwarden. We
hebben het over Tamara Groot, winnares
van de F.J. Duparcprijs 2003, woonachtig
in de gemeente Opmeer in de kop van
Noord-Holland; een plaats tot stand
gekomen na een tweetal samenvoegin
gen in 1959 (Spanbroek en Opmeer) en
1979 (Hoogwoud en Opmeer).
Studie
Tamara Groot is geboren als Thamar
Rebecca Maria Groot en kwam in het
Hoornse ziekenhuis ter wereld op 25
januari 1980 en groeide op in Opmeer.
Na de basisschool kwam de
Scholengemeenschap Tabor te Hoorn in
beeld. Hier maakte zij de havo af en ging
vervolgens naar het vwo. Met deze twee
diploma's gewapend toog Tamara naar de
Hogeschool in Amsterdam. Zij koos voor
de opleiding Informatiedienstverlening
en Management (IDM) en kon hierdoor
tegelijkertijd de opleiding archivistiek B
volgen. Dit was een heel bewuste keuze
van haar. Zij was een van de vier studen
ten in haar twintig studenten tellende
groep, die deze dubbele opleiding volgde.
Osaris
Met goede punten rondde Tamara
haar opleiding aan de Archiefschool af.
Vanaf die tijd kan zij de titel 'BCIM'
(Bachelor Communication Informa
tion Management) achter haar naam zet
ten. Zij gebruikt hem wel niet, maar
toch. Het staat wel leuk op haar curricu
lum vitae.
Het vinden van een geschikt onderwerp
voor een scriptie is niet altijd even mak
kelijk. Haar scriptie moest ook nog vol
doen aan de eisen van beide opleidingen.
Via Peter Horsman, docent aan de
Archiefschool, kwam Tamara in aanra
king met het Osarisproject. Dit is een
project van de 1CA met als doel een mini
mum set aan eisen op te stellen aan de
hand waarvan bestaande pakketten kun
nen worden beoordeeld of nieuwe soft
ware ontwikkeld.
Scriptie
Het werd voor haar het begin van
een vier maanden durende digitale zoek
tocht, want zo lang duurde het onderzoek
en schrijven van haar scriptie. In haar
scriptie, met de titel 'Naar een digitale
zoektocht', gaat zij in op de theorie over
de gebruiker en zijn zoekmethodes.
Spoedig blijkt dan dat er sprake is van een
grote diversiteit van typen gebruikers,
vele manieren om onderzoek te doen en
vele interpretatiemogelijkheden. Tamara
bestudeerde de kwaliteitseisen die dienen
te worden gesteld aan een applicatie. Aan
de hand van de theorie heeft zij een aan
tal bestaande applicaties, via het internet,
onder de loep genomen. Vervolgens zijn
door haar de voorlopige eisen getoetst en
aangescherpt. De uitkomsten van haar
praktijkonderzoek en het theoretisch
onderzoek leidden tot een set van 35
eisen. Deze hebben betrekking op inter
face, zoekmogelijkheden, resultaten en
helpfuncties en kunnen worden gebruikt
bij de ontwikkeling van een standaard en
van een applicatie. Met een goed cijfer
voor deze scriptie kon Tamara zich voor
bereiden op haar eerste baan.
Archivaris
Twee maanden lang werkte Tamara
als uitzendkracht bij de provincie Noord-
Holland in Haarlem. Zij ging door met
haar zoektocht naar een vaste baan en
had haar CV inmiddels opgestuurd naar
een detacheringbureau. Zonder het
schrijven van een sollicitatie kreeg
Tamara een oproep van de provincie
Fryslan om eens te komen praten. Het
liep allemaal op rolletjes voor haar. Zij
werkt momenteel als archivaris in
Leeuwarden en is met veel plezier bezig
aan de inventarisatie van het archief van
het Economisch-Technologisch Instituut
Friesland (ETIF) aan de hand van de pro
vinciale selectielijst uit 2001. Dat werk
bevalt haar prima.
Genealogie
Tamara is wellicht een van de jong
ste genealogen uit haar omgeving. Door
haar opleiding en stage is zij enigszins
'besmet' met het stamboomvirus. Nu
heeft ze meer vrije tijd en speurt intensief
naar het wel en wee van haar voorouders
Groot. De overige vrije tijd besteedt zij
aan lezen en uitgaan; want daarvoor is
Tamara nog jong genoeg!
Prijs
Op de DIVA-discussielijst las zij een
oproep van Marieke de Haan aan archi
varissen en studenten archivistiek om
één of meer werkstukken in te zenden
voor mededinging naar de F.J. Duparc
prijs. Tamara trok de stoute schoenen
aan en stuurde de resultaten van haar
onderzoek op. Tot haar verbazing werd
haar scriptie uitgeroepen tot de meest
waardevolle studie op het gebied van de
archiefwetenschap of archiefrecht sinds
2000. Deze F.J.Duparc-prijs 2003, een
geldprijs van 2000 euro, zal haar worden
overhandigd tijdens de KVAN-studieda-
gen op 11 en 12 mei 2004. Waaraan ze
het bedrag gaat besteden, heb ik niet
gevraagd. Welkom zal het echter altijd
zijn.
Harry Strijkers
mei 2004
archievenblad
