«te
[De@aak]
KVAN nieuws
Koninklijke Vereniging van Archivarissen in Nederland Koninklijke Vereniging van Archivarissen in Nederland
KVAN nieuws
i
E
Conceptreglement van de 'Sectie Nieuwe en Aankomend Archivarissen en Informatiespecialisten'
(SNAAI) van de Koninklijke Vereniging van Archivarissen in Nederland (KVAN)
Over gemakkelijke oplossingen
39
Up
B
v
h
V
b
d
g
u
b
A
ri
VI
k
d
Naam
Artikel 1
De sectie is genaamd: 'Sectie Nieuwe en Aan
komend Archivarissen en Informatiespecialisten'
van de Koninklijke Vereniging van Archivarissen
in Nederland.
Doel en middelen
Artikel 2
De sectie heeft tot doel:
a. het bieden van een platform aan studenten,
recent afgestudeerden en in zijn algemeen aan
nieuwe beroepsbeoefenaren om onderlinge
contacten te onderhouden, zowel tijdens mo
menten in de formele als in de informele sfeer;
b. het koppelen van de onder a genoemde
momenten aan een verdere vorming en educa
tie van de doelgroep;
c. het dienst doen ais klankbord voor de KVAN, de
Stichting Archiefschool, de opleidingen en de
studenten.
Artikel 3
De sectie tracht dit doel te bereiken door:
a. het organiseren of ondersteunen van symposia,
studiedagen en excursies;
b. het voorlichten van studenten of potentiële stu
denten over de opleiding en het beroep en het
meedenken en adviseren over de opleidingen
tot archivaris of informatiespecialist;
c. het participeren in de landelijke beroepsvereni
ging voor archivarissen;
d. het uitvoeren van (beroeps)enquêtes en ander
onderzoek;
e. het initiëren en stimuleren van overige activi
teiten.
Leden
Artikel 4
1. Leden kunnen zijn personen die voldoen aan
één van de volgende criteria:
a. hij of zij is student aan de Universiteit van
Amsterdam, en wel aan de bachelor-oplei
ding Documentaire informatiewetenschap of
de master-opleiding Archiefwetenschap,
eventueel leidend tot het diploma Archi-
vistiek A, of aan de Hogeschool van Amster
dam, en wel aan de opleiding Informatie
dienstverlening en -management, eventueel
leidend tot het diploma Archivistiek B;
b. hij of zij is recent, dat wil zeggen niet langer
dan vijf jaar geleden, afgestudeerd aan één
van de onder a genoemde opleidingen, de
voorgangers van die opleidingen of de opvol
gers daarvan;
c. hij of zij is recent, dat wil zeggen niet langer
dan vijf jaar geleden, werkzaam geworden in
het Nederlandse openbare of particuliere
archiefwezen, zonder afgestudeerd te zijn aan
één van de onder a genoemde opleidingen,
de voorgangers van die opleidingen of de
opvolgers daarvan,
d. hij of zij studeert, of studeerde niet langer dan
vijf jaar geleden af, aan een andere dan de
onder a genoemde opleidingen, welke voor
bereidt op het beroep van archivaris of infor
matiespecialist.
2. Om lid te worden van de sectie moet men zich
schriftelijk aanmelden bij het sectiebestuur, dat
beslist over de toelating.
3. Om te kunnen worden toegelaten tot de sectie
moet men lid zijn van de KVAN.
4. Bij weigering van het lidmaatschap kan de kan
didaat schriftelijk in beroep gaan bij het bestuur
van de KVAN.
Artikel 5
1. Het lidmaatschap eindigt door:
a. beëindiging van het lidmaatschap van de
KVAN;
b. niet meer te voldoen aan de vereisten, zoals
gesteld in artikel 4, lid 1, tenzij het lid blij
vend wil bijdragen aan doelstelling en werk
van de sectie en verzoekt om voortzetting van
het lidmaatschap;
c. schriftelijke opzegging door het sectiebestuur;
d. ontzetting krachtens besluit van de ledenver
gadering van de sectie.
2. Opzegging door het lid is slechts mogelijk tegen
het einde van het kalenderjaar en met inachtne
ming van een opzegtermijn van ten minste één
maand.
3. Opzegging door het sectiebestuur kan slechts
plaatsvinden wanneer een lid zijn verplichtin
gen tegenover de sectie niet nakomt en wanneer
van de sectie redelijkerwijze niet kan worden
gevergd dat het lidmaatschap voortduurt. Tegen
zulke opzegging kan het lid gedurende een
maand na kennisgeving in beroep gaan bij het
bestuur van de KVAN.
4. Ontzetting uit het lidmaatschap kan geschieden
door een besluit van de ledenvergadering van de
sectie, als een lid in strijd met het reglement of
de besluiten van de sectie handelt, of de sectie in
aanmerkelijke mate benadeelt.
Geldmiddelen
Artikel 6
1. De geldmiddelen van de sectie bestaan uit:
a. een vast bedrag (basisbijdrage), jaarlijks vast
te stellen door de ledenvergadering van de
KVAN;
b. buitengewone bijdragen door het bestuur
van de KVAN aan de sectie verleend (doel
subsidies);
c. andere inkomsten.
2. De geldmiddelen van de sectie maken deel uit
van die van de KVAN.
3. Het boekjaar is gelijk aan het kalenderjaar.
Bestuur
Artikel 7
1. Het bestuur bestaat uit ten minste drie en tei
hoogste zeven leden, die uit de leden worde:
gekozen door de ledenvergadering van de sectie
2. Bij de voordracht van bestuursleden wordt zi
veel mogelijk rekening gehouden met evenredi
ge vertegenwoordiging uit de verschillend:
doelgroepen.
3. Kandidaat-bestuursleden worden voorgedrager.
door het zittend bestuur of door ten minste vijl
sectieleden.
4. Op de jaarlijkse ledenvergadering van de sectit
treedt ten minste één lid af volgens een door hel
bestuur op te stellen rooster. Een aftredend
bestuurslid is maximaal één maal herkiesbaar.
Een zittingsperiode is vier jaar.
5. De ledenvergadering van de sectie kan een
bestuurslid te allen tijde ontslag verlenen. Hel
bestuurslidmaatschap eindigt als het lidmaat
schap van de sectie wordt beëindigd.
6. Bij een vacature in het bestuur benoemt de
eerstvolgende ledenvergadering van de sectie
een opvolger.
7. De voorzitter wordt in functie gekozen; de overi
ge functies waaronder die van secretaris en pen
ningmeester worden door het bestuur onderling
verdeeld.
8. De voorzitter van de sectie is lid van het bestuur
van de KVAN.
9. Bestuursbesluiten worden genomen bij meer
derheid van stemmen. Bij het staken der stem
men, is de stem van de voorzitter doorslagge
vend.
10. Van de bestuursvergaderingen wordt verslag
gelegd, waarvan binnen twee weken na de ver
gadering een exemplaar wordt gezonden aan
het bestuur van de KVAN.
Artikel 8
1. Het bestuur is belast met het besturen van d(
sectie.
2. Het bestuur onderhoudt externe contacten.
Wanneer daarbij belangen van de KVAN me*
betrokken kunnen zijn, wordt vooraf overleg
gepleegd met het bestuur van de KVAN.
Ledenvergadering
Artikel 9
1. Jaarlijks wordt ten minste één ledenvergadering
van de sectie gehouden op een door het sectie
bestuur te bepalen plaats en datum. In deze ver
gadering wordt ten minste voorzien in bestuurt
vacatures en worden de jaarrekening en jaarver
slag van het afgelopen kalenderjaar vastgesteld.
2. De ledenvergadering behandelt voorts de voor
stellen gedaan door het bestuur of voorstellen
door één of meer leden, die dit voorstel ten minste
veertien dagen voor de vergadering schriftelijk bij
het bestuur indienen.
Artikel 10
Behalve het gestelde in artikel 9 wordt een ledenver
gadering gehouden:
a. als het sectiebestuur zulks noodzakelijk acht;
b. als ten minste vijf sectieleden dit schriftelijk aan
het bestuur verzoeken met opgave van redenen.
In dat geval dient de vergadering binnen vier
weken na het verzoek te worden gehouden. Is dit
niet gebeurd, dan kunnen de leden zelf een leden
vergadering bijeenroepen.
c. als het bestuur van de KVAN zulks uitdrukkelijk
wenst.
Artikel 11
1. Het bestuur roept alle sectieleden ten minste twee
weken tevoren schriftelijk voor de ledenvergade
ring op onder vermelding van de te behandelen
onderwerpen.
2. Bestuursleden van de KVAN zijn gerechtigd de
ledenvergadering van de sectie bij te wonen.
3. De voorzitter van het sectiebestuur of diens plaats
vervanger zit de ledenvergadering voor.
4. De secretaris van het sectiebestuur stelt verslagen
op en draagt zorg voor de verzending van die ver
slagen aan het bestuur van de KVAN.
5. Tenzij in de statuten van de KVAN anders is voor
geschreven, worden alle besluiten genomen met
volstrekte meerderheid van stemmen. Elk lid heeft
één stem. Bestuursleden van de KVAN, voor zover
geen sectielid, hebben een adviserende stem.
6. Over zaken wordt mondeling gestemd; over per
sonen wordt gestemd met ongetekende briefjes,
tenzij de ledenvergadering eenstemmig goedkeurt
dat mondeling wordt gestemd.
7. Blanco stemmen en getekende briefjes zijn ongel
dig.
8. Wordt bij benoeming van personen in eerste
stemming geen volstrekte meerderheid behaald,
dan volgt een tweede stemming. Wordt wederom
geen volstrekte meerderheid behaald, dan wordt
gestemd tussen de twee personen die in de vorige
stemmingen de meeste stemmen hebben gekre
gen.
9. Bij staking van de stemmen over zaken is het
voorstel verworpen. Bij staking van stemmen over
personen beslist het lot.
Commissies
Artikel 17.
Voor het verrichten van een bijzondere opdracht
kan het sectiebestuur of de ledenvergadering beslui
ten tot het instellen van een commissie.
Wijziging van het reglement
Artikel 1.3
Dit reglement kan slechts worden gewijzigd door een
besluit van de ledenvergadering van de KVAN op
voorstel van het sectiebestuur, de algemene
ledenvergadering van de KVAN of het bestuur
van de KVAN.
Opheffing
Artikel 14
1. Tot opheffing van de sectie kan slechts worden
besloten door de algemene ledenvergadering van
de KVAN.
2. Het archief van de sectie wordt gedeponeerd
bij het bestuur van de KVAN, indien de sectie
ontbonden wordt.
Slotbepaling
Artikel 15
In gevallen waarin de wet, de statuten van de
KVAN of het reglement van de sectie niet voor
zien, beslist het sectiebestuur na overleg met het
bestuur van de KVAN.
Deze maal een Zaak die iedereen die met
archieven werkt bekend zal voorkomen. Na
een rondleiding, tijdens een serieus gesprek
over archieven, ja zelfs op een feestje is er
altijd wel iemand die roept maar jullie kunnen
toch alles op de computer zetten of hebben jullie
nog niet alles digitaal? Om zo iemand te laten
begrijpen waarom dat (nog) niet zo is, vol
staat het meestal om even beeldend uit te leg
gen om hoeveel meters papier het gaat: dat er
op de A13 een dozenfile zou staan van
Rotterdam tot ver voorbij Delft (ruim 20 kilo
meter) als alle archief uit de gemeentearchie
ven van beide plaatsen daarop achter elkaar
zou worden neergezet en zo. En de boekhou
ders in het publiek worden weer stil als de
kosten worden vermeld.
Vervelender wordt het als dergelijke uitspra
ken worden gedaan tijdens de uitvoering van
projecten. Neem bijvoorbeeld die gemeente
waar wordt gewerkt aan het scannen van de
bouwvergunningen. In verband met de ver
nietiging wordt er op een gegeven moment
door de beheerder van die dossiers voorge
steld om een scheiding aan te brengen tussen
de dossiers van vóór en van na 1 januari 1996.
Op grond van de vernietigingslijst voor
gemeenten kunnen de oude dossiers, op enke
le uitzonderingen na, allemaal vernietigd
worden. Maar volgens de nieuwe concept
selectielijst moeten de dossiers vanaf 1996
allemaal permanent bewaard blijven. Als de
gemeente van de vele meters papier af wil,
kan dat alleen door aan GS toestemming vra
gen voor substitutie. De dossiers moeten dan,
onder allerlei voorwaarden, op microfilm
worden gezet en het papieren exemplaar kan
daarna weg.
Een medewerker van de afdeling automatise
ring vindt dat allemaal maar onzin. Bijna alles
is immers al gescand. Dan is de informatie
aanwezig en kan het papier dus weg. Naar zijn
mening moet de gemeente gewoon toestem
ming vragen voor digitale substitutie en daar
bij aangeven dat de wetgeving te laat is en dat
alles al digitaal beschikbaar is. Zo'n voorstel
heeft de charme van de eenvoud, maar mis
kent een complexere werkelijkheid. Want,
hoe graag iedereen het ook zou willen, van
digitaal opgeslagen materiaal kan niet worden
gegarandeerd dat het 'tot in de eeuwigheid'
(want daar werken archivarissen toch voor)
behouden blijft. Dus heeft de archivaris de
ondankbare rol van spelbreker.
Bij deze Zaak voorkomt de wet- en regelge
ving dat er ongelukken gebeuren. Zelfs als er
vanuit de gemeente een verzoek om digitale
substitutie zou zijn uitgegaan, dan hadden GS
(lees: de provinciale inspecteurs) daar nooit
toestemming voor verleend. Maar als het niet
zo goed zou zijn geregeld? Dan kan de archi
varis terugvallen op zijn beroepscode.
Bijvoorbeeld op het eerste artikel:
Archivarissen dienen de integriteit van het
archiefmateriaal te beschermen en zo te garande
ren dat het betrouwbaar bewijsmateriaal van het
verleden blijft. Dit in het geval dat iemand zou
vragen waar hij zich mee bemoeit. En op de
toelichting bij artikel acht waar staat dat de
archivarissen niet kunnen toestaan dat perso
nen vreemd aan hun beroep zich mengen in hun
werk en beroepsverplichtingen. Dat staat er ken
nelijk niet voor niets. Alleen jammer dat de
automatiseringsdeskundigen uit deze Zaak
gezien moeten worden als 'personen vreemd
aan hun beroep'. Zou het niet veel beter zijn
als automatiseerders en archivarissen samen
ten strijde zouden trekken om systemen voor
permanent houdbare digitale archieven te
ontwikkelen? En daarmee de allerlaatste zin
uit de code in de praktijk brengen: archivaris
sen dienen op basis van wederzijds respect en
begrip samen te werken met beoefenaars van aan
verwante beroepen.
Yvonne Bos-Rops
archievenblad
april 2004
april 2004
archievenblad
