';ï5-<r
te belangrijk om aan het ABP over te laten?
BuroDenBoer
BEWAARTERMIJNEN PERSONEELSDOSSIERS,
SU2
Temperatuur- vochtregistratie
Data
logger
...ALS HET ECHT OM KWALITEIT GAAT
C/ Boekverfilming
Q' Boekscanning
Fotoscanning kleur/zwart-wit
Cf Negatiefscanning
Ei' Diascanning
Documentverfilming
Q' Documentscanning
Zi Groot formaat verfilming
Q Groot formaat scanning
Df Microfilmscanning
Q' Microfichescanning
Of Microfilmafdrukken
z£ Plotten CAD-bestanden op microfilm
de praktijk
De gemeente beschikt niet meer over
gegevens van haar voormalige perso
neelslid, aangezien Jan sinds 1992 niet
meer voor de gemeente heeft gewerkt. De
laatste jaren voor zijn pensionering heeft
hij als administratief medewerker bij een
zaadhandel gewerkt. De gemeente besluit
contact op te nemen met het Algemeen
Burgerlijk Pensioenfonds, dat de admini
stratieve zorg voor oud-werknemers heeft
overgenomen. Inderdaad, Jan is van
1960 tot 1980 bij de dienst Publieke
Werken in dienst geweest, daarna bij de
dienst Openbare Werken tot 1990 en tot
1992 bij de dienst Stedelijk Beheer. Hij
heeft daarbij 32 pensioenjaren opge
bouwd en is in schaal 8 uitgestroomd.
Op grond van deze gegevens heeft hij
recht op pensioen sedert 1998. Nee, het
is niet na te gaan of Jan met gevaarlijke
stoffen heeft gewerkt. Nee, de functie
van Jan is ook niet na te gaan. De claim
die de inmiddels erven van Jan H. indie
nen bij de gemeente wordt afgewezen
wegens gebrek aan bewijs.
Een horrorverhaal? Nee, als de richtlijnen
bij de vernietiging van personeelsdossiers
strikt worden nageleefd is de hierboven
beschreven situatie zeer wel denkbaar.
Formeel staan alle partijen in hun recht.
De gemeente is niet verplicht om langer
dan de voorgeschreven tien jaar na ont
slag personeelsdossiers te bewaren.
Temeer daar het ABP enkele jaren geleden
heeft aangegeven haar administratie dus
danig op orde te hebben dat gemeentes
vanwege pensioenaanspraken geen scha-
duwadministratie meer hoeven te voeren.
Echter, op grond van deze gegevens zijn
mogelijke gezondheidsclaims niet te
onderbouwen noch te weerleggen. Zo is
niet meer na te gaan of een werknemer
van een gemeentelijk we
genbouwbedrijf werkzaam
was op de administratie of
achter de teerwagen liep.
Binnen Amsterdam is
een aantal jaren geleden
de Rokingroep opgericht,
waarvan een van de taken is
te zorgen voor ex-werkne-
mers van opgeheven dien
sten. Bij deze dienst is
sedert haar oprichting in
middels voor meerdere mil
joenen aan claims inge
diend. De hoogte van de
claims varieert sterk, maar
het gaat altijd om vele dui
zenden euro's. Naast asbest-
claims kan het gaan om de
gevolgen van bedrijfsonge
vallen. Een oud-werknemer
klaagde de gemeente Am
sterdam aan voor de gevol
gen van een bedrijfsongeval
en verlangde 800.000 gul
den. Op basis van het personeelsdossier
kon worden vastgesteld dat het ongeval
inderdaad had plaatsgevonden, maar dat
de gemeente minder verwijtbaar was dan
de indiener had doen voorkomen. De
gemeente werd veroordeeld tot het beta
len van 50.000 gulden.
Wat betekent dit voor de documen
taire informatievoorziening? Formeel
zijn er geen gevolgen. Als u op grond van
de huidige wet- en regelgeving handelt,
valt u niets te verwijten. Of u ervoor kiest
zich te houden aan de voorgeschreven
bewaartermijn van tien jaar na ontslag of
de dossiers langer te bewaren is een keus
die u binnen uw eigen organisatie zult
moeten maken.
Het Gemeentearchief Amsterdam heeft
ervoor gekozen om alle vierenzestig
beheerseenheden aan te schrijven en te
wijzen op deze problematiek. In dit
schrijven wordt geadviseerd om te kiezen
voor een bewaartermijn van honderd
jaar na geboorte om alle eventualiteiten
uit te sluiten. De beheerseenheden zijn
vrij om deze aanbevelingen op te volgen,
danwel naast zich neer te leggen.
Duur? Bij de opheffing van de dienst
Stedelijk Beheer in Amsterdam is destijds
bij de afwikkeling een post van bijna
40.000 gulden opgenomen als frictiekos
ten om de personeelsdossiers tot ver in
de eenentwintigste eeuw te bewaren. Het
betrof hier naast personeelsdossiers van
deze dienst ook de dossiers van haar
rechtsvoorgangers die nog her en der in
kasten en kelders werden aangetroffen.
Dit werd duidelijk als de verantwoorde
lijkheid gezien van de dienst en als een
kwestie van fatsoen ten opzichte van
oud-werknemers. Overigens, het betrof
hier diensten die op hun hoogtepunt
meer dan 6000 man personeel hadden.
Hoe deze kwestie in andere gemeentes
wordt opgepikt, zal sterk afhangen van
de plaatselijke situatie en omstandighe
den. Besef echer dat een personeelsdos
sier meer is dan de weerslag van iemands
arbeidsverleden waarmee iemands pen
sioen is vast te stellen.
21
testo 175-H2
betrouwbare klimaatbewaking van
uw kostbare archief
Stabiele en nauwkeurige vochtsensor
Goed afleesbaar display van actuele waarde en
grenswaarde overschrijding
Groot (ring)geheugen voor langdurige metingen
Ook uitleesbaar via printer en datastick
Bel voor meer informatie of advies
Onze medewerker die verspreid over heel het land wonen en
werken, hebben jarenlange ervaring op het vakgebied van
documentaire informatievoorziening, en een gedegen
vakopleiding (minimaal SOD-2). Ze zijn daardoor direct op
iedere plaats binnen de informatievoorziening inzetbaar.
Ons dienstenpakket omvat ondermeer:
detachering van dossiervormers
inventarisatie
inhaaloperaties
Invallen tijden ziekte- of vacatureperioden
advisering
interim-management - consultancy
Jan van Renesseweg 4
Postbus 37, 4325 ZG Renesse
tel. 01 11 - 46 20 24 fax. 01 11 - 46 35 50
www.burodenboer.nl
E-mail: info@bdb.nl
Edisonweg 50D, 2952 AD Alblasserdam Tel.: 078-6931300 Fax: 078-6931123
E-mail: gms@gmsnl.nl Website: gmsnl.nl
Door Theo Kremer*
Maart 2005. Jan H. uit Hoorn komt zojuist
terug van zijn longarts. Er is asbestkanker
geconstateerd. Zijn levensverwachting wordt
uitgedrukt in maanden. Zijn vrouw en kin
deren zijn verdrietig, maar ook boos. Boos
op Jans voormalige werkgever, de Dienst
Publieke Werken van Amsterdam,
Hoofdafdeling Wegen. Jarenlang heeft Jan
gewerkt met, wat achteraf blijkt, gevaarlijke
stoffen. Zijn kinderen besluiten het er niet
bij te laten zitten en stellen de gemeente
Amsterdam aansprakelijk.
Rokingroep
Keus
Theo Kremer is werkzaam bij het Gemeentearchief
Amsterdam.
april 2004
archievenblad
