Doc <Ij^p Consult
grotere publieksgerichtheid
WIJ DOEN WAAR
WE GOED IN ZIJN
DocConsult
Compactus® Archieflijn
Art Conservation
compactus® keep it smart
PUBLIEKSMONITOR ARCHIEVEN MOET LEIDEN TOT
ZtEr:
De vraag is niet langer óf de kwaliteit
verbeterd moet worden, maar vooral hóe
en met welke methoden en instrumen
ten. Gemeenten kiezen bijvoorbeeld
voor één loket of een burgerhandvest
met servicenormen. Het blijkt dan vaak
dat er nog een diepe kloof ligt tussen het
opschrijven van servicenormen en ze in
de dagelijkse praktijk waarmaken. Veel
archiefinstellingen hebben daar inmid
dels de nodige ervaring mee opgedaan.
Ervaring waarvan op plaatselijk niveau
goed gebruik kan worden gemaakt.
Naar aanleiding van het IOO-rapport
'Naar een publieksgericht archiefbestel'
hebben DIVA en de RAD aan IOO
gevraagd offerte uit te brengen voor de
ontwikkeling en uitvoering van een sec-
torbrede 'Publieksmonitor'. Deze moni
tor moet onder andere zorgen voor een
grotere publieksgerichtheid, een gericht
doelgroepenbeleid, duidelijkheid over de
effecten en verdere kwaliteitsverbetering
door van elkaar te leren. Met de monitor
worden periodiek de naamsbekendheid
en het imago van instellingen gemeten.
Ook het bereik en de groei van publieks
groepen worden in beeld gebracht. De
tevredenheid van bezoekers, die nu met
de kwaliteitsmonitor wordt gemeten, zou
in ieder geval op de publieksmonitor
moeten worden afgestemd. In de offerte
staan verschillende opties om het onder
zoek uit te voeren. De voorstellen zijn
met het Convent van RHC's/Rijksarchie-
ven en het Platform kwaliteitszorg van
DIVA besproken.
In de provincie Zeeland is het afgelo
pen jaar hard gewerkt aan een website
waarop te zien is aan
welke normen uit het
handvest dienstverle
ning door archiefinstel
lingen wordt voldaan.
Het is een gemeen
schappelijke internetsi
te met directe verbin
dingen met de sites van
de instellingen zelf.
Deze sites waren voor
bezoekers vaak zeer
moeilijk te vinden om
dat ze onderdeel uitmaken van gemeen
telijke sites. Door bezoekers kan gezocht
worden op wie, wat, waar en hoe. Naar
archieven kan zowel gezocht worden met
een kaart als met een lijst met ook voor
malige gemeenten of buurtschappen. De
naam van de gemeenschappelijke site
wordt www.archievenzeeland.nl.
Het is de bedoeling dat alle openbare
bibliotheken gaan werken met het zoge
heten INK-model (zie www.ink.nl). Om
daarvoor te zorgen worden trainingen
gegeven voor toekomstige kwaliteitsadvi
seurs, die vanuit regionale centra biblio
theken gaan adviseren bij het opzetten
van een kwaliteitsbeleid. Daarnaast zijn
workshops gestart waar de theorie van
het INK-managementmodel gekoppeld
aan de bibliotheekpraktijk wordt behan
deld. De workshops kunnen worden
gevolgd door verschillende doelgroepen
als directie- en bestuursleden, medewer
kers of gemeenteambtenaren. Ook wordt
er gewerkt aan een certificeringsysteem
dat moet aansluiten bij de ervaringen die
in het land zijn en worden opgedaan met
integrale kwaliteitssystemen. Naar ver
wachting worden in het voorjaar van
2004 de certificeringsnormen vastgesteld
door de stuurgroep bibliotheken.
Op 26 februari werd in het Dor-
drechts Museum aan zeven musea* het
certificaat en schildje 'Geregistreerd
Museum' uitgereikt. Deze musea hebben
met goed gevolg de landelijke procedure
museumregistratie doorlopen. Musea
kunnen een officieel 'keurmerk' krijgen
wanneer zij aan allerlei kwaliteitseisen
voldoen. Een 'geregistreerd' museum
wordt ingeschreven in
het Landelijk Museum-
register. Doel ervan is
het zichtbaar maken,
bewaken en verbeteren
van de kwaliteit van de
Nederlandse musea aan
de hand van landelijk
ingestelde basiseisen waaraan elk muse
um, groot of klein, kan voldoen.
De archieven in Engeland werken
samen aan de verbetering van kwaliteit
in de Public Service Quality Group. Door
de PSQG is de 'Standard for access to
archives' ontwikkeld. In dit document
zijn geen absolute normen voor stan
daard-service door archiefdiensten vast
gelegd omdat archiefdiensten worden
gefinancierd door verschillende organisa
ties om verschillende doelen te bereiken.
Deze organisaties bekijken archiefdien
sten in relatie tot het behaalde succes. De
standaard respecteert deze variatie. Toch
is er sprake van een zekere gemeenschap
pelijkheid in vormen van dienstverle
ning; in ieder geval wanneer dienstverle
ning met gemeenschapsgeld wordt gefi
nancierd. De standaard is met name
bedoeld om de nadruk te leggen op syste
men waarmee kwaliteit behaald kan wor
den en brede outcomes voor gebruikers
groepen. De bedoeling is om meer speci
fieke good pracb'ce-handleidingen op te
stellen die van toepassing zijn op ver
schillende archiefdiensten. De PSQG is te
vinden op www.pro.gov.uk/archives/
psqg/.
Booinkwekerijmuseurn (Boskoop), Chabot
Museum (Rotterdam), Dordrechts Museum
(Dordrecht), Hortus Botanicus (Leiden),
Mariniersmuseum (Rotterdam), Museum de
Schilpen (Maasland) en het Techniek
Museum TU Delft (Delft).
19
DOCUMENTAIRE INFORMATIEVOORZIENING
Documentair management en ondersteuning
interim-management
quick-scan
coaching on the job
archiefbewerkingen
in-company trainingen
wegwerken achterstanden
Onze ervaren projectmedewerkers hebben veelal
een opleiding Bestuursambtenaar, SOD I en 11, WA en
Middelbaar archiefambtenaar. Zij staan garant voor
een klantgerichte en klantvriendelijke dienstverlening.
project- en adviesbureau
Nico Maasstraat 51 Tel. 074 - 2500166
7555 LW Hengelo Fax 074 - 2500144
www.docconsult.nl
E-mail: docconsult@hetnet.nl
- j..
vwjJt, -vuOikf*». i,.
www.artconservation.nl
Bruynzeel filing and storage
Tel.: (077) 306 90 oo Fax: [077] 306 90 35 powered by bruynzeel
info@brfs.nl, www.brfs.nl
Het belang van informatie als bedrijfsmiddel is
groter dan ooit tevoren. Deze informatie moet
aanwezig zijn en blijven. Snel en eenvoudig be
schikbaar zijn voor iedereen.
Bruynzeel filing and storage heeft een ruime
ervaring in het op maat inrichten van archieven
en depots. De Compactus® Archieflijn onder
steunt alle bekende archiverings- en organisatie
middelen en kan uitgerust worden met vele
accessoires. Zo kan in de archiefruimte maxi
male opgeslagcapaciteit worden gerealiseerd.
kwaliteit van dienstverlening
Door Fred Schot*
Verbetering van de kwaliteit van de publie
ke dienstverlening staat hoog op de agen
da. In het actieprogramma 'Andere over
heid' (zie www.minbzk.nl) stelt het kabinet
dat de dienstverlening aan de burger verder
moet verbeteren. In 2007 zou 65 procent
van de publieke dienstverlening via internet
moeten plaatsvinden. Voor de kwaliteit en
beschikbaarheid van publieke voorzienin
gen zijn rijk, uitvoeringsorganisaties, pro
vincies en gemeenten gezamenlijk verant
woordelijk.
Kwaliteitstraject archieven
Nieuwe Zeeuwse site
Bibliotheken
Musea
Musea kunnen een officieel
'keurmerk' krijgen wanneer zij
aan allerlei kwaliteitseisen vol
doen.
Buitenland
Fred Schot is projectleider bij DIVA.
april 2004 archievenblad
